Nach einer historischen Fusion vereinen zwei führende Versicherer auf der Cloud-Plattform von Atlassian ihre Kräfte, um die Zusammenarbeit zu beschleunigen

Die BarmeniaGothaer ist eines der Schwergewichte in der deutschen Versicherungslandschaft und versorgt über 7 Millionen Privat- und Firmenkunden mit einer breiten Palette von Versicherungsprodukten. 

Die Gründung im Jahr 2024 durch die Fusion der Barmenia und Gothaer wurde in Europa aufgrund der Größe des Zusammenschlusses aufmerksam verfolgt: zwei angesehene Marken, die zusammen einen Versicherungsgiganten bilden, mit der Vision, ein noch reaktionsfähigerer, effizienterer und innovativerer Partner für die Versicherungsnehmer zu werden. 

Dieser Vision ist Barış Yorgancı, Head of Workplace and Collaboration bei der BarmeniaGothaer, sehr verpflichtet. Barış leitete ein Team, das mit der Integration der IT-Infrastrukturen beider Organisationen beauftragt war. So wusste er, dass der Erfolg davon abhängen würde, den Mitarbeitern eine einzige moderne Workplace-Plattform an die Hand zu geben, auf der sie ihre Arbeit schnell aufeinander abstimmen konnten. "Wir brauchten eine Plattform für die Zusammenarbeit, die vom ersten Tag an nahtlos in beiden Organisationen funktionieren würde." so Bariş. 

 Die Wahl fiel auf Atlassian Cloud. Als langjähriger Kunde von Jira und Confluence im Bereich Data Center erkannte Bariş, dass Atlassian Cloud die Art von Kollaborationserlebnis und KI-Funktionen bieten würde, mit denen die BarmeniaGothaer Arbeit vorantreiben und die Anforderungen der Kunden erfüllen kann. 

Das Team hat alte Ticketsysteme, manuelle Prozesse und teilweise museumsreife Tools abgelegt und die Transformation zur Atlassian Cloud in Angriff genommen – und die Ergebnisse sind bereits sichtbar. "Durch die Umstellung auf Atlassian Cloud konnten wir die Toolsets vereinheitlichen, den Wartungsaufwand reduzieren und uns darauf konzentrieren, Geschäftswert zu schaffen", sagt Bariş. "Wir sehen bereits deutliche Vorteile: Wir konnten unsere Ausgaben für Tools innerhalb von drei Jahren um 1,5 Mio. € senken, und in einigen Fällen wurden Prozesse, die bisher zwei Wochen dauerten, auf eine Stunde reduziert."

Erfahre, wie Barış die Migration angegangen ist und welche positiven Ergebnisse bereits erzielt wurden. 

 Erzähl uns von dir und deiner Rolle bei der BarmeniaGothaer.  

Ich bin Barış Yorgancı, Head of Workplace and Collaboration bei der BarmeniaGothaer. Mein Team und ich sind dafür verantwortlich, allen Mitarbeitern in der gesamten Gruppe moderne, effiziente und sichere Arbeitsplatzlösungen zu bieten. Wir konzentrieren uns darauf, Produktivität zu fördern, IT-Ressourcen zu verwalten und eine reibungslose digitale Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen sicherzustellen. 

Was denken du und deine Organisation über Teamwork und Zusammenarbeit? 

Die BarmeniaGothaer ist eine der größten Versicherungsgruppen Deutschlands, entstanden durch den vor Kurzem erfolgten Zusammenschluss der Barmenia und der Gothaer. Wir bieten ein breites Spektrum an Versicherungsprodukten an, von Kranken- und Lebensversicherungen bis hin zu Sach- und Unfallversicherungen. Mit über 7.500 Mitarbeitern und einer bundesweiten Präsenz sind wir ein starker und zukunftsorientierter Akteur auf dem Versicherungsmarkt. 

Zusammenarbeit ist eine zentrale Säule unserer digitalen Strategie. Wir wollen Silos aufbrechen und funktionsübergreifende Teamarbeit fördern. Gerade nach der Fusion war es entscheidend, einheitliche digitale Arbeitsbereiche und transparente Kommunikationskanäle zu schaffen, um Teams zu integrieren und Ziele aufeinander abzustimmen. Tools, die eine reibungslose Zusammenarbeit und Transparenz unterstützen, sind für unseren Erfolg entscheidend. 

Wie lange benutzt ihr Atlassian schon und welchen Wert konntet ihr generieren?   

