Упорядочение идей по приоритетам для эффективной разработки продукта

Умение грамотно распределять приоритеты — один из важнейших навыков менеджера по продукту. Эффективную расстановку приоритетов можно даже назвать сверхспособностью успешных команд по продуктам, помогающей им действовать быстро и направлять все усилия на самые значимые проекты.

Но определение приоритетов редко бывает простым и понятным, поэтому менеджеры должны действовать осмотрительно и тщательно взвешивать свои решения. Им приходится искать баланс между конфликтующими приоритетами и соображениями, например неотложными нуждами бизнеса, долгосрочной стратегией, запросами клиентов, конкуренцией и меняющимися условиями рынка.

С другой стороны, если расставлять приоритеты в отрыве от аналитики и без привязки к результатам, это может стать настоящим кошмаром. Дискуссии перерастают в конфликты, прийти к согласию не удается, а решения принимаются под влиянием интуиции или самых громких голосов.

Искусство и наука расстановки приоритетов

Чтобы расставить приоритеты максимально эффективно, необходимо использовать структурированные методы, качественные оценки и немного чутья.

Структурировать обсуждение можно с помощью таких инструментов, как RICE или матрицы Impact vs. Effort (Влияние и трудозатраты). Также не следует пренебрегать знаниями ваших команд и заинтересованных сторон в отношении бизнес-целей и потребностей клиентов. Например, можно обратиться к исследованиям, беседам с пользователями и входящей обратной связи. Хотя расстановка приоритетов больше относится к науке, в ней всегда будет доля искусства.

Разные организации расставляют приоритеты по-разному. Как правило, все определяется такими факторами, как корпоративная культура, размер команд и зрелость продукта. Важно и кто принимает решения: коммерческие компании сделают один выбор, а производственные — совсем другой. . 

Точно так же, как и все остальные аспекты разработки продуктов, расстановку приоритетов необходимо непрерывно совершенствовать, уточняя, что и как именно вы приоритизируете.

• Если вы только начали работу над продуктом, скорее всего, ваше внимание сейчас занимают неотложные потребности клиентов. 

• Когда будет найден продукт, соответствующий рынку, вы начнете задумываться об активации, привлечении и удержании пользователей, сокращении технического долга и закладке фундамента для масштабирования.

• Для зрелых продуктов на первый план может выйти распространение и поиск новых источников дохода: возможно, это будут премиум-функции, новые партнеры или новые релизы. 

• По мере расширения команды и компании вам может потребоваться привлекать к процессу распределения приоритетов других людей: отделы продаж, группы технической поддержки или команды по работе с клиентами. 

Вы никогда не найдете идеальный метод, который будет безотказно работать в любой ситуации. Все эти соображения легли в основу концепции Jira Product Discovery как гибкого холста, который поможет выстроить обсуждения вокруг того, что важно для вашей компании и продукта на вашем этапе развития. Каждый проект Jira Product Discovery уникален.

Рецепт успешной расстановки приоритетов

Несмотря на то, что каждая команда распределяет приоритеты по-своему, эффективность приоритизации все же определяется несколькими ключевыми элементами. К сожалению, многим командам очень долго не удается достичь поставленных целей из-за нерациональной расстановки приоритетов.  Рассмотрим, к чему следует стремиться и чего избегать при расстановке приоритетов.

На первом месте — баланс инвестиций

Мы заметили, что многие команды по продуктам склонны считать расстановку приоритетов чем-то вроде очереди новых функций.

Это порочная практика. Даже если не брать во внимание внешние факторы и напряженность рынка (например, недобросовестную конкуренцию), такой подход к распределению приоритетов вряд ли принесет желаемые результаты по продукту.

Конечно, добавление новых возможностей поможет быстро продвигать продукт — на первых порах. Но это самая простая часть управления продуктом. Намного сложнее создавать продукты, которые будут радовать пользователей еще много лет.

Чтобы создать по-настоящему успешный продукт, мало просто реализовывать все, о чем просят клиенты. Вот пример:

• Если вы будете обращать внимание только на отзывы активных пользователей, не заботясь о простоте освоения приложения, новички могут просто не понять его настоящей ценности.

