Close

Transformeer teamwerk met Confluence. Ontdek waarom Confluence de hub voor contentsamenwerking is voor alle teams. Probeer het gratis

Zo stel je een multifunctioneel team samen

De beste manieren om een eind te maken aan silo's en samen te werken voor resultaten

Onderwerpen zoeken
Meeples van verschillende teams

Wat is een multifunctioneel team? Een multifunctioneel team is een groep mensen met uiteenlopende expertise die samenkomen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Het omvat doorgaans werknemers van alle niveaus van een organisatie.

Als je denkt aan multifunctionele teams, welk van deze scenario's komt het meest overeen met je eerste reactie?

  1. Het zijn net The Avengers. Alle teamleden gebruiken hun unieke superkrachten om samen een uitdaging aan te gaan.
  2. Ongemakkelijk! Je krijgt flashbacks naar die groepsprojecten die je op school haatte: misverstanden, meningsverschillen, uitstelgedrag en die ene gast die niks deed. ...

De waarheid is dat het met multifunctionele teams alle kanten op kan gaan. Als ze goed werken, versnellen deze teams innovatie en verbeteren ze de vaardigheden en het werkplezier van de leden.

En als ze dat niet doen? Niets is erger dan een hoop tijd en energie verspillen zonder resultaten te behalen (tenzij je op zoek bent naar meer stress en vijandigheid).

Dus hoe kun je helpen om elk multifunctioneel team waar je deel van uitmaakt (of zelfs leidt) functioneler te maken? We hebben een complete handleiding voor je.

Wat is een multifunctioneel team?

We beschouwen teams doorgaans als groepen mensen met vergelijkbare functies; het marketingteam, de IT-afdeling, de verkoopafdeling. Een multifunctioneel team brengt echter mensen met verschillende soorten expertise of vanuit verschillende afdelingen in je organisatie samen.

Een multifunctioneel team kan bestaan uit leden met verschillende ervaringsniveaus. Het kan ook een bijzondere beslissingsbevoegdheid hebben. Het team presenteert bijvoorbeeld zijn projectplan rechtstreeks aan de CEO in plaats van het gebruikelijke goedkeuringsproces te doorlopen.

Multifunctionele teams krijgen tegenwoordig veel aandacht, maar ze zijn niet nieuw. Ze worden op succesvolle wijze gebruikt in bedrijfstakken van verzekeringen tot autoproductie tot technologie.

De verschillende soorten multifunctionele teams

Multifunctionele teams werken op verschillende manieren in verschillende soorten organisaties. Startups en kleine ondernemingen zijn vaak multifunctioneel vanwege van hun grootte. Ze zijn niet groot genoeg voor gespecialiseerde teams, dus werken werknemers uit verschillende expertisegebieden automatisch samen voor de meeste projecten of beslissingen.

Het samenbrengen van mensen met uiteenlopende kennis en ervaringen is in feite wat zorgt voor innovatie.

Grotere bedrijven kunnen een multifunctioneel team opzetten als werkgroep om een specifiek project of doel te bereiken. Met andere woorden, ze hebben nog steeds individuele, gespecialiseerde afdelingen. Maar los van die structuur komen werknemers van verschillende afdelingen samen in een multifunctioneel team om een bepaald doel te bereiken.

Bij andere grotere bedrijven vormen multifunctionele teams de primaire structuur.

Waarom een multifunctioneel team samenstellen?

Multifunctionele teams pakken de uitdagingen van onze moderne bedrijfsomgeving aan. Dingen veranderen vrij snel en consistente innovatie is nodig om te overleven.

We hebben de neiging om ervan uit te gaan dat geniale einzelgängers verantwoordelijk zijn voor innovatie. Uit onderzoek blijkt echter dat dit stereotype niet klopt. Zo zie je maar weer dat innovatie voortkomt uit het samenbrengen van mensen met uiteenlopende kennis en ervaringen. Er is niet één persoon met alle antwoorden; antwoorden komen voort uit slimme samenwerking.

Multifunctionele teams zijn ook op andere manieren verstandig vanuit zakelijk oogpunt gezien. Ze kunnen bedrijven helpen sneller en efficiënter te werken, en zelfs een nieuw project eerst 'uit te proberen' voordat er een nieuw fulltime team voor wordt aangenomen.

Een multifunctioneel team is eerder geneigd om de status quo uit te dagen en betere manieren te vinden om dingen te doen.

Ze kunnen ook het probleem van het groepsdenken tegengaan. Als iedereen in de kamer op dezelfde manier denkt of een vergelijkbare achtergrond heeft, is het makkelijk om problemen over het hoofd te zien of oude veronderstellingen onbetwist te laten. Een multifunctioneel team is eerder geneigd om de status quo uit te dagen en betere manieren te vinden om dingen te doen.