 Wir verwenden Atlassian-Produkte seit über fünf Jahren. Wir arbeiten abteilungsübergreifend mit Jira, Jira Service Management und Confluence. Nach dem Zusammenschluss der beiden Unternehmen unterstützen wir jetzt über 11.000 aktive Nutzer – einschließlich unabhängiger Vertriebseinheiten. 

 Atlassian hat uns dabei geholfen, unsere Workflows zu standardisieren und die Transparenz zwischen IT- und Geschäftsteams zu verbessern. Wir waren in der Lage, Projekte effektiver zu verwalten, Vorfälle und Änderungen effizient zu verfolgen und den Wissensaustausch auf strukturierte Weise zu fördern. Atlassian ist wichtig für Agilität und die Koordinierung unserer täglichen Arbeit. Tatsächlich benutzen unsere Mitarbeiter Atlassian-Tools mit am häufigsten, was ihre zentrale Rolle in unserer digitalen Arbeitsumgebung unterstreicht. 

Gab es vor Atlassian noch andere Tools? Warum wurde konsolidiert?  

 Ja. Vor der Konsolidierung auf Atlassian verwendeten verschiedene Teams eine Mischung aus alten Ticketsystemen und manuellen Prozessen. Einige davon hatte man bereits eingestellt, als ich zur Barmenia kam, während ich bei anderen aktiv an der Umstellung auf die Atlassian-Toolkette mitgearbeitet habe. Mein persönlicher Favorit war eine Wiki-Datei, die still und leise auf einem einsamen Linux-Server lag – einige Teile davon gehörten eigentlich ins Museum. Von Anfang an spielte die Atlassian-Toolkette eine entscheidende Rolle bei der Reduzierung der Schatten-IT in unserer Organisation.

Was waren die Hauptgründe für den Wechsel zur Cloud? 

Unsere Cloud-Migration wurde von der Notwendigkeit einer schnellen Skalierbarkeit angetrieben. Die Verwaltung von lokalen Systemen nach dem Zusammenschluss hätte einen erheblichen Aufwand bedeutet. Durch die Umstellung auf Atlassian Cloud konnten wir die Toolsets vereinheitlichen, den Wartungsaufwand reduzieren und uns darauf konzentrieren, Geschäftswert zu schaffen. Wir sehen bereits deutliche Vorteile: Nach der Fusion laufen 80 % unserer Projekte jetzt über die Cloud, und täglich kommen weitere dazu. Ich kann mich ehrlich gesagt an kein Projekt erinnern, das so viele begeisterte Freiwillige angezogen hat – ein Beweis dafür, dass unsere Teams den Nutzen der neuen Umgebung für ihre Arbeit wirklich erkannt haben. 

Barış hat einen Rat für Kunden, die über Atlassian Cloud nachdenken:  

"Klein anfangen, den Nutzen belegen und dann schnell skalieren. Man sollte frühzeitig alle relevanten Stakeholder einbeziehen und niemals das Änderungsmanagement unterschätzen. Der Support und die Partner von Atlassian helfen bei der Migration wirklich weiter – damit kann man Zeit und Mühe sparen. Um Michael Jackson zu zitieren: "You are not alone – du bist nicht allein." Es gibt eine starke Community und jede Menge Anleitungen, die dich auf dem gesamten Weg unterstützen." 

Gab es bestimmte Funktionen der Atlassian Cloud-Plattform, die dich begeistert haben?  

Auf jeden Fall. Funktionen wie die erweiterte Automatisierung, die intelligente Suche, die nahtlose Integration von Tools wie Microsoft Teams und robuste Analysefunktionen machten den entscheidenden Unterschied. Für unser IT-Team war der geringere Verwaltungsaufwand ebenfalls ein großer Gewinn. Und wenn ich über die Möglichkeiten mit KI nachdenke – insbesondere Rovo –, freue ich mich fast so, als würde ich an Weihnachten ein Geschenk auspacken. Ich habe immer noch einen starken Sinn für Verspieltheit und weigere mich, in dieser Hinsicht erwachsen zu werden! 

Im Moment prüfen wir die Integration von Rovo und die Einführung von Jira Service Management in unserer Personalabteilung. Wir beschäftigen uns außerdem mit KI-gestützten Einblicke, um unseren Servicebetrieb zu verbessern und stärker zu automatisieren. 

Wie liefen die Vorbereitungen für die Migration und die Entscheidungsprozesse ab? 