• Если продукт перегружен функциями, он может оказаться слишком сложным, поэтому первые пользователи вряд ли смогут убедить других попробовать его.

• Если вы, сосредоточившись на поставке новых функций, отмахиваетесь от обслуживания уже реализованных, то баги и проблемы с надежностью продукта могут поставить под угрозу даже выполнение основных задач.

Один из способов избежать этой ловушки — разделить дорожную карту продукта на категории, отражающие разные факторы успеха. Например, это могут быть новые возможности, улучшение имеющихся функций, вложения в надежность и инициативы по распространению.

Заранее выделяйте средства для каждой категории и вкладывайтесь превентивно, а не когда пренебрежение уже привело к кризису.

RUF: надежность, удобство использования, новые функции

Мы рекомендуем распределять вложения между новыми функциями продукта, улучшением уже реализованных возможностей и укреплением его базовой структуры для обеспечения надежности. 

Чтобы сбалансировать инвестиции, многие команды в Atlassian используют схему, которая называется RUF.

RUF = надежность (Reliability) + повышение удобства использования (Usability improvements) + новые функции (new Features)

Представьте схему RUF в виде пирамиды.

Руководство по планированию на основе принципа трех корзин для приоритизации новых идей

Даже когда речь идет об идеях для новых продуктов, применяйте сбалансированный подход, чтобы заложить основу для будущего успеха продукта. 

🛑 Предлагая новые функции по первому требованию клиентов, вы рискуете сосредоточиться лишь на текущей базе пользователей. 

🛑 Направив все свои усилия лишь на улучшение ключевых бизнес-показателей, вы рискуете забыть про основные потребности клиентов. 

🛑 Постоянно предлагать революционные идеи не менее рискованно, так как это может поставить под угрозу надежность и снизить удобство использования. 

Адам Нэш, бывший вице-президент по продуктам и развитию Dropbox, предлагает руководствоваться при планировании принципом трех корзин (источник: «Руководство по планированию на основе принципа трех корзин»):

• Двигатели показателей — это инициативы по продукту, которые напрямую способствуют достижению бизнес-целей за счет улучшения ключевых показателей, таких как регистрации, конверсия, удержание, активные пользователи, рефералы, доход и т. д. Инициативы роста обычно относятся к этой категории. 

• Запросы клиентов — это их пожелания по внедрению новых и улучшению текущих функций. Работа над ними повышает уровень удовлетворенности клиентов, снижает нагрузку на службу поддержки и обеспечивает выполнение продуктом своих ключевых задач.

• Привлекательные характеристики — это область для внедрения в продукт инновационных решений. Это функции, о которых клиенты даже не задумывались, но которые могут очень помочь им в работе. Привлекательные характеристики выгодно отличают вас от конкурентов и укрепляют позиции продукта.

Распределение бюджета между вложениями

Важно вкладываться в каждую из этих трех корзин осознанно. В противном случае скорость работы может снизиться из-за того, что команда будет тратить 80 % своего времени на исправление багов, или рост продукта может замедлиться из-за того, что вы не мыслите стратегически. Сколько бы функций вы ни выпускали, проблему это вряд ли решит.

Грамотное распределение доли бюджета на каждую корзину зависит от многих факторов, но в особенности от стадии, на которой находится продукт: до PMF (адаптация к особенностям рынка), после PMF, зрелый продукт. 

На практике распределение бюджета может выглядеть следующим образом.

Однако эти цифры не высечены на камне. Например, вы можете вкладываться в новые функции в течение нескольких месяцев, а затем вернуться и сосредоточиться на улучшении пользовательского интерфейса или сокращении технического долга. 

Но при распределении и перераспределении средств важно учитывать различные аспекты, необходимые для успеха продукта, и пересматривать вложения с течением времени.

Есть разные способы управления этими вложениями: можно распределить корзины целиком между отдельными командами, поручить командам брать себе по одной инициативе из каждой корзины или выбирать инициативы из любой корзины по принципу круговой системы. У каждого подхода есть свои плюсы и минусы, но они больше касаются планирования поставки, поэтому мы не будем сейчас останавливаться на них.

