La guida alla gestione dei contenuti aziendali (ECM)
Sommario
Che cos'è la gestione dei contenuti aziendali?
In origine, la gestione dei contenuti aziendali (ECM) era limitata al back office e veniva utilizzata come un modo non strutturato ma centralizzato di gestire una molteplicità di contenuti. Tuttavia, negli ultimi anni, l'ECM ha subito uno spostamento verso un ruolo più interattivo nel business.
La carta viene utilizzata sempre meno e la digitalizzazione diventa la nuova normalità. L'apprendimento automatico, la tecnologia cloud e le funzionalità mobili offrono nuove opportunità per il business e ci sono nuovi tipi di contenuti (video, audio, social) che confondono i confini dell'ECM tradizionale. Il cambiamento che ne è derivato ha spinto molti leader del settore a chiedersi: "È tempo di ripensare la definizione di ECM?"
Nel panorama del business odierno, esistono molteplici definizioni di ECM e del ruolo che svolge questo strumento. Qui in Atlassian, la gestione dei contenuti aziendali (ECM) è definita come il processo collaborativo di gestione e applicazione digitale delle informazioni di un'azienda volto a supportare i processi di tale azienda e i suoi obiettivi. L'obiettivo finale è garantire che queste informazioni siano facilmente accessibili e il più possibile utili in qualsiasi momento del ciclo di vita dei contenuti. Il sistema ECM giusto ti aiuterà ad automatizzare i processi, aumentare la produttività e incoraggiare i team della tua azienda a lavorare meglio insieme.
Come funziona un sistema software ECM
I contenuti sono ovunque. Stiamo creando documenti, e-mail, fogli di calcolo, presentazioni e altri materiali più velocemente e in un volume maggiore rispetto al passato. E non è difficile capirne il motivo. Dal momento che sempre più persone in tutto il mondo lavorano insieme, condividere informazioni accurate è fondamentale. Questa collaborazione richiede un accesso immediato e condiviso a documenti, file e altre risorse.
Per lo più questi contenuti si trovano nelle e-mail, sul tuo disco rigido, in quel file oppure... insomma, sono da qualche parte. Man mano che questi contenuti non strutturati aumentano, le aziende di grandi e piccole dimensioni stanno impegnando una quantità sempre maggiore di risorse per gestirli.
L'idea alla base di una piattaforma ECM è piuttosto semplice: fornire a tutti i membri dell'organizzazione un facile accesso a tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni, completare i progetti e lavorare con la massima efficienza. Una volta che avrai implementato la piattaforma, ti chiederai per quale motivo nessuno ci abbia pensato prima.
L'ECM elimina i documenti cartacei e i relativi sistemi di archiviazione: digitalizza tutti i tuoi contenuti stampati, inclusi fatture, curriculum, contratti, corrispondenza e report di ricerca, e li archivia in un repository sicuro. Inoltre, aiuta a mantenere organizzati i tuoi file elettronici, migliorando la collaborazione e la condivisione. Niente più cartelle Manila né tagli con la carta. Tanti alberi tireranno un sospiro di sollievo.
Ma l'ECM non è solo un sistema di archiviazione efficace e rispettoso dell'ambiente: è un processo che abbraccia il ciclo di vita dei contenuti, dall'acquisizione delle informazioni alla pubblicazione fino ad arrivare all'archiviazione e, dopo un determinato periodo di conservazione, all'eliminazione di quei file. In fin dei conti, chi ha bisogno di una montagna di file inutili che occupano spazio?
I sistemi ECM robusti tendono a eliminare quel fastidioso tempo di inattività quando bisogna cercare qualcosa. Organizzano i file digitali esistenti in una posizione centrale, archiviando i metadati dei documenti in cartelle. In questo modo, i contenuti sono facilmente accessibili alle persone giuste al momento giusto. Gli utenti con privilegi di accesso possono persino effettuare ricerche full text per documenti specifici. Indipendentemente dal dispositivo, possono quindi leggere, modificare o stampare una copia di un documento ogni volta che ne hanno bisogno, ovunque si trovino. Possono usare il sistema ECM anche per cercare parole o frasi all'interno dei documenti archiviati.
Ogni funzione aziendale ora richiede la gestione dei contenuti
In passato, le organizzazioni utilizzavano l'ECM esclusivamente per ridurre l'impiego di carta e semplificare l'archiviazione ma, con il passare del tempo, l'importanza di questo strumento è cresciuta in modo esponenziale.
Una soluzione ECM efficace riduce i tempi e i costi associati alla gestione dei documenti durante il loro ciclo di vita, garantendo la conformità alle politiche di conservazione dei documenti. Se gestisci le domande dei clienti, l'ECM ti consente di avere le risposte sempre a portata di mano. Inoltre, automatizza task manuali come l'azione di fotocopiare, trascinare e rilasciare, ma anche la consegna a mano. Può aumentare la sicurezza limitando l'accesso a file e cartelle. Infine, può consentire ai singoli reparti di controllare l'accesso, per esempio rendendo le informazioni sulle risorse umane disponibili solo per il personale delle risorse umane.
