Teams und Tools vereinheitlichen: So skaliert Personio mit Jira, Confluence und Loom intelligenter

Die Erkenntnisse in diesem Blogpost basieren auf der Sitzung von Personio, die im Rahmen der Atlassian-Konferenz Team ’25 Europe stattfand. Sie können sich diese und weitere Sitzungen on demand ansehen.

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Moderne Unternehmen sind hin- und hergerissen.

Außerhalb des Unternehmens verlangen Markt- und Technologieveränderungen nach Geschwindigkeit, Kreativität und ständiger Anpassung. Innerhalb des Unternehmens untergraben fragmentierte Systeme und isolierte Arbeitsweisen jedoch still und leise alle entsprechenden Bemühungen.

Personio, ein schnell wachsendes HR-Softwareunternehmen aus Deutschland, befand sich genau in dieser Zwickmühle. Das Unternehmen wollte damals die Wirkung seiner Arbeit massiv skalieren und bis 2026 das Arbeitsleben von vier Millionen Menschen verbessern. Als die Unternehmensgröße auf fast 2.000 Mitarbeiter gewachsen war, um diese Mission zu unterstützen, wurde deutlich, dass die vorhandenen Tools für Zusammenarbeit nicht mehr ausreichten.

Personio wollte daraufhin die Zusammenarbeit in der Atlassian Teamwork Collection vereinheitlichen und sie als Grundlage für die Bearbeitung von Aufgaben im gesamten Unternehmen verwenden. Die Teamwork Collection ist der Stack aus Kollaborationslösungen von Atlassian, die Jira, Confluence und Loom beinhaltet und von Rovo unterstützt wird.

Interne Konflikte bei Personio: Systeme arbeiten gegeneinander

Da sich Märkte, Kunden und Technologien schneller weiterentwickeln als ihre Betriebsmodelle, fühlen sich Unternehmen von allen Seiten unter Druck gesetzt. Unter der Oberfläche können langjährige Unternehmensgewohnheiten, Altsysteme und Arbeitsweisen diesen Druck unbemerkt verstärken und eine schnelle und souveräne Anpassung erschweren.

Gleichzeitig senkt die KI die Einstiegshürde für neue Mitbewerber, Lieferzyklen beschleunigen sich, Sicherheitsansprüche sind nicht verhandelbar und die Erwartungen von Kunden und Mitarbeitern im Hinblick auf Klarheit, Geschwindigkeit und Qualität steigen weiter. Aus diesem Grunde werden Marktführer zunehmend zur Zielscheibe für schnellere, agilere Herausforderer.

Die Erfahrungen von Personio werden vielen bekannt vorkommen:

• Isolierte Daten beeinträchtigen die KI-Ergebnisse: Ohne eine einheitliche Datengrundlage können selbst umfangreiche Investitionen in die KI kaum aussagekräftige, kontextreiche Unterstützung dort bereitstellen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.
• Fragmentierte Mitarbeitererlebnisse verlangsamen die Ausführung: Wenn Teams gezwungen sind, zwischen Tools und Kanälen hin- und herzuwechseln, werden Aufgaben doppelt ausgeführt, Entscheidungen dauern länger und wichtige Updates werden leicht übersehen.
• Die IT hält sich zu sehr mit Integrationsschulden auf, als Skalierung zu ermöglichen: Statt sich auf eine strategische Unterstützung zu konzentrieren, verbringen IT-Teams wertvolle Zeit damit, Punktlösungen miteinander zu verbinden, fragile Integrationen zu warten und Schatten-IT zu verwalten.

Bei Personio traten diese universellen Herausforderungen in besonders ausgeprägter Form zutage und machten deutlich, wie sehr isolierte Daten, fragmentierte Mitarbeitererlebnisse und Integrationsschulden das Unternehmen ausbremsten.

Inside Personio: die Kosten fragmentierter Zusammenarbeit

Nachdem Personio mit Natalia Lezhai eine engagierte Atlassian-Expertin eingestellt hatte, stellte das Unternehmen schnell fest, dass der Stack aus Kollaborationslösungen von Personio zwar schnell und organisch gewachsen war, aber nicht nachhaltig.