Балансировка вложений в продукт Jira Product Discovery

Вот как мы спланировали распределение вложений в команде Jira Product Discovery на срок в шесть месяцев.

Вложения по отрядам

У нас есть четыре основные темы: цены и пакеты, рост, задачи к выполнению, инициативы по разработке. В каждой из этих тем у нас есть несколько ставок.

Cтавки распределены между командами JPD: пять отрядов по продукту и один отряд по разработке (Sirius, Horizon, Aurora, Juno, Pulsar, X-Flow).

Отряды по продукту

Каждый отряд по продукту должен распределять свое время следующим образом:

• 60 % на разработку инициатив по продукту. Для этого они создают дорожную карту, состоящую из двух разделов: один посвящен новым функциям, а другой — улучшению текущего взаимодействия с продуктом.

• 20 % на RtB (управление бизнесом): дежурство, баги и т. д.

• 20 % на сокращение технического долга.

И пускай мы не строго соблюдаем это распределение, каждая команда обсуждает сохранение этого баланса при планировании спринтов и в ежемесячных обзорах. Как правило, в динамике нам это удается.

Что касается инициатив по продукту, то мы отслеживаем отзывы пользователей и каждую неделю обсуждаем их со всеми менеджерами по продукту.  Мы делим отзывы на «валуны» (особо крупные вложения) и «камни» (крупные вложения).

У нас есть отдельный список «гальки» — небольших улучшений, решающих проблемы пользовательского интерфейса. Гальке сложно отдавать приоритет, так как влияние таких улучшений несопоставимо с более крупными вложениями. Однако эффект от нее копится с течением временем. Ожидается, что у каждого отряда всегда есть в работе одно исправление из списка гальки.

Отряды по разработке

В каждом отряде разработчиков есть похожее разделение. Однако вместо инициатив по продукту они сосредоточены исключительно на проектах по разработке, направленных на повышение отказоустойчивости и масштабируемости системы.

Подготовка условий для продуктивного обсуждения вопросов приоритизации

В вашей компании есть много людей, понимающих потребности бизнеса и клиентов, которые призван удовлетворить ваш продукт. 

Почерпните эти коллективные знания, и вы повысите уверенность в своих решениях по продуктам и снизите риск ошибочных ставок.

Но сказать легко. На деле же мы все слышали о случаях, когда руководство и отдел продаж заваливают команды по продукту бесконечными требованиями, а затем без конца прерывают рабочий процесс, спрашивая: «Когда вы наконец разберетесь с моим запросом?».

Если правильно организовать процесс, можно извлечь большую пользу от превращения расстановки приоритетов в командную игру. Совместный подход обеспечивает четкость миссии, видения и цели, помогая всем командам компании работать над достижением общих целей.

Вот несколько принципов, которым полезно следовать для продуктивной совместной расстановки приоритетов.

Определение четких ожиданий

Для эффективного сотрудничества всех команд крайне важно сформировать ожидания. Люди должны понимать, что на самом деле подразумевает приоритизация и какого вклада от них ждут.

Вот несколько главных ингредиентов.

• Роли и обязанности каждого участника.

• Общие цели и способы измерения успеха.

• Специальная номенклатура и система расстановки приоритетов.

• Налаженные каналы обмена информацией и циклы обратной связи.

Назначьте роли и обязанности

Чтобы расстановка приоритетов оставила у всех положительные впечатления, нужно ясно донести, как именно каждому участнику следует вносить свой вклад. 

Поэтому мы спроектировали продукт Jira Product Discovery вокруг трех ролей: авторов, участников и заинтересованных сторон.

Постоянно пересматривайте приоритеты для постепенного улучшения

Расстановка приоритетов в крупном масштабе один-два раза в год — распространенный, но неэффективный подход. 

Он не работает, потому что не позволяет команде адаптироваться к постоянно меняющимся факторам. Ведь корректировки в продукт необходимо вносить при изменении рыночных условий, после разговоров с новыми клиентами или если реализация оказалась более сложной, чем ожидалось, и так далее. 

Такой масштабный подход к приоритизации также требует долгих обсуждений, поскольку каждое решение имеет серьезные последствия. Обсуждение приоритетов может происходить напряженно, потому что участники ощущают давление из-за необходимости оправдать ожидания. Специалисты опасаются направить ресурсы в неверное русло и потом расхлебывать последствия месяцами.