ECM, ora disponibile in diverse varianti
Oggi anche l'acronimo "ECM" fa riferimento a una vasta gamma di servizi. Per capire meglio in che modo questo strumento può aiutare la tua azienda, considera questi tre tipi di ECM.
- La gestione dei contenuti web
(WCM) pone il controllo dell'aspetto di un sito web nelle mani di persone specifiche. Viene utilizzata dalle organizzazioni con siti web relativamente complessi e linee guida del marchio rigorose, fornendo a questo personale chiave i mezzi per aggiornare, modificare e pubblicare facilmente i contenuti dei siti, rispettando allo stesso tempo le linee guida. - La gestione dei contenuti collaborativa
(CCM) consente a più persone di accedere a un singolo documento, ad esempio un documento legale, e modificarlo. È ideale per le organizzazioni che devono gestire progetti che coinvolgono più stakeholder. Il CCM semplifica la collaborazione monitorando e aggiornando la versione più recente del documento. - La gestione dei contenuti transazionali
(TCM) è progettata per le organizzazioni che utilizzano ripetutamente tipi diversi di contenuti, inclusi registri, documenti cartacei e file digitali. Le soluzioni TCM acquisiscono i contenuti da canali diversi, li classificano, li archiviano, creano un flusso di lavoro automatizzato per garantire che l'utente giusto riceva i contenuti al momento giusto ed eliminano i documenti quando non sono più necessari, tutto questo integrando perfettamente altre app e altri database e assicurandosi che i contenuti siano disponibili in tutta l'azienda.
Perché l'ECM è così importante
Porta ordine nel caos: è fondamentale nel mondo odierno basato su dati.
In tutti i settori e i settori dei servizi, le soluzioni di gestione dei contenuti a livello aziendale stanno migliorando i processi quotidiani, riducendo allo stesso tempo le spese generali. Stanno giocando un ruolo fondamentale nell'eliminazione dei contenuti di cui nessuno ha bisogno, come file duplicati e informazioni obsolete. A un livello ancora più pratico, stanno contribuendo a ridurre la quantità di carta e spazio di archiviazione necessaria alle aziende, nonché la quantità di posta inviata.
Riduci i rischi di una cattiva comunicazione
Indipendentemente dalla missione della tua organizzazione, l'ECM è la chiave per eliminare i processi ad hoc che possono esporti a rischi di conformità normativa, causare la perdita di opportunità di guadagno e ridurre la produttività. È uno strumento importante per eliminare i colli di bottiglia delle informazioni e comunicare in modo più chiaro.
Vivi più serenamente
Cosa ancora più importante, i sistemi ECM possono rappresentare la prima linea di difesa contro le minacce che dobbiamo affrontare nel nostro mondo sempre più interconnesso. L'ECM obbliga le organizzazioni a gestire e monitorare i contenuti (tutti i contenuti!), affinché il personale chiave possa rispondere e proteggersi in modo più efficace dalle violazioni dei dati e dalle frodi finanziarie.
Ruoli fondamentali degli strumenti di gestione dei contenuti
Ridurre i costi di archiviazione consentendoti di archiviare esattamente ciò di cui hai bisogno e di sbarazzarti di ciò che non ti serve più
Ridurre i costi operativi attraverso la riduzione dei costi di archiviazione e il miglioramento dei flussi di lavoro, derivanti dalla conversione dei materiali in formato elettronico
Aumentare la produttività mettendo le informazioni giuste nelle mani giuste e al momento giusto e consentendo l'automazione dei task di routine
Aumentare la soddisfazione dei clienti offrendo al personale un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno i clienti
Migliorare i processi decisionali, consentendo alle organizzazioni di tagliare i costi, aumentare l'efficienza e cogliere le opportunità in modo tempestivo
Garantire la continuità delle operazioni aziendali, indipendentemente da ciò che accade, grazie ai backup degli account, agli archivi, all'archiviazione protetta e al processo di ripristino di emergenza
Mettersi a lavoro: implementazione
Prima di decidere se implementare l'ECM, comprendi lo stato attuale della tua organizzazione ponendoti alcune domande.
- Considera i tuoi obiettivi aziendali a breve e lungo termine. In che modo il tuo sistema ECM ti aiuterà a raggiungere questi obiettivi?
- Attualmente in che modo la tua organizzazione gestisce tipi diversi di contenuti?
- Se hai già una soluzione ECM, come funziona? Mappa i processi aziendali già in atto.
