Close

Managementul de proiect pentru cei care nu sunt manageri de proiect.


Pașii, abilitățile și tehnicile de depanare de care aveți nevoie pentru a livra bunuri, pe înțelesul tuturor.

Ce este managementul de proiect?

Managementul de proiect reprezintă arta de a crea un plan și de a-l executa. Dacă lucrurile ar fi fost atât de simple... Este necesar să creați o echipă de proiect și să îi urmăriți progresul. Va fi necesar să gestionați speranțele. Va fi necesar să anticipați problemele care pot fi evitate și să le remediați pe cele la care nu v-ați așteptat.

Dacă aceasta sună copleșitor, înseamnă că ați ajuns în locul potrivit. Aici veți primi sfaturi și veți învăța tehnici pentru fiecare fază, beneficiind și de șabloane ce pot fi descărcate, care vă vor face viața puțin mai ușoară. Considerați aceasta ca o mică instruire gratuită în managementul de proiect. Sunteți gata? Să începem.


Abilități pentru managementul de proiect

Comunicarea este o abilitate importantă în managementul de proiect.

Comunicarea

Este greu să comunicați excesiv. Membrii echipei au nevoie de clarificări, părțile interesate au nevoie de actualizări de stare și sponsorii au nevoie de rezultate.

Managementul timpului este o abilitate importantă în managementul de proiect.

Managementul timpului

În afară de gestionarea programului proiectului, va trebui să continuați întâlnirile (și de asemenea, să vă gestionați timpul). 

Rezolvarea problemelor este o abilitate importantă în managementul de proiect.

Rezolvarea problemelor

Probabil rezolvați o mulțime de probleme în activitatea dumneavoastră obișnuită – păstrați-vă aceeași gândire creativă.

Conștientizarea organizatorică este o abilitate importantă în managementul de proiect.

Conștientizarea organizatorică

Familiarizați-vă cu alte proiecte care ar putea necesita aceleași persoane și resurse cu cele de care veți avea nevoie. 

Diplomația și negocierea sunt abilități importante în managementul de proiect.

Diplomație

Fiți pregătit să negociați cu grație greșeli de programare, conflicte de priorități și ciocniri de personalități.

Sfat: cea mai importantă abilitate este aceea de a pune deoparte activitatea obișnuită și a îmbrățișa rolul de manager de proiect.

Pașii managementului de proiect

Dacă sunteți un „manager de proiect ocazional”, este foarte posibil ca proiectul să fie deja în desfășurare în momentul în care ați aflat despre acesta. Treceți la oricare pas doriți utilizând linkurile de mai jos, pentru a observa care va fi următoarea etapă. Și nu uitați să verificați pașii anteriori pentru a observa dacă trebuie efectuată o remediere.

Pasul 1: imaginați

Nu vă grăbiți pe parcursul acestei faze. Repetați înțelegerea problemei ariei și a soluțiilor potențiale, până când veți fi sigur că sunteți pe drumul cel bun.

Crearea situației de afaceri este o activitate a managementului de proiect.

Creați situația de afaceri

Definiți problema pe care încercați să o rezolvați și valoarea rezolvării acesteia. Vorbiți cu clienții dumneavoastră țintă, interni sau externi, pentru a înțelege pe deplin aria problemei. Când creați o situație de afaceri pentru proiect, concentrați-vă la ce doriți să efectueze clientul. Lăsați detaliile pentru momentele de brainstorming cu echipa.

Activități recomandate: 

 

 

 

Crearea situației de afaceri este o activitate a managementului de proiect
Formați echipa dumneavoastră de proiect.

Formați echipa de proiect

Recrutați persoane care au abilitățile necesare pentru a rezolva problema. Tindeți către o echipă multi disciplinară, având cunoștințe și moduri de rezolvare a problemelor diferite. Cercetările arată că echipele diverse dau cele mai bune rezultate. Amânarea începerii proiectului cu două săptămâni pentru a crea echipa potrivită poate fi benefică.

Activități recomandate: 

 

 

 

Formarea unei echipe este o activitate a managementului de proiect.
Definiți succesul pentru proiectul dumneavoastră în timpul pasului de imaginare.

Definiți „succesul”

Conveniți asupra rezultatelor măsurabile către care tindeți și asupra indicatorilor față de care vă urmăriți progresul. Asigurați-vă că proiectul contribuie la obiectivele mai extinse ale companiei. În cazul în care nu corespunde, probabil acesta este un proiect nepotrivit (sau poate un proiect potrivit dar la momentul nepotrivit).

