Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie projektami, polecamy zapoznanie się ze strategią Kanban. Kanban to ramy postępowania oparte na elementach wizualnych, które mogą zmienić sposób zarządzania przepływem pracy i zasobami, dzięki czemu Twoje projekty będą bardziej wydajne i w pełni przejrzyste.
Aby opanować Kanban, musisz znać cztery podstawowe wskaźniki tej metody — czas wdrażania, czas cyklu, prace w toku i przepustowość. W tym przewodniku przeanalizujemy te cztery wskaźniki Kanban, które dają Ci możliwość analizowania czasu trwania zadań, równoważenia obciążenia zespołu i oceny ogólnej wydajności projektu.
Jakie są główne wskaźniki Kanban?
Wskaźniki KPI są siłą napędową każdej strategii zarządzania projektami zgodnie z zasadami Agile, natomiast w przypadku Kanban cztery kluczowe wskaźniki mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ na przepływ pracy. Te wskaźniki to czas wdrażania, czas cyklu, prace w toku i przepustowość. Przeanalizujmy je, aby zrozumieć, w jaki sposób wskaźniki Kanban pomagają śledzić wydajność i postępy Twojego zespołu.
Czas wdrażania
Czas wdrażania to pomiar czasu od dodania nowego zadania tworzenia oprogramowania do tablicy Kanban do momentu, w którym zespół zaznaczy zadanie jako ukończone. Zasadniczo mierzy łączny czas przejścia zadania przez cały przepływ pracy Kanban.
Ten wskaźnik ma kluczowe znaczenie dla kierowników projektów, ponieważ zapewnia kompleksowy obraz czasu trwania zadań w systemie, umożliwiając bardziej precyzyjne planowanie i efektywne przydzielanie zasobów.
Czas cyklu
Czas cyklu koncentruje się na fazie „aktywnej pracy“ systemu Kanban, mierząc czas między rozpoczęciem zadania przez członka zespołu a momentem ukończenia. Nie ma znaczenia, jeśli praca nad zadaniem rozpocznie się dopiero po kilku miesiącach od jego utworzenia — czas cyklu zacznie się dopiero wtedy, gdy zadanie zostanie przeniesione do aktywnego przepływu pracy.
Czas cyklu może wskazywać, czy Twój zespół pracuje wydajnie, czy może należy wprowadzić jakieś poprawki w aktywnych fazach zadań.
Prace w toku
Prace w toku przedstawiają liczbę zadań, które są obecnie na etapie „aktywnym“ lub „w toku“ w systemie Kanban. Wskaźnik ten mierzy ilość wykonywanej w danym momencie pracy i zapewnia obraz zadań, które ani nie są w backlogu, ani nie są ukończone.
Monitorowanie pracy w toku ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga zrównoważyć obciążenie zespołu i zidentyfikować wąskie gardła — idealnie jest, gdy Twój zespół pracuje, ale nie wykonuje jednocześnie wielu zadań.
Przepustowość
Przepustowość określa liczbę zadań lub jednostek pracy, które zespół realizuje w określonym przedziale czasowym, takim jak dzień lub tydzień. Mierzy wydajność lub produktywność zespołu w tym okresie.
Ten wskaźnik ma zasadnicze znaczenie, ponieważ bezpośrednio odnosi się do poziomu produktywności zespołu, umożliwiając podejmowanie merytorycznych decyzji dotyczących przyszłych zadań i harmonogramów projektu.
Jak mierzone są te wskaźniki?
Jeśli dopiero zaczynasz pracę z Kanban lub nawet masz doświadczenie w zarządzaniu projektami, możesz się zastanawiać, jak skutecznie mierzyć te kluczowe wskaźniki. W tej części przedstawimy dokładniej konkretne metody i narzędzia, których można użyć do pomiaru tych podstawowych wskaźników, takie jak wykresy kontrolne i kumulacyjne diagramy przepływu.
Jeśli jednak szukasz kompleksowego rozwiązania do pomiaru tych wskaźników, system Jira jest odpowiednim wyborem. Nie tylko ułatwia bezproblemowe śledzenie wskaźników, ale także zapewnia praktyczne analizy pomocne w procesie ciągłego dostarczania. System Jira zawiera tablicę Kanban dla każdego zespołu programistycznego Agile i DevOps.
