Как сформировать культуру обмена знаниями
Положите конец неконтролируемому накоплению информации и создайте условия для открытой коммуникации.
Просмотр тем
Вы работаете в действительно открытой команде? Или сотрудники компании соревнуются друг с другом в накоплении информации и, заполучив ее, не спешат делиться с остальными?
Обмен знаниями на рабочем месте — это процесс формирования пространства, в котором можно свободно рассказывать о победах и поражениях, а также вынесенных уроках, с которыми сталкивается команда. Без среды, которая располагает к такому открытому обмену, результаты командной работы могут оказаться под угрозой.
Корпоративная культура и техническая инфраструктура должны быть ориентированы на открытое общение, чтобы обмен знаниями протекал эффективно.
Как ни парадоксально, но подвижная, открытая среда может быть сформирована только путем внедрения определенных процессов. Корпоративная культура и техническая инфраструктура должны быть ориентированы на открытое общение, чтобы обмен знаниями протекал эффективно. Применяя действенные методы обмена знаниями, важно разработать стратегию, которая бы затрагивала как культурный, так и технический аспекты.
Оптимизация корпоративной культуры для обмена знаниями
На изменения в корпоративной культуре может понадобиться время. Однако вы всегда можете начать с применения правильных методов обмена знаниями, которые помогут командам, руководителям и отдельным сотрудникам встать на верный путь.
Отношение к информации в компании
Прежде чем начать формирование новых привычек, связанных с обменом знаниями, стоит определить, как внутри компании относятся к информации. Задайте себе следующие вопросы.
- Что приветствуется: держать полученные знания в секрете или щедро делиться ими?
- Ведется ли политика допуска определенных сотрудников к тем или иным обсуждениям или информации?
Ответы на эти вопросы показывают различия между закрытым и открытым подходом к знаниям, и вам важно понять, к какому лагерю примкнула ваша компания.
В Atlassian команды открыто делятся знаниями. В том числе они рассказывают об успешных и неудавшихся экспериментах, публикуют данные исследовательских проектов команды и всегда честно рассказывают о положительных и отрицательных итогах запуска кампании или продукта. Поэтому все сотрудники пользуются преимуществами коллективных командных знаний и развиваются.
Склонны ли сотрудники накапливать знания и не делиться ими?
Когда вы лучше поймете тип культуры вашей компании, очень важно узнать, как сотрудники настроены по отношению к информации. Они щедро делятся ею или проявляют скупость? Если сотрудники считают невыгодным делиться информацией, скорее всего, причина в корпоративной или командной культуре. Вы можете победить эти настроения, разработав методы, которые побудят сотрудников стать немного щедрее.
Регулярное признание заслуг и продвижение результатов работы сотрудника в организации — источник мощной мотивации к обмену знаниями. Ощутив свою причастность к проектам и личную ответственность за них, сотрудники поймут, что им доверяют, и чаще будут делиться полученными знаниями и просить консультации более опытных коллег.
Попробуйте этот прием. Выберите задание или проект, за который охотно возьмется участник команды и при этом проявит свои сильные стороны. Поясните, что можно проявлять инициативу и принимать решения на свое усмотрение. Настройте сотрудника на открытую коммуникацию, сказав ему, что всем будет интересно услышать как о его победах, так и о поражениях, а также о ходе дел и возникающих препятствиях. В своем послании вы сообщите, что разделять ответственность и делиться знаниями — нормально. В то же время вы подтолкнете коллегу к росту над собой.
Если сотрудники считают невыгодным делиться информацией, скорее всего, причина в корпоративной или командной культуре.
Какой пример подают руководители?
Прозрачность начинается с руководства. Руководителям важно помнить, что подчиненные обязательно будут перенимать их стиль работы, к лучшему или к худшему. Понимание того впечатления, которое вы производите на команду, поможет найти слабые стороны и поработать над собой. Эффективный обмен знаниями невозможен без поддерживающего его поведения и практических действий.