Activități recomandate: 

 

 

 

Definirea modului în care arată succesul este o activitate a managementului de proiect.
Găsiți soluțiile prin brainstorming la problemele pe care le rezolvă proiectul.

Soluții de brainstorming

Amplificați-vă abilitățile de rezolvare a problemelor. Acum este timpul să vă gândiți la soluțiile specifice, la modul de implementare a acestora și la modul în care va interacționa clientul cu produsul final. În această etapă, implicați echipa și fiți ambițios. Este mai ușor să restrângeți o idee îndrăzneață decât să transformați o idee sigură într-una inovativă.

Activități recomandate: 

  • Revoluționați – Creați o listă lungă de idei interesante în scurt timp.
  • Cartografiați mental – Explorați diversele aspecte ale unei probleme și organizați-vă ideile pentru a le soluționa.

 

 

 

Găsirea soluțiilor prin brainstorming cu echipa de proiect este o activitate a managementului de proiect.
Experimentați eșecuri și adaptați-vă din timp utilizând un prototip pentru soluția proiectului dumneavoastră.

Creați prototipuri și testați

În funcție de natura proiectului, un prototip ar putea fi orice, de la o siglă de pe un șervețel la codul atât de greu de scris (dar care funcționează). Prezentați-l clienților țintă și părților interesate, pentru a primi feedback din timp. Acesta este momentul ideal pentru a avea un eșec și pentru a vă adapta!

Activități recomandate: 

  • Demonstrație completă – vă prezentați vizual conceptul astfel încât este ușor să obțineți feedback.
  • Pânza de experiență – asigurați-vă că proiectul dumneavoastră este concentrat pe nevoile clientului și are sens pentru afaceri.

 

 

 

Obținerea din timp a feedbackului utilizatorului este o activitate a managementului de proiect.

Indicii că proiectul dumneavoastră este în pericol în timpul pasului de imaginare

VALOAREA PROIECTULUI ESTE NECLARĂ

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Alegeți o persoană care vă este client (indiferent dacă este client intern sau extern) și proiectați-vă empatia asupra lui. Imaginați-vă de ce ar dori acest lucru, apoi aplicați rezultatul la obiectivele mai extinse ale companiei. Repetați până când obțineți valori ale clientului strâns legate de valorile companiei.

Activități recomandate:

  • 5 „de ce” – oferă echipei dumneavoastră o înțelegere profundă a problemei și a impactului acesteia asupra clientului.
  • Interviu cu clientul – înțelegeți nevoile clientului și contextul în care acesta utilizează produsul sau serviciul dumneavoastră.
  • Pânza de experiență – asigurați-vă că proiectul dumneavoastră este concentrat pe nevoile clientului și are sens pentru afaceri.

Download an experience canvas template to help with project management.
Sunteți gata să încercați pânza de experiență? Vă prezentăm un șablon pentru a vă ajuta să începeți.
 
Conflictul dintre obiective și priorități

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Alegeți un obiectiv (da, unul) care să constituie Steaua Polară pentru dumneavoastră, în acest proiect. Apoi, sortați dintre prioritățile conflictuale, având acest obiectiv în minte. Când întâlniți compromisuri, stabiliți prioritatea opțiunii care se apropie cel mai mult de obiectivul Steaua Polară.

Activități recomandate:

  • Obiective, semnale, măsuri – asigurați-vă că proiectul rămâne concentrat și că știți cum arată un rezultat de succes.
  • Glisoarele de compromis – creați indicatori variabili pentru a arăta cât de importantă este fiecare valoare și pentru a conveni asupra priorităților. 

Prioritățile care intră în conflict reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
Nimeni nu știe cine este responsabil

Cum să reveniți pe drumul cel bun?

Ajungeți la o stare de înțelegere generală între echipa de proiect, părțile interesate și sponsori cu privire la persoana care este responsabilul principal. Ca manager de proiect, sunteți responsabil de livrarea proiectului la timp, încadrându-vă în buget – dar este posibil să nu fiți responsabil de succesul general al proiectului.

Activități recomandate:

  • Roluri și responsabilități – Definiți rolul fiecărei persoane implicate în proiect și activitățile pe care trebuie să le îndeplinească, pentru ca echipa să aibă succes.
  • Pornirea proiectului – Construiți o înțelegere comună a obiectivului principal al proiectului, domeniului, valorii, timpului și a luării de decizii.
  • Cadru DACI de luare a deciziilor – Înțelegeți cine este responsabil de anumite decizii și ce rol va juca restul echipei.

