La empresa alemana Software AG refuerza la seguridad y fomenta la innovación con los productos de Atlassian Cloud

Confiar en Atlassian Cloud Enterprise para obtener una solución rápida, flexible y segura

Con una nueva urgencia, Software AG comenzó a investigar nuevas soluciones en la nube para la gestión de proyectos, la colaboración y la gestión de servicios. La empresa había estado utilizando una combinación de Plan.io, Microsoft Project, Excel y OTRS, todas ellas soluciones locales. La falta de integración entre las herramientas perjudicó la eficiencia y la visibilidad.

El equipo de I+D de Software AG utilizaba y disfrutaba de Jira y Confluence para las iniciativas de su departamento, por lo que Tim y sus colegas de TI empezaron a tener en cuenta estas herramientas, junto con Jira Service Management Cloud y Confluence Cloud, para otros equipos de la empresa.

Su investigación demostró que el plan Atlassian Cloud Enterprise no solo cumplía con los estrictos requisitos de residencia de datos, seguridad y funciones de Software AG, sino que también ofrecía flexibilidad, una amplia colección de aplicaciones de Marketplace para impulsar su productividad y varias instancias.

"La creación de varias instancias sin ningún coste adicional te permite segregar los datos por motivos de seguridad y adaptarte a varios casos de uso con la misma solución, lo que está totalmente en línea con nuestra idea de armonizar nuestro panorama de aplicaciones", afirma Tim. "Desde una perspectiva funcional y técnica, la división de casos de uso también es útil para reducir la complejidad general de las instancias individuales. Esto es particularmente útil para reducir los efectos secundarios si tiene que cambiar la configuración de toda la instancia o cuando un escenario hace uso de muchas aplicaciones".

Impulsada por la promesa de los productos de Atlassian Cloud, Software AG estaba lista para poner en práctica sus ambiciones de nube.

Una asociación principal para la planificación estratégica, las pruebas y la capacitación

Tras reunirse con Brainbits en un evento de Atlassian en 2019, Software AG volvió a conectar con su equipo para explorar la posibilidad de trabajar juntos. "No teníamos los conocimientos sobre implementaciones y migraciones en la nube, por lo que decidimos trabajar con Brainbits como socio externo", afirma Radoslav Danchev, vicepresidente de colaboración, lugar de trabajo y soporte. Juntos, los equipos decidieron abordar el proyecto de forma iterativa. Tras recopilar los requisitos de cada departamento, Brainbits ayudó a Software AG a desarrollar una prueba de concepto utilizando los flujos de trabajo más simples posibles, a probarlos con usuarios reales, a recopilar comentarios y a realizar mejoras antes del lanzamiento.

A lo largo de cada paso, Brainbits reformuló las conversaciones en torno a prácticas en lugar de productos específicos. "Nos centramos en los métodos y procesos antes que en las herramientas. La primera pregunta siempre es cómo podemos alcanzar una meta, no sobre cómo hacer algo dentro de una herramienta", explica Patrick Schuh, propietario y director general de Brainbits.

A medida que Software AG se acercaba al lanzamiento, también colaboró con Brainbits en la formación. "Trabajamos con Brainbits para asegurarnos de tener suficientes materiales de formación y de que nuestros principales grupos de interés y usuarios estuvieran bien preparados", afirma Tim. Esta comunicación y educación proactivas fueron ingredientes clave para el éxito del equipo.

Comenzar de forma sencilla y luego escalar rápido

Desde que puso en marcha su ecosistema de Atlassian Cloud, Software AG ha creado más de 200 proyectos en Jira, ha sentado las bases para la gestión de servicios empresariales con Jira Service Management y ha empezado a probar Confluence como su base de conocimientos central. Valoran especialmente la simplicidad y la seguridad añadida de usar Atlassian Access para la gestión de identidades y accesos.

Advanced Roadmaps y las automatizaciones de Jira se han convertido en las favoritas de TI. Con Advanced Roadmaps, el equipo puede planificar y realizar un seguimiento de los proyectos de forma rápida, fácil y flexible. También ahorra tiempo en tareas pequeñas pero importantes (como el cálculo de riesgos de los cambios, la notificación a grupos específicos cuando cambia un estado y la clonación de plantillas de proyectos) con automatizaciones nativas y aplicaciones como Deep Clone.

Además, el equipo ha simplificado y aumentado la seguridad al acordonar los proyectos confidenciales a una instancia independiente y aprovechar Atlassian Access. Tim afirma: "Con Atlassian Access integrado con Azure Active Directory, obtenemos una visión general completa de las instancias de Cloud a las que tiene acceso cada usuario. Atlassian Access es un componente crucial para garantizar la gestión en la nube del acceso regulado en toda la empresa. Es una ventaja significativa con respecto a nuestras instancias locales anteriores, ya que podemos aplicar políticas de seguridad de forma simplificada".

Lo que es aún más emocionante de estas valiosas mejoras es que son solo una muestra de lo que le espera a Software AG. "Estamos apenas al principio de nuestro viaje con Atlassian. Al principio, intentamos mantener las cosas lo más simples posible. Sin embargo, existe una gran demanda de automatizaciones provenientes de la empresa. Atlassian es un socio estratégico para nosotros, por lo que siempre será el primer lugar para investigar nuevas capacidades", dice Tim. Radoslav añade: "También vemos que Jira Service Management se convertirá en el único lugar para las automatizaciones y solicitudes de servicios".

Juntas, estas herramientas de Cloud no solo ayudan a Software AG a mejorar la productividad y la seguridad en la actualidad, sino que también preparan a la empresa para escalar aún más rápido y con más confianza en el futuro.

Innovación y cumplimiento con Atlassian Cloud

A pesar de las percepciones comunes, Software AG está demostrando que la innovación y el cumplimiento pueden coexistir. De hecho, el equipo ha reforzado ambos con la migración a la nube. "Muchos piensan que la innovación y el cumplimiento son contradictorios. Pero tenemos que hacer las dos cosas. Impulsamos la innovación al cumplir con las normas y demostrar que podemos cumplir con las regulaciones", afirma Radoslav.

La transferencia del mantenimiento a una plataforma central basada en la nube ha permitido al equipo ahorrar tiempo y recursos para el trabajo de más valor. Las actualizaciones automáticas también han ayudado a garantizar que Software AG cuente siempre con las últimas funcionalidades y parches de seguridad, sin requerir tiempo ni esfuerzo de su parte. Tim comenta: "La nueva funcionalidad se rellena e implementa automáticamente. Soy fan del enfoque "úsalo, descúbrelo, familiarízate con ello"".

Si bien Software AG creía inicialmente que la nube no podía satisfacer sus necesidades, Tim se alegra de que hayan depositado su confianza en Atlassian y hayan aprovechado la oportunidad. "En Alemania, tenemos que ser innovadores y cumplir con estrictas normas reglamentarias. Con Atlassian Cloud, podemos hacer ambas cosas". "Confiamos en Atlassian para que se encargue de la seguridad, la disponibilidad y la escalabilidad, lo que nos permite disponer de tiempo para centrarnos en temas más estratégicos. Pasar a la nube ha sido una oportunidad para mejorar hoy y prepararnos para nuestro futuro".