– Natalia Lezhai, Senior Atlassian Expert, Personio

Fragmentierte Zusammenarbeit über mehrere Tools hinweg

Teams arbeiteten in einem Flickenteppich aus isolierten Systemen:

• Inhalte und Entscheidungen waren in Google Docs, Confluence, Jira, Slides, Notion, Miro und anderen Tools zu finden.
• Mitarbeiter wechselten ständig den Kontext, zu Lasten von Zeit und Konzentration.
• Um die richtigen Informationen zu finden, mussten mehrere Tools und Links durchsucht werden, oft ohne zu wissen, ob die Inhalte auch aktuell waren.

Minimale Standardisierung und Governance

Was Lezhai als "kreativ organisierte" Atlassian-Umgebung bezeichnete, hatte echte Folgen:

• Mehr als 300 Systemadministratoren allein in Jira
• Kaum oder gar keine Standardisierung in den unterschiedlichen Bereichen, Projekten und Konfigurationen
• Redundante Tools, die ähnliche Aufgaben erfüllten und Datensilos, ineffiziente Prozesse sowie höhere Lizenz- und Betriebskosten erzeugten

– Natalia Lezhai, Senior Atlassian Expert, Personio

Auch wenn die Branche von Personio keine besonders strengen Standards erfüllen muss, ist die Einhaltung von Vorschriften für den Betrieb dennoch entscheidend. Das Fehlen einer konsistenten Governance erschwerte es, zu prüfen, welche Mitarbeiter was verwendeten; sicherzustellen, dass Richtlinien eingehalten wurden, und genaue, aktuelle Inhalte zu pflegen.

Sicherheits- und Datenrisiko durch Schatten-IT

Sicherheitsteams hatten nur begrenzt transparente Einblicke darin, wie Inhalte geteilt wurden:

• Mitarbeiter nutzten kostenlose oder private Konten für Tools wie Loom.
• Die Schatten-IT erschwerte es, die Nutzung zu kontrollieren oder nachzuvollziehen, wo vertrauliche Daten gespeichert sein könnten.
• Das öffentliche Teilen von Inhalten ohne Unternehmenskontrollen erhöhte das Risiko einer versehentlichen Offenlegung.

Als Lezhai weiterhin konkrete Beispiele für doppelte Arbeiten, überflüssige Lizenzen und Governance-Lücken aufzeigte, wurde klar, dass das bloße Hinzufügen weiterer Einzellösungen das Problem nur verschärfen würde. Stattdessen machte sich Personio daran, sich auf eine einzige, integrierte Grundlage festzulegen, die eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen, Arbeitsweisen standardisieren und das richtige Maß an Kontrolle und Transparenz bieten konnte, während das Unternehmen weiter skalierte.

– Natalia Lezhai, Senior Atlassian Expert, Personio

Die Umstellung von Personio auf die Atlassian Teamwork Collection

Zur Konsolidierung der Zusammenarbeitslösungen ist Personio von den eigenständigen Atlassian-Apps Confluence, Jira und Loom auf die Teamwork Collection umgestiegen.

Integrierte Tools und Standardisierung

Lezhai und ihr Team bei Personio konsolidierten ihre Tools, indem sie Notion auslaufen ließen und ihre Inhalte und Zusammenarbeits-Workflows zu Confluence migrierten. Im Rahmen dieser Umstellung begannen die Teams auch, ihre Whiteboard-Lösungen zu konsolidieren, wobei Confluence-Whiteboards sich als starke Alternative zu Miro erwiesen.

Um die Art und Weise zu standardisieren, wie Wissen erstellt und genutzt wird, hat Personio einen internen "Personio Hub" in Confluence eingerichtet, der als einheitlicher Wissens-Hub des Unternehmens dient. Das Unternehmen setzte auf konsistente Vorlagen, wiederholbare Navigationsmuster und klare Zuständigkeitsmodelle, die sich über verschiedene Bereiche hinweg replizieren ließen, wodurch Informationen einfacher gefunden, genutzt und gepflegt werden können.