Tot slot kunnen deze teams helpen bij het ontwikkelen, betrekken en behouden van teamleden. Ze zorgen voor een gevoel van samenhang en samenwerking. Werknemers voelen zich meer verbonden met de organisatie als geheel, in plaats van alleen met hun eigen afdeling. Dergelijke teams kunnen werknemers ook kennis laten maken met nieuwe kennisgebieden en hen de kans geven om vaardigheden te verbeteren, zoals relaties opbouwen en problemen oplossen. Wanneer werknemers leren en groeien, is de kans veel groter dat ze blijven.

Wat zijn de uitdagingen van multifunctionele teams?

Dat gezegd hebbende, zal het je misschien verbazen te horen dat ongeveer 75% van de multifunctionele teams disfunctioneel is. Dus wat gaat er mis in deze teams?

Soms heeft een multifunctioneel team te maken met een vage of slecht gedefinieerde missie. Het team heeft mogelijk niet de beschikking over (of kan niet snel beslissen over) belangrijke parameters, zoals hoeveel tijd ze hebben om hun doel te bereiken en hoeveel geld ze kunnen uitgeven. Zonder duidelijk doel en zonder pad om daar te komen, kan een team vastlopen.

Een andere belangrijke reden waarom multifunctionele teams het spoor bijster raken, is dat leden verschillende prioriteiten of verplichtingen hebben. Ze richten zich op eigen belangen of die van hun afdeling in plaats van op het doel van het team.

Dat is niet het enige personeelsprobleem dat multifunctionele teams kan doen ontsporen. Als een team bestaat uit leden met verschillende niveaus, kan de machtsdynamiek voor problemen zorgen.

En dan is er nog het feit dat leden die onderdeel uitmaken van een afdelingsteam extra werk moeten leveren wanneer ze ook nog eens bij een afdelingsteam horen. Dat zorgt voor stress, druk en frustratie, vooral als sommigen in het team tekortschieten.

Maar zelfs als een team efficiënt en professioneel te werk gaat, kan het uiteindelijk ineffectief zijn als het niet bevoegd is om actie te ondernemen en moet wachten op goedkeuringen of beslissingen van leiders van de organisatie.

Productieve, multifunctionele teams beginnen met duidelijkheid

Laten we eens gaan uitzoeken hoe we van je multifunctionele team een innovatief team kunnen maken, zodat jullie niet meer vastlopen door verwarring en conflicten.

Het eerste dat je team nodig heeft, is duidelijkheid. Wat zijn de specifieke doelen van dit team? Iedereen moet het eens zijn over wanneer het project is geslaagd. Dat is natuurlijk belangrijk voor elk team. Maar het is nog belangrijker voor multifunctionele teams, omdat leden vaak met verschillende denkwijzen en veronderstellingen werken. Ze spreken misschien niet dezelfde taal die het afdelingsteam spreekt.

Teamleden moeten zich veilig voelen om hun mening te geven, zelfs als ze het ergens niet mee eens zijn.

Stel mijlpalen vast op de weg naar het grote doel Aangezien je team elkaar waarschijnlijk niet elke dag ziet of spreekt, krijgen leden hierdoor een duidelijker beeld van wat er aan de hand is en wat de volgende stap is.

We willen even kort ingaan op het kader voor het stellen van doelen. Dit staat bekend als OKR's. Deze afkorting staat voor objectives en key results (doelstellingen en belangrijkste resultaten). Bij Atlassian hebben we ontdekt dat het gebruik van OKR's zorgt voor meer afstemming, flexibiliteit, verantwoording en focus. Als je dit kader wilt uitproberen om doelen te stellen voor je multifunctionele team, bekijk dan onze complete OKR-handleiding.

Praten over de praktische beperkingen waar je team mee te maken krijgt, is niet zo motiverend als het stellen van doelen. Maar dat maakt het niet minder noodzakelijk. Je bent efficiënter bezig wanneer iedereen je budget en deadlines kent.

Deze discussies zouden moeten plaatsvinden wanneer je een nieuw multifunctioneel team start. Maar het is nooit te laat om zulke gesprekken te voeren om een bestaand team weer op de rails te krijgen.

Wie zou er in je multifunctionele team moeten zitten?

Als je weet wat de doelen van je team zijn, dan kun je uitzoeken wie er in het team moet zitten. Hier zijn een paar criteria om te overwegen:

  • Welke soorten expertise heb je nodig? Wie zijn de mensen in jouw organisatie die daarvoor kunnen zorgen?
  • Naast hun specifieke vaardigheden moeten teamleden ook over de persoonlijke kwaliteiten beschikken die van hen een waardevolle toevoeging maken. Hebben ze ervaring met multifunctionele samenwerkingen? Kunnen ze onafhankelijk werken en aanbevelingen doen of beslissingen nemen?
  • Vergeet de meer politieke kant niet. Als je team gefocust is op het starten van een project of het nemen van een beslissing, wie zijn dan de belanghebbenden? Elke groep belanghebbenden moet in je team zijn vertegenwoordigd.