Download an experience canvas template to help with project management.
Sunteți gata să încercați cadrul DACI? Vă prezentăm un șablon pentru a vă ajuta să începeți.
 
Echipa de proiect nu poate conveni asupra unei direcții

How to get back on track

În primul rând, asigurați-vă că echipa dumneavoastră înțelege cu adevărat problema pe care o rezolvați și impactul pe care o are asupra clientului. Și nu vă fie teamă să întrebați conducerea, pentru a clarifica ce reprezintă o prioritate pentru companie, față de ce nu reprezintă o oportunitate. Atunci când căutați îndrumare, prezentați opțiunile la care vă gândiți, în loc de a întreba sec „ce trebuie să fac?”.

Activități recomandate:

  • Încadrarea problemei – explorați aria problemei și efectul acesteia asupra clienților.
  • Demonstrație de încredere – creați un spațiu pentru discuții deschise și feedback de la liderii companiei, astfel încât toți să se simtă încrezători în valoarea și direcția proiectului.
Dezacordul în privința direcției reprezintă un semn că proiectul este în pericol.

Sfat:rulați un atelier Health Monitor™ împreună cu echipa – cu cât mai devreme în cadrul proiectului, cu atât mai bine. Este o șansă de autoevaluare a opt atribute comune printre echipele puternice, cu performanță ridicată. 

Pasul 2: planificați-l

Procesul de planificare ar trebui să fie relativ scurt. În timp ce efectuați o abordare iterativă pentru planificare, există câteva activități prioritare care trebuie efectuate înainte de a trece la modul de execuție a proiectului.

Definirea domeniului de aplicare al proiectului este o activitate a managementului de proiect.

Realizați perfect domeniul de aplicare al proiectului.

În funcție de feedbackul rezultat din testarea efectuată din timp și păstrând în minte valorile de succes, stabiliți prioritatea a ceea ce veți include în proiect. Fiți clar referitor la ce compromisuri veți face. De exemplu, optimizarea pentru ușurința în utilizare poate duce la intensificarea programului sau creșterea bugetului.

Activități recomandate: 

  • Glisoarele de compromis – creați indicatori variabili pentru a arăta cât de importantă este fiecare valoare și pentru a conveni asupra priorităților.
  • Cartografierea călătoriei  înțelegeți călătoria existentă, astfel încât să puteți proiecta o experiență mai bună.

 

 

 

Realizarea perfectă a domeniului de aplicare și crearea unei liste de activități este o activitate a managementului de proiect
Gestionarea dependențelor este o activitate a managementului de proiect.

Înțelegeți și gestionați dependențele

Proiectul dumneavoastră depinde de activitățile, resursele sau materiale din afara nucleului echipei de proiect? Planificați aceste aspecte, notând cine va fi responsabil de fiecare parte a activității și când vor fi disponibili să o efectueze. Chiar dacă nu puteți rezolva blocajele în acest stadiu, este necesar să le identificați și să le integrați în procesul de planificare a proiectului.

Activități recomandate: 

 

 

 

Gestionarea dependențelor este o activitate a managementului de proiect.
Creați-vă ghidul de referință în timpul pasului de planificare a proiectului.

Creați un ghid de referință și o listă de activități

După convenirea asupra domeniului de aplicare și înțelegerea dependențelor, descompuneți planul în componente distincte de activitate și estimați timpul și efortul necesar pentru fiecare. Din acest punct, puteți estima momentul în care veți atinge un punct de reper major și puteți stabili o dată de finalizare a obiectivului. Apoi, colectați toate componentele de activitate într-o listă de activități pe care o puteți utiliza pentru planificarea în cicluri scurte, repetabile.

Activități recomandate: 

 

 

Crearea unui ghid de referință al proiectului, cu puncte de reper, este o activitate a managementului de proiect.
Diminuați cât mai multe riscuri posibil și cât mai devreme, în proiect.

Anticipați și reduceți riscurile

Evitați problemele de pe parcurs. Gândiți-vă la modalitățile prin care proiectul poate eșua, și intrați în modul de prevenire. De asemenea, identificați și șansele unui succes răsunător, pe care nu l-ați luat încă în considerare – oportunitățile ratate sunt, de asemenea, o formă de risc.