Вот почему рекомендуется чаще пересматривать приоритеты со своими командами и заинтересованными сторонами: не реже одного раза в две недели или в месяц, а в идеале — понемногу каждую неделю. Спрашивайте себя: какие выводы сделаны? Нужно ли что-либо изменить в текущей работе?

Настройте бэклог продукта для проведения обсуждений

Чтобы каждый четко понимал свою роль, а решения принимались вовремя, рекомендуется настроить бэклог продукта следующим образом.

• Добавьте авторов в проект Jira Product Discovery. Пусть они могут задавать настройки проекта (поля, представления и т. д.), а также создавать идеи, представления и аналитику и управлять ими.

• Добавьте в проект участников и предоставьте им ограниченный набор базовых инструментов для совместной работы. Пусть они могут добавлять голосования, аналитику, комментарии и реакции.

• Заинтересованные стороны в проект добавлять не нужно. Они смогут ознакомиться с представлениями, доступными только для чтения, которые опубликуют авторы.

Рекомендуется создавать отдельные представления для каждой аудитории:

Эти представления созданы для конкретных ролей, так что каждая группа участников может получить необходимую информацию в актуальном для них виде. Участнику сразу становится ясно, как команда по продукту расставляет приоритеты, какие идеи обсуждаются и как внести свой вклад. А любые возражения можно эффективно передать по специальным каналам.

При таком подходе каждая группа плодотворно участвует в обсуждениях, и на всех уровнях улучшаются сотрудничество и согласованность.

Методы совместной расстановки приоритетов в Jira Product Discovery

Чтобы расстановка приоритетов путем общего обсуждения была прозрачной для всех, каждый участник должен уяснить условия и лишь затем подключаться к процессу. 

С бэклогом продукта в Jira Product Discovery вы легко объедините усилия для расстановки приоритетов. В этом разделе мы расскажем о различных способах настроить его для проведения обсуждений.

Во многих из этих способов используются числовые оценки, например от 1 до 5. Оценки по своей природе всегда субъективны, но важно понимать, что стоит за тем или иным числом. Для обсуждения относительного приоритета каждой идеи необходимо, чтобы все понимали систему оценок одинаково. Например, объясните всем, что считается «большими трудозатратами» или «незначительным влиянием».

Сыграйте в «10 долларов», чтобы привить команде привычку мыслить в рамках ограничений

Игра «10 долларов» — это увлекательный способ побудить людей оценить важность идеи с учетом ограничений. 

Имей они неограниченное время и ресурсы, команда по продукту могла бы создать все что угодно. Но на практике и то и другое ограничено. Вот тут-то и пригодится игра «10 долларов». Она учит мыслить как менеджер по продукту — и помогает игрокам понять сложность его работы!

Игра «10 долларов» в Jira Product Discovery.

Метод прост: каждому участнику дается бюджет в размере 10 долларов. Их он может «потратить» на идеи, которые считает наиболее важными. Распределять траты между идеями можно как угодно: например, вложить 5 долларов в две идеи или 3 доллара в три идеи. Вместо 10 долларов также можно установить любой другой бюджет.

Затем участники должны обосновать свой выбор: почему они сочли определенные идеи важными или перспективными? Такой подход помогает вовлечь всех в активное обсуждение и учесть мнение каждого участника.

Попробуйте сыграть в «10 долларов» в начале цикла приоритизации, чтобы понять, как рассуждает каждый из участников команды. Или сыграйте в конце, чтобы узнать, совпадают ли суждения.

Организуйте обсуждения в командах по продукту и разработке с помощью матрицы сравнения влияния и трудозатрат

В матрице Impact vs. Effort (Влияние и трудозатраты) идеям присваивается приоритет с учетом их потенциального влияния на бизнес и трудозатрат, которые потребуются для их реализации.

Эта матрица — простой, но эффективный способ структурировать общение между менеджерами по продукту и разработчиками. 

Попросите технических специалистов разъяснить потенциальные сложности разработки. Это поможет менеджерам определить, от каких идей возможна быстрая отдача и какие крупные проекты принесут выгоду в будущем, а также обосновать, почему одним идеям следует отдать предпочтение перед другими.

