프로세스 순서도: 정의 및 만드는 방법

프로세스 순서도란 무엇입니까?

프로세스 순서도는 워크플로를 시각적으로 체계화하는 방법입니다. 선으로 연결된 여러 모양을 사용하며 각각 개별 단계를 나타냅니다.

프로세스 순서도는 워크플로의 윤곽을 잡고 시각화하도록 하여 프로젝트 관리에 도움이 됩니다. 주문이 접수된 순간부터 제공될 때까지 고객 주문을 처리하고 이행하는 방법을 보여주는 순서도를 예로 들 수 있습니다.

프로세스 순서도의 중요성

워크플로를 시각화하면 프로젝트 범위를 더 효과적으로 파악하여 목표 및 마감 날짜에 따라 프로젝트를 계획할 수 있습니다.

프로세스를 시각적으로 명확하게 표현하면 팀워크를 개선하고 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 따라서 모두가 비즈니스 프로세스를 처음부터 끝까지 이해하고 해당 프로세스에서 자신이 맡은 역할을 파악할 수 있습니다.

프로세스 순서도를 만들면 가치를 더하지 않는 활동을 제외하여 생산성을 높일 수 있습니다. 불필요한 단계에 소중한 시간을 낭비하지 않으면 성장과 개선을 위한 충분한 여유가 생깁니다.

순서도의 유형

순서도에는 여러 유형이 있으며 각각 용도가 다릅니다. 아래에서 다양한 순서도에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

• 기본 순서도: 간단한 순서도는 복잡한 부분이나 세부 사항이 많지 않은 기본 단계를 시각화하는 데 적합합니다.
• 시스템 순서도: 시스템 순서도는 시스템의 모든 부분이 다른 부분과 상호 작용하는 방식을 보여줍니다.
• 워크플로 다이어그램: 워크플로 다이어그램은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 단계 또는 프로세스를 시각화하여 낭비를 최소화하는 데 도움이 됩니다.
• 데이터 순서도: 데이터 순서도는 시스템 및 연결된 다른 시스템 전반에서 데이터가 어떻게 이동하는지 보여줍니다.
• 의사 결정 순서도: 이 순서도는 최종 의사 결정에 도달하기 위해 간단한 질문에 답하는 방식으로 의사 결정 프로세스에서 중요한 역할을 합니다.
• 스윔레인 순서도: 스윔레인 순서도를 사용하면 개인 또는 그룹 모두 프로세스나 프로젝트의 각 부분을 누가 담당하는지 시각화할 수 있습니다.

프로세스 순서도의 구성 요소

프로세스 순서도에는 순서도의 정보를 컨텍스트화하는 데 사용되는 몇 가지 주요 기호가 있습니다. 프로세스 순서도 내에서 단계마다 다른 기호가 사용되며 그 사이에 연결선이 있습니다.

마름모꼴 및 직사각형을 포함한 다양한 모양과 기호가 각 프로세스 또는 단계에 사용되며 기호가 선으로 연결되어 있습니다. 다양한 유형의 선은 순서도의 시작과 끝을 나타내며 화살표는 순서도가 흐르는 방향을 표시합니다.

순서도를 사용하여 정보를 시각화하는 것은 프로젝트 계획에서 중요한 역할을 할 수 있으며 기호가 무엇을 나타내는지 이해하면 쉽습니다.

프로세스 순서도를 만드는 단계

프로세스 순서도를 만드는 것은 어렵지 않지만 따라야 할 몇 가지 기본 가이드라인이 있습니다. 다음번의 프로세스 순서도를 만드는 데 도움이 되는 단계별 가이드는 아래와 같습니다.

프로세스 식별

설명하려는 프로세스 또는 워크플로를 명확하게 정의하는 것으로 시작합니다. 전략적 계획에는 시각화 및 최적화할 프로젝트를 선택하는 것이 중요합니다. 순서도로 무엇을 나타내려고 하는지 파악한 후에는 순서도를 만들기 시작할 수 있습니다.

경계 정의

비즈니스를 위한 프로세스 순서도의 경우 언제든지 세부 정보를 추가하거나 단계를 추가하여 프로세스를 더 세분화할 수 있습니다. 그러나 순서도를 만들 때는 필요한 세부 정보만 포함하는 것이 좋습니다.

구체화하기 전에 순서도의 범위 및 경계를 파악하세요. 그러면 주요 목표를 복잡하게 만드는 정보를 추가하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 세부 정보를 더하는 것은 좋지만 너무 자세한 것은 좋지 않습니다.

정보 수집

바로 이 부분에서 지식 공유가 도움이 됩니다. 이제 프로세스에 기여하는 단계, 입력 및 산출물에 대한 자세한 정보를 수집할 차례입니다. 중요한 단계를 놓치지 않도록 프로세스를 처음부터 끝까지 추적하세요.

단계의 순서 파악

설명하려는 프로세스에 포함된 단계를 파악했으므로 이제 올바른 순서로 배치하여 순서도를 구성할 수 있습니다. 순서도는 처음부터 끝까지 한 방향으로 진행되어야 하며 각 단계를 통해 프로세스 완료에 더 가까워져야 합니다.

순서도 그리기

프로세스 순서도에서 개별 단계는 내용의 일부에 불과하며 전체적인 내용을 전달하려면 각 단계를 연결해야 합니다. 기호 및 연결선을 사용하여 개별 단계를 연결하고 프로세스를 처음부터 끝까지 정확하게 시각적으로 표현하여 순서도를 완성하세요.