Activități recomandate: 

  • Înainte de eșec  – imaginați-vă ce ar decurge greșit și faceți planuri pentru a preveni aceasta. 

 

 

 

Reducerea riscurilor este o activitate a managementului de proiect.
Creați un plan de comunicare, ca parte a planului general al proiectului.

Creați un plan de comunicare

Stabiliți o ritmicitate pentru întâlnirile de echipă și pentru actualizările către părțile interesate și partajați-o. (Puncte bonus dacă puteți menține întâlnirile la minimum!) Apoi programați toate întâlnirile recurente și adăugați memento-uri în calendarul dumneavoastră, pentru a actualiza cu regularitate planul proiectului și tabloul de bord (sau pagina internă de pornire).

Activități recomandate: 

  • Ședințele rapide – o oportunitate zilnică pentru echipa dumneavoastră de a împărtăși starea activității în desfășurare și a discuta blocajele.

  • Posterul proiectului – o modalitate ușoară de a vă împărtăși obiectivele, starea și programul. Dacă este actualizat cu regularitate, posterul servește ca raport de stare al dumneavoastră (dar mai puțin dureros). 

 

 

 

Crearea unui plan de comunicare este o activitate a managementului de proiect.

Indicii că proiectul dumneavoastră este în pericol în timpul pasului de planificare

SUNTEȚI BLOCAT ÎN MODUL DE PLANIFICARE

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Eliminați blocajele analizei și începeți activitatea. Dacă utilizați o abordare Agile (și ar fi necesar, într-adevăr), reamintiți echipei de proiect că veți avea șansele de a demonstra pe parcurs progresul și direcția bună spre care vă îndreptați.

Activități recomandate:

  • Pornirea proiectului – creați o înțelegere comună a obiectivului principal al proiectului, domeniului de aplicare, valorii, sincronizării și luării de decizii.
  • Înainte de eșec – vizualizați riscurile și oportunitățile proiectului, apoi imaginați-vă cum le veți ocoli sau cum veți profita de ele.
Blocarea analizei reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
CEILALȚI NU ÎNȚELEG LA CE SE REFERĂ PROIECTUL DUMNEAVOASTRĂ

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Faceți apel la abilitățile de comunicare și partajați actualizări mici și frecvente, ușor de asimilat – textele întinse pe câteva pagini, probabil că nu vor fi citite. Asigurați-vă că distribuiți informațiile corecte la nivelul corespunzător de detalii cu persoanele potrivite.

Activități recomandate:

  • Nivelul liftului – creați o descriere simplă a proiectului și valoarea pe care o furnizează clienților.
  • Posterul proiectului – modelați și împărtășiți idei, prezentați cum arată succesul și creați o viziune comună cu părțile interesate.

Download a project poster template to help with project management.
Sunteți gata să încercați posterul proiectului? Vă prezentăm un șablon pentru a vă ajuta să începeți
 
Echipei dumneavoastră de proiecte îi lipsesc abilități esențiale

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Modelați-vă conceptele, astfel încât să puteți merge mai departe cu resursele pe care la aveți. (Abilități de rezolvare a problemelor URA!) Ridicând mâinile în aer și spunând „Ne-am blocat” va duce la scăderea încrederii părților interesate și a sponsorilor echipei.

Recommended activities:

  • Glisoarele de compromisexercițiul de bază cu glisoarele de compromis clarifică aspectele unui proiect care sunt (sau nu) negociabile, dar care pot fi influențate. Dacă nu puteți efectua „X”, ce alte aspecte ale proiectului pot fi influențate pentru a acoperi această lipsă?
Lipsa abilităților sau persoanelor cheie reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
Contraziceți-vă la un nivel ridicat al planului cu echipa de proiect. Vă ajută să verificați în profunzime ceea ce este realist și să aveți o viziune asupra dependențelor și a riscurilor. – Sarah Goff-Dupont, accidental project manager

Pasul 3: executați

Am terminat? Este timpul să finalizăm proiectul. Lucrați în iterații de 1 – 2 săptămâni, cu o demonstrație pentru părțile interesate și o retrospectivă cu echipa, la sfârșitul fiecărui ciclu 

.
Lucrul în cicluri de iterații reprezintă cea mai bună practică a managementului de proiect.

