如何召开协作会议并避免无效对话

为“下个大创意”进行头脑风暴而召开的会议是无效的，因为参与者会害怕因为提出一个“愚蠢”的想法而遭到拒绝。另外，实时头脑风暴通常会导致离题，因此实际上并没有取得多大成就。在协作会议之前进行的异步协作使参与者能够提前发展和整理自己的想法，使他们感到更有能力进行实时共享。

HBR 报告说，超过 65％ 的会议“是为了‘信息共享’、‘小组意见’或‘小组讨论’而举行的”，这是一种奇特的方式，可以说大多数会议可能就是电子邮件。但是，尽管小组讨论会确实很少能很好地利用每个人的时间，但电子邮件也不是最好的解决方案。

简而言之，电子邮件无法扩展以促进有效的团队头脑风暴。话题很快就会演变成迷宫般的附件和回复，让参与者尝试破译最新、最相关的信息，例如需要做什么（以及由谁做）。议程不是高效协作会议的启动板，反而会分裂您的团队，甚至在会议开始之前就使会议脱轨。

团队协作工具可以通过促进异步头脑风暴来改善团队的头脑风暴流程，让员工有时间坐下来看头脑风暴简报，更具创造性地思考。

这种间歇性沟通的长时间头脑风暴流程有时被称为突发沟通。它涉及“快速沟通，中间有更长的沉默时间”。想想当您有很长时间来工作、思考和考虑挑战时，您的头脑会有多清醒，而不是像打地鼠游戏一样没完没了地解决问题。前者听起来不是更有生产力、压力更小吗？

确保您的团队有足够的时间进行头脑风暴（两天或更长时间），尤其是在跨时区工作时。然后，您可以使用头脑风暴笔记作为会议议程的切入点。

即使是最富有成效的协作会议，如果对会议期间制定的决策和任务缺乏问责或后续行动，也会失败。

务必保留会议的最后五分钟用于制定行动计划。请记住，您的议程是一份实时文档，因此请返回查看会议记录以了解后续步骤。使用会议记录模板的操作项目部分，直接同步为与会者分配责任。

无需仔细阅读电子邮件、笔记和文档来找出谁应该在什么时间负责什么工作，这一切都集中在一个中心位置，每个人都可以访问。