Googleドライブと SharePoint のナレッジを、つながるコンテキストに

すでに Googleドライブ、SharePoint、OneDrive でアクセスできるドキュメントのナレッジを Rovoサーチ、チャット、エージェントに取り込むことで、チームは「質問」から「役立つコンテキスト」へとより速くたどり着けます。

プロジェクト計画は Googleドライブにあります。財務モデルはSharePointにあります。作業はJiraで管理され、意思決定はConfluenceに記録されています。

チームには必要な情報がすでにそろっています。難しいのは、意思決定をするとき、会議に備えるとき、あるいは仕事を前に進めるときに、必要なピースを適切に集めてくることです。

GoogleドライブとMicrosoft SharePoint向けのTeamwork Graphコネクタは、こうして散らばったドキュメントのナレッジを、役立つコンテキストへと変える手助けをします。

外部ドキュメントコネクタは、社外のコンテンツをTeamwork Graphに追加します。いったん取り込まれると、そのコンテンツはグラフが使われるあらゆる場所——Rovoサーチ、チャット、エージェント、そしてグラフを参照する他のすべてのアトラシアンのサーフェス——に表示されます。これにより、組織のナレッジのより多くを、あなたがすでにアトラシアンで行っている作業のすぐそばに引き寄せることができ、追加されたコンテキストによってAIの出力精度も向上します。

ナレッジワーカーは、質問をする前に「どのドキュメント・サイト・フォルダに答えがあるか」を思い出す必要などないはずです。

プロジェクトレビューの準備をする場面を想像してみてください。いくつものツールを開いて手作業で資料を集める代わりに、成果から始めて、Rovoにこう尋ねます:

「プロジェクトメリディアンのローンチレビューの準備をしています。全体のステータス、主要なリスク、すでに下された意思決定、そして次に注意すべき点をまとめてください。矛盾する情報があれば指摘し、根拠となるソースへのリンクも示してください。」

Rovo は、Googleドライブ、SharePoint、Confluence、Jira から関連するコンテンツを探し出し、根拠に基づいた出発点をつくる手助けをします。あなたはソースを確認し、自分の判断を加え、次に何をするかを決められます。

ファイルがどこに保存されたかを推測するのではなく、トピックで検索しましょう:

「現行のプロジェクトメリディアンの顧客オンボーディング計画と、それが支えるJiraイニシアチブを探してください。」

Rovoサーチは、許可されたGoogle ドライブとSharePointのコンテンツを、アトラシアンのナレッジと並べて表示できるため、人々により充実した出発点を提供します。

1つのファイルだけで全体像が語られることは、めったにありません。プレゼン資料には戦略が書かれている一方で、Confluenceページには意思決定が記録され、Jiraには進行中の作業が示されている、といった具合です。

こう尋ねてみてください:

「プロジェクトメリディアンのオンボーディング提案と関連する意思決定をまとめてください。チームと確認すべき前提はどれでしょうか?」

GoogleドライブとSharePointをアトラシアンのツールに接続すると、アクセス権のあるファイルについて、タイトルやメタデータだけでなく、その中身のすべてを取得できます。Rovoチャットはさらに強力になり、関連情報を統合し、それをあなたのアトラシアンでの作業と結びつけ、元のソースへのリンクを返すためのコンテキストを備えるようになります。

つながったナレッジは、再利用できるようになると、さらに価値を増します。

こう尋ねてみてください:

「プロジェクトメリディアンについて、経営層向けの簡潔な週次アップデートを作成してください。全体のステータス、直近の進捗と意思決定、主要なリスクやブロッカー、そしてすぐに取り組むべき次のステップを含めてください。」

コネクタがドキュメントの中身のすべてをTeamwork Graphに取り込むため、Rovo はGoogleドライブや SharePointにある計画資料を、Confluenceページや Jiraの作業状況とあわせて参照し、最初のドラフト作成を手助けできます。ドラフトの確認、判断の適用、そして最終成果物の承認は、あなたの責任となります。

ドキュメントを読んで要約するのは、ほんの始まりにすぎません。コネクタをいったん設定すれば、Rovoチャットやエージェントから直接 GoogleドライブやSharePointで操作を実行することもできます。ツールを切り替えることなく、気づきを実行へとつなげられるのです。

