Notatki ze spotkania — szablon

Przed rozesłaniem zaproszeń opracuj plan spotkania, aby mieć pewność, że będzie ono efektywne dla Ciebie i innych uczestników. Dodaj w tabeli datę spotkania, oznacz uczestników, dodaj cele i tematy dyskusji z ich właścicielami. Dodaj łącza do informacji, których uczestnicy mogą potrzebować przed spotkaniem lub w jego trakcie. Podobnie jak w przypadku umów, stron z instrukcjami i wszystkiego, co jest dłuższe niż tweet, powiadom uczestników, czy muszą wcześniej coś przeczytać.

Gdy oznaczysz uczestnika na stronie protokołu spotkania, otrzyma on powiadomienie w Confluence i/lub za pośrednictwem wiadomości e-mail i będzie mógł zapoznać się z notatkami. Wyeliminuj problemy wynikające z wyszukiwania informacji dzięki dodaniu do zaproszenia strony protokołu. Jeżeli dane są dla Ciebie najważniejsze, możesz zapoznać się ze statystykami strony zawierającymi informacje o tym, kto ją wyświetlił. Jeżeli jakiś użytkownik ma ją na liście swoich zadań do wykonania, a zapoznanie sie z nią jest obowiązkowe, możesz wysłać mu uprzejme przypomnienie.

Jeżeli to nie Ty, wyznacz osobę, która będzie robić notatki dotyczące dyskusji, listy zadań do wykonania i podjętych decyzji. Ponieważ wszyscy biorą udział w spotkaniu z określonego powodu, Twoim zadaniem jest odpowiednie prowadzenie dyskusji, aby nie przekraczać ustalonych ram czasowych. Nie obawiaj się odkładać mniej istotnych tematów na później. Po poruszeniu wszystkich kwestii omów najważniejsze wnioski, określ kolejne działania i uzgodnij terminy realizacji zadań do wykonania.

Utwórz stronę, wykorzystując szablon protokołu spotkania, a Confluence zrobi resztę. Confluence automatycznie tworzy indeks wszystkich notatek ze spotkania na pasku bocznym w celu ułatwienia dostępu. W drzewie stron można rozpocząć stronę nadrzędną, a następnie dodać istotne strony spotkania w preferowanej kolejności metodą przeciągania i upuszczania. Nie zapomnij powiadomić o tej stronie uczestników, aby mogli skorzystać z niej w przyszłości.