Die Entscheidung selbst war eigentlich gar nicht dramatisch oder übermäßig komplex – durch die Faktenlage fiel sie uns ziemlich leicht. Wir haben schon früh erkannt, dass die Integration der IT-Infrastrukturen der Barmenia und Gothaer viel Zeit und Mühe kosten würde. Also brauchten wir eine Plattform für die Zusammenarbeit, die vom ersten Tag an nahtlos in beiden Organisationen funktionierte. Die Tools von Atlassian haben sich als perfekt herausgestellt. 

Beim Blick auf die Kosten waren wir positiv überrascht. Viele der Drittanbieterprodukte, die in den beiden lokalen Umgebungen noch separat lizenziert worden waren, konnten wir loswerden. Diese Vereinfachung brachte klare Vorteile bei Kosten und Wartung. 

Und schließlich hat uns die unglaubliche Unterstützung durch Atlassian – sowohl auf technischer als auch strategischer Seite – dabei geholfen, uns für den Wechsel in die Cloud zu entscheiden. 

Welche Vorteile hoffst du nach der Migration an Kunden weitergeben zu können? 

Unsere Kunden sehen bereits die Vorteile der Fusion zur BarmeniaGothaer – ein Punkt, den unser Vorstand mehrfach betont hat. Durch die Kombination unserer Stärken können wir schnelleren, persönlicheren und konsistenteren Service bieten. Die Cloud-Migration war hier ein wichtiger Faktor: Durch sie konnten wir unsere Tools rationalisieren, redundante Systeme konsolidieren und den manuellen Aufwand teamübergreifend reduzieren.

Laut unserer Führung ging es bei dieser Fusion nicht nur um Größe – es ging darum, für unsere Versicherungsnehmer reaktionsschneller und innovativer zu werden. Letztendlich ist es unser Ziel, ein zukunftsfähiges, digital gestütztes Versicherungserlebnis zu bieten, und unsere Migration zur Cloud steht voll und ganz im Einklang mit diesem Ziel. 

Du hast bereits einen ersten Einblick in die Möglichkeiten erhalten, die Loom eröffnet. Welches Potenzial siehst du hier?

Wir freuen uns sehr darauf, Loom mit weiteren Teams zu erkunden. In unserem IT-Team führen wir viele Schulungen für interne Kunden durch. Diese Schulungen sind zeitintensiv für mein Team. Erstellung, Planung und Umsetzung einer einzigen Schulung können etwa zwei Wochen in Anspruch nehmen. 

Unser Team hat Loom sofort für die Entwicklung und Übertragung neuer Schulungs-Tutorials eingesetzt. Eines meiner Teammitglieder konnte ein Tutorial in nur einer Stunde – statt zwei Wochen – fertigstellen.  Jetzt denken wir gerade darüber nach, wie wir diese Vorteile in anderen 1:n-Kommunikationssituationen in unserem Unternehmen nutzen können, zum Beispiel für Ankündigungen. 

Du sagst, du freust dich darauf, Rovo von Atlassian – eine KI-gestützte Lösung mit Suche, Chat, Studio und Agenten –  in deine Arbeitsumgebung zu integrieren. Welche Herausforderungen hoffst du mit KI meistern zu können?  

Das Auffinden von Wissen und die kontextbezogene Entscheidungsfindung sind in einem verteilten Unternehmen wie unserem große Herausforderungen. Wir hoffen, dass wir mit Rovo unseren Mitarbeitern die Möglichkeit geben können, relevante Informationen auf verschiedenen Plattformen schnell zu finden und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren. Wir sind gespannt darauf, wie Agenten in verschiedenen Geschäftsprozessen eingesetzt werden können. KI kann uns helfen, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Wie hilft Atlassian der BarmeniaGothaer, ihre Mission zu verfolgen? 

Unternehmen konzentrieren sich oft darauf, einen Mehrwert für Kunden zu schaffen und externe Prozesse zu verbessern. Ich persönlich glaube, dass in der Optimierung der Arbeitsweise der Mitarbeiter ein enormes ungenutztes Potenzial steckt. Die Atlassian Cloud-Plattform – besonders mit Rovo – ist eine vielseitige Lösung, mit der wir dieses Potenzial ausschöpfen können. Wir können damit unseren Teams die passenden Tools für Zusammenarbeit, Wissenszugriff und effizientes Arbeiten an die Hand geben. Diese interne Optimierung bewirkt unmittelbare Verbesserungen beim Service, bei der Geschwindigkeit der Umsetzung und bei Innovationen für unsere Kunden.