Wykresy kontrolne
Wykres kontrolny to graficzne narzędzie umożliwiające prezentację i diagnostykę przepływu pracy, które zapewnia wgląd w jego stabilność i zmienność. Wykres przedstawia punkty danych czasu cyklu w danym okresie i pokazuje średni czas potrzebny na wykonanie zadania, a także zmienność związaną z tą średnią wartością. Jest to ważne, ponieważ duża zmienność często sygnalizuje niestabilność procesu.
Dokładniejsza analiza wykresu kontrolnego pozwala zinterpretować historię kryjącą się za punktami danych. Oto kilka możliwych interpretacji:
- Rosnąca odległość między górną i dolną granicą kontrolną wykresu może wskazywać na rosnącą nieprzewidywalność czasu cyklu.
- Zgrupowanie punktów z dala od linii wartości średniej może sygnalizować wąskie gardło, w którym utknęły zadania.
Analizując te wzorce, można proaktywnie rozpoznawać problemy i wdrażać zmiany, dzięki czemu Twój system Kanban będzie bardziej wydajny i dynamiczny.
Kumulacyjne diagramy przepływu
Kumulacyjny diagram przepływu jest kolejnym narzędziem wizualnym w zestawie narzędzi Kanban. W przeciwieństwie do wykresów kontrolnych, które są zerowane w czasie cyklu, kumulacyjny diagram przepływu zapewnia warstwowy widok wszystkich czterech ważnych wskaźników Kanban jednocześnie. Diagram składa się z kilku kolorowych pasm odpowiadających różnym etapom przepływu pracy na przestrzeni czasu.
Kumulacyjny diagram przepływu pozwala zobaczyć przepływ zadań na różnych etapach w czasie rzeczywistym. Zmieniająca się szerokość każdej warstwy może zapewnić natychmiastowe informacje. Przyjrzyj się warstwie odpowiadającej pracom w toku:
- Jeśli warstwa prac w toku zacznie się rozszerzać, jest to ostrzeżenie, że zadania gromadzą się i może wystąpić wąskie gardło.
- Zwężanie się warstwy sugeruje, że zadania są realizowane szybciej, niż pojawiają się nowe, co sygnalizuje, że Twój zespół może mieć dodatkowe moce przerobowe.
Możliwość obserwowania interakcji między tymi wskaźnikami w jednym miejscu sprawia, że kumulacyjny diagram przepływu jest zaawansowanym narzędziem do szybkiego podejmowania decyzji i dostosowywania przepływów pracy.
Znaczenie wskaźników Kanban
Wskaźniki Kanban to nie tylko liczby lub punkty danych — są pulsem kondycji i wydajności Twojego projektu. Służą jako narzędzie nawigacyjne, które pomaga podejmować merytoryczne decyzje dotyczące np. przydzielania zasobów i ustalania terminów.
Szybkie wykrywanie wąskich gardeł
Jeśli czasy cyklu Twojego zespołu nagle się wydłużają, a przepustowość maleje, prawdopodobnie pojawiło się wąskie gardło. Te trendy są ostrzeżeniami, że określony etap Twojego procesu może być przyczyną spowolnienia całego projektu.
Wąskie gardła mogą prowadzić do opóźnień w realizacji zadań, zwiększenia kosztów i stresu wśród członków zespołu. Dostrzegając je na wczesnym etapie, można natychmiast realokować zasoby lub usprawnić problematyczny etap, poprawiając wydajność i efektywność całego przepływ pracy.
Poprawa prognozowania
W zarządzaniu projektami umiejętność dokładnego prognozowania jest jak posiadanie kryształowej kuli. Ta wysoko ceniona umiejętność pomaga w alokacji zasobów, spełnieniu oczekiwań klientów i terminowych realizacjach — wszystko to jest kluczowe dla utrzymania przewagi konkurencyjnej.
Wskaźniki, takie jak czasy wdrażania i cyklu, mogą być tu największymi sprzymierzeńcami. Monitorując je, można ocenić, ile czasu zajmie wykonanie zadania od początku do końca. Pomaga to ustalić realistyczne terminy i oczekiwania dla zespołu i interesariuszy. Podobnie monitorowanie przepustowości zapewnia obraz wydajności zespołu, dzięki czemu w razie potrzeby można dostosować prognozy.
Maksymalizacja wydajności w projektach
Prawdziwa magia dzieje się, gdy zaczniesz używać tych wskaźników Kanban jednocześnie. Czas trwania zadania można mierzyć, monitorując czas wdrażania i czas cyklu, a obserwowanie prac w toku zapobiega przeciążeniu zespołu. Dodanie przepustowości zapewnia pełny obraz potencjału wykonawczego zespołu w czasie.
