Close

Важность документирования (ведь это не просто формальность)

Положите конец неконтролируемому накоплению информации и создайте условия для открытой коммуникации.

Просмотр тем
Человечки создают контент на планшете

Ваша команда приступает к работе над совершенно новым для всех вас проектом. Кто-то вспоминает, что ваша компания успешно занималась чем-то подобным всего пару лет назад. И знаете, в чем проблема? В вашей команде нет никого, кто работал в компании в то время.

Те сотрудники ушли, а вам теперь приходится ломать голову, как восполнить пробел в знаниях. Сложно избавиться от ощущения, что вы пытаетесь с закрытыми глазами попасть дротиком в мишень.

А теперь представьте, что у вас есть ресурсы, которые могли бы помочь. Представьте, что предыдущая команда подготовила подробные документы, в которых можно найти графики и планы реализации проекта, краткие итоги совещаний, описания всех этапов процессов, наброски, дорожные карты и так далее?

В таком случае у вас была бы кладезь ценной информации, от которой вы могли бы отталкиваться. Даже если бы в итоге вы сделали что-то по-другому, по крайней мере вы бы пришли к этому осознанно, имея перед глазами чужой опыт. И этот новый проект не казался бы таким пугающим.

Это лишь один из многих примеров, подтверждающих, насколько важно документирование для вашей команды. И все же, несмотря на то что подобные стрессовые ситуации нередки, многие организации по-прежнему относятся к документированию как к необязательной формальности. Согласно опросу компании BPTrends, лишь 4 % компаний утверждают, что всегда документируют свои процессы.

Лишь 4 % компаний всегда документируют свои процессы

Это понятно. Документирование кажется просто очередным пунктом в списке задач команды. Тем не менее оно дает массу преимуществ и поэтому стоит затраченных на него времени и усилий.

Что такое внутренняя документация?

Внутренняя документация — это записи, которые ваша организация ведет и использует как основу для принятия решений, касающихся ее внутренних дел. Документировать можно практически все, от графиков до важных политик, поэтому документация невероятно разнообразна. Однако всю документацию можно разделить на три основных типа: документация команды, справочная документация и проектная документация.

Важность документирования (т. е. почему этим следует заниматься?)

Мы понимаем. У вас много дел, и вести учет решений, статусов, действий для выполнения повторяющихся заданий и т. п. не кажется особо приоритетной задачей.

В решающий момент вы поймете, как хорошо, что вы когда-то начали вести документацию. Когда внезапно не сможет выйти на работу участник команды или незнакомая инициатива поставит вас в тупик, эти записи станут несомненно ценным ресурсом.

Нужно больше аргументов, чтобы убедить команду в пользе документации? Ниже перечислен ряд основных преимуществ, которые демонстрируют важность документирования.

1. Единый достоверный источник информации экономит время и энергию

Подсчитано, что среднестатистический работник интеллектуального труда тратит примерно два с половиной часа в день на поиск необходимой ему информации. При добросовестном ведении документации вся обязательная для изучения информация о задании, проекте или команде (от учетных данных аккаунтов до пошаговых инструкций) хранится централизованно и структурированно. Не нужно больше копаться в почтовом ящике или папке с загруженными файлами, чтобы найти актуальную информацию.

С документацией не нужно отвлекаться от основной работы и часами искать сведения, учетные данные, указания и т. д. при получении задания, подготовке к новому проекту или подключении к работе другого участника команды.

Описывая свои действия, можно выявить проблемные места и перегруженные рабочие процессы, что ведет к оптимизации подходов к работе в вашей команде.

2. Документация имеет существенное значение для контроля качества и контроля процессов

Задачу можно выполнить несколькими способами, и у команды должна быть возможность выбрать тот подход к работе, который ее максимально устраивает.

Но в то же время вы хотите получать стабильно хороший результат, особенно когда дело касается того, что вы производите на регулярной основе. В результатах должна прослеживаться целостность, чтобы не казалось, что работа выполнена топорно или наобум.