Lucrați iterativ

Metodologiile Agile, deși provin din lumea de dezvoltare a software-ului, sunt utile pentru orice proiect: IT, marketing, HR... orice domeniu. Începeți fiecare ciclu cu o planificare de nivel „suficient”, apoi începeți activitatea. Asigurați-vă să efectuați o retrospectivă scurtă la sfârșitul fiecărei repetări. Este ocazia dumneavoastră de a împărtăși ce a decurs bine (și ce nu), astfel încât următoarea repetare să fie chiar mai bună.

Activități recomandate: 

  • Planificarea sprintului – Planificați activitatea pentru următoarele 1 – 2 săptămâni, în funcție de importanța priorităților. 
  • Retrospective – Oferiți un spațiu sigur echipei, pentru a analiza și a partaja aspectele care au decurs bine (sau care nu!) pentru îmbunătățiri ulterioare.

 

 

 

Lucrul în cicluri scurte reprezintă cea mai bună practică a managementului de proiect.
Urmărirea progresului este o activitate a managementului de proiect.

Urmăriți progresul

Analiza include părțile activității care sunt finalizate, ce buget a rămas necheltuit și dacă sunteți pe drumul cel bun pentru a respecta data livrării. Utilizați software precum Google Docs Trello sau Jira, astfel încât oricine să poată vizualiza starea, cu ușurință. Dacă începeți să consumați bugetul sau timpul alocat mai rapid decât ați prevăzut, discutați imediat aceasta cu sponsorul și echipa, pentru a putea face corecțiile necesare în timp util.

Activități recomandate: 

 

 

 

Urmărirea progresului este o activitate a managementului de proiect.
Continuați testarea și încorporarea feedbackului în timpul etapelor de execuție a programelor.

Testați și încorporați feedback

La sfârșitul fiecărui ciclu de iterație, actualizați demonstrația completă, pentru a reflecta finalizarea activității și pentru a o prezenta părților interesate (și clienților, în cazul ideal). Recepționați feedbackul lor, pe care îl veți lua în considerare atunci când veți planifica următoarea iterație. Poate veți dori să prelucrați din nou X înainte de a trece la Y. 

Activitate recomandată: 

  • Demonstrația completă – vă prezentați vizual conceptul astfel încât este ușor să obțineți feedback.
  • Contrazicerea – lăsați-i pe ceilalți să vă contrazică ideile și să emită alte idei noi.

 

 

Asigurarea faptului că feedbackul este încorporant este o activitate a managementului de proiect.

Indicii că proiectul dumneavoastră este în pericol în timpul pasului de execuție

VĂ ÎNCURCAȚI UNII PE ALȚII

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Eliminați și preveniți blocajele în process. Clarificați rolul sau aria de responsabilitate din cadrul proiectului pentru fiecare persoană, astfel încât să nu se blocheze reciproc sau pentru a dubla activitatea.

Activități recomandate:

  • Ședințele rapide – începeți ziua cu actualizări despre atribuirea activităților, despre ceea ce s-a realizat în ziua precedentă și care este activitatea pe care fiecare persoană intenționeze să o efectueze în continuare.
  • Rolurile și responsabilitățile – înțelegeți rolul fiecăruia în echipă și învățați care sunt cerințele colegilor de la ceilalți, astfel încât să aveți succes.

Vă încurcați unii pe alții, reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
SIMȚIȚI CĂ LUCRAȚI DEGEABA

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Clarificați fiecare activitate realizată de echipă. Atunci când sunteți adânciți în proiect, se întâmplă să nu mai vedeți pădurea din cauza copacilor. (Și dacă într-adevăr nu faceți progrese, următoarea mișcare va fi să vă dați seama de ce.)

Activități recomandate:

  • Demonstrația completă – sărbătoriți reușitele consecutive prin repetarea unei demonstrații. Pe măsură ce evoluează de la diagrame la prototipul unui produs minim viabil, progresul echipei dumneavoastră devine din ce în ce mai palpabil.
  • Ședințele rapide – creați un sentiment de elan evidențiind activitățile finalizate în ziua precedentă (și/sau expuneți tristul adevăr că nu s-a efectuat niciun progres.)
Faptul că simțiți că nu faceți progrese reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
SCHIMBĂRI NEAȘTEPTATE ÎN OBIECTIVELE PROIECTULUI

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Depinde. Dacă programul și/sau bugetul sunt flexibile, puteți opta pentru extinderea domeniului de aplicare al proiectului. În caz contrar, va trebui să abateți ideile suplimentare sau să faceți compromisuri pentru a le îngloba. Doar nu faceți rabat de la calitatea activității pe care o livrați. Rețineți: pentru cele mai multe proiecte puteți continua să faceți îmbunătățiri după ce livrați „produsul minim viabil” (MVP).