Mit der Entwicklung einer zentralen Landingpage hat Personio außerdem einen zentralen Ort für Arbeit geschaffen, an dem sich Mitarbeiter schnell in Atlassian-Produkte hineinfinden können. Diese Landingpage ist ein Ausgangspunkt, über den Nutzer auf wichtige Tools, Inhalte und Workflows zugreifen können. Das reduziert Probleme und unterstützt eine durchgängige Teamausrichtung.

– Natalia Lezhai, Senior Atlassian Expert, Personio

Nahtloses Wissensmanagement mit Jira und Confluence

Der überarbeitete People Workplace und IT-Hub von Personio in Confluence zeigt, wie nahtloses Wissensmanagement in der Praxis aussieht: ein einzelner, gezielt gestalteter Bereich für die am häufigsten gesuchten Themenbereiche, mit eingegrenzter Suche, damit Mitarbeiter ohne Umwege schnell die richtigen Richtlinien, Anleitungen und Prozesse finden können. Das Erlebnis wird durch Analysen gesteuert, die wichtige Themenbereiche und die Navigation prägen, und untermauert durch eine strikte Pflege von Inhalten mit klar benannten, aktiven Seitenbesitzern und regelmäßigen Überprüfungen. Dadurch können die Mitarbeiter darauf vertrauen, dass die von ihnen aufgerufenen Inhalte aktuell und korrekt sind.

Basierend auf dieser Wissensgrundlage standardisieren und verbinden Jira und Confluence außerdem zentrale operative Workflows: das Nachverfolgen von OKRs und Projekten für den People Workplace und die IT über Atlassian-Ziele und -Projekte. Zudem werden Servicedesks für Rechtsfragen betrieben, die sowohl Kundenanfragen als auch interne Anfragen mit sorgfältig konzipierten Berechtigungsschemata bearbeiten, um sensible rechtliche Informationen zu schützen.

KI und Automatisierung mit Rovo

Sobald Personio über eine bereinigte und einheitlichere Inhaltsgrundlage verfügte, konnte das Unternehmen mit Rovo einen echten Mehrwert mit KI erzielen. Mitarbeiter können jetzt Fragen in natürlicher Sprache stellen und Antworten erhalten, die auf aktuellen Confluence-Inhalten basieren – mit klaren Verantwortlichkeiten und den neuesten Updates. Dadurch wird die Suche nach und die Erkennung von Informationen deutlich intelligenter und zuverlässiger.

Darüber hinaus hat das IT-Team von Personio einen Tier-1-Supportagenten entwickelt, der einfache Anfragen wie Zugriffsprobleme und das Zurücksetzen von Passwörtern handhabt und automatisch die richtige Wissensdatenbank durchsucht. Daraufhin gibt er eine Antwort und einen Link zum entsprechenden Artikel aus und erstellt eine Sub-Task für Tier 2, falls Dokumentation fehlt, damit Wissenslücken im Laufe der Zeit geschlossen werden.

Rovo sorgt außerdem für echte Zeiteinsparungen. Ein Plattformtechniker von Personio verknüpfte beispielsweise Folien, Jira-Tickets, GitHub-Pull-Anfragen und Confluence-Seiten aus den letzten sechs Monaten und nutzte dann Rovo, um einen Entwurf für eine Leistungsbeurteilung zu generieren, dessen manuelle Erstellung sonst Stunden gedauert hätte.

Durch die verbesserte Dokumentationsqualität und die Vereinheitlichung von Daten wird auch Rovo leistungsstärker. Mitarbeiter verlassen sich stärker auf die Lösung und das Unternehmen fühlt sich immer wohler damit, repetitive Aufgaben an die KI zu delegieren, damit sich menschliche Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.

Mehr asynchrone Arbeitsmethoden mit Loom

Mit Loom hat Personio problemlos auf eine asynchrone Zusammenarbeit umgestellt und Meetings und Kommunikation über mehrere Zeitzonen hinweg vereinheitlicht.

