Close
Logo ThoughtWorks
ThoughtWorks + Atlassian

Gdy zaczęliśmy szukać narzędzia do zarządzania projektami, zdaliśmy sobie sprawę, że większość zespołów korzystała z Trello do innych projektów. Krążyła opinia, że Trello jest dobrym rozwiązaniem. Wykorzystaliśmy to jako sygnał do sformalizowania użycia tego narzędzia w ThoughtWorks.

80–95%

de redução em mudanças emergenciais de março de 2019 a março de 2020

Jak ThoughtWorks skaluje zdalną współpracę i komunikację dzięki Trello

Wyobraź sobie nowoczesne miejsce pracy: zespoły zachęca się do samodzielnego zarządzania projektami i organizowania swojej pracy. Ich członkowie są zmotywowani do pracy, z przekonaniem i ciekawością dążąc do doskonałości. A elastyczność jest na tyle duża, że pracownicy mogą pracować zdalnie.

Nie, to nie fantazja — to rzeczywistość ponad 7000 pracowników ThoughtWorks.

„Jako firma rozproszona po świecie i posiadająca klientów w różnych jego zakątkach, często współpracujemy z kolegami i klientami, którzy znajdują się zupełnie gdzie indziej. Autonomia i zaufanie są zakorzenione w kulturze pracy w ThoughtWorks. Jeśli więc ktoś musi pracować zdalnie, ufamy, że jest w stanie samodzielnie zarządzać swoją pracą, aby wykonać powierzone zadania” — twierdzi Sumeet Moghe, kierownik produktu w ThoughtWorks.

Thoughtworks to firma o zasięgu globalnym, oferująca doradztwo w zakresie oprogramowania i posiadająca w 14 krajach zespoły oraz pracowników korzystających z 43 biur lub pracujących zdalnie. Firma ta stosuje hybrydowy model pracy, co oznacza, że jej siła robocza jest rozproszona. Zespoły współpracują z klientami stacjonarnie w swoich biurach lub zdalnie, dostarczając innowacyjne rozwiązania, usługi i produkty z zakresu oprogramowania. Celem każdego projektu i zadaniem każdego zespołu Thoughtworks jest zapewnienie klientom dostępu do największych talentów i najwyższego poziomu usług, bez względu na miejsce zamieszkania czy pracy zatrudnionych.

ThoughTWorks szczyci się swoją zwinnością i adaptacyjnością — w rzeczywistości dosłownie wymyślili koncepcję rozproszonej zwinności! Metodyka Agile to zbiór ideałów i zasad związanych z dostarczaniem, który umożliwia tworzenie zmian i reagowanie na nie w celu przyspieszenia procesu dostarczania wartości. Jest to szczególna zaleta w przypadku zespołów rozproszonych i zdalnych, które polegają na elastyczności i powtarzalnych sesjach roboczych, realizując wspólnie wspaniałe przedsięwzięcia (zwłaszcza , że zespoły nie zajmują wspólnej przestrzeni ani nawet nie znajdują się w jednej strefie czasowej). Dzięki solidnym zasadom przewodnim i kluczowym wartościom, a także wzbogaceniu zestawu narzędzi o najnowsze technologie i procesy adaptacyjne, firma ThoughtWorks w ciągu 27 lat swojej pracy zdołała doprowadzić do perfekcji umiejętność działania w zespołach rozproszonych.

Jednak, jak w przypadku wielu organizacji na całym świecie, prawdziwy test zwinności miał miejsce w 2020 roku, gdy pandemia COVID-19 sparaliżowała cały świat.

Jedno z 43 biur firmy ThoughtWorks znajduje się w Wuhan w Chinach. Mając 1800 pracowników rozproszonych po całych Chinach, z których blisko 300 pracowało w samym Wuhan, kierownictwo firmy ThoughtWorks musiało zacząć działać szybko, aby chronić zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników oraz klientów.