可能になることの例をいくつか挙げます:

• 新しいドキュメントを作成する — Rovoに、生成したばかりの要約をもとに GoogleドキュメントやSharePointページのドラフトを作らせれば、成果物をチームが探すであろう場所にそのまま置けます。

• ドキュメントにコメントを追加する — 自分でファイルを開かなくても、GoogleドキュメントやSharePointファイルにコメントを追加して、確認が必要な箇所を指摘できます。

こう尋ねてみてください:

「プロジェクトメリディアンのオンボーディング提案を要約したうえで、1ページの経営層向けサマリーをまとめた新しい Googleドキュメントを作成してください。」

これらの操作は、検索と同じ権限に従います。Rovoが操作できるのは、あなたがすでにアクセス権を持つコンテンツと場所に限られます。あなたの指示なしに何かが起こることはなく、どの操作も実行前に確認できます。

GoogleドライブやSharePointに接続すれば、どのチームにもメリットがあります:

• ビジネスアナリストは、キャパシティプランを見つけ出し、ある提案の根拠となっている前提の要約を求めることができます。

• プログラム責任者は、接続されたリサーチや議事録からフィードバックを統合したうえで、フォローアップの作業を作成できます。

• チームリードは、関連するドキュメント、Confluenceでの意思決定、Jiraの作業状況を使って、週次ブリーフを準備できます。

• 新しいチームメンバーは、背景資料を見つけ出し、それが進行中のプロジェクトとどう関係しているかを理解できます。

一人ひとりが、「どこから情報を得るか」ではなく、「自分がやり遂げるべき仕事」から始められるのです。

Googleドライブコネクタは、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドに対応しています。SharePointコネクタは OneDriveを含み、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、Webページ、PDFに対応しています。

いったん接続すれば、それらのコンテンツがTeamwork Graphを充実させ、アトラシアン全体で表示できるようになります——まずは今日、Rovoから:

詳細な要件と対応コンテンツについては、最新のGoogleドライブコネクタガイドおよびSharePointコネクタガイドをご覧ください。

組織管理者は、すべてをインデックス化する必要はありません。どちらのコネクタにも、どのコンテンツをTeamwork Graphに取り込むかを選べるポリシーコントロールが用意されています。だからこそ、狭い範囲から始めて、信頼が高まるにつれて広げていくことができます。

これらのコントロールは、互いに重ねて適用できます。たとえば、機密度の高いラベル階層をブロックし、サイトブロックリストで特定のプロジェクトサイトを除外し、グループコントロールでOneDriveを一部のユーザーだけに絞り込む、といった具合です——それぞれの仕組みが、異なる種類のリスクをカバーします。

管理者によるスコープ設定にかかわらず、Rovoは常にソースシステムの権限を尊重します。ユーザーが目にできるのは、すでにGoogleドライブやSharePointでアクセスできるコンテンツだけです。

より多くのナレッジをつなげることが、非公開情報を広く見えるようにしてしまってはなりません。

Rovoは GoogleドライブとSharePointの権限を尊重するため、ユーザーが目にできるのは、ソースシステムでアクセスできるコンテンツだけです。管理者は、どの共有ドライブやSharePointサイトをインデックス化するかを制限することもできます。コネクタの権限がどのように同期され続けるのか、また利用できる許可リスト・ブロックリストのコントロールについて、詳しくはこちらをご覧ください。

1. 組織管理者に、GoogleドライブまたはSharePointとOneDriveの接続を依頼します。

2. 組織にとって適切なアクセス権とコネクタのスコープを確認します。

3. 今度予定しているプロジェクトレビューや顧客レビューを1つ選びます。Rovoに、関連するドキュメントと関連するアトラシアンの作業を見つけ出し、コンテキストを要約し、ソースへのリンクを示すよう依頼します。

組織はすでに、ナレッジを生み出すために投資してきました。GoogleドライブとSharePointをRovoに接続することで、次の意思決定が必要になったときに、人々がそのナレッジを見つけ、理解し、活用できるようになります。