Getreu dem Motto "Was asynchron möglich ist, wird auch asynchron umgesetzt" setzt das Unternehmen auf ein Mindset, das nur Meetings vorsieht, die auch wirklich effektiv sind. Demzufolge wurden viele Diskussionen, die früher Live-Anrufe erforderten, in Loom-Aufzeichnungen und Follow-up-Gespräche in Confluence oder Jira-Kommentare umgewandelt. Heute gibt es keine verstreuten einzelne Foliensätze mehr – alle wichtigen Informationen und Entscheidungen befinden sich jetzt auf Confluence-Seiten, die durch Loom-Videos ergänzt werden.

Loom AI stärkt dieses Modell zusätzlich, indem Aufzeichnungen Kontext hinzugefügt und aus Videos eine schriftliche Dokumentation erstellt wird. Das ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die lieber lesen oder Inhalte überfliegen müssen. Zusammen unterstützen diese beiden Formate ganz unterschiedliche Arbeitsweisen, ohne dass Teams einen Doppelaufwand betreiben müssen.

– Natalia Lezhai, Senior Atlassian Expert, Personio

Sicherheitsrisiken mit Loom-Unternehmenskontrollen verringern

Loom entwickelte sich außerdem von einem Schatten-IT-Tool zu einem sicheren, integrierten Teil des Stacks aus Kollaborationslösungen von Personio. Kontrollen auf Enterprise-Niveau gewähren Sicherheitsteams transparente Einblicke darin, wer Videos erstellt und teilt, und ermöglichen es ihnen, Freigabemuster zu prüfen und Datenschutzrichtlinien durchzusetzen. Sie bieten Guardrails, die das Risiko verringern, dass vertrauliche Inhalte an die Öffentlichkeit gelangen oder verloren gehen, wenn Personen das Unternehmen verlassen.

Zentralisierte Konten haben verstreute kostenlose und private Instanzen ersetzt. Dies begrenzt unkontrollierte öffentliche Links und stellt sicher, dass Loom zusammen mit der restlichen Atlassian-Umgebung verwaltet wird. Was früher ein Sicherheitsrisiko war, ist heute ein sicherer Wegbereiter für asynchrones Arbeiten.

Der Effekt der Teamwork Collection bei Personio

Die Umstellung ist zwar noch nicht abgeschlossen, aber Personio konnte bereits aussagekräftige Ergebnisse erzielen:

• Deutlich höhere Nutzung von Wissen. Nach der Überarbeitung der zentralen Confluence-Hubs stiegen die Aufrufe und die Nutzung schnell an, da Mitarbeiter klarer und zuverlässiger auf Wissen zugreifen konnten.
• Schnellere Einführung von KI und bessere Ergebnisse. Dank bereinigter, vertrauenswürdiger Inhalten werden Rovo-Suchen und -Agenten immer mehr zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit – vom IT-Support bis hin zu Leistungsbeurteilungen.
• Kosten- und Governance-Effizienz. Die Toolkonsolidierung und -standardisierung reduziert den Lizenzwildwuchs, vereinfacht die Governance und senkt das Sicherheitsrisiko.
• KI-gestützte Produktivitätssteigerungen. Wiederholte Tier-1-Support- und Informationsanfragen werden zunehmend von KI-Agenten und guter Dokumentation übernommen, während sich menschliche Mitarbeiter auf komplexe, strategische Aufgaben konzentrieren.

Am wichtigsten ist, dass Personio eine Basis geschaffen hat, die mit dem Unternehmen skaliert werden kann, statt es auszubremsen.

– Natalia Lezhai, Senior Atlassian Expert, Personio

4 praktische Erkenntnisse, die moderne Unternehmen anwenden können

Die Erfahrungen von Personio heben diverse Prinzipien hervor, die jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe oder Branche umsetzen kann.

1. Dokumentation fördert die Akzeptanz

Teams verwenden nur Tools und Prozesse, die sie verstehen.

• Investieren Sie in eine klare, gut strukturierte Dokumentation in Confluence und sorgen Sie dafür, dass sie leicht auffindbar bleibt.
• Stellen Sie sicher, dass jede wichtige Seite einen klaren Besitzer, einen eindeutigen Zeitstempel des letzten Updates und einen klaren Zweck hat.
• Betrachten Sie Dokumentation als ein Produkt, nicht als Nebensache. Sie fördert direkt die Effektivität von Rovo und reduziert den Supportaufwand.