Decyzje i procedury, jakie zastosowano w Wuhan, polegające na zamknięciu biur i przeniesieniu pracowników w 100% do środowisk pracy zdalnej, stały się zestawem porad strategicznych dla całej organizacji. Od Chin po Chile i w każdym domowym biurze pomiędzy znajdowało się jedno cyfrowe narzędzie do współpracy, które ThoughtWorkerzy, jak sami o sobie mówią, wykorzystują niezawodnie jako swoją cyfrową przestrzeń roboczą: Trello.

Wcześniej korzystaliśmy z Trello w bardzo podstawowym zakresie — zupełnie tak, jakbyśmy przyklejali karteczki do tablicy na ścianie. Teraz korzystamy z wielu jego funkcji i tworzymy znacznie bogatsze środowisko użytkowe dla tego narzędzia”.

Andy Yates
Kierownik strategii w dziale TechOps firmy ThoughtWorks

Rozproszona geograficznie firma przyspiesza współpracę zdalną i komunikację

ThoughtWorks jest dużym klientem Trello Enterprise. Narzędzie to umożliwiło firmie skalowanie i rozbudowywanie przepływów pracy zgodnie z rosnącymi potrzebami jej zespołów, organizacji oraz podmiotów zewnętrznych, zmieniając sposób współpracy z innymi pracownikami oraz klientami.

„Globalny zespół kierownictwa powołał specjalną grupę ds. projektów, której zadaniem było koordynowanie działań firmy w odpowiedzi na COVID-19. Członkowie grupy pochodzili z różnych działów i regionów, dlatego w naturalny sposób wykorzystali Trello do koordynowania swoich działań” — mówi Andy Yates, kierownik strategii w dziale TechOps firmy ThoughtWorks.

21 stycznia oddział ThoughtWorks w Wuhan powołał zespół kryzysowy, którego zadaniem było sformalizowanie planu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i klientom firmy. Nazajutrz kierownicy chińskich placówek ThoughtWorks zdecydowali o zamknięciu biura w Wuhan, a dzień później rząd ogłosił całkowity lockdown w tym mieście.

Kierownictwo oraz zespoły kryzysowe wykorzystały dotychczasowe doświadczenie w stosowaniu metodyki Agile w środowisku rozproszonym, aby przestawić firmę na pracę zdalną i podejmować rozsądne decyzje w nieustannie zmieniającej się sytuacji. Trello wykorzystano do koordynacji licznych ruchów związanych z reakcją firmy na COVID-19. Obecnie organizacja wykorzystuje cyfrowe narzędzie do współpracy do sporządzania i koordynowania planów bezpiecznego przywracania stacjonarnej pracy biur na całym świecie.

Z uwagi na to, że cała organizacja w bardzo krótkim czasie przeniosła się do środowisk pracy w 100% zdalnej, sposób korzystania przez pracowników z Trello przybrał zupełnie nowy kształt. Dawniej pracownicy ThoughtWorks używali Trello głównie do zarządzania własnymi zadaniami i projektami wewnętrznymi oraz klientów.

„Posiadaliśmy własne narzędzie do zarządzania projektami” — wyjaśnia Andy Yates. „Podjęliśmy decyzję o porzuceniu wewnętrznego rozwoju tego narzędzia, a gdy zaczęliśmy szukać rozwiązania zastępczego, zdaliśmy sobie sprawę, że większość zespołów korzystała z Trello do innych projektów. Krążyła opinia, że Trello było dobrym rozwiązaniem. Wykorzystaliśmy to jako sygnał do sformalizowania użycia tego narzędzia W ThoughtWorks.

Historia ogólnego przyjęcia narzędzi do komunikacji i współpracy

Jednym z podstawowych obowiązków Andy'ego jako kierownika ds. strategii w dziale TechOps jest ocena użycia narzędzi oraz technologii w całej organizacji we współpracy z innymi członkami zespołu, takimi jak Marina Rodrigues Moschetta zatrudniona jako Product Owner w ThoughtWorks, oraz innymi osobami zainteresowanymi, jak Sumeet Moghe.

„W naszej firmie panuje kultura odkrywania, dlatego ludzie wciąż poszukują kolejnych fantastycznych narzędzi i sposobów współpracy” — mówi Andy.

