第72回 ACE Tokyo Meetup イベントレポート

以前から社内のさまざまなチーム向けにチームビルディングのワークショップを開催していました。しかし、COVIT-19とオフィスの移転を経てリモートワークが増えた結果、リモートワークを前提としたワークショップのやり方を考える必要が出てきました。

また、それと同時に社内のチーム化の方針が発表され、各チームがVisionとMissionを明確にする必要が出てきました。ただし、チーム分割の方針に関しては社内でも賛否がある状態でした。

そこで、Miroを使ったオンラインワークショップでチーム化に向けた合意形成とチームの目的とタスクの洗い出しを行い、その結果をConfluenceを他のチームに明示し、VisionとMissionの実現に向けた取り組みをJiraで管理するという取り組みを行いました。今回はその一連の流れを紹介します。

まず合意形成に向けたオンラインワークショップを実施しました。ワークショップは2回に分けて実施し、1回目は発散フェーズとし、2回目を収束フェーズとして実施しました。2回ともMiroのマインドマップを使用していますが、発散フェーズで各自が"チーム"についてのマインドマップを作成し、それを口頭でチームメンバーに説明するということを行なっています。一方収束フェーズでは発散フェーズで作成した各自のマインドマップを一つにマージし、ディスカッションを実施しながらチーム化への合意形成を行いました。

続いて、チーム自体のVisonとMissionを明確にするワークショップを実施しました。こちらはMiroのゴールデン・サークルというテンプレートを使用してチームとしての存在意義となるWhyを定義し、それを実現するためのHowとWhatをディスカッションしました。これにより、メンバーの中でチームの存在意義に対する合意形成を行うことができました。

しかし、作成したゴールデン・サークルはワークショップに参加していない人にとっては理解しにくい情報のままです。そこで、ワークショップ参加者以外にもチームの存在意義を簡潔に理解してもらえるようにConfluenceにエレベーターピッチの形式で文章化を行い、合わせてMiroで作成したゴールデン・サークルも埋め込みました。

また、チームの目的を実現する活動に専念できるようにタスクに落とし込んでいく作業も行いました。ここまでのディスカッションでは必要性の認識を持つことができたものの、チームのメンバーは兼務の場合が多く、チームの目的を実現する作業の優先順位が下がってしまい実現可能性が低下するという問題が発生しました。そこで、Miroを使って1on1を実施し、それぞれのメンバーが得意とする分野を中心にタスクを整理し、雑談をしていく中でEpic以上のレベルで付箋を集約し、個々人が何を行うべきかを明確にしていくという作業をしました。

ただし、Miro上に記載されたEpicレベルの付箋のみでは実際のToDoやタスク期日の詳細が把握しにくく、また全てのToDoやタスクをMiroボード上に記載してしまうとMiroの可視性が煩雑になってしまうため、期日管理からはJiraでタスクを管理するようにしました。期日当日にはJiraの自動化機能(Jira Automation)を使ってSlackで通知が飛ぶように設定しています。これにより、目的を実現する活動の実現可能性を高めることができました。

このように、チームの目的を実現するための一連の仕組みをMiroとアトラシアン製品で実現しました。複数の製品を合わせて使うことでコストがかかりすぎるのではないかという疑問も出ましたが、それぞれのツールの特性を理解して、状況に応じて使いこなすことで便利に使うことができ、最終的にROIを最大化できると考えています。

今回の一連の流れはチーム化というフェーズでの取り組みで、組織のフェーズや文化などでどう取り組むかは変わってきます。状況に合わせて柔軟に考えていくことも必要です。