Raport z rozmowy z klientem — szablon

Nieprzemyślane zadawanie pytań od razu po skontaktowaniu się z klientem to błąd (w wielu aspektach). Należy poświęcić czas na opracowanie indywidualnie lub w zespole co najmniej 20 ewentualnych pytań, w zależności od czasu, jakim dysponuje klient. Warto przygotować krótką listę zawierającą 8–10 pytań, które będą najskuteczniejsze, na wypadek gdyby czas był ograniczony lub konieczne było skrócenie rozmowy. Aby uzyskać wskazówki dotyczące tworzenia pytań, zapoznaj się z przykładową rozmową z klientem w podręczniku Atlassian Team Playbook.

Porozmawiaj z zespołami mającymi kontakt z klientem, np. zespołem ds. sprzedaży, wsparcia lub obsługi, aby uzyskać informacje o tym, którzy klienci mogą przekazać najbardziej przydatne opinie. Znajdź klientów, którzy przekażą informacje o zaletach i wadach Twojej firmy, aby uzyskać kompletne dane. Zarezerwuj czas w ich kalendarzu i wyświetl ten szablon na ekranie, aby zapisywać ich przemyślenia na bieżąco.

Jak widzisz, szablon umożliwia dodawanie pytań i odpowiedzi na nie bezpośrednio w dokumencie. Wykorzystaj to miejsce do zapisania odpowiedzi możliwie najbardziej dosłownie. Szczegółowe informacje o wpływie produktu lub usługi na codzienność klienta zapisz w sekcji Przykłady zastosowania. Te rozmowy zapewniają wiele korzyści: pozwalają nie tylko uzyskać bezpośrednią ocenę produktu lub usługi, ale także zebrać pozytywne opinie i pozwolenia na ich wykorzystanie. Możesz także poznać nieznane dotąd przykłady zastosowania lub regularnych użytkowników, o których nie wiedziałeś.

Po zakończeniu rozmowy poświęć czas na zapisanie najważniejszych spostrzeżeń klienta i działań, które zespół może podjąć, aby dostarczyć lepszy produkt lub usługę. Zapisz je w sekcji Obserwacje. Jeżeli klient ma zgłoszenia Jira w dziale wsparcia lub IT, również dodaj je w tym miejscu.

Wróć na początek szablonu, do sekcji Najważniejsze wnioski, aby zapisać podsumowanie rozmowy. Wykorzystaj obserwacje i przykłady zastosowania, aby znaleźć najistotniejsze i najbardziej przydatne szczegóły.