Activități recomandate:

  • Glisoarele de compromis – decideți ce aspecte ale proiectului veți prioritiza și vă gândiți la ce compromisuri veți efectua pentru acestea, atunci când sunt introduse idei noi.
  • Decizii DACI – crearea unui cadru – conveniți asupra persoanei care ia decizii și asupra celei care colaborează la recomandări – fie pentru decizii individuale referitoare la domeniul de aplicare, fie pentru proiectul în ansamblu.

Download a DACI template to help with project management.
Sunteți gata să încercați cadrul DACI pentru luarea de decizii? Vă prezentăm un șablon pentru a vă ajuta să începeți.
 
Comunicarea este întreruptă

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Creați încredere în rândul membrilor echipei și a părților interesate, astfel încât aceștia să se simtă confortabil atunci când discută. În cazul în care persoanele rețin intenționat informații ca urmare a diferendelor personale, este posibil sa fiți nevoit să apelați la o parte neutră (cum ar fi HR), pentru a rezolva problema.

Activități recomandate:

  • Ședințele rapide – comunicați și creați încredere: partajați actualizări rapide despre activități și expuneți problemele care creează blocaje.
  • Contrazicerea – dacă membrii echipei nu se contrazic creativ reciproc, utilizați această tehnică provenită din lumea proiectării, pentru a deveni cinstit, bazat pe feedback.
  • Health Monitor™ – oferă echipei un spațiu sigur de discuții referitoare la activitatea în echipă (puncte forte, puncte slabe, cu toate calitățile și defectele).
  • Regulile de angajament – cuantificați valorile echipei: practicile, rezultatele și comportamentul pe care le așteptați unul de la celălalt. 

Comunicarea întreruptă reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
ESTIMĂRILE AU FOST FOARTE IMPRECISE

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Recalibrați cronologia proiectată în funcție de informațiile pe care le aveți despre eforturile reale necesare pentru a vă atinge punctele de reper. Fiți deschis referitor la această problemă, astfel încât părțile interesate să aibă ocazia de a-și adapta așteptările și planurile ulterioare.

Activități recomandate:

  • Retrospectiva – rezervați timp în fiecare retrospectivă pentru a compara estimarea iterației cu efortul real necesar pentru a o recalibra continuu.
  • 5 „de ce” – începeți cu o estimare de desfășurare defectuoasă pentru a analiza și a întreba de ce a decurs greșit – apoi continuați să întrebați „de ce” până descoperiți cauza principală.
Estimările imprecise reprezintă un semn că proiectul este în pericol.

Sfat: țineți minte obiectivele măsurabile pe care le-ați stabilit? Asigurați-vă să creați în orice analiză sau infrastructură necesară, pentru a le măsura progresul. 

Pasul 4: livrați

Ați finalizat toată activitatea. Am terminat acum, corect? Nu chiar. Finalizarea unui proiect presupune mai mult decât anularea întâlnirilor repetate (deși această parte este distractivă...). 

Furnizarea produsului minim viabil și iterarea acestuia reprezintă cea mai bună practică a managementului de proiect.

Livrați „produsul minim viabil” (MVP)

Asta este! Marele moment! Creația dumneavoastră este în sfârșit gata pentru consum public (sau intern). În cazul în care clienții dumneavoastră sunt interni sau clienți cu care comunicați direct, asigurați-vă că aceștia vor accepta proiectul ca fiind complet. În funcție de cât de lină sau de accidentată a fost călătoria, puteți accepta aprobarea lor în scris. Apoi, faceți o mică serbare cu echipa!

Activități recomandate: 

  • Sărbătoriți! – a spus cineva „prânz cu echipa”?...

 

 

 

Furnizarea rapidă a produsului minim viabil reprezintă cea mai bună practică a managementului de proiect.
Închiderea bugetului este o activitate a managementului de proiect.

Închideți bugetul

Plătiți orice facturi restante furnizorilor și dacă ați fost angajat de un client extern, luați-vă salariul de la el. Utilizați datele privind bugetul, pe care le-ați urmărit pe parcursul întregului proiect și creați un raport pentru sponsorul proiectului. Includeți analize ale cheltuielilor (sau economiilor) pe care le-ați efectua pe viitor, pentru un proiect similar.