Co to oznacza na co dzień? Andy oraz jego zespół otrzymują dziennie co najmniej pięć wniosków o sprawdzenie użycia narzędzia oraz opcji od tysięcy pracowników i setek klientów. Zarządzanie takim procesem analizy narzędzia i dostawcy w całości odbywa się w Trello i umożliwia Andy'emu oraz jego zespołowi koordynowanie pracy i komunikację z innymi działami firmy uczestniczącymi w procesie, na przykład działem prawnym i finansowym.

Każdy może udostępniać kontekst i informacje za pośrednictwem Trello, bez względu na to, czy znajduje się w biurze, w domu czy w terenie u klienta”.

Sumeet Moghe
Kierownik produktu w ThoughtWorks

ThoughtWorks wykorzystuje standardowy zestaw narzędzi obejmujący na przykład Trello, Zoom, Mural i Google Workspace, aby zapewnić wszystkim wspólny punkt wyjścia do współpracy i komunikacji. Z uwagi na fakt, że Trello stanowi zasadniczą część tego zaplecza technicznego, pracownicy ThoughtWorks zaczęli wykorzystywać to narzędzie na różne sposoby.

W planie Enterprise mają oni dostęp do tworzenia nieograniczonej liczby zespołów, tablic, dodatków Power-Up i natywnych funkcji automatyzacji zadań za pośrednictwem narzędzia Butler. Dzięki tym przydatnym funkcjom każdy może z łatwością rozpoczynać projekty i współpracować z innymi w Trello. Utworzenie tablic w Trello trwa zaledwie kilka sekund, a użytkownicy mogą rozpocząć planowanie dowolnego projektu, dysponując strukturą wystarczającą do uporządkowania zadań, ustalenia ich priorytetu i przystąpienia do działania. Łatwość obsługi i elastyczność tego narzędzia sprawiają, że samodzielne porządkowanie i zarządzanie nie sprawia pracownikom ThoughtWorks najmniejszych trudności. Dodatkowo Trello Enterprise oferuje scentralizowane pulpity, za pomocą których administratorzy mogą z łatwością zarządzać uprawnieniami i użytkownikami w czasie rzeczywistym.

„Wcześniej korzystaliśmy z Trello w bardzo podstawowym zakresie — zupełnie tak, jakbyśmy przyklejali karteczki do tablicy na ścianie. Teraz korzystamy z wielu jego funkcji i tworzymy znacznie bogatsze środowisko użytkowe dla tego narzędzia” — wyjaśnia Andy.

Jednym z najczęstszych sposobów wykorzystania Trello w ThoughtWorks jest zarządzanie projektami wewnętrznymi oraz projektami klientów.

W następstwie spotkań stacjonarnych w ramach planowania projektu odbywających się w biurze ThoughtWorks lub na miejscu u klienta otrzymywano pakiet karteczek na ścianie lub kilka pomysłów zapisanych na tablicy. Zespół firmy preferował tego rodzaju burzę mózgów i taką formę współpracy, dlatego firma poszukiwała odpowiedniego rozwiązania cyfrowego, gdy nagle wszyscy zaczęli pracować zdalnie.

To właśnie Trello stało się taką cyfrową tablicą i przestrzenią roboczą, w której zespoły firmy mogły tworzyć mapy planów projektów, zadań oraz osie czasu, a następnie z łatwością przypisać do nich właścicieli oraz udostępnić kontekst potrzebny do ich wykonania.

„Nawet po powrocie do wspólnego biura, mało prawdopodobne jest, że zaczniemy z powrotem korzystać z tablic fizycznych. Wiele osób w firmie docenia teraz zalety współpracy w środowisku cyfrowym i jej integracyjny charakter. Każdy może udostępniać kontekst i informacje za pośrednictwem Trello, bez względu na to, czy znajduje się w biurze, w domu czy w terenie u klienta” — wyjaśnia Sumeet Moghe.

