ページの閲覧のみ可能なリンクを生成する「公開リンク」機能が、Confluence Cloud で正式に提供開始されました。Confluence はすでに多くのチームにとってコラボレーションの中心となっていますが、この公開リンク機能により、一元化されたナレッジハブとして Confluence を維持しながら、組織の壁を越えて広く情報共有を行えるようになります。
例えば、エンジニアリングで作成されたリリースノートやマーケティング部門からのプレスリリース、製品チームによるナレッジベース記事など、広く共有すべき情報がある場合に Confluence の公開リンクを使って素早く簡単に共有を実行できます。この公開リンク機能は、Confluence Cloud の有償プラン (Standard、Premium、Enterprise) でご利用いただくことができ、11 月末までにすべてのお客様に公開される予定です。
最優先事項は常に信頼性
Confluence の公開リンクの開発において、簡単ながらも安全性の高いコンテンツの共有を行えるよう、下記を含む、きめ細かい制御ができることを優先しました:
- サイトおよびスペースレベルでの詳細な制御
- 公開コンテンツの一元的かつ広範な可監査性
- 意図した場合にのみ広く共有を可能にするための対策
サイトおよびスペースレベルでのコントロール
ドアを二重鍵にすることによって安全性が高まるように、Confluence の公開リンクも二重で制御がされています。
- 製品管理者は、公開可能なコンテンツをサイトレベルで制御します。シンプルなトグル操作によって、サイト上のコンテンツの公開を許可・不許可にできます。トグルをオフにすると、サイト上のどのページにおいても公開リンクが作成できなくなります。手順についてはこちらをご覧ください。
- 製品管理者がサイトでの公開リンクを有効にすると、スペース管理者はスペース (個人スペースも含む) に対して、各スペース内のコンテンツを公開可能にするかを制御できるようになります。詳細はこちらをご覧ください。
なお、組織管理者が組織全体で公開できるコンテンツを制御する機能が近日追加される予定です。これにより、製品管理者が製品インスタンス内で意図せず公開リンクを有効化するのを防ぐことができます。
公開コンテンツに対する強力な可監査性
1. 製品管理者およびスペース管理者はそれぞれ、設定画面のグローバル権限およびスペース権限にある一元化された場所で、公開リンクが有効化されているすべてのコンテンツのリストを確認することができます。
- グローバル権限に表示されるスペースのリストでは、公開リンクが許可されているスペースと、各スペースで公開されているページの数を確認することができます。
- グローバル権限とスペース権限に表示されるページのリストには、公開リンクが許可されてインターネット上で閲覧可能なページ*と、公開リンクを有効にしたユーザー、そして有効にされた日付を確認することができます。
*検索エンジンによるインデックスについては、本文末の「その他の注意点」をご覧ください。
また、スペースおよびページの両リストに共通する機能として、下記があります。
- 検索、フィルタ、ソート機能により、目的のアイテムを簡単に見つけ、迅速に必要な操作を行うことができます。
- その他のアクションメニュー (…) から、他の場所に移動することなく目的の操作を行うことができます。
2️. 強力な監査ログ機能により、製品管理者は過去にさかのぼって、公開の有効化／無効化、ページのブロック／ブロック解除、スペースとサイトレベルのコントロールなど、公開リンクに関する操作を確認することができます。
3️. サイト、スペース、ページレベルでの操作に関する通知により、コンテンツの公開について、常に最新の情報を得ることができます。
- 製品管理者は、自身が管理するサイト内で公開リンクの使用が許可されたとき、および個別ページの公開リンクが作成されたときに通知を受け取るよう選択できます。
- スペース管理者は、自身が管理するスペースで公開リンクの使用が許可されたとき、および個別ページの公開リンクが作成されたときに通知を受け取るよう選択できます。
これらの通知は、設定画面でいつでもオフにすることができます。
意図した場合にのみ広く共有
- ページの公開リンクが有効化されている場合、編集および閲覧の両モードで「共有」ボタンに地球儀のマークが追加されます。
- ページの公開リンクを有効にする際、生成されたリンクには誰でもアクセスできる旨がポップアップで表示され、ユーザーと管理者の確認を促します。
- ページの公開リンクは自動的には有効化されません。サイトレベルで公開リンクが有効にされても、個別ページのリンクが自動的に作成されるわけではありません。特定のページで直接ユーザーが公開リンクを有効化した場合ののみ、公開リンクの URL が生成され、誰でもアクセスできるようになります。
Premium および Enterprise プラン向けのパワフルな機能
Premium プランと Enterprise プランでは、作業効率と安全性を強化する下記機能も用意されています。
- 一括操作: 一度に最大 25 のスペースまたはページに対して操作を実行できます。一元化された管理画面からすべてのスペースおよびページの公開有効化／無効化や、ページのブロック／ブロック解除などを行えます。
- 事前ブロック: 製品管理者は、サイト全体の公開リンクが有効化される前に、コンテンツの公開を許可せずにブロックするスペースのリストをあらかじめ作成できます。これにより、サイト上で公開リンクが許可された際、管理者が確認したスペースのみがコンテンツの公開を許可され、安全性と信頼性を保ことができます。
その他の注意点:
- アトラシアンでは Confluence の公開リンクが検索エンジンにインデックスされないよう対策を講じており、Google などの検索結果に表示されることはありません。
- 2023 年 10 月 16 日より前に作成されたサイトの場合、サイト上で公開リンクを許可するよう設定を行う必要があります (サイト設定 > グローバル権限 > 公開リンク)。
- 2023 年 10 月 16 日以降に作成またはクラウドに移行されたサイトの場合、初期設定では公開リンクの作成が許可されています。これはワンクリックで簡単に不許可にすることができます。
- サイトレベルで公開リンクが許可されている場合、管理者がスペースレベルでブロックしない限り、すべての既存および新規スペースではデフォルトで公開リンクが許可されます。製品管理者は、既定のスペース権限で、新たに作成されるスペースに適用する設定を作成することができます。
- アプリとマクロで生成されたコンテンツは公開ページには表示されず、外部訪問者によるページ閲覧がアプリに通知されることはありません。
- 公開リンクが許可されたページでは、ページやその親ページの表示制限は機能しません。公開リンクによって誰でも閲覧できます。
- 公開リンクの有効化／無効化の切り替えを繰り返しても、リンクの URL は変わりません。新しい公開リンクを作成するには、ページのコピーを作成し、新しいページの公開リンクを有効化する必要があります。
- 共有ダイアログの変更: 公開リンクが無効になっているスペースやサイトでは、ページレベルでの公開リンクの設定箇所はグレーアウトされ、有効化できません。
公開リンク機能は、Confluence Cloud の有償プランでご利用いただくことができます。7 日間の無料トライアルをご用意していますので、この機会にぜひお試しください。