Comment créer un workflow d'approbation de contenu efficace avec Loom
Points clés
Les workflows d'approbation de contenu efficaces permettent de réduire les erreurs de communication et d'accélérer les approbations
Les outils vidéo comme Loom peuvent rationaliser votre workflow d'approbation de contenu et réduire le besoin de réunions en personne ou d'échanges d'e-mails répétés.
Loom permet aux parties prenantes de laisser des commentaires horodatés à des moments spécifiques d'une vidéo pour plus de clarté
Des vidéos concises et l'utilisation de la bibliothèque Loom peuvent contribuer à rationaliser votre workflow d'approbation de contenu sans sacrifier la qualité.
Lorsque vous créez du contenu pour votre marque, les révisions de contenu sont essentielles à la qualité du produit final. En même temps, il faut éviter de perdre un temps précieux avec les révisions et les approbations. Sans processus clair, les commentaires peuvent se disperser, les retards s'accumuler et les approbations prendront plus de temps que nécessaire.
L'utilisation de Loom peut aider à rationaliser la révision et l'approbation de contenu sans sacrifier la qualité. Découvrez comment Loom vous aide à optimiser vos workflows d'approbation de contenu.
Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation de contenu ?
Un workflow d'approbation de contenu est le processus que votre équipe suit pour réviser, approuver et finaliser le contenu avant sa publication.
Prenons l'exemple d'un billet de blog. Le workflow d'approbation de contenu commence lorsqu'un rédacteur de contenu crée un brouillon. Un éditeur examine ensuite le brouillon pour détecter les fautes de frappe, les erreurs grammaticales et les informations inexactes. Une fois que l'éditeur aura terminé la révision du brouillon, le document devra peut-être être envoyé à un responsable du marketing produit ou à un interlocuteur juridique afin d'en garantir la conformité. Ce n'est qu'après avoir validé toutes les phases d'édition qu'il passe à un responsable de contenu pour approbation finale avant publication.
Un workflow d'approbation de contenu efficace profite à votre entreprise de plusieurs façons. Un processus de révision et d'approbation rationalisé réduit les erreurs de communication entre les équipes et accélère les approbations. Les workflows d'approbation de contenu contribuent également à améliorer la cohérence et la précision de la marque grâce à des révisions approfondies.
Comment créer des workflows d'approbation de contenu avec Loom en sept étapes
Loom est un outil efficace pour créer des workflows d'approbation de contenu rationalisés, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises. Loom simplifie la communication asynchrone, vous permettant ainsi de partager des vidéos avec les parties prenantes clés qui peuvent regarder et approuver le contenu à leur convenance.
Les outils vidéo comme Loom aident les parties prenantes à comprendre le contexte et à réduire les échanges d'e-mails, ce qui simplifie les approbations et réduit les coûts opérationnels.
Étape 1. Identifiez chaque étape de votre workflow de contenu
Avant de commencer à utiliser Loom, identifiez chaque étape de votre workflow. Les étapes exactes d'un processus d'approbation de contenu numérique peuvent varier selon l'équipe, le type de contenu et le niveau de révision requis.
Certains workflows commencent par une révision et une approbation de la fiche de contenu avant le début de la rédaction. D'autres peuvent commencer directement par la création de contenu. À partir de là, les équipes peuvent avoir besoin d'une révision par des pairs, d'une approbation du responsable, d'une révision par un responsable du marketing produit ou juridique, d'une collecte de ressources visuelles ou d'une préparation finale à la publication.
La définition claire de ces étapes en amont vous aide à comprendre qui doit être impliqué, où les approbations ont lieu et quelles étapes supplémentaires peuvent devoir être ajoutées en cours de route.
Étape 2. Attribuez des rôles pour clarifier qui est responsable de chaque étape
L'étape suivante consiste à attribuer des rôles afin que chacun sache qui est responsable de chaque étape du processus d'approbation de contenu.
Vous pouvez structurer votre workflow d'approbation de contenu en fonction du nombre d'étapes de révision requises pour chaque élément. Certains contenus peuvent ne nécessiter qu'un seul cycle de révision et d'approbation, tandis que des éléments plus complexes peuvent exiger plusieurs éditeurs, une révision juridique et une approbation du responsable.
Étant donné que le processus d'approbation peut varier selon le type de contenu, il est important d'assigner des parties prenantes désignées pour chaque type de révision et d'approbation. Si vous créez du contenu pour un client, il peut également être inclus dans le processus de révision et d'approbation avant publication.
Créez une liste de rôles et affectez une partie prenante à chacun d'eux. Assurez-vous que chaque partie prenante comprend son rôle et ses responsabilités pour que le workflow se déroule sans accroc.
Étape 3. Enregistrez une présentation vidéo de votre contenu avec Loom
Une fois que vous avez un workflow d'approbation de contenu clairement défini et des parties prenantes assignées, vous pouvez utiliser l'enregistreur d'écran de Loom pour enregistrer une présentation de votre contenu.
Cette vidéo est l'occasion de mettre en valeur votre contenu et de souligner le contexte qui pourrait être difficile à transmettre par écrit. Concentrez-vous sur les points clés de votre contenu, en donnant aux spectateurs un aperçu clair de l'interface utilisateur et des fonctionnalités. Expliquez au fur et à mesure ce que vous présentez afin de fournir un contexte et de solliciter les commentaires des principales parties prenantes.