Основатели и менеджеры всех уровней в Atlassian обмениваются информацией, связанной с объявлениями компании, изменениями в составе команд и внедрением продуктов. Кроме того, руководители предпринимают согласованные усилия для того, чтобы отпраздновать достижения команд за предыдущий квартал. Эта культура обмена и чествования, сложившаяся на уровне руководства, внушает доверие сотрудникам и делает происходящее в компании прозрачным для всех. Впоследствии такой стиль поведения перенимают все.
Попробуйте этот прием. Запланируйте на конец следующего квартала мероприятие и пригласите на него всех работников. На мероприятии расскажите о новостях компании и отметьте успех команд. Если вы являетесь менеджером проекта, выделите время, чтобы по его завершении рассказать участникам команды о результатах и поблагодарить за отличную работу.
Проектирование корпоративной инфраструктуры для обмена знаниями
Инфраструктуру можно охарактеризовать как системы (цифровая и физическая), которые прямо или косвенно формируют наше поведение. Поэтому важно создать среду, благоприятную для открытого стиля работы, а не наоборот. Далее будет рассказано о трех практических областях, которые помогут настроить команду на обмен знаниями.
Выбор правильных инструментов
Одним из столпов инфраструктуры компании служат технические инструменты, которые команда использует в работе. Правильное сочетание ПО поможет расположить команду к обмену знаниями. В Atlassian для этой цели используют два инструмента: Confluence (полагаем, вы не удивитесь этому) и Slack.
Confluence
В Confluence мы ведем внутренние блоги, делимся информацией, тратим меньше времени на собрания, создаем документы, связанные со стратегией и планированием, а также рассказываем о победах, неудачах и сделанных выводах, с которыми сталкивается коллектив. По умолчанию вся работа ведется открыто. Мы не ограничиваем доступ с помощью автоматических прав, поэтому совместно накопленные знания доступны каждому.
Slack
Подключив Slack к пространству Confluence, мы ушли от необходимости использовать электронную почту (которая замедляет открытую коммуникацию и препятствует ей). Slack позволяет быстро обмениваться мнениями по любому вопросу с дальнейшей публикацией обратной связи в Confluence, где она вместе с контекстом будет доступна на случай будущей необходимости. Выступая в роли основного инструмента для чата, Slack делает возможным мгновенный обмен знаниями, а Confluence надежно хранит всю совокупность информации.
Эти инструменты эффективно применяются в Atlassian. Для продуктивной работы очень важно подобрать инструменты, которые подойдут именно вашей команде.
Собрания, которые способствуют общению
Ни одна компания не обходится без собраний. Есть несколько действенных приемов, с помощью которых можно изменить структуру встреч, сделав их более открытыми и располагающими к общению и обмену информацией. Любое собрание рекомендуется начинать с непринужденной беседы. Можно рассказать о прошедших выходных или поделиться впечатлениями от вчерашнего вечера, проведенного за столиком нового ресторана.
Такая практика помогает участникам команды взглянуть на совместную работу с точки зрения обычных человеческих отношений. Когда коллеги открываются друг другу с более личной стороны, это благотворно влияет на рабочий стиль команды и сближает людей.
Попробуйте этот прием. Уделите 10 минут разогреву. Проведите его в форме игры в начале собрания. Вы посмеетесь вместе и узнаете друг о друге что-то новое. Это позволит расслабиться и почувствовать спокойствие перед предстоящим обсуждением.
Организация офисного пространства для обмена информацией
Один из самых действенных способов поддержать культуру обмена знаниями — повлиять на физическое пространство. Оно тесное, в нем много закрытых зон и барьеров? Это может мешать людям полноценно общаться и обмениваться информацией.
Рекомендуется сделать перепланировку или оформить пространство таким образом, чтобы сделать его более открытым. Так сотрудники смогут спонтанно собираться в располагающих для этого местах и находиться в насыщенной информационной среде, в которой в любой момент можно узнать что-то новое и подключиться к любой беседе.
Эти небольшие изменения очень просты, но заметно прибавят команде динамики и непринужденности во взаимодействиях. Отличная совместная работа начинается с доверительных отношений между коллегами, а развитая культура обмена знаниями гарантирует успех.