- Come si spostano le informazioni all'interno dell'azienda, tra persone, reparti e sistemi?
- Ci sono reparti o unità aziendali che hanno creato le proprie soluzioni di gestione dei contenuti?
- Ci sono reparti che potrebbero aver creato un'operazione Shadow IT e, pertanto, sono restii ai cambiamenti? (Questo è un buon momento per farli salire a bordo!)
- In effetti, questo è il momento giusto per esaminare tutte le persone che spostano, toccano, leggono, creano o richiedono di accedere ai contenuti. Sono tutte ugualmente importanti, a prescindere che siano utenti interni, clienti, fornitori o partner.
Documentando ogni cosa, puoi ottenere la chiarezza di cui hai bisogno per creare e gestire un sistema di gestione dei contenuti sicuro, conforme alle normative e alle linee guida aziendali e che soddisfi le esigenze di ogni parte dell'organizzazione.
Analizza i tuoi contenuti e le tue esigenze di gestione
Dopo aver eseguito la due diligence, trai le tue conclusioni sul modo in cui vengono creati i contenuti e sul luogo in cui vengono archiviati. Chi può accedervi? Le singole persone e i reparti come possono recuperarli? Chi ha bisogno di cosa e quando?
Da questa analisi, dovresti trarre un quadro abbastanza chiaro dell'ambiente esistente ed essere in grado di classificare i tuoi dati. In questo modo, potrai determinare chi deve accedere a determinate informazioni, quali contenuti devono essere salvati e quali possono essere eliminati.
Così facendo, avrai un'idea del tipo di soluzione ECM di cui hai bisogno e potrai iniziare a scegliere il fornitore e il software che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.
Classificando i dati e comprendendo chi ne ha bisogno, dove e quando, garantirai che la tua piattaforma ECM soddisfi le esigenze di tutti. Questo, ovviamente, incrementa l'utilizzo da parte degli utenti e contribuisce a semplificare l'implementazione delle modifiche.
Quando implementi una soluzione ECM, seppur con l'aiuto di un fornitore, dovrai affrontare alcune interruzioni nei tuoi processi di lavoro abituali. Ecco una comoda checklist per semplificare l'implementazione.
- Concentrati prima sulle aree chiave. Definisci le priorità. Almeno all'inizio, evita di farti distrarre da problemi che non è necessario risolvere o che non forniscono un valore immediato.
- Mostra a tutti cosa otterrete in cambio. Quantifica i risultati previsti, in termini finanziari e pratici, per l'organizzazione.
- Invita all'accettazione. Fai salire tutti a bordo. Ciò significa che tutti, in ogni reparto, saranno coinvolti.
- Parla di questa soluzione, e molto. Condividi la visione, i risultati desiderati e le aspettative che hai per la nuova piattaforma. E non dimenticare di ascoltare: offri molte occasioni per fornire feedback.
- Decidi di cosa hai bisogno. Parla con il tuo fornitore di servizi. Adottando la tua nuova soluzione, potresti non avere più bisogno di determinati hardware o altre infrastrutture, come computer portatili, smartphone, reti e software cloud.
- Possiedi la piattaforma. Crea un unico team dedicato al processo di implementazione. Comunica ai membri di quel team tutti i dettagli e assicurati che siano coinvolti in ogni fase.
- Stabilisci le regole. Scegli chi avrà accesso alle informazioni e definisci le normative per il loro utilizzo. Includi i cicli di vita dei dati consigliati e le procedure su come eliminare i dati quando non sono più necessari.
- Fai un test prima del lancio. Quando la nuova piattaforma è pronta, seleziona un gruppo di utenti per testarla in un ambiente reale. Terminato il test, apporta eventuali modifiche necessarie e risolvi i problemi.
- Rilassati. Qualsiasi nuova tecnologia o processo richiede un periodo di rodaggio, quindi abbi pazienza. Consenti ai membri della tua organizzazione di acquisire familiarità con la piattaforma e non farti problemi se è necessario apportare qualche modifica. Pianifica riunioni periodiche per esaminare i feedback delle persone che utilizzano la piattaforma.
Cosa dovrebbe permetterti di fare una buona soluzione ECM oggi
Che tu stia implementando una nuova soluzione ECM o migliorandone una già esistente, tieni presente che tale soluzione non dovrebbe limitarsi a migliorare il modo in cui "gestisci le cose". Progetta e implementa il sistema in modo tale che aiuti le persone in tutta la tua organizzazione a:
- Salvare e archiviare i contenuti in modo sicuro
- Trovare e usare quei contenuti ogni volta che ne hanno bisogno, ovunque si trovino
- Aumentare la propria efficienza e produttività, ogni giorno, grazie alla facilità di accesso
- Acquisire qualsiasi tipo di file, da qualsiasi posizione, e archiviarlo e classificarlo automaticamente
- Spostarsi facilmente tra la piattaforma ECM e tutti gli altri sistemi aziendali
- Scrivere un report su come vengono utilizzate le informazioni all'interno della soluzione ECM
Il futuro della gestione dei contenuti aziendali
Sempre più team stanno fondendo gli strumenti di collaborazione sociale con il modo in cui si approcciano all'ECM; infatti, non si tratta solo di gestire le informazioni aziendali, ma anche di creare una cultura integrata e una piattaforma corrispondente in cui tutti siano coinvolti nel modo in cui le informazioni vengono acquisite, archiviate e utilizzate.
