Como criar um fluxo de trabalho eficiente de aprovação de conteúdo com o Loom
Principais conclusões
Fluxos de trabalho eficientes de aprovação de conteúdo reduzem falhas de comunicação e aceleram as aprovações
Ferramentas de vídeo como o Loom podem otimizar o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo e reduzir a necessidade de reuniões presenciais ou trocas de e-mails.
O Loom permite que as partes interessadas deixem comentários com data e hora em momentos específicos de um vídeo para um feedback mais claro
Manter os vídeos concisos e usar a biblioteca do Loom pode ajudar a otimizar o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo sem comprometer a qualidade.
Quando você cria conteúdo para a marca, as revisões desse material são essenciais para a qualidade do produto final. Ao mesmo tempo, você não quer desperdiçar um tempo valioso com revisões e aprovações. Sem um processo claro, o feedback pode ficar disperso, os atrasos podem se acumular e as aprovações podem demorar mais do que deveriam.
Usar o Loom pode ajudar a otimizar a revisão e a aprovação de conteúdo sem comprometer a qualidade. Descubra como o Loom pode ajudar você a otimizar os fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo.
O que é um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo?
Um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é o processo que a equipe segue para revisar, aprovar e finalizar o conteúdo antes da publicação.
Considere um blog como exemplo. O fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo começa quando um redator de conteúdo cria um rascunho. Um editor, então, revisa o rascunho em busca de erros de digitação, erros gramaticais e informações imprecisas. Depois que o editor termina de revisar o rascunho, o material pode precisar ser enviado para um PMM ou um stakeholder jurídico para garantir a conformidade. Apenas depois de passar por todas as fases de edição é que o material vai para um gerente de conteúdo para aprovação final antes da publicação.
Um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo eficiente beneficia a empresa de várias maneiras. Um processo simplificado de revisão e aprovação reduz falhas de comunicação entre equipes e acelera as aprovações. Os fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo também ajudam a melhorar a consistência e a precisão da marca por meio de revisões minuciosas.
Como criar fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo usando o Loom em 7 etapas
O Loom é uma ferramenta eficaz para criar fluxos de trabalho simplificados de aprovação de conteúdo, em especial para proprietários de pequenas empresas. O Loom simplifica a comunicação assíncrona, permitindo que você compartilhe vídeos com as principais partes interessadas, que podem assistir e aprovar o conteúdo quando for conveniente para elas.
Ferramentas de vídeo como o Loom ajudam as partes interessadas a entender o contexto e reduzir o vai e vem de e-mails, o que pode otimizar as aprovações e diminuir os custos operacionais.
Etapa 1. Identifique cada estágio do fluxo de trabalho de conteúdo
Antes de começar a usar o Loom, identifique cada estágio do fluxo de trabalho. As etapas exatas de um processo de aprovação de conteúdo digital podem variar dependendo da equipe, do tipo de conteúdo e do nível de revisão necessário.
Alguns fluxos de trabalho começam com uma revisão e aprovação do briefing de conteúdo antes de iniciar a redação. Outros podem começar direto com a criação de conteúdo. A partir daí, as equipes podem precisar de revisão por pares, aprovação do gerente, revisão de PMM ou jurídica, coleta de recursos visuais ou preparação final para publicação.
Definir com clareza essas etapas desde o início ajuda você a entender quem precisa estar envolvido, onde as aprovações acontecem e quais etapas extras podem precisar ser adicionadas ao longo do caminho.
Etapa 2. Atribua funções para esclarecer quem é responsável por cada estágio
A próxima etapa é atribuir funções para que todos saibam quem é responsável por cada estágio do processo de aprovação de conteúdo.
Você pode estruturar o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo com base no número de estágios de revisão que cada peça requer. Alguns conteúdos podem precisar de apenas uma rodada de revisão e aprovação, enquanto peças mais complexas podem exigir vários editores, revisão jurídica e aprovação do gerente.
Como o processo de aprovação pode variar por tipo de conteúdo, é importante atribuir partes interessadas específicas para cada tipo de revisão e aprovação. Se você está criando conteúdo para um cliente, ele também pode ser incluído no processo de revisão e aprovação antes da publicação.
Crie uma lista de funções e atribua uma parte interessada a cada uma. Garanta que cada parte interessada entenda a função e as responsabilidades que tem para manter o fluxo de trabalho funcionando sem problemas.
Etapa 3. Grave um vídeo explicativo do conteúdo com o Loom
Depois de ter um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo definido com clareza e partes interessadas atribuídas, é possível usar o gravador de tela do Loom para gravar um passo a passo do conteúdo que você criou.