Учитывайте степень уверенности с помощью RICE (охват, влияние, уверенность, трудозатраты)

В системе RICE идее присваивают приоритет на основании четырех факторов: охвата, влияния, уверенности и трудозатрат. Этот популярный инструмент для управления продуктами помогает представить эти факторы в виде, понятном большинству заинтересованных сторон.

Большинство участников привыкли оценивать влияние идеи, ее охват и трудозатраты, которые потребуются для ее реализации. Но преимущество RICE заключается в том, что в расчет берется еще и степень уверенности в этих оценках. 

Уверена ли команда по продукту, что инвестиции в идею окупятся? Или для такой уверенности им нужны дальнейшие исследования и проверки продукта на пригодность для клиентов и соответствие техническим требованиям?

Участники команды могут делиться своими выводами о готовности идеи к реализации или о необходимости дополнительных исследований.

Упоминайте клиентов в описании тех идей, которые соответствуют их потребностям

Многие компании, использующие Jira Product Discovery, выбрали этот подход: они настраивают представление со списком идей так, чтобы команды, взаимодействующие с клиентами, тоже имели к нему доступ. 

Если клиент рассказывает о своих потребностях, а они имеют отношение к одной из идей, то специалист по продажам или поддержке вносит упоминание об этом клиенте в описание идеи. Идеи затем можно проранжировать в зависимости от количества упомянутых в них клиентов.

Если пользователей можно поделить на сегменты в зависимости от важности, команды по продукту и работе с клиентами могут присвоить им весовые коэффициенты. В приведенном ниже примере клиенты поделены на Enterprise (корпорации), SMB (малый и средний бизнес) и Startup (стартапы).

Это простой, но очень эффективный способ организовать плодотворное взаимодействие между командой по продукту и командой, взаимодействующей с клиентами.

Можно сделать расстановку приоритетов еще интереснее (но, возможно, это излишне)

Есть еще много методов, которые команды могут использовать для обсуждения приоритетов. 

Безусловно, вы сами решаете, какой из них подходит именно вам, но в общем случае считается, что чем проще метод, тем результативнее обсуждения.

Некоторые команды одержимы поиском «правильной» модели приоритизации. Но метод — это всего лишь средство, ведущее к результату. Он предназначен для того, чтобы помочь вам достичь своих целей, а не отнимать время и внимание. Помните: вы управляете в первую очередь своим продуктом, а не системой приоритизации.

Используйте метод, который подходит именно вам

Перечисленные выше методы — это просто возможные варианты. Не существует двух одинаковых проектов Jira Product Discovery, потому что нет двух одинаковых компаний или команд. Независимо от канала взаимодействия, все эти методы помогут вам получить всестороннее представление о следующем: 

• каковы цели бизнеса;

• чего хотят потенциальные клиенты;

• каковы потребности клиентов и пользователей;

• как уменьшить нагрузку на команду поддержки;

• как внедрить практику предпродажных разговоров с потенциальными клиентами;

• и многое другое, в зависимости от вашего бизнеса и продукта.

Рекомендуется сочетать представления на свое усмотрение, исходя из уникальных потребностей команд и того, какой продукт вы поставляете. Это поможет вам расставить приоритеты так, как вы хотите. Ведь только вам решать, какими они должны быть: над чем работать, а что отбросить.

В результате обсуждения идей вы составите дорожную карту.

Что дальше?

Расстановка приоритетов — единственный способ увязать решения по разработке с желаемым готовым продуктом. Результатом хорошей приоритизации будут эффективные дорожные карты с продуманным распределением ресурсов. Эти карты станут для команд по продукту ориентиром при достижении бизнес-целей и адаптации продукта к потребностям клиентов.

Теперь мы готовы перейти к последнему разделу этого справочника. Мы обобщим полученные знания, чтобы:

вы могли создавать дорожные карты для слаженного взаимодействия между командами и заинтересованными сторонами.

Кроме того, мы приведем примеры того, как все это делаем мы сами, команда Jira Product Discovery, с использованием Jira Product Discovery и других продуктов.