Close

Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

Успешный старт проекта

Полное руководство по осуществлению запуска проекта

Просмотр тем

Что такое старт проекта? Это первое, вводное, совещание с проектной командой и, по возможности, с клиентом. На этом совещании определяют общие цели и целевое назначение проекта.

Запускать проект без проведения вводного совещания — это все равно что отправляться в путешествие, не имея конкретного плана. Возможно, что в пути вам встретится что-нибудь интересное, но, скорее всего, вы закончите свой отпуск в компании утомленных попутчиков и с полупустым фотоальбомом. Успешное вводное совещание задает курс на эффективную и бесперебойную совместную работу по проекту.

Зачем нужно вводное совещание?

Поскольку это первое совещание между участниками команды проекта и, возможно, клиентом или куратором, оно оптимально подойдет для определения ожиданий и укрепления духа команды. Обычно старт проекта проводят, после того как завершено техническое задание или карта проекта и все стороны готовы к работе.

Вводное совещание — это возможность сориентировать команду на предстоящую работу, определить способы взаимодействия, поставить общие цели и запланировать рабочие встречи. На нем можно обсудить, например, способы коммуникации, периодичность проведения собраний, график проекта, а также факторы, которые могут замедлить работу над проектом (и способы их избежать).

Рисунок: совещание

Планирование вводного совещания

Как говорится, не подготовившись, готовьтесь к провалу. Нет ничего хуже, чем прийти на встречу с кем-то, кто не нашел времени к ней подготовиться. Чтобы не оказаться в таком неловком положении, тщательно планируйте вводное совещание

Подготовка

Вводное совещание не должно превратиться в «информационную сводку». Если вам необходимо предварительно предоставить справочную информацию, сделайте это в общем документе, таком как страница Confluence. В вводных совещаниях должны активно участвовать команда, заинтересованные стороны, а также все, чья деятельность каким-то образом зависит от проекта.

Составьте повестку совещания, чтобы оно прошло организованно и с пользой. Набросайте список вопросов, которые хотите задать участникам команды. (А еще лучше — заранее отправьте им эти вопросы, чтобы у них была возможность подумать над ответами.) Подготовьте ответы на вопросы, которые могут возникнуть у команды.

Организация совещания

Подход к составлению повестки совещания будет зависеть от проекта. Однако ее ключевые пункты должны раскрывать вопросы кто, что, где, когда, почему/зачем и как:

  • Представление участников
  • Каковы предпосылки проекта?
  • Зачем нужен этот проект?
  • Каков объем работ по проекту?
  • Какой план действий?
  • Кто и что делает?
  • Как будет организована совместная работа?
  • Каковы критерии успеха?

Не забудьте также рассказать повестку вводного совещания команде и выяснить, есть ли какие-либо вопросы, которые необходимо обсудить заранее.

В чем разница между вводным совещанием с командой и вводным совещанием с клиентами?

Предположим, вы планируете старт внутреннего проекта, например по внедрению новой системы управления документооборотом или созданию нового компонента для разработки, или же это может быть внешний проект для клиента. В обоих случаях вводное совещание преследует одинаковую основную цель: задать правила, стиль и концепцию проекта в целом и с проектной командой определить общие цели, задания и график.

При работе с клиентом вводное совещание будет посвящено знакомству с командой, задействованной на проекте, обсуждению с клиентом этапов проекта и согласованию эффективных способов совместной работы для успешной реализации проекта. Для команды данное совещание — это возможность глубже изучить контекст проекта, продемонстрировать понимание проекта и желание над ним работать, а также заложить основу для конструктивных рабочих взаимоотношений с клиентом.

Какие темы рассматриваются на вводном совещании?

Итак, вы все предварительно спланировали и готовы начать замечательное вводное совещание со своей командой. Вы все отлично организовали! Все проекты разные, однако попытайтесь раскрыть в рамках совещания следующие темы:

Представление участников

Начните беседу. Не думайте, что все друг друга знают. Предложите каждому участнику совещания представиться, рассказать о своей роли в проекте и о том, чем он будет заниматься. Будет здорово, если вы сможете придумать веселый и быстрый способ разогреть аудиторию.

Техническое задание, объем работ по проекту, график и результаты проекта

Из всех обсуждаемых на вводном совещании тем это одна из наиважнейших. Ее обсуждение позволяет окончательно утвердить составляющие компоненты проекта и убедиться, что все понимают, о чем идет речь.