Na przykład Sumeet odpowiadał za proces planowania jednego z wydarzeń w ThoughtWorks o nazwie Converge. Z uwagi na pandemię COVID-19 firma musiała naturalnie zmienić plany i przenieść wydarzenie do Internetu. Zdecydowano się wykorzystać Zoom do przeprowadzenia imprezy oraz Trello do jej zaplanowania. Tablicę wydarzenia skonfigurowano w stylu Kanban, czyli w formie list umożliwiających śledzenie i realizację zadań. Kanban to metoda wizualizacji pracy mająca na celu ograniczenie liczby prac w toku i zmaksymalizowanie wydajności. To proces ciągłego doskonalenia przepływu i jakości pracy. Środowisko Kanban dopuszcza możliwość rozbudowanej personalizacji, a dzięki interfejsowi i funkcjom Trello zespoły mogą zwizualizować tę elastyczność i z łatwością dostosowywać się do wszelkich zmian.

Tablica Trello do zarządzania wydarzeniami w ThoughtWorks

Za pomocą dodatku Kalendarz mogli wyraźnie śledzić terminy wykonania zadań. Poszczególne kategorie zadań opisano za pomocą etykiet (takich jak Komunikacja, Prelegenci lub Rejestracja). Tablica służyła zespołowi jako centrum operacyjne do koordynowania, współpracy oraz zdalnej komunikacji w celu bezproblemowego zorganizowania wirtualnego wydarzenia. Zaplanowanie wydarzenia obejmuje szereg aspektów, od marketingu po koordynowanie wystąpień prelegentów, a Sumeet i jego zespół uznali, że Trello będzie najbardziej intuicyjnym sposobem zarządzania związanymi z tym zadaniami.

„Uwielbiam elastyczność Trello. Nie ważne, do czego go używasz. Mogę dostosować go do projektów lub zadań, nad którymi pracuję z kolegami. Możesz wyznaczyć sobie własny szlak” — zauważa Sumeet.

Trello stało się miejscem kontaktów społecznych. Na przykład zespół w Brazylii wykorzystuje tablicę Trello do monitorowania urodzin, aby jego członkowie mogli je uczcić, co stwarza poczucie wspólnoty, gdy nie da się być fizycznie razem”.

Marina Rodrigues
Moschetta, Product Owner w ThoughtWorks

Wzmacnianie poczucia wspólnoty za pomocą Trello

Wszystkie biura ThoughtWorks zostały zamknięte, dlatego zespoły z każdego regionu szybko wymyśliły własny sposób, aby pozostać w kontakcie i stworzyć namiastkę prawdziwego biura w sieci. Firma zawsze była rozproszona, ale jak przedstawić nowych członków zespołu czy zebrać ludzi na spotkaniu przy kawie lub torcie urodzinowym w świecie wirtualnym?

Pracownicy ThoughtWorks samodzielnie wypracowali rozwiązanie. I raz jeszcze odpowiedzią na ich problem okazało się Trello.

„Trello stało się miejscem kontaktów społecznych. Na przykład zespół w Brazylii wykorzystuje tablicę Trello do monitorowania urodzin, aby jego członkowie mogli je uczcić, co stwarza poczucie wspólnoty, gdy nie da się być fizycznie razem” — wyjaśnia Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner w ThoughtWorks.

ThoughtWorks wykorzystuje Trello nie tylko do obchodzenia urodzin i innych uroczystości, ale także do udostępniania informacji na temat tego, co dzieje się w organizacjach mających siedziby w różnych regionach. Każdy ma dostęp do tablic, co znacznie poprawiło przejrzystość i integrację wszystkich pracowników.

Zespoły kadrowe i rekrutacyjne również z powodzeniem przekształciły swoje procesy na cyfrowy przepływ pracy w Trello. Nawet gdy organizacja zaczęła przechodzić na w 100% zdalny model pracy z początkiem 2020 roku, zespoły te wykorzystywały Trello do zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz zarządzania całym procesem. Zamiast przesuwania dat rozpoczęcia, po prostu zorganizowano proces wdrażania w Trello.