Este vídeo é uma oportunidade para apresentar o conteúdo e destacar contextos que podem ser difíceis de transmitir por escrito. Foque nos pontos principais do conteúdo, oferecendo aos visualizadores uma visão clara da interface do usuário e das funções. Explique o que você está mostrando conforme avança para oferecer contexto e solicitar feedback das principais partes interessadas.
Embora seja importante dar contexto suficiente às partes interessadas, você também quer respeitar o tempo delas.
Etapa 4. Compartilhe o vídeo do Loom com as partes interessadas para que elas possam assistir com assincronia
Depois de gravar uma apresentação em vídeo concisa do conteúdo usando o Loom, você pode compartilhar isso com as partes interessadas para que elas possam assistir no horário que for mais conveniente.
Compartilhar um vídeo do Loom é tão simples quanto enviar um link para as partes interessadas. Este link permite que os revisores assistam ao vídeo quando for conveniente para eles, então não é necessário ter todo mundo no mesmo horário para revisar e aprovar o conteúdo.
Você também pode definir permissões no Loom para controlar quem pode comentar ou editar, facilitando para os revisores compartilharem feedback.
Etapa 5. Colete feedback direto no Loom com comentários com data e hora
Coletar feedback via Loom ajuda os revisores a fazer marcações de possíveis itens para que você possa corrigir tudo antes da publicação do conteúdo.
Garanta que os revisores que têm acesso ao vídeo do Loom também tenham permissão para comentar. Os revisores podem deixar comentários com data e hora para dar feedback preciso sobre uma função específica ou parte da interface do usuário mostrada no vídeo.
O Loom também oferece um hub centralizado para coletar feedback, para que você possa acompanhar todos os comentários em um só lugar. Esse recurso simplifica as revisões e garante que você não perca nenhum feedback importante.
Etapa 6. Atualize o conteúdo com base no feedback
Depois de coletar feedback construtivo pelo Loom, você precisa usar esse feedback para otimizar o conteúdo por meio de edições e melhorias.
Revise cada comentário no vídeo do Loom com cuidado, em especial os comentários com data e hora que apontam para itens específicos. Analise os comentários um por um, fazendo alterações e verificando se cada atualização resolve o item.
Você também pode gravar um vídeo de acompanhamento mostrando as atualizações que fez com base no feedback dos revisores. Esta etapa nem sempre é necessária, mas pode melhorar a transparência e dar aos revisores a chance de confirmar as alterações. Se você gravar um vídeo de acompanhamento, faça um vídeo curto e foque em como você implementou o feedback.
Etapa 7. Finalize o conteúdo e armazene o vídeo do Loom como referência
A etapa final do fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é finalizar o conteúdo para publicação. Reserve um tempo para fazer uma revisão rápida do conteúdo e garantir que todas as aprovações estejam concluídas antes de publicar. Você não precisa coletar mais feedback neste estágio. A meta aqui é só garantir que os revisores designados participaram do processo de aprovação.
Mantenha o vídeo para referência ou treinamento futuro. Após a gravação, ela é armazenada com automação na biblioteca, onde você pode organizar vídeos em pastas e acessar tudo mais tarde. As gravações permanecem disponíveis, a menos que você as exclua.
Dicas para otimizar os fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo com o Loom
O Loom é uma excelente solução para otimizar seu fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo quando usado da forma certa. Aqui estão algumas dicas de como eliminar gargalos no processo de revisão de conteúdo com o Loom:
Seja conciso: gravar vídeos longos para cobrir todos os tópicos pode parecer útil, mas isso torna o processo de revisão mais lento. Vídeos curtos e focados ajudam a acelerar o ciclo de feedback.
Use comentários com marcação de data e hora: os comentários com marcação de data e hora permitem que os revisores deixem feedback preciso em momentos específicos de um vídeo do Loom.
Use a biblioteca do Loom: quando você grava um vídeo com o Loom, ele é armazenado por padrão na biblioteca do Loom, a menos que você o exclua. Use a biblioteca do Loom para arquivar vídeos antigos para treinamento ou referência futura. Você pode manter a biblioteca do Loom organizada criando pastas para diferentes tipos de conteúdo.
Simplifique aprovações e finalize conteúdo com mais rapidez
Agora é um excelente momento para começar a implementar o Loom no seu fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo para reduzir gargalos e falhas de comunicação. Trabalhos assíncronos com o Loom são tão simples quanto gravar um vídeo e compartilhar o link com as principais partes interessadas.
Depois de implementar o Loom para otimizar o processo de aprovação de conteúdo, acompanhe e refine seu processo ao longo do horário para tornar as aprovações ainda mais tranquilas. Quanto menos tempo você perde correndo atrás de feedback, mais tempo tem para focar na criação de conteúdo importante e no crescimento dos seus negócios.