Uniwersytet Oklahomy + Atlassian
Zmiana [wywołana przez COVID] nastąpiła tak szybko… ale nasze dotychczasowe procesy oparte na rozwiązaniach Trello i Dropbox ułatwiły wprowadzenie tych modyfikacji wraz z moimi absolwentami i asystentami”.
Branża
Szkolnictwo wyższe
Lokalizacja
Norman, Oklahoma
Liczba użytkowników
Ponad 2500
Produkty Atlassian
Używane aplikacje
Jak nauczyciele akademiccy z Uniwersytetu Oklahomy wykorzystali techniki zwiększające wydajność i narzędzia do cyfrowej współpracy w celu kształcenia przyszłych kadr
Obowiązki profesora uniwersytetu sięgają daleko poza mury sal wykładowych. Nauczyciele akademiccy współpracują z doktorantami, asystentami i innymi członkami wydziału przy planowaniu programów nauczania, prowadzeniu projektów badawczych, a nawet pisaniu książek. Obejmuje to szereg zmieniających się elementów, które trzeba śledzić, co prowadzi do powstania ogromnej ilości papierowej dokumentacji, raportów oraz danych.
Gdy pandemia COVID-19 wyrwała nauczycieli akademickich oraz studentów z ich kampusów w semestrze letnim 2020 roku, z początku dostęp do wytycznych dotyczących dalszego prowadzenia zajęć online i komunikacji ze studentami był minimalny. Wykładowcom oraz doktorantom z Uniwersytetu Oklahomy (UO) łatwiej było dostosować się do nowej rzeczywistości przewróconej do góry nogami dzięki technologii edukacyjnej i narzędziom chmurowym do współpracy, w tym aplikacjom internetowym, takim jak Trello i Dropbox.
Te dwa narzędzia do cyfrowej współpracy są ze sobą zintegrowane, a uniwersytety na całym świecie wykorzystują połączenie Trello i Dropbox do niezawodnego przechowywania i udostępniania plików przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa dostępu do zastrzeżonych informacji oraz danych.
Dr Jenel Cavazos, profesor nadzwyczajny psychologii na UO, jest ogromną zwolenniczką technologii edukacyjnych i produktywnych metod pracy. Za pośrednictwem Komitetu Doradczego Rektora ds. Technologii Nauczania oraz Rady ds. Technologii Informacyjnych na UO działa na rzecz wdrażania tych narzędzi oraz technik zwiększających wydajność w kampusie, zachęcając innych członków wydziału do ich stosowania (a nawet prowadząc na ten temat seminaria). Dr Cavazos przede wszystkim pełni funkcję koordynatora kursu ze wstępu do psychologii i udziela porad doktorantom, którzy uczą mniejsze grupy studentów psychologii. Oprócz swojej pracy badawczej, odpowiada również za opracowywanie programu nauczania, szkolenie instruktorów i zarządzanie zajęciami dla około 1500 studentów każdego roku akademickiego.
Czy globalna pandemia stanowiła dla dr Cavazos poważną przeszkodę w nauczaniu? Pod pewnymi względami zdecydowanie tak.
„Ludzie nie lubią niepewności, a listy i uporządkowane procesy są ważnym elementem dającym poczucie świadomości tego, dokąd zmierzamy” — twierdzi dr Cavazos.
Na szczęście narzędzia Trello i Dropbox zminimalizowały zakłócenia w sposobie zarządzania przez nią wszystkimi programami nauczania, projektami badawczymi i komunikacją w obrębie wydziału.
Wniosek: porządkowanie pracy przy użyciu narzędzi chmurowych jest korzystne w środowisku akademickim i może zaoszczędzić wykładowcom stresu przez cały semestr.
Uwielbiam sposób, w jaki te narzędzia współpracują ze sobą, ponieważ każde z nich spełnia inne zadanie, a właśnie ich połączenie jest kluczowe dla utrzymania porządku”.
Dr Jenel Cavazos
Profesor nadzwyczajny psychologii na Uniwersytecie Oklahomy
Zmiana tablicy w środowisko współpracy
Gdy fala zmian, jakie przyniosła pandemia, zalała mury kampusów uczelnianych, pracownicy wydziałów i studenci na całym świecie musieli błyskawicznie spakować się i opuścić akademiki oraz gabinety, kierując się do własnych domów.
Od wszystkich członków wydziału UO wymagano zdalnego prowadzenia prac oraz zajęć, jednak w pewnym momencie, gdy stwierdzono, że jest to bezpieczne, dostali oni po 30 minut na zabranie wszystkich potrzebnych rzeczy ze swoich gabinetów. Od tamtego czasu mieli oni jedynie ograniczony dostęp do kampusu, ponieważ uniwersytet planował otwierać podwoje etapami.
„Cała zmiana odbyła się błyskawicznie i była bardzo nieoczekiwana. Zmiana zadanych prac i programów nauczania kosztowała nas wiele wysiłku, ale nasze dotychczasowe procesy oparte na rozwiązaniach Trello i Dropbox ułatwiły wprowadzenie tych modyfikacji wraz z moimi doktorantami i asystentami” — wspomina dr Cavazos.