I contenuti vengono coltivati in un ecosistema digitale
Nel suo report Magic Quadrant del 2017, Gartner ha coniato un nuovo termine per valutare quest'area, "piattaforma di servizi di contenuto" (CSP), che descrive come "un'evoluzione del Magic Quadrant per la gestione dei contenuti aziendali (ECM)".
Da questa "evoluzione" emergono due considerazioni fondamentali: la prima è che l'ECM non può limitarsi alla semplice gestione dei contenuti. Comprende una gamma più ampia di responsabilità, inclusi gestione, organizzazione, possibilità di ricerca, applicazione e componenti. La seconda è che per i team sta diventando necessario disporre di una piattaforma digitale che fornisca un'infrastruttura per tutto ciò che una volta non era strutturato: uno strumento funzionale e flessibile che renda il ciclo di vita dei contenuti più interattivo.
La semplificazione degli strumenti e dei processi ECM all'interno di una piattaforma per la digitalizzazione unificata aiuterà i team a rispettare le scadenze e, cosa ancora più importante, offrirà loro opportunità di crescita.
Collaborazione sui contenuti senza confini
Quelli che un tempo erano sistemi e repository autonomi ora sono servizi aperti in grado di adattarsi continuamente per soddisfare le esigenze mutevoli del cliente. Il software di collaborazione social ha avuto un impatto enorme sul modo in cui i team integrano contenuti e informazioni nel loro lavoro quotidiano. Inoltre, la capacità di essere sulla stessa pagina con il tuo team, collaborare in tempo reale e utilizzare un processo di navigazione uniforme influenza in modo ancor più significativo l'efficacia del tuo software ECM.
Una soluzione ECM dovrebbe essere in grado di fornire i mezzi per eliminare le barriere con una piattaforma di contenuti aperta che comprenda una vasta gamma di applicazioni, consentendo ai team di sfruttare i vantaggi di una suite di prodotti interattivi.
Distribuzioni dell'ECM nel cloud
I progressi nella tecnologia cloud, mobile e di analisi, nonché l'integrazione continua di strumenti di collaborazione social, hanno ampliato le nostre aspettative in merito a ciò che può fare uno strumento ECM. L'enorme quantità di contenuti che vengono creati e archiviati può essere sconcertante e, con il passare del tempo, questi miglioramenti tecnologici determineranno la necessità di una migliore usabilità e di una maggiore mobilità tra gli utenti finali. Tutti questi segnali indicano la direzione della distribuzione del cloud come mezzo principale per massimizzare l'efficacia dell'ECM.
Il trasferimento dell'ECM su una piattaforma basata su cloud consente alle organizzazioni di evitare i costi iniziali di implementazione e infrastruttura, limitare le spese di personale e, infine, ridurre il costo totale di proprietà per l'archiviazione e la gestione dei contenuti.
Oltre a una significativa riduzione dei costi, le organizzazioni che desiderano migliorare la facilità d'uso e l'accessibilità del proprio ECM scopriranno che la distribuzione del cloud è esattamente ciò che serve per raggiungere questo obiettivo. Il trasferimento del tuo strumento ECM sul cloud consente ai membri del team di archiviare, recuperare e applicare contenuti ancora più facilmente mentre sono in viaggio o lavorano da casa.
L'automazione è già in uso o lo sarà a breve
Anche se sembra che i temi dell'automazione e dell'apprendimento automatico siano stati inclusi in ogni conversazione sul miglioramento dei processi di lavoro, di fatto essi fungono da controparti naturali dell'ECM.
Considerando il tempo e le risorse necessari per semplificare l'acquisizione, l'organizzazione, l'archiviazione e la gestione continua dei documenti, è facile capire perché l'automazione intelligente stia avendo un impatto così grande sul modo in cui i team interagiscono con le informazioni. Essa contribuisce a eliminare i task elementari, ridurre i tempi di elaborazione e, soprattutto, fornire le informazioni giuste alle persone giuste e al momento giusto. Inoltre, la capacità di acquisire e classificare i metadati sta diventando sempre più importante per le organizzazioni. Quello che normalmente sarebbe un processo faticoso e dispendioso in termini di tempo può diventare un vantaggio rispetto alla concorrenza.
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