Een leider kiezen

Je multifunctionele team hoeft in principe geen leider te hebben, maar als je er eentje aanwijst, werkt het team een stuk beter. Dus wie moet die persoon zijn?

De leider van een multifunctioneel team moet discussies kunnen begeleiden, delegeren en andere leden ter verantwoording roepen. Ze moeten dit kunnen doen, zelfs als sommige teamleden hoger in de bedrijfshiërarchie staan. Met andere woorden kunnen ze mensen taken toewijzen, zelfs als ze niet formeel bevoegd zijn om hen te vertellen wat ze moeten doen. Ze kunnen invloed en overtuigingskracht gebruiken om anderen te begeleiden.

De basisregels bepalen voor een multifunctioneel team

Is er een leider aangewezen? Dan is het slim om meteen met de rest van het team te overleggen over basisregels over hoe dingen moeten worden gedaan. Het is handig om dit meteen te doen wanneer een team wordt opgericht. Maar ook voor een bestaand team is het nooit te laat om ermee te beginnen.

Om te beginnen moet je heel duidelijk maken wat er van iedereen wordt verwacht. Elk lid moet zijn steentje bijdragen, zodat niemand overbelast raakt.

Naast duidelijke verwachtingen over bijdragen, heeft je team ook een duidelijk beeld nodig van hoe iedereen zich moet gedragen. Teamleden moeten zich veilig voelen om hun mening te geven, zelfs als ze het ergens niet mee eens zijn. Bij multifunctionele teams gaat het erom dat jullie betere oplossingen vinden door verschillende mensen samen te brengen. Maar je kunt die oplossingen alleen vinden als je op een effectieve manier kunt omgaan met je verschillen.

Tot slot moet het voor iedereen duidelijk zijn hoe je team beslissingen neemt. Mag iedereen over alles meebeslissen? Wanneer mag de teamleider zelf beslissen?

Een andere onmisbare stap voor het samenstellen van een succesvol multifunctioneel team is het kiezen van de juiste communicatietools. Je ziet elkaar waarschijnlijk niet elke dag, dus deze tools komen vast en zeker van pas. En als je leden hebt die zich op verschillende locaties bevinden, zijn je communicatietools de belangrijkste manier om samen te werken. Denk hier creatief over na. In plaats van bijvoorbeeld veel e-mails sturen, is een gedeelde blog misschien een goed idee voor je team.

Naast je communicatiekanalen heb je misschien nog andere tools en bronnen nodig. Denk na over de volgende vragen:

  • Beschikt iedereen in het team over de hardware en software die ze nodig hebben om samen te werken?
  • Heb je fysieke of virtuele plek nodig om bronnen en materialen op te slaan voor je werk? Heeft iedereen in het team toegang tot deze plek?
  • Als je team persoonlijke vergaderingen heeft, waar vinden die dan plaats?

Vergaderingen voor multifunctionele teams

Houd je multifunctionele team goed op koers

Of je nu helpt een nieuw multifunctioneel team samen te stellen of een bestaand team wilt verbeteren, we hopen dat dit artikel je een nieuw gevoel van duidelijkheid en dynamiek heeft gegeven. Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om dat vast te houden:

  • Houd regelmatig de voortgang van je team in de gaten. Hierbij komen die duidelijk omschreven doelen van pas. Voldoe je aan de mijlpalen die je hebt gesteld? Probeer de gezondheidsmonitor voor teams te gebruiken om tot de kern van de zaak te komen met de Confluence-sjablonen voor gezondheidsmonitors voor teams om aan de slag te gaan.
  • Blijf flexibel. Als je de mijlpalen niet haalt, wat moet je dan anders doen? Het kan ook zijn dat je moet reageren op andere veranderingen in je plannen. De CEO kan bijvoorbeeld je deadline wijzigen, of een aantal leden van je team kan onverwachts worden ontslagen.
  • Onthoud dat je het niet alleen hoeft te doen. Confluence heeft hulpmiddelen om je te helpen omgaan met de uitdagingen van multifunctionele teams, van het stellen van doelen tot vergaderingen en besluitvorming.
Misschien vind je dit ook leuk

Pictogram doelen, signalen en metingen
Sjabloon voor doelen, signalen en metingen

Bepaal de doelen van je team door de signalen uit de ruis te filteren

Pictogram DACI
DACI: sjabloon besluitdocumentatie

Begeleid je team op effectieve wijze bij het maken van weloverwogen groepsbeslissingen

Maak snellere contentsamenwerking voor elk team mogelijk met Confluence

Hierna
Best practices voor brainstormen