Gdyby dr Cavazos nie miała swoich zajęć i procesów skonfigurowanych w Trello i Dropbox, jej projekty badawcze, programy studiów oraz plany semestralne pozostałyby uwięzione na komputerze lub dysku zewnętrznym. Dzięki tym narzędziom chmurowym dr Cavazos mogła kontynuować pracę z domu i współpracować z zespołem, ponieważ miała dostęp do informacji z dowolnego miejsca.
Naturalnie sposób prowadzenia zajęć ze studentami uległ zmianie w związku z nagłym przejściem na zdalne nauczanie, jednak jej systemy zarządzania zajęciami i współpraca z doktorantami oraz asystentami nie zostały zakłócone w podobny sposób. UO planowało przywrócenie zajęć w mniejszych grupach w kampusie, jednak wiele kursów z udziałem dużej liczby ludzi jesienią 2020 roku było prowadzonych online. Z uwagi na fakt, że dr Cavazos prowadzi zajęcia ze wstępu do psychologii dla blisko 1000 studentów w każdym semestrze, jej wykłady oraz programy nauczania były realizowane wirtualnie. Pomocy w zakresie innych zajęć z psychologii również udzielała zdalnie.
„Uważam, że nieprzygotowany nauczyciel akademicki jest przejawem braku szacunku dla studentów, za nauczanie których odpowiada. Wyraźne informowanie o oczekiwaniach i przekazywanie szczegółowych, terminowych ocen zadań i egzaminów jest dla studentów oznaką, że ceni się poświęcony przez nich czas i ich wysiłki” — wyjaśnia dr Cavazos.
Aby jak najlepiej uporządkować swoją pracę i się do niej przygotować, dr Cavazos utworzyła tablicę Trello dla każdego prowadzonego kursu i wykorzystuje ją do współpracy ze swoimi doktorantami. Tablica Trello jest połączeniem repozytorium informacji i narzędzia do śledzenia projektów. Jest podzielona na następujące listy:
- Chapter Improvements and Assignment Ideas (Ulepszenia kursu i pomysły na zadania)
- Revisions, Projects, and Updates (Zmiany, projekty i aktualności)
- Class Setup (Organizacja zajęć)
- Working On It (Pracujemy nad tym)
- All Finished! (Wszystko gotowe!) 🎉
Dotychczas śledziliśmy projekty oraz dane w programie Microsoft Word, jednak brakowało w nim funkcji organizacyjnych i elastycznych przepływów pracy, jakie zapewniają Trello i Dropbox. Uwielbiam sposób, w jaki te narzędzia współpracują ze sobą…, a właśnie ich połączenie jest kluczowe dla utrzymania porządku”.
Dr Jenel Cavazos
Profesor nadzwyczajny psychologii na Uniwersytecie Oklahomy
Do komunikacji i współpracy ze swoimi doktorantami dr Cavazos wykorzystuje karty Trello na tablicy, za pomocą których przypisuje zadania, rejestruje pomysły, monitoruje postęp kursu i przekazuje opinie oraz możliwości ulepszeń.
Dodatek Power-Up Dropbox w Trello zapewnia dr Cavazos oraz innym członkom jej zespołu dostęp do danych programów nauczania, list kontrolnych i raportów w dowolnej chwili, a także możliwość współpracy nad nimi. Wszelkie aktualizacje wprowadzane na tablicach Trello są widoczne również w kanale aktywności pliku w Dropbox.
Dr Cavazos zarządza koordynacją nie tylko swoich własnych zajęć, ale także innych części kursu Wstęp do psychologii. W ciągu roku musi monitorować wiele danych, zadań oraz ludzi.
Na liście „Organizacja zajęć” wykorzystuje funkcję zaawansowanej listy kontrolnej Trello, tworząc na początku każdego semestru szczegółową listę wszystkich zadań do wykonania przez nią i jej zespół doktorantów oraz asystentów. Na karcie oraz na liście kontrolnej wszystkie zadania są przypisane do właściciela i opatrzone terminem. Zarówno ona, jak i inni członkowie zespołu, mogą szybko sprawdzić na kartach i listach kontrolnych, kto i czym się zajmuje, a także do kiedy ma to zrobić. Te karty stanowią centralną przestrzeń, w której dr Cavazos współpracuje ze swoim zespołem nad realizacją prac.
Na kartach znajdują się również etykiety wskazujące głównego właściciela projektu oraz typ planowanych zajęć — online lub stacjonarne. Dr Cavazos wykorzystuje również okładki kart, aby przedstawić ogólny kontekst projektów oraz zadań.
Wszystkie karty Trello są połączone z usługą Dropbox, gdzie znajdują się foldery i pliki — od zadań i ocen kursów po programy nauczania i dokumentację badawczą. Dr Cavazos wykorzystuje instancję Dropbox Wstęp do psychologii OU do przechowywania wszystkich informacji na temat swoich zajęć oraz badań. Intuicyjna struktura plików w Dropbox ułatwia identyfikację tych informacji na poszczególnych kartach Trello i płynną współpracę między obydwoma narzędziami.