Tablicę przeznaczoną do wdrażania — nazwaną „Pierwszy rok pracy” — wykorzystuje się do powitania nowego pracownika i udostępnienia nowej osobie informacji oraz kontekstu na temat zasad pracy w ThoughtWorks, przedstawienia członków zespołu oraz zaprezentowania projektów, nad którymi nowa osoba będzie pracować. Na tablicy znajdują się różne listy o charakterze informacyjnym i wykonawczym. Lista „Informacje ogólne o tablicy” zwiera informacje na temat sposobu korzystania z tablicy, oczekiwań stawianych przed nowo zatrudnioną osobą w pierwszym roku pracy oraz łącza do zasobów. Kolejna lista zatytułowana „Tydzień 1 — lista kontrolna” służy do wdrażania nowego pracownika i przypisania mu zadań, które pozwolą rozpocząć pracę w ThoughtWorks. Każda karta na liście ma postać listy zadań do wykonania, a zaawansowane listy kontrolne zawierają szczegółowe informacje potrzebne do wykonania każdego z zadań. Dostępne są również listy „Aktywności w toku” oraz „Cele”. W pierwszym roku pracy pracownika są one regularnie używane i aktualizowane, a karty zrealizowanych zadań trafiają na listę „Gotowe”.

Tablica Trello do wdrażania nowych pracowników w ThoughtWorks

Oprócz wykonywania swoich podstawowych obowiązków i projektów, pracownicy ThoughtWorks będą również współpracowali z innymi członkami zespołu w różnych regionach nad realizacją projektów wewnętrznych. Wykorzystują oni Trello do współpracy nad tymi projektami wewnętrznymi dotyczącymi ich pasji i zainteresowań. Odnotowano wzrost wskaźnika użycia narzędzia, ponieważ coraz więcej pracowników pracowało zdalnie, a narzędzie to zapewniało intuicyjne środowisko do wirtualnej współpracy i komunikacji.

„Naszym celem jest ułatwienie ludziom podejmowania właściwych kroków. Trello pozwala nam stworzyć pozbawione sztywności środowisko współpracy, które można dostosować do dowolnego procesu, projektu lub zespołu” — mówi Andy.

Przyszłość współpracy firmowej

Choć biura są już bezpiecznie otwierane, a firma w dalszym ciągu pracuje w modelu hybrydowym, zespół ThoughtWorks spodziewa się, że pracownicy wciąż będą współpracować głównie za pośrednictwem narzędzi cyfrowych i w ten sposób omawiać pomysły oraz komunikować się ze sobą.

Jeśli zapewni się zespołom wsparcie, narzędzia i zaufanie, umożliwiając im samodzielne zarządzanie i organizowanie pracy, są one w stanie osiągać wspólnie wspaniałe cele. Choć ThoughtWorks jest firmą, która od dwudziestu lat optymalizowała swoje procesy pracy zdalnej, wciąż udaje jej się odkrywać nowe i innowacyjne sposoby wykorzystywania narzędzi cyfrowych do współpracy do realizowania zadań z innymi, obsługiwania klientów i podtrzymania poczucia wspólnoty.

Bez względu na to, czy zespoły ThoughtWorks powrócą do biur czy pozostaną w domach, jedno z pewnością się nie zmieni — Trello pozostanie cyfrową przestrzenią roboczą dla pracowników ThoughtWorks niezależnie od tego, gdzie się znajdą.

Następna historia
Logo PTC
PTC

Od marzenia do rzeczywistości (rozszerzonej): jak firma PTC opracowała aplikację IKEA Place za pomocą Trello

Zrób kolejny krok

Skaluj cyfrową przestrzeń roboczą swojego zespołu

Zrób kolejny krok
Logo Trello

Skontaktuj się z rzecznikiem Trello Enterprise

Przenieś współpracę w swojej organizacji na zupełnie nowy poziom z Trello Enterprise. Porozmawiaj z naszym zespołem już dziś i skorzystaj z możliwości wypróbowania Trello Enterprise w formie dostosowanej do Twojej firmy.

Dowiedz się więcej