Документирование способствует обмену знаниями, благодаря чему ваша команда начинает понимать, как работают процессы и как обычно выглядят готовые проекты.

С документацией на руках участникам вашей команды не придется действовать наугад, пытаясь добиться стабильных результатов в периодически повторяющихся проектах, как, например, в случае с ежемесячным отчетом или ежеквартальной презентацией. У них остается пространство для маневра, чтобы придумывать оригинальные решения, и в то же время они знают, какие обязательные требования нужно соблюсти.

3. Документация позволяет не делать одно и то же дважды

Сколько раз вы начинали новый проект, но обнаруживали, что это уже было сделано раньше? Компании, которые посредством документирования ведут реестр прошлых проектов, собирают данные исследовательской работы и фиксируют принятые решения, тратят на повторную работу гораздо меньше ценного времени, которое можно уделить чему-то еще.

Зачем заново изобретать колесо, если можно взять уже выполненную работу за основу? При наличии документации вы можете обратиться к прошлой работе и почерпнуть из нее полезную информацию, вместо того чтобы снова делать уже сделанное и получать те же результаты.

4. Упрощается процесс найма и адаптации новых сотрудников

Нелегко свыкнуться с мыслью, что сотрудники рано или поздно покидают компанию, но правда бизнеса такова, что ваша команда обязательно изменится. Какие-то ее участники уйдут, и вы возьмете под свое крыло новых.

Когда приходят новые участники команды, им, как и «старичкам», период адаптации может показаться не по зубам. И, к сожалению, по данным компании Gallup, лишь 12 % сотрудников твердо убеждено, что их организация успешно справляется с адаптацией новых сотрудников.

Участникам команды нужно дать знания и возможности, чтобы они могли добиваться наилучших результатов в своей работе, а не чувствовали, будто их бросают в пекло.

Если документированию в организации придают первостепенную важность, в распоряжении у сотрудников будут всевозможные полезные руководства, инструкции и записи, к которым они смогут обращаться по мере освоения своих новых ролей. К тому же, в этих ресурсах они смогут находить ответы на свои вопросы, и вместо того, чтобы беспокоить своих коллег по каждому вопросу или затруднению, они начнут самостоятельно разбираться в работе.

5. С единым достоверным источником информации вся команда становится умнее

В работе мы склонны относиться к своим знаниям как к валюте. Если мы знаем ответы на все вопросы, то чувствуем себя в безопасности — как будто мы самый незаменимый человек в команде. Если мы начнем делиться знаниями, наша ценность как будто бы снизится.

Поэтому неудивительно, что, как показал один опрос, 60 % сотрудников столкнулись с трудностями, пытаясь получить у коллег информацию, без которой они не могли выполнять свою работу.

Документирование способствует развитию коллективных знаний всех, с кем вы работаете. Когда обмен информацией станет обычным делом в вашей команде, повышенная прозрачность и более располагающая к совместной работе и систематизации обстановка сыграют вам на руку. Вы сможете принимать более продуманные решения, так как информация не будет храниться на жестком диске — или, что еще хуже, в голове — кого-то одного.

Документация должна стать вашим лучшим другом

Вместе вы сможете преодолеть множество серьезных препятствий в работе, начиная с непредвиденного ухода или отсутствия сотрудника и заканчивая необходимостью работать над незнакомым проектом.

Это может показаться чопорным и официальным, но, сделав документирование своей первоочередной задачей, вы и ваша команда обеспечите себе запас информации, на который вы будете опираться.

Расскажите участникам вашей команды об этих преимуществах, придумайте, как заинтересовать их в документировании всего, что только можно (может, организовать посиделки с пиццей?), и расслабьтесь. Теперь знания команды будут храниться не только в головах ее участников.

Вам также может понравиться

Шаблон документации по основным проектам

Держите всех участников в курсе ситуации, используя единый достоверный источник информации

Шаблоны Confluence

Создавайте в Confluence все необходимое, от требований к продукту до маркетинговых планов

продолжение темы
Building a true Single Source of Truth (SSoT) for your team