W Trello pliki Dropbox są wyświetlane w postaci rozbudowanych miniatur, dlatego można łatwo wyszukać informacje bez konieczności otwierania każdego pliku — wystarczy rzucić okiem, aby poznać kontekst lub sprawdzić postęp.
„Dotychczas śledziliśmy projekty oraz dane w programie Microsoft Word, jednak brakowało w nim tych funkcji organizacyjnych i elastycznych przepływów pracy, jakie zapewniają Trello i Dropbox. Uwielbiam sposób, w jaki te narzędzia współpracują ze sobą, ponieważ każde z nich spełnia inne zadanie, a właśnie ich połączenie jest kluczowe dla utrzymania porządku” — mówi dr Cavazos.
Rozpoczynanie od zera to przeżytek
Osoby spoza środowiska akademickiego mogą sobie wyobrażać wykładowców i nauczycieli zażywających kąpieli słonecznych w okresie wakacji. Jednak ten idylliczny obrazek ma niewiele wspólnego z rzeczywistością.
Praca nigdy się nie kończy. Nawet jeśli mam na głowie wszystkie te projekty, Trello i Dropbox dają mi poczucie, że robię postępy i realizuję kolejne kroki bez wymyślania koła na nowo”.
Dr Jenel Cavazos
Profesor nadzwyczajny psychologii na Uniwersytecie Oklahomy
„Praca nigdy się nie kończy” — wyjaśnia dr Cavazos. „Kształt naszych zajęć nigdy nie jest ostateczny i zawsze możemy je ulepszyć. Przy wszystkich wymogach badawczych, obowiązkach służbowych i licznych zajęciach dysponowanie narzędziami i procesami, które pozwolą zachować porządek, zapewnia szansę osiągnięcia sukcesu. Nawet jeśli mam na głowie wszystkie te projekty, Trello i Dropbox dają mi poczucie, że robię postępy i realizuję kolejne kroki bez wymyślania koła na nowo”.
W swoim podejściu do nauczania dr Cavazos wykorzystuje elementy metodyki Agile. Zachęca doktorantów do zadawania studentom pytań w celu uzyskania ich opinii oraz poszukiwania sposobów doskonalenia zajęć.
„Wielokrotnie otrzymywałam od studentów pozytywne opinie dotyczące przygotowania, prezentacji treści wykładowych, punktualności oddawania ocenianych prac (co jest nie lada osiągnięciem w przypadku zajęć, na które uczęszcza 475 studentów) i ogólnego zarządzania kursem. Te elementy organizacyjne zapewniają studentom większy komfort nauki”.
Gdy wraz z zespołem zgromadzi te dane od studentów, zapisuje informacje oraz analizy w usłudze Dropbox i dołącza je do kart Trello, aby każdy mógł się do nich odnieść podczas tworzenia programów nauczania na kolejny semestr.
Dzięki wdrożeniu takiego systemu dr Cavazos oraz jej zespół doktorantów i asystentów dysponują podobnymi danymi kontekstowymi na temat rozwiązań, które sprawdziły się lub nie w poprzednim semestrze. Gdy w końcu nadchodzi przerwa przed rozpoczęciem kolejnego semestru, mogą z łatwością sięgnąć do notatek i list kontrolnych, aby zastosować wnioski w praktyce.
Nauczanie z dowolnego miejsca dzięki Trello i Dropbox
Zarządzanie plikami w Dropbox i synergiczne przepływy pracy Trello opracowane przez dr Cavazos to wymarzony obraz cyfrowej współpracy. Biorąc przykład z jej planu zajęć, nauczyciele akademiccy i wykładowcy na całym świecie mogą lepiej organizować liczne zmieniające się składniki kursów, projektów badawczych i pracy dydaktycznej — wszystko w jednym miejscu. Trello i Dropbox tworzą doskonały duet cyfrowy, za pomocą którego nauczyciele mogą zaprowadzić porządek, współpracować i zachować produktywność, niezależnie od tego, czy znajdują się w kampusie, czy w zaciszu własnego domu.
Nauczyciele akademiccy i wykładowcy, którzy przyjmują takie podejścia do zwiększania wydajności i współpracy online, będą czerpać korzyści z możliwości zdalnego nauczania, zwłaszcza biorąc pod uwagę jego rosnącą popularność.
Następna historia
Invision
Rozproszeni, ale w ciągłym kontakcie
Zrób kolejny krok
Spotykaj się z zespołem tam, gdzie pracują jego członkowie — w chmurze, korzystając z Trello i Dropbox.
Zrób kolejny krok
Skontaktuj się z rzecznikiem Trello Enterprise
Przenieś współpracę w swojej organizacji na zupełnie nowy poziom z Trello Enterprise. Porozmawiaj z naszym zespołem już dziś i skorzystaj z możliwości wypróbowania Trello Enterprise w formie dostosowanej do Twojej firmy.