Plakat projektu w praktyce
Czego będziesz potrzebować
Zdalne
Laptop
Narzędzie do wideokonferencji
Osobiście
Laptop
Duży ekran lub projektor
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Czym jest plakat projektu?
Plakat projektu to narzędzie do planowania projektu pozwalające zespołowi przeanalizować problem, który próbuje rozwikłać, zaproponować możliwe rozwiązania i zastanowić się, jaki będzie idealny efekt projektu. Plakat projektu nie powstaje od razu. Jest to dokument, który posłuży jako przegląd projektu, i będzie aktualizowany w miarę postępów. Nie bierz nazwy „plakat projektu” zbyt dosłownie — nie musisz wieszać go na ścianie. Mimo to powinien być dobrze widoczny i łatwo dostępny w celach informacyjnych, tak jak prawdziwy plakat.
Przeprowadzenie gry
W przeciwieństwie do kart projektowych plakat projektowy jest żywym dokumentem. Aktualizuj go wraz z coraz dokładniejszym poznawaniem przestrzeni problemowej, kwestionuj założenia, sprawdzaj poprawność rozwiązań i zbieraj opinie. Na podstawie uzyskanych informacji skoryguj kurs przed kontynuowaniem działań.
Instrukcje dotyczące gry
1. Przygotowanie 15 MIN
Plakat jest podzielony na trzy części odzwierciedlające ewolucję projektu:
Przestrzeń problemu — Wyjaśnij, dlaczego rozwiązanie problemu jest tak istotne dla klientów i prowadzonej działalności. Wyraźnie określ cele projektu i możliwe rozwiązania.
Weryfikacja założeń — Zidentyfikuj luki w wiedzy i zagrożenia. Co wiesz i czego potrzebujesz się dowiedzieć?
Przygotowanie do realizacji — zwizualizuj rozwiązanie i sporządź plan projektu.
Plakat projektu jest uzupełniany z zespołem podczas kilku sesji, więc nie ma konieczności jego ukończenia za jednym razem. Podczas pierwszej sesji skup się na zdefiniowaniu problemu i wyznaczeniu celów projektu. Następnie na możliwie wczesnym etapie udostępnij go sponsorom projektu i poproś ich o opinie, które wraz z rozwojem projektu będzie można uwzględnić w przyszłych sesjach.
INSTRUKCJE PRZEPROWADZENIA SEKCJI
Przeznacz 60 minut na spotkanie z zespołem. Z wyprzedzeniem zbierz i udostępnij istotne informacje (np. notatki z testów użytkowników, analizy, opinie klientów, badania rynku itp.).
Na początku pierwszej sesji udostępnij szablon plakatu projektowego z instrukcjami. W kolejnych sesjach możesz zacząć od (krótkiego!) omówienia zmian na plakacie.
Omów pytania z zespołem, aż uzyskacie zgodną odpowiedź na każde z nich. Jeśli osiągnięcie porozumienia będzie trudne lub jeśli członkowie zespołu będą zgłaszać bardzo różne pomysły, omówcie każdą ze zgłoszonych koncepcji i mimo wszystko spróbujcie osiągnąć kompromis. Jeśli nie jest to możliwe, jednemu z członków zespołu należy przypisać zadanie uzupełniające polegające na zebraniu dodatkowych informacji i przekazaniu ich zespołowi.
Ostatecznie to pełnoetatowy właściciel projektu (tj. menedżer projektu) lub sponsor z zespołu kierowniczego mogą być zmuszeni rozstrzygnąć różnice zdań i zdecydować, który kierunek obrać.
Jeśli pracujesz zdalnie z dużym zespołem, rozważ utworzenie osobnych pokoi lub zorganizowanie wielu spotkań rozpoczynających z mniejszymi grupami, aby każdy miał szansę wnieść swój wkład i został wysłuchany.
Realizując poszczególne sekcje, udostępnij łącza do innych artefaktów projektowych z innych scenariuszy, które możesz przeprowadzić: DACI, Zestaw doświadczeń, Kompromisy itp.
Wskazówka eksperta:
Plakaty projektowe najbardziej przydają się przy rozwiązywaniu złożonych problemów lub korzystaniu z okazji z wieloma niewiadomymi. Nie warto ich tworzyć przy małych projektach.
2. Przestrzeń problemu 5 MIN
Sekcja „Przestrzeń problemu” zawiera informacje o przyczynie istnienia projektu. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby osoby spoza zespołu mogły zrozumieć, dlaczego chcesz zająć się danym przedsięwzięciem i jakie są cele projektu.
Choć sekcja ta nazywa się „Przestrzenią problemu”, to właśnie tutaj będą przedstawiane możliwe rozwiązania tego problemu.
Prawdopodobnie odwiedzisz przestrzeń problemu kilka razy, zanim uznasz, że można przystąpić do realizacji. W miarę pojawiania się opinii od sponsorów i interesariuszy zespoły często stwierdzają, że nie zadały właściwych pytań lub nie spełniły potrzeb klienta. Może się również okazać, że przyjęte założenia były nietrafione.
