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Clearwater Analytics + Atlassian

En general, migrar a Atlassian Cloud ha merecido la pena absolutamente.

Erica Larson
Ingeniera de procesos

75

Ahorros anuales en alojamiento de AWS

Acerca de Clearwater Analytics

Clearwater Analytics es la solución de contabilidad de inversiones líder en el mundo y proporciona la agregación, la conciliación, la contabilidad y los informes de inversión más fiables.

Sector

Internet y software

Ubicación

América

Número de usuarios

1000-5000


Por qué Clearwater Analytics priorizó la migración a Cloud por motivos de eficiencia, visibilidad y seguridad

Desafío: Como ávidos usuarios de Atlassian Data Center, en Clearwater Analytics querían dedicar menos tiempo al mantenimiento y aprovechar las funciones y mejoras de la eficiencia de la nube.

Solución: La empresa migró a las herramientas de Atlassian Cloud (Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage y Opsgenie) con la ayuda de su Solution Partner, HyperVelocity.

Resultado: los ingenieros pueden dedicar su tiempo al trabajo más significativo y todos los equipos están más conectados, son más eficientes y están mejor equipados para hacer un seguimiento de su progreso y sus objetivos. Sus datos también están más seguros.

¿Vale la pena migrar? Según Clearwater: "Absolutamente"

Hay muchas historias sobre migraciones que se llevan a cabo sin complicaciones, pero ¿qué pasa con las que no lo consiguen? La ingeniera de procesos Erica Larson y su equipo de Clearwater Analytics tuvieron problemas y éxitos durante su migración a Atlassian Cloud. Aunque hubo baches en el camino, Erica afirma de manera inequívoca: "En general, migrar a Atlassian Cloud ha merecido la pena absolutamente".

Una empresa de alto riesgo con la misión de reducir el mantenimiento y avanzar hacia el futuro

Clearwater Analytics ayuda a simplificar los informes de inversión de más de 1000 empresas, gestores de activos y aseguradoras de todo el mundo, que en conjunto gestionan más de 6,4 billones de dólares (sí, lo has leído bien) en activos. Un dato incorrecto, un minuto de tiempo de inactividad o un proceso interrumpido por parte de Clearwater pueden provocar problemas para sus clientes y, a su vez, para los clientes finales de estos. No hace falta decir que hay mucho en juego.

Como ingeniera de procesos, Erica siente esta presión todos los días. Pero en lugar de dejar que el estrés la deprima, le entusiasma resolver problemas y ayudar a sus compañeros de equipo para que puedan desempeñar su trabajo con la mayor eficacia. "Me gusta crear buenos procesos para que mis compañeros puedan centrarse en programar. Y eso es a lo que dedicamos gran parte de nuestro tiempo: principalmente a usar las herramientas de Atlassian y a ayudar a las personas a crear buenos procesos en ellas", explica Erica.

El equipo de Erica, que tiene buen ojo para la mejora de los procesos, se dio cuenta de que el tiempo que los equipos de TI necesitaban para hacer el mantenimiento de las herramientas de Atlassian Data Center de Clearwater les impedía centrarse en trabajos más valiosos. Además, Erica veía cómo el sector avanzaba hacia la nube y estaba muy interesada por las nuevas funciones y mejoras de la eficiencia que la empresa podría obtener si migraban.

"Hice el análisis del coste total de propiedad y dije: 'Vamos a pagar más dinero en licencias... pero vamos a ahorrar todo este dinero y utilizar el tiempo de nuestros compañeros de equipo de manera más inteligente'. Simplemente valió la pena", dice Erica. "La seguridad y el cumplimiento normativo también son fundamentales en el sector financiero. Atlassian Cloud cubrió todas nuestras necesidades, lo cual es fantástico. Además, Atlassian está dando prioridad a la nube y podríamos aprovechar todas las nuevas funciones, como Atlassian Intelligence. Teníamos que movernos en esta dirección. Fue fácil de vender a mi equipo ejecutivo".

La automatización de Atlassian Cloud ha supuesto un gran avance respecto a la experiencia de Data Center. Pasar a Jira Service Management Cloud y desarrollar una gran cantidad de automatización para crear o incluso eliminar los tickets también ha supuesto un enorme ahorro de tiempo".