Integrując te wskaźniki z codziennymi praktykami dotyczącymi zarządzania, nie tylko gasisz pożary lub eliminujesz wąskie gardła, ale udoskonalasz cały proces dla przyszłych projektów. To proaktywne podejście pozwala na ciągłe doskonalenie, dostosowywanie i, co najważniejsze, dostarczanie większej wartości w krótszym czasie.
Jak wdrożyć śledzenie i raportowanie Kanban?
Jeśli chcesz łatwo i bezproblemowo wdrożyć śledzenie i raportowanie Kanban, Twoim największym sprzymierzeńcem jest specjalistyczne oprogramowanie. Jedną z najlepszych opcji jest Jira — platforma, która jest właściwie synonimem zarządzania projektami Agile.
System Jira ułatwia określanie trendów, śledzenie statusów projektów każdego zespołu i przewidywanie przyszłych wyników dzięki dziesiątkom wstępnie skonfigurowanych raportów Agile. Analizy w backlogu i na tablicy umożliwiają zespołom rozwój i ciągłe uczenie się oraz doskonalenie sposobu pracy. A jeśli dopiero stawiasz pierwsze kroki, szablon tablicy Kanban w systemie Jira ułatwi Ci rozpoczęcie pracy.
Zwiększenie wpływu projektu dzięki wskaźnikom Kanban w systemie Jira
W zarządzaniu projektami Agile wskaźniki, na których się koncentrujesz, mogą przyczynić się do sukcesu lub go zniweczyć. System Jira pozwala sprawnie śledzić te wskaźniki i łączy wszystko w jedną całość. Zaufały mu miliony wydajnych zespołów programistycznych, gdyż oferuje solidny zestaw narzędzi do zarządzania projektami, które obsługują dowolną metodologię Agile, oraz ułatwia organizowanie pracy, koordynację działań i tworzenie lepszych produktów. System Jira pozwala śledzić ważne wskaźniki Kanban, ale także dostarcza zespołowi dane, które zwiększają jego wydajność i nadają priorytet rezultatom generującym wartość. Jeśli chcesz doskonalić swoje projekty, zwiększając ich skuteczność, wydajność i wpływ, system Jira jest najlepszym rozwiązaniem.
Wskaźniki Kanban: często zadawane pytania
Czy udoskonalenie metody Kanban jest łatwe?
Tak, udoskonalenie metody Kanban jest wyjątkowo proste. Metoda Kanban doskonale nadaje się do stopniowego doskonalenia, co oznacza, że możesz z niej korzystać bez zakłócania bieżących procesów. Jej elastyczność sprawia, że z czasem można ją łatwo dopracować, co pozwala na ciągłe ulepszanie przepływu pracy.
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z obszernym przewodnikiem Kanban firmy Atlassian.
Skąd wiadomo, czy lepiej przejść na metodę Scrum?
Metodę Scrum lepiej wybrać, gdy projekt wymaga bardziej ustrukturyzowanych ram postępowania z określonymi rolami i ograniczonymi czasowo iteracjami.
Podczas gdy Kanban oferuje elastyczność, Scrum zapewnia sztywną strukturę, która może przynieść korzyści w przypadku niektórych projektów. Wiele zespołów decyduje się na podejście hybrydowe, łączące elementy Kanban i Scrum zgodnie z ich specyficznymi potrzebami.
Możesz zapoznać się z przewodnikiem Atlassian Kanban czy Scrum, aby uzyskać bardziej szczegółowe porównanie.
Jakie są kluczowe zasady metody Kanban?
Metoda Kanban opiera się na podstawowych zasadach mających na celu poprawę przepływu pracy i wydajności. Poniżej prezentujemy ich zestawienie:
- Zacznij od tego, co robisz teraz: rozpoczęcie od istniejącego przepływu pracy ułatwia wdrożenie metody Kanban bez zakłócania działań.
- Zaakceptuj wprowadzanie przyrostowych, ewolucyjnych zmian: wybierz małe, przyrostowe korekty, które ewoluują w czasie, aby zmniejszyć ryzyko związane z drastycznymi zmianami.
- Zachowaj obecny proces, role, obowiązki i tytuły: wprowadzając ulepszenia, respektuj obecne role i procesy firmy.
- Zachęcaj do działań przywódczych na wszystkich poziomach w firmie: daj wszystkim możliwość przejmowania inicjatywy i przyczyniania się do ulepszania procesów.