Wenn Ihre Dokumentation klar ist, einen Verantwortlichen aufweist und auf dem neuesten Stand ist, funktioniert jedes Tool (einschließlich Rovo) besser und optimiert die nachfolgende Einführung.

2. Vertrauen aufbauen durch Inhaltspflege

Wenn Mitarbeiter den gefundenen Inhalten nicht vertrauen, werden sie nicht mehr im System danach suchen, sondern zu Nebenkanälen zurückkehren.

• Bereinigen Sie veraltete Inhalte und mustern Sie Seiten aus, die nicht mehr gültig sind.
• Standardisieren Sie die Navigation und die Vorlagen, damit Bereiche vertraut statt chaotisch wirken.
• Machen Sie deutlich erkennbar, ob Informationen verlässlich und aktuell sind.

Vertrauen ist nicht verhandelbar. Ohne Vertrauen wird keine Plattform vollständig eingeführt, ganz gleich wie leistungsstark sie ist.

3. Daten vereinheitlichen, um das Potenzial der KI zu entfalten

Vereinheitlichte Daten sind die Geheimzutat, die aus KI mehr als ein Novum macht und sie zu einem echten Produktivitätsfaktor werden lässt.

• Konsolidieren Sie sich überschneidende Tools dort, wo es sinnvoll ist, damit sich Aufgaben und Informationen auf weniger, aber leistungsfähigeren Systemen befinden.
• Verbinden Sie Jira, Confluence, Loom und andere Atlassian-Tools, damit Rovo und der zugrunde liegende Teamwork Graph Beziehungen zwischen Vorgängen, Dokumenten und Videos erkennen können.
• Beginnen Sie mit einigen effektiven KI-Anwendungsfällen, wie IT-Supportagenten oder Unterstützung bei Leistungsbeurteilungen, und weiten Sie die Nutzung von dort aus.

Wenn die Datengrundlage solide ist, kann die KI kontextreiche, präzise Antworten liefern, statt zu raten.

4. Zeigen statt nur erklären

Eine schriftliche Dokumentation ist unverzichtbar. Doch sie ist nicht immer die effektivste Methode, um Wissen zu vermitteln oder sich abzustimmen.

Ihre Teams können Loom verwenden, um:

• Workflows und neue Funktionen durchzugehen;
• Status-Meetings und einmalige Schulungen zu ersetzen;
• wichtigen Ankündigungen menschlichen Kontext hinzuzufügen;
• Loom-Videos direkt in Confluence-Seiten und Jira-Vorgänge einbetten, damit neben den Aufgaben direkt Kontext geliefert wird.

Videos in Kombination mit Texten lassen Mitarbeitern die Wahl, wie sie Informationen aufnehmen. Sie fördern zudem ein tieferes Verständnis sowie eine schnellere Akzeptanz.

Teams transformieren, damit sie moderne Herausforderungen genauso meistern wie Personio

Die Journey von Personio begann mit der Konsolidierung und Standardisierung, nicht mit KI. Auf dieser Basis konnte das Unternehmen jedoch:

• Probleme für Mitarbeiter beseitigen;
• die Sicherheit und Governance stärken;
• einen echten Mehrwert durch KI und asynchrone Zusammenarbeit erzielen.

Jedes Unternehmen setzt an einem anderen Punkt an: Manche priorisieren vielleicht eine schnelle Markteinführung, während andere sich zunächst darauf konzentrieren, Tools zu standardisieren und die Sicherheit zu erhöhen.

Unabhängig vom Ausgangspunkt bleibt das Muster aber gleich. Sie stellen einen einheitlichen Stack aus Kollaborationslösungen zusammen, halten die Daten sauber und vernetzt und integrieren KI und asynchrone Praktiken, die die aktuellen Arbeitsmethoden von Teams stärken.

Die Atlassian Teamwork Collection erweckt diese Vision zum Leben und ermöglicht es Ihren Teams, sie jeden Tag zu nutzen. Machen Sie den nächsten Schritt und setzen Sie die Lösung im gesamten Unternehmen ein.