Erica Larson
Ingeniera de procesos

Gracias a la preparación, la formación y la colaboración, el equipo estaba listo para el éxito

Con la aprobación del proyecto de migración, el equipo de Erica se puso manos a la obra y empezó a prepararse. Leer materiales en línea, asistir a clases de Atlassian University y ver los seminarios web de los partners les ayudó a conocer el camino a seguir.

Durante su investigación, el equipo se dio cuenta de que necesitaba un partner de solución que les proporcionara conocimientos adicionales y los guiara a lo largo del proceso. El miembro del equipo de servicios de asesoramiento de Atlassian de Clearwater, Gary Carlin, les ofreció varias opciones, y el Solution Partner Platino HyperVelocity (una empresa de Isos Technology) encabezaba la lista. Con el conjunto de procedimientos de migración y la orientación práctica de HyperVelocity, Clearwater empezó a avanzar.

Si bien muchos de los pasos de migración se realizaron según lo planeado, varios desafíos llevaron más tiempo del esperado, como las integraciones de terceros con herramientas externas y propias. Clearwater recurrió a HyperVelocity y a usuarios de varios departamentos para solucionar problemas y realizar pruebas.

"Tener un equipo multidisciplinar [de colaboradores y testers] fue probablemente lo mejor que hicimos", dice Erica. "Ahora tenemos más de 1700 empleados. Cada persona y cada departamento hace las cosas de forma un poco diferente, así que teníamos que asegurarnos de estar preparados para cada caso práctico en la medida de lo posible. Si las cosas se estaban estropeando, teníamos que asegurarnos de que disponíamos de una solución para que, cuando lo pusiéramos en marcha, tuviéramos el mayor éxito posible".

Si al principio no tienes éxito, inténtalo de nuevo (con más preparación y colaboración)

A medida que el equipo iniciaba la migración y avanzaba en cada paso, empezaron a tener problemas. "Lamentablemente, no hicimos suficiente limpieza. Todas nuestras cuentas de servicio, que actúan como bots para automatizar los procesos, acabaron por superar el límite de licencias de usuario y eso interrumpió la migración", recuerda Erica. Tras intentar restablecerla al día siguiente y tener más contratiempos, el equipo decidió hacer una pausa e intentarlo de nuevo en otro momento.

Decepcionados, pero lejos de ser derrotados, pasaron el mes siguiente limpiando y haciendo más pruebas para solucionar los problemas. Erica dice que este trabajo adicional fue "muy positivo" y les dio tranquilidad de cara al siguiente intento. La perseverancia dio sus frutos y la segunda migración fue un éxito.

Atlassian e HyperVelocity estuvieron junto a Clearwater en cada paso de antes, durante y después de la migración. "Atlassian nos apoyó mucho, ya que nos proporcionó varios recursos y resolvió nuestras dudas... Wellington [Costa, ingeniero de software] ofreció un excelente soporte técnico y Atlassian arregló muchas cosas después de la migración, como los enlaces entre Jira y Confluence", afirma Erica. "Además, HyperVelocity nos salvó la vida. Se aseguraron de que nuestro equipo contara con soporte en todo el mundo... Es muy útil tener a alguien a tu lado que haya pasado por esto antes y que pueda ofrecerte orientación".

La seguridad y el cumplimiento normativo son fundamentales en el sector financiero... Atlassian Cloud cubrió todas nuestras necesidades".

Erica Larson
Ingeniera de procesos

Eficiencia, visibilidad y seguridad: las enormes ventajas al final del camino

Ahora que Clearwater ha migrado por completo a las herramientas de Atlassian Cloud (incluidas Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage y Opsgenie), el equipo está viendo los resultados de su arduo trabajo. Gracias a las mejoras de los procesos y de la seguridad, los ingenieros de TI y software pueden colaborar más, preocuparse menos y aprovechar al máximo su tiempo.