 

Închiderea bugetului este o activitate a managementului de proiect.
Efectuați o retrospectivă a proiectului, pentru a îl îmbunătăți data viitoare.

Efectuați o retrospectivă a proiectului.

Ce a decurs bine? Ce a decurs extrem, extrem de rău? Ce am învățat? Dezbateți aceste întrebări cu echipa dumneavoastră de proiect. Asigurați-vă că ați reținut lecția învățată și împărtășiți-o colegilor, pentru beneficiul comun. Și nu uitați să discutați despre modalitatea în care puteți îmbunătăți produsul pe care l-ați livrat.

Activități recomandate: 

  • Retrospectiva – discutați și reflectați asupra aspectelor care au decurs bine (sau care nu!) pentru îmbunătățiri ulterioare. Greșelile sunt ok dacă învățați din ele. 

 

 

Efectuarea unei retrospective a proiectului este o activitate a managementului de proiect.
Anunțați finalizarea proiectului.

Mândriți-vă

Sunteți mulțumit de ceea ce ați livrat? Să sperăm că da! Scrieți un mic anunț în cadrul companiei, descriind proiectul și mulțumiți echipei. În cazul în care proiectul este orientat spre exterior, ați putea dori să împărtășiți noutățile cu clienții prin intermediul unui e-mail sau a unei postări pe blog.

 

 

Anunțarea finalizării proiectului este o activitate a managementului de proiect.

Indicii că proiectul dumneavoastră este în pericol în timpul pasului de livrare

PROIECTUL NU ESTE ACCEPTAT CA „FINALIZAT”.

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Este timpul pentru abilitățile de diplomație. Mai întâi, discutați cu sponsorul (clientul, echipa sau oricine nu este mulțumit) și aflați unde există discrepanțele. Obiectivul acestei conversații este să conveniți asupra finalizării proiectului – acțiune care ar trebui efectuată în scris, pentru o consultare ulterioară mai ușoară. Din acest punct, trasați o listă de acțiuni care vor completa decalajul existent și începeți activitatea.

Activități recomandate:

  • Demonstrație de încredere– utilizați aceasta ca pe un forum de discuții referitoare la finalizarea proiectului și la următorii pași care trebuie efectuați, împreună cu echipa dumneavoastră de management.
Dezacordul în privința finalizării proiectului reprezintă un semn că proiectul este în pericol.
Orice ați livrat va funcționa în continuare, deci aveți în vedere un plan pentru o lansare ulterioară. Cine îl va susține și îl va întreține? Ce valori sau ce raportări sunt necesare pentru a-i măsura succesul? – Aumarie Benpayo, Atlassian program manager

Pasul 5: îmbunătățiți

Mulți „manageri de proiect ocazionali” sunt nerăbdători să se întoarcă la activitatea lor zilnică, regulată și programată, după livrarea produsului minim viabil. Chiar și așa, stați un moment pentru a lua în considerare aceste întrebări: 

  1. Ați atins „succesul” pe care l-ați definit în proiect?
  2. Există idei care au fost eliminate din cadrul produsului minim viabil?
Dacă răspunsul la oricare întrebare este „da” sau „nu”, continuați să citiți.

Tehnic, îmbunătățind ceea ce ați livrat de curând, este un proces continuu – nu un „pas” în sine. Dar oricum. Continuă să fie important.

Mai întâi, să discutăm despre domeniul de aplicare. Dacă elemente importante și/sau de efect au fost eliminate din cadrul produsului minim viabil, acum aveți șansa de a le efectua. Ați putea încerca să păstrați întreaga echipă a proiectului și să vă dedicați majoritatea timpului cu aceasta. Sau, dacă nu este posibil, puteți opta pentru a obține o parte din timpul fiecărei persoane care a fost alocată acestui proces și să vă completați treptat lista de activități. În oricare dintre situații, de fapt vă reîntoarceți ciclic la pasul  „planificați-l”

Acum, ce părere aveți despre criteriul succesului dumneavoastră? Probabil nu veți ști dacă l-ați atins decât după livrarea produsului minim viabil și veți avea de așteptat un timp. Măsurați deja progresul către atingerea obiectivului (corect?), deci aceasta este activitatea pentru moment.

Suplimentar, gândiți-vă la ce v-ar putea ajuta să îl atingeți mai rapid și elaborați un test ușor pentru acesta. În funcție de proiect, poate fi necesar să colectați date cantitative (de ex., rata de utilizare, economii de costuri), date calitative (de ex., sondaje, testarea utilității) sau câte puțin din ambele.