S’il est important de fournir aux parties prenantes suffisamment de contexte, il faut également respecter leur temps.
Étape 4. Partagez votre vidéo Loom avec les parties prenantes pour qu'elles puissent la regarder de manière asynchrone
Une fois que vous avez enregistré une présentation vidéo concise de votre contenu à l'aide de Loom, partagez-la avec les parties prenantes afin qu'elles puissent la regarder quand elles le souhaitent.
Le partage d'une vidéo Loom n'a rien de compliqué, il suffit d'envoyer un lien. Ce lien permet aux réviseurs de regarder votre vidéo à leur convenance. Vous n'avez donc pas besoin que tout le monde ait le même planning pour réviser et approuver le contenu.
Vous pouvez également définir des autorisations dans Loom pour déterminer qui peut ajouter des commentaires ou effectuer des modifications, ce qui facilite le partage de commentaires par les réviseurs.
Étape 5. Recueillez les commentaires directement dans Loom avec des commentaires horodatés
Le recueil de commentaires via Loom aide les réviseurs à signaler les problèmes potentiels afin que vous les corrigiez avant la publication du contenu.
Assurez-vous que les réviseurs qui ont accès à votre vidéo Loom sont également autorisés à les commenter. Les réviseurs peuvent laisser des commentaires horodatés pour donner un avis précis sur une fonctionnalité spécifique ou une partie de l'interface utilisateur présentée dans la vidéo.
Loom est également un hub centralisé de collecte de commentaires, qui vous permet de suivre tous vos commentaires en un seul et même endroit. Il simplifie ainsi les révisions et vous garantit de ne passer à côté d'aucun commentaire clé.
Étape 6. Mettez à jour votre contenu en fonction des commentaires
Vous pouvez utiliser les commentaires constructifs recueillis via Loom pour optimiser votre contenu en y apportant des modifications et des améliorations.
Étudiez attentivement chaque commentaire sur la vidéo Loom, en particulier les commentaires horodatés qui signalent des problèmes spécifiques. Examinez les commentaires un par un, apportez des modifications et vérifiez que chaque mise à jour résout le problème soulevé.
Vous pouvez également enregistrer une vidéo de suivi présentant les mises à jour que vous avez effectuées en fonction des commentaires des réviseurs. Cette étape n'est pas toujours nécessaire, mais elle peut améliorer la transparence et donner aux réviseurs l'opportunité de confirmer les modifications. Si vous enregistrez une vidéo de suivi, soyez bref et concentrez-vous sur la façon dont vous avez mis en œuvre les commentaires.
Étape 7. Finalisez le contenu et stockez la vidéo Loom en tant que référence
La dernière étape du workflow d'approbation de contenu consiste à finaliser votre contenu pour sa publication. Prenez le temps d'effectuer une révision rapide de votre contenu pour vous assurer que toutes les approbations sont données avant la publication. Vous n'avez pas besoin de recueillir plus de commentaires à ce stade : l'objectif ici est simplement de vous assurer que les réviseurs désignés ont participé au processus d'approbation.
Conservez la vidéo aux fins de référence ou formation ultérieure. Après l'enregistrement, elle est automatiquement stockée dans votre bibliothèque, où vous pouvez organiser les vidéos dans des dossiers et y accéder ultérieurement. Les enregistrements sont toujours disponibles, sauf si vous les supprimez.
Conseils pour rationaliser vos workflows d'approbation de contenu avec Loom
Utilisé à bon escient, Loom constitue une excellente solution pour simplifier votre workflow d'approbation de contenu. Voici quelques conseils à suivre pour éliminer les goulots d'étranglement du processus de révision de contenu avec Loom :
Restez concis : il peut sembler utile d'enregistrer de longues vidéos pour ne rien laisser passer entre les mailles du filet, mais celles-ci peuvent ralentir le processus de révision. Des vidéos courtes et ciblées permettent d'accélérer le cycle de retours.
Utilisez les commentaires horodatés : les commentaires horodatés permettent aux réviseurs de laisser des remarques précises à des moments spécifiques d'une vidéo Loom.
Utilisez la bibliothèque Loom : lorsque vous enregistrez une vidéo Loom, celle-ci est automatiquement stockée dans la bibliothèque Loom, sauf si vous la supprimez. Utilisez la bibliothèque Loom pour archiver vos anciennes vidéos à des fins de formation ou de référence ultérieure. Vous pouvez organiser votre bibliothèque Loom en créant des dossiers pour les différents types de contenu.
Simplifiez les approbations et accélérez la production de contenu
C'est le moment idéal pour commencer à intégrer Loom à votre workflow d'approbation de contenu afin de réduire les goulots d'étranglement et les malentendus. Le travail asynchrone avec Loom n'a rien de compliqué, il suffit d'enregistrer une vidéo et de partager le lien avec les parties prenantes clés.
Une fois que vous aurez mis en place Loom pour simplifier le processus d'approbation du contenu, suivez et affinez ce processus au fil du temps afin de rendre les approbations encore plus fluides. Moins vous passez de temps à courir après les retours, plus vous avez de temps à consacrer à la création de contenu de qualité et au développement de votre entreprise.