Создание по-настоящему полезного единого достоверного источника информации (SSoT) для команды
Не ищите, а находите нужную документацию
Просмотр тем
Благодаря единому достоверному источнику информации (SSoT) у всех сотрудников организации есть доступ к одним и тем же сведениям.
Предположим, что вам нужно найти документ для очередного собрания, которое начнется через четыре минуты. В спешке вы пытаетесь выудить файл из моря вложений электронной почты и ищете его во всех пяти облачных сервисах компании.
Спустя две минуты нужный файл попадается на глаза. Вы с облегчением вздыхаете, но вдруг появляется еще восемь файлов, сбивая вас с толку нагромождением дат, ключевых слов и символов подчеркивания.
Таков обычный день на работе будущего — скажите спасибо избытку информации и инструментов. Навести порядок в этой привычной путанице поможет единый достоверный источник информации (SSoT).
Что такое единый достоверный источник информации?
По-настоящему полезное решение SSoT представляет собой единую базу знаний команды. Здесь можно найти ответ на любой вопрос, а документы всегда радуют пользователей актуальностью.
Большинство команд работает по-другому. Они используют множество инструментов и не договариваются о том, где следует хранить ту или иную информацию. Это приводит к путанице, дублированию сведений и работе с устаревшими документами. Если это вам знакомо, узнайте о преимуществах, которые можно получить при создании SSoT вместе с командой.
Преимущества единого достоверного источника информации
Не ищите информацию
Все хранят информацию в одном месте. Вы знаете, где она находится, и вам не нужно плутать среди общих дисков в поиске разрозненных файлов с малопонятными именами.
Экономьте время при выполнении повторяющихся заданий
Вашей команде известно, где найти шаблоны, примеры и руководства, необходимые для выполнения повторяющейся работы. Не обязательно начинать каждое новое задание или проект с чистого листа. Просто откройте SSoT, выберите готовый шаблон и приступайте.
Не работайте впустую
Благодаря SSoT вы не потратите несколько часов зря, потому что взяли в работу не тот файл. У вас под рукой всегда будут правильные документы, над которыми можно работать одновременно с коллегами, не беспокоясь о конфликте версий.
Выявляйте связи и закономерности
При централизованном хранении информации прослеживаются взаимосвязи, благодаря которым можно сэкономить время и повысить эффективность совместной работы. Например, становится понятно, как именно связаны ваши цели с OKR других команд и каково место конкретного проекта среди других проектов. Кроме того, вы можете просмотреть, какая команда создала ту или иную страницу.
Как создать единый достоверный источник информации с помощью Confluence
В рабочем пространстве Confluence команда может создавать материалы, вести совместную работу и упорядочивать ее результаты. Это по-настоящему полезный единый достоверный источник информации для команд, благодаря которому им становится проще достичь успеха.
Выполните следующие действия, чтобы внедрить Confluence в качестве SSoT команды.
1. Выберите Confluence в качестве SSoT
Confluence — это идеальное решение SSoT. С помощью разделов команда может упорядочить свою работу и поделиться ею. На динамических страницах удобно создавать проекты и концепции, собирать для них информацию и вести над ними совместную работу. Это могут быть повестки дня в рамках собраний, планы проектов, деревья принятия решений и не только. Кроме того, возможности командного сотрудничества расширяются благодаря комментариям, тегам и интеграциям с сотнями приложений, такими как Jira и Trello.
Избегайте разрозненности — храните знания команды централизованно. Отведите достаточно времени на переход: запланируйте обсуждение изменений с участниками команды и дайте им возможность перенести информацию из всех источников в Confluence.
Для устаревших сведений, которые понадобятся в качестве справки, в Confluence предусмотрена возможность встроить файлы Word, Excel и Google Диска на любую страницу.
2. Определите, как команда будет использовать Confluence
Решите вопросы базовой структуры SSoT, включая будущий набор разделов и отслеживаемую документацию. Списки, приведенные в следующем разделе, помогут вам сделать выбор.
Проработайте также несколько основных рабочих процессов. Их будет трудно пересмотреть, держа в голове, поэтому воспользуйтесь ассоциативными картами и наглядными схемами, чтобы отобразить путь, который регулярно проходит работа, от начала до завершения. Набросав рабочие процессы на бумаге, вы вместе с командой сможете заметить узкие места и возможности для оптимизации.
Для Confluence доступны интеграции с draw.io, Gliffy и инструментами для составления ассоциативных карт, которые будут полезны на данном этапе.
3. Распределите роли и обязанности, связанные с обновлением информации
Чтобы поддерживать порядок в SSoT, добавьте на верхнюю часть каждой страницы информационную панель с именами сотрудников, ответственных за обновление (или архивацию) документа.
Крупные команды или организации могут также назначить ответственного за конкретный раздел Confluence, который будет поддерживать актуальность всех его страниц.
4. Создайте шаблоны, чтобы сохранить единообразие
В Confluence есть сотни шаблонов, с помощью которых можно поставить цели, провести собрание, составить план проекта и не только. Создайте новую страницу, и подходящие шаблоны автоматически отобразятся на боковой панели экрана. Так вы сможете перейти к работе с нужным шаблоном за пару нажатий.
Шаблоны Confluence разрабатываются профильными специалистами, но вы можете создать шаблон с учетом своих предпочтений. Тем самым можно добавить на все страницы важные элементы, например поле с информацией о сотруднике, ответственном за обновление.
5. Автоматически поддерживайте актуальность информации
Макросы позволяют расширить возможности страниц Confluence с помощью дополнительных функций и динамического контента, благодаря чему страницы всегда остаются актуальными. Так, на страницы можно добавлять задачи Jira и автоматически встраивать последние обновления или доски Trello.
Откройте меню макросов, нажав символ «+» на панели инструментов, или используйте команду с косой чертой (/) при редактировании страницы.
6. Распространите SSoT в организации путем копирования
Если в компании до вас никто не создавал SSoT на базе Confluence и вы стали первопроходцем — поздравляем! Последовав вашему примеру, другие команды смогут скопировать страницы раздела (вместе с дочерними страницами) и адаптировать их под свои потребности.
Повысить популярность Confluence в качестве корпоративного решения SSoT можно с помощью внутренних блогов. Заручитесь поддержкой руководителей при внедрении единого достоверного источника информации и обязательно включите знакомство с ним в новый 90-дневный план адаптации.