Dacă devine din ce în mai clar că nu vă puteți atinge obiectivul, este timpul să vă suflecați mânecile și să repetați ce ați livrat. Echipat cu date neprelucrate rezultate din teste și măsurători, este timpul să transformați aceste informații în detalii practice. Este posibil să descoperiți că o idee pe care ați testat-o merită „într-adevăr” implementată. Sau, analiza datelor de test poate conduce la idei pentru noi teste.

Odată ce știți ce îmbunătățiri trebuie să faceți, fiecare dintre acestea vor deveni un mini proiect. Sau, puteți opta pentru a comasa o serie de îmbunătățiri într-un singur proiect – această abordare este utilă atunci când fiecare actualizare va implica același grup de persoane, pe când poate fi mult mai ușor să le programați timpul într-un bloc mai mare. În oricare dintre situații, de fapt vă reîntoarceți ciclic la pasul „imaginați”

Indicii că proiectul dumneavoastră este în pericol de a nu-și atinge obiectivele

PRODUSUL MINIM VIABIL AL DUMNEAVOASTRĂ NU ESTE UTILIZAT ȘI NU ȘTIȚI DE CE

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Este timpul pentru unele cercetări de calitate. Discutați cu clienții dumneavoastră țintă, pentru a afla ce-i împiedică să pună în practică proiectul dumneavoastră. Dacă este adecvat proiectului dumneavoastră, configurați un test de utilizator (live sau cu ajutorul unui serviciu online), astfel încât să aveți ocazia de a observa comportamentul și modul în care interacționează utilizatorii cu ceea ce ați livrat.

Activități recomandate:

  • Interviu cu clientul – mergeți direct la sursă și întrebați care sunt dorințele acestuia.
  • Cartografierea empatiei – asociați datele cantitative pe care le dețineți cu ceea ce cunoașteți despre client, pentru a înțelege modul în care gândește și simte referitor la proiectul dumneavoastră.

Download an empathy map template to help with project management.
Sunteți gata să încercați cartografierea empatică? Vă prezentăm un șablon pentru a vă ajuta să începeți.
 
MODIFICĂRILE INCREMENTALE NU PRODUC NICIO SCHIMBARE

Cum să reveniți pe drumul cel bun

Fiți îndrăzneț. Aceasta poate însemna un pilon de bază al activității, sau că regândiți proiectul în întregime. Totuși, nu fiți descurajat. Efectuând o schimbare majoră în drumul dumneavoastră către succes vă aduce un scor respectabil de .500 (atenție: Babe Ruth a avut numai .342).

Activități recomandate:

  • 5 „de ce” – utilizați această tehnică de analiză pentru a descoperi esența problemei, astfel încât să știți ce modificări viitoare trebuie să abordați.
  • Revoluționați – puneți-vă neuronii în mișcare și creați idei proaspete.
Download a set of "disrupt" cards to help with project management.
Sunteți gata să încercați un atelier de revoluționare? Luați acest set de cărți și faceți clic pe linkul din partea stângă, pentru informații suplimentare.
 

Șabloane pentru managementul de proiect

Pentru confortul dumneavoastră, am adunat toate șabloanele sugerate pe parcursul acestei pagini la îndemână, într-un singur loc. 

 

Download the experience canvas template for your project.
Șablonul pentru pânza de experiență vă ajută să vă clarificați problema, soluția și persoana clientului.

 

Descărcați-l
Download the empathy map template for your project.
Șablonul de hartă pentru empatie vă ajută să aflați gândurile clientului și să vedeți lumea prin ochii lui.

 

Descărcați-l
Download the disrupt template for your project.
Acest set de cărți de revoluționare vă pune neuronii în mișcare și generează idei proaspete.

 

Descărcați-l
Download the DACI template for your project.
Utilizați șablonul DACI pentru a clarifica rolul fiecărei persoane în procesul de luare a deciziilor și luați decizia corectă mai devreme.

 

Descărcați-l
Download the project poster template for your project.
Dacă vă displac ședințele de proiect și declarațiile domeniului de aplicare, încercați în schimb acest șablon de poster pentru proiect.

 

Descărcați-l

Software pentru managementul de proiect

Deci, se confirmă faptul că software-ul pe care îl creăm face ca managementul de proiect să devină mult mai ușor. 

Aflați mai multe