Además de ahorrar 75 000 dólares al año en costes de alojamiento de AWS, Clearwater reduce otros costes al eliminar las herramientas que ya no son necesarias y utilizar el valioso tiempo de los empleados de forma inteligente. "Una de las mayores ventajas que hemos visto con Atlassian Cloud es que nos aseguramos de que estamos trabajando en lo correcto y dedicando el esfuerzo adecuado", señala Erica. Por ejemplo, Clearwater ha automatizado muchos de sus procesos manuales y tediosos de ingeniería e ITSM para que los miembros del equipo puedan dedicar tiempo a un trabajo más estratégico y ofrecer un servicio aún mejor. La automatización de Atlassian Cloud ha supuesto un gran avance respecto a la experiencia de Data Center. Hay muchas más opciones de activación y acción disponibles. Pasar a Jira Service Management Cloud, desarrollar la automatización para crear o incluso eliminar los tickets y utilizar los flujos de trabajo y campos condicionales para los formularios ha supuesto un enorme ahorro de tiempo", explica Erica.

La migración a Cloud también ha creado una fuente única de información que ayuda al equipo de I+D de Clearwater (normalmente conocido como el equipo de ingeniería de software) a trabajar más rápido y a supervisar mejor sus objetivos y su progreso en cada etapa del ciclo de vida del desarrollo. "La conexión entre todas las herramientas ha supuesto una enorme ventaja", afirma Erica. "Gracias a la forma en que Confluence y Jira están vinculados, ahora puedo insertar un tablero de scrum completo en una página de Confluence y se mantiene actualizado. Además, tenemos los datos de Jira en Bitbucket tras nuestra reciente migración a Bitbucket Cloud. Puedo ver la información en un solo lugar. Todo esto ha funcionado de forma mucho más eficaz en Cloud y los miembros de mi equipo no tienen que usar 5 herramientas diferentes cada 5 minutos para entender lo que está sucediendo".

Los ingenieros no solo pueden trabajar de forma más eficiente, sino también de forma más eficaz con las funciones y herramientas nativas de Cloud, como Plans y los informes avanzados. Han empezado a planificar trimestralmente con Plans para fijar y supervisar las metas, los objetivos y los resultados clave, que documentan en Confluence Cloud.

"Mediante el proceso de planificación, nuestro departamento de I+D, formado por más de 500 personas, sabe en qué trabaja cada persona y qué necesitan para desarrollar las funciones. Contar con esa visibilidad en un solo lugar nos permite tratar de eliminar las dependencias y los impedimentos más rápido", afirma Erica. "Atlassian Cloud también nos ha ayudado a mejorar las métricas y los informes sobre los puntos de datos de los sprints. Usamos Plans en Jira para calcular la capacidad del equipo y estimar el esfuerzo para determinar si estamos planificando de más o de menos el trabajo de nuestros equipos; los datos relevantes para ver los elementos del sprint activo y el backlog; y los informes de sprints durante las revisiones de los sprints, las retrospectivas y la solución de incidencias de Opsgenie para tener más contexto. Tener esas métricas al alcance de la mano nos ha ayudado mucho".

Las herramientas de Atlassian Cloud han mejorado la forma de trabajar de muchos miembros del equipo. Para otros, la ausencia de grandes cambios ha sido igualmente satisfactoria. "Algunos miembros del equipo han dicho que están contentos de que los procesos principales no se hayan visto afectados significativamente por la migración. Les resultó fácil empezar a trabajar en la nube con mínimos cambios en sus flujos de trabajo", explica Erica.

El camino despejado

Con todos los comentarios positivos de la migración, el equipo de Erica ahora estudia cómo aprovechar al máximo su inversión en Atlassian Cloud; por ejemplo, ampliando la automatización y aprovechando la herramienta nativa de Activos para gestionar los procesos de seguridad y cumplimiento. "Se trata de utilizar el tiempo de los miembros del equipo con sensatez... Ha sido muy emocionante poder decir: 'Mirad, ya contamos con estas herramientas y conjuntos de funciones'. No tener que utilizar herramientas distintas, supone un gran ahorro en tiempo y costes", afirma Erica. "Los conjuntos de funciones y la asistencia que nos ha brindado Atlassian durante la migración, la forma en que ha liberado tiempo para los miembros del equipo y la posibilidad de centrarnos en nuestras herramientas han sido realmente increíbles".

Parte de la misión de Clearwater es "ser la plataforma tecnológica de más confianza e integral de todo el mundo para simplificar el ciclo de vida de la inversión". Con paciencia, colaboración y perseverancia en los momentos difíciles, su equipo por fin tiene también ese tipo de plataforma tan eficaz.

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