검토 및 수정

모든 것을 체계화하고 그린 후에는 순서도를 검토하여 정확하고 완전하고 명확한지 확인하세요. 문제가 있는 경우 순서도를 수정할 수 있습니다.

검토 및 수정 작업은 끝없는 싸움과도 같습니다. 순서도를 완성한 후에도 정확성을 위해 정기적으로 검토하고 업데이트해야 합니다. 변경 사항이 발생하는 대로 순서도에 반영하세요.

프로세스 순서도의 용도

잘 작성된 프로세스 순서도는 비즈니스에 여러 이점을 제공할 수 있습니다. 프로세스 순서도의 일반적인 용도는 다음과 같습니다.

• 프로세스 개선: 프로세스를 시각화하면 프로세스를 최적화하는 방법을 이해하는 데 도움이 되어 시간 및 비용을 절약할 수 있습니다.
• 교육 및 온보딩: 교육 및 온보딩 프로세스를 명확하게 이해하면 프로세스를 간소화하고 모두가 같은 교육을 받도록 할 수 있습니다.
• 커뮤니케이션: 순서도를 사용하면 서로 다른 프로젝트의 커뮤니케이션 격차를 파악하여 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다.
• 문서화: 시각적 자료를 사용하면 프로젝트 문서부터 팀 문서에 이르기까지 모두가 문서 모범 사례를 따를 수 있습니다.
• 컴플라이언스 및 품질 보증: 프로세스를 단계별로 시각적으로 표현하면 너무 늦기 전에 잠재적인 컴플라이언스 또는 품질 보증 문제를 파악할 수 있습니다.

효과적인 프로세스 순서도를 만들기 위한 모범 사례

효과적인 순서도는 비즈니스 프로세스를 최적화하고 생산성 및 프로젝트 공동 작업을 개선하는 데 도움이 됩니다. 올바른 방식으로 만들기 위해 따라야 할 몇 가지 가이드라인은 다음과 같습니다.

프로세스 순서도를 단순하게 유지하세요. 핵심 단계 및 정보만 추가하는 데 집중합니다.

일관적인 기호 및 연결선을 사용하면 프로세스 순서도가 명확해져 팀과 더 쉽게 공동 작업하고 생산성을 높일 수 있습니다. 프로세스에 이해 관계자를 참여시킬 수도 있습니다.

순서도를 완성한 후에도 할 일이 남아 있습니다. 순서도를 업데이트하고 유지 관리하면 비즈니스에서 사용하는 프로세스를 지속적으로 시각화하는 데 도움이 됩니다.

Confluence 화이트보드로 프로세스 순서도 만들기

프로세스 순서도는 불필요한 단계를 없애는 동시에 생산성 및 팀워크를 개선하여 비즈니스에 여러 이점을 제공할 수 있습니다. Confluence 화이트보드를 사용하면 아이디어를 시각화하고 작업으로 전환할 수 있습니다.

Confluence는 모두가 연결된 작업 영역에 모여 프로젝트를 진행할 수 있게 도와줍니다. 팀은 연결된 작업 영역에서 프로젝트 계획을 만들고 편집하고 공유하므로 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다.

Confluence 순서도 템플릿을 사용하면 효과적인 순서도를 쉽고 빠르게 만들 수 있으며 클릭 몇 번으로 스티키 메모를 Jira 이슈로 전환할 수 있습니다.

Confluence 화이트보드를 사용하여 워크플로를 시각화하고 프로세스 순서도로 비즈니스를 최적화하세요.

프로세스 순서도: 자주 묻는 질문

프로세스 순서도의 예시에는 어떤 것이 있습니까?

훌륭한 프로세스 순서도의 예시로는 제품 제공이 있습니다. 프로세스 순서도를 사용하여 고객이 연락하는 순간부터 작업을 완료하는 순간까지 제품의 제공을 시각화할 수 있습니다. 첫 번째 단계는 고객이 여러분에게 연락하는 것일 수 있으며(또는 그 반대) 결국 주문을 이행하는 시점까지 이어지고 고객은 주문이 도착했다는 이메일을 받게 됩니다.

프로세스 순서도는 제조, 서비스 제공, 제품 제공 및 프로젝트 관리 프로세스를 포함한 거의 모든 작업에 사용할 수 있습니다.

어떤 도구를 사용하여 프로세스 순서도를 만들 수 있습니까?

Confluence를 사용하면 비즈니스 프로세스를 정확하게 시각화하는 프로세스 순서도를 만들 수 있습니다. Confluence는 사용하기 쉬우며 순서도 템플릿으로 시작하여 모든 작업을 처음부터 할 필요가 없습니다. 템플릿을 선택한 후에는 개별 단계 및 기호를 추가하여 순서도를 명확히 할 수 있습니다. Confluence는 Jira를 비롯한 다양한 타사 도구와도 원활하게 통합됩니다.

프로세스 순서도는 얼마나 자주 업데이트해야 합니까?

순서도에 설명된 워크플로 또는 프로세스를 수정하는 경우 그에 따라 순서도를 업데이트하세요. 정확하지 않은 순서도는 큰 가치를 제공하지 않으며 다양한 프로세스 및 워크플로에서 단계를 생각보다 많이 추가 또는 제거하게 될 것입니다. 비즈니스에 지속적으로 가치를 더해주도록 프로세스 순서도를 정기적으로 검토 및 업데이트해야 합니다.