В техническом задании, которое вы отправили клиенту, указано, какие работы вы выполните и к какому сроку.

Документ, определяющий объем работ по проекту, содержит подробное описание результатов проекта и работ, которые требуется выполнить для их достижения.

График реализации проекта — это общий обзор того, что предполагается выполнить, с указанием сроков. Его можно составить настолько подробно, насколько это необходимо для проекта.

Результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике.

Отслеживание прогресса/контрольных точек и сообщение о них

Во время вводного совещания определите основной принцип информирования заинтересованных сторон и клиентов о достигнутом прогрессе. Можно составить отчет о статусе, чтобы показать, как в рамках проекта отслеживаются бюджетные расходы, задания, контрольные точки и график реализации. Данный отчет предоставляется всем заинтересованным сторонам, а также всем тем, чья деятельность так или иначе зависит от проекта, чтобы они могли узнать о прогрессе (или задержках). По проектам для клиентов важно согласовать с последними уровень детализации данных в предоставляемых им отчетах о статусе, чтобы упростить процедуру выставления счетов и оплаты.

Инструменты и методы

Определите набор инструментов для совместной работы, которые планируете использовать на протяжении проекта, и решите вместе с командой, как будете пользоваться ими для связи. Как вы будете обмениваться отчетами о статусе и другими документами? Согласование этих вопросов на раннем этапе поможет оптимизировать коммуникацию в рамках проекта. Полезно также проверить наличие у команды или клиента доступа ко всем инструментам, которые решено использовать для обмена информацией о проекте. Некоторые из инструментов, которые можно использовать на проекте, перечислены далее.

  • Система управления работой для отслеживания незавершенных элементов, например Jira, Basecamp или Asana.
  • Система общей документации, чтобы у каждого (включая клиента) был доступ к важным проектным документам и данным. Например, можно использовать документы Microsoft Office в Интернете, Google Документы или систему со встроенной иерархией и средствами организации, такую как Confluence.
  • Инструмент коммуникации (например, электронная почта или Slack), который позволяет команде быть на связи для решения любых возникающих вопросов или запросов.
    С помощью такого инструмента, как Atlas, можно составлять автоматические еженедельные дайджесты о статусах проектов и тем самым упростить коммуникацию между командами на межфункциональных проектах. Это позволяет заинтересованным сторонам отслеживать понедельный ход работы через дайджест, отправляемый по электронной почте или через интеграцию со Slack и MS Teams.

Для работы с клиентами могут потребоваться другие инструменты. Доступ к ним необходимо получить до начала работы. Продумайте ресурсы для разработки, такие как логотипы, шрифты, руководства по стилю, шаблоны, базы данных, данные для входа (в систему управления контентом, в социальные сети, в средства аналитики и т. д.), организуйте доступ к внутренней сети клиента и уточните данные для выставления счетов.

Управление рисками и проблемами

Обсудите с командой (и клиентом) порядок совместного поиска и решения проблем. Даже при идеальном планировании иногда случаются неожиданности. Грамотное управление рисками в рамках внутренних и внешних проектов означает, что вы со своей командой будете постоянно определять, анализировать, приоритизировать и снижать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта в срок и в рамках установленного бюджета. Это может предусматривать ведение участниками команды учета своих оплачиваемых часов и отслеживание ожидаемых обновлений программного обеспечения и изменений технических инструментов, используемых в рамках проекта.

Рекомендуется также в ходе вводного совещания с клиентами поинтересоваться, как они относятся к разного рода изменениям, например когда дело касается создания пространства для маневра в бюджете.

Документируйте старт проекта

Желаете поскорее вывести свой проект на старт, но не знаете, с чего начать? Шаблон плана проекта в Confluence подскажет правильное направление. Попробуйте бесплатный шаблон плана проекта, который поможет определить предстоящий проект, управлять им, отслеживать его и при этом держать в курсе все заинтересованные стороны.

Вам также может понравиться

Значок: старт проекта
Шаблон запуска проекта

Соберите команду в начале проекта

Значок карты проекта
Шаблон карты проекта

Определите проблему, предложите решение и подготовьтесь к выполнению

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

продолжение темы
Выполнение проекта