Im więcej opinii możesz uzyskać na temat przestrzeni problemu, tym lepiej. Poproś interesariuszy, przełożonych i każdego, kto według Ciebie może wnieść coś wartościowego, o zostawienie komentarzy bezpośrednio w dokumencie plakatu projektu w Confluence. Dzięki temu w jednym miejscu zgromadzisz wszystkie uwagi, do których będzie można wracać w miarę postępów.
Nie ma powodów do obaw. Częste aktualizowanie i zmienianie sekcji przestrzeni problemu na plakacie projektu jest normalne. Wróć do tej sekcji plakatu projektu i ponownie przeanalizuj pytania (w razie potrzeby zrób to jeszcze raz lub nawet kilka razy). Potencjalne rozwiązania, które wymyśli Twój zespół, prawdopodobnie również się zmienią, gdy weźmiecie na warsztat główny problem.
3. Weryfikacja 20 MIN
Zdefiniowanie przestrzeni problemu zmusza do przyjęcia założeń, które należy zweryfikować, aby zespół i sponsorzy byli pewni rozwiązania. Początkowo ta sekcja plakatu stanowi listę zadań do wykonania. W miarę postępów projektu i zapisywania tutaj ustaleń poszerzy się o opis działań związanych z walidacją i zebrane informacje.
Zanim przejdziesz dalej, przeprowadzone badania powinny potwierdzić (lub obalić) zasadność potencjalnego rozwiązania i jego względny priorytet. Jeśli nie możesz tego zrobić, być może trzeba będzie się ponownie odnieść do przestrzeni problemu lub przeprowadzić burzę mózgów i rozważyć inne rozwiązania. Nie zniechęcaj się — w przypadku bardzo dużych projektów może to zająć tygodnie, a nawet miesiące.
W miarę postępu prowadzonego rozpoznania aktualizuj tę sekcję, dodając podsumowania odkryć i linki do dokumentacji uzupełniającej.
4. Cała naprzód 15 MIN
Po utworzeniu plakatu projektowego ta sekcja będzie pusta, ale będziesz ją uzupełniać wnioskami dotyczącymi rozważanych rozwiązań, idealnej wizji efektu końcowego oraz koniecznymi etapami na drodze do jej realizacji.
To właśnie w tej sekcji centralne miejsce zajmie plan projektu. Zaangażowanie w fazie „przygotowania do realizacji” wielu członków zespołu o różnych umiejętnościach pomaga w uchwyceniu wszystkich aspektów efektu końcowego i osiągnięciu tak niezwykle ważnego wspólnego zrozumienia.
Upewnij się, że ukończony (lub częściowo ukończony) plakat projektu jest przechowywany w centralnej lokalizacji i że jest łatwo dostępny dla wszystkich członków zespołu, gdy przystąpicie do pracy. Ten dokument to drogowskaz dla Twojego projektu, więc każdy powinien go widzieć!
Porada eksperta:
Po sesji podziel się zdobytymi doświadczeniami z jak największą liczbą przyjaciół, znajomych i współpracowników. Zapytaj też, czego się nauczyli. Dając coś innym, otrzymujemy coś w zamian!
NA PRZYKŁAD…
Sprawdź plakat projektowy przygotowany przez zespół Confluence.
Kolejne czynności
Jeśli pod koniec sesji nie uda się ukończyć plakatu projektu, zaplanuj sesję uzupełniającą z zespołem, aby kontynuować pracę. Pamiętaj również, aby przegrupować zespół po uzyskaniu cennych opinii od interesariuszy. W zależności od wielkości projektu, liczby celów projektu lub liczby interesariuszy, którzy mają przekazać swoją opinię zespołowi, może być konieczne zaplanowanie kilku sesji uzupełniających. Nie ma w tym nic złego. Najważniejsze, aby zrobić to dobrze, a nie szybko.
Różnice
Kadra zarządzająca 10 MIN
Rozwiązujesz bardziej rozległe problemy z szerzej zakrojonymi celami projektowymi i o dłuższej perspektywie czasowej. Gdy wybierzesz określone podejście, w realizację zostanie zaangażowanych więcej osób. Nadając priorytety rozwiązywanym problemom, twórz plakaty projektów, które przedstawiają wizję lub strategię. Nie skupiaj się na taktyce, gdyż tworzenie takich plakatów będzie odpowiedniejsze dla zespołu projektowego. Postaraj się przedstawić wszystko na bardziej ogólnym poziomie, unikając zbyt wielu szczegółów.
Skorzystaj z tej gry w ramach rocznego cyklu planowania lub poza siedzibą i przeznacz na niego od 1,5 do 2 godzin. Niektórych informacji poszukaj wcześniej, aby podczas sesji móc się skupić na tworzeniu plakatu projektu. Udostępnij plakat całej organizacji jako dokument strategiczny obejmujący 12 miesięcy.
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz comiesięczny newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
