Video op de pagina zetten om samenwerking en betrokkenheid te stimuleren

Er is een reden waarom je in de val genaamd 'YouTube' liep en pas twee uur later weer los was. Video streamen is gewoon leuk. Waarom zou je het dan niet in je bedrijf integreren? Als er zowel tekst als video over hetzelfde onderwerp op dezelfde pagina beschikbaar is, kiest 59% van de senior executives voor video.

Natuurlijk zijn er nog steeds momenten waarop videovergaderingen noodzakelijk zijn. Denk aan een creatieve brainstormsessie, een sollicitatiegesprek of een functioneringsgesprek. Elk gesprek waarin dialoog nodig is, moet in realtime worden gevoerd en fysiek of op een platform zoals Zoom. Het andere uiterste is dat je vaak de impuls om een vergadering te houden kunt negeren en in plaats daarvan een document, sms of e-mail sturen. Maar er is genoeg dat daartussenin valt. In die gevallen biedt het insluiten van asynchrone video verschillende voordelen ten opzichte van videovergaderingen of schriftelijke communicatie. Je krijgt:

• het gemak om in je eigen tijd video's te openen, wat vooral belangrijk is voor teams die verspreid zijn over verschillende tijdzones
• de mogelijkheid om iets te tonen in plaats van te vertellen, zoals een opgenomen live demo
• een kader waarnaar teamleden op elk gewenst moment kunnen teruggaan (en pauzeren, snel vooruitspoelen, en terugspoelen om in hun eigen tempo verder te gaan)
• een manier voor drukbezette leidinggevenden om zich tot teams uit de hele organisatie te richten zonder de agenda te overbelasten of telkens hetzelfde te moeten zeggen in meerdere vergaderingen.

En er zijn enorm veel usecases.

Hier zijn een paar mogelijkheden om minder gebruik te maken van virtuele of fysieke vergaderingen en tegelijkertijd video te gebruiken om het menselijke element te behouden.

Als teamleden alle voortgang noteren die ze in de afgelopen 90 dagen hebben geboekt, kunnen zoveel details ontmoedigend zijn. Zet het allemaal in het Confluence-sjabloon voor uitvoerige bedrijfsbeoordeling; breng het vervolgens tot leven en deel je enthousiasme met een overzicht op hoog niveau met behulp van geïntegreerde video. Belanghebbenden krijgen een kort overzicht om in de gaten te houden en de belangrijkste details te lezen, en niemand in APAC hoeft tot laat wakker te blijven voor een vergadering. Bovendien zorg je ervoor dat belangrijke informatie even duidelijk overkomt als wanneer je deze fysiek presenteert.

Nieuw personeel verdient een warm welkom, maar voor elk van hen een video-gesprek met de directeur is niet schaalbaar. Ze hebben mogelijk ook een overzicht nodig van een expert op een bepaald gebied. Schrijf eerst je inwerkinstructies op in het sjabloon voor 90 dagen Confluence en voeg vervolgens videoberichten toe als dat nodig is. Dat kan een groet zijn van de oprichter of een uitleg van een verzekeringsspecialist over verzekeringen; alles wat een persoonlijk tintje toevoegt zodat werknemers zich echt verbonden voelen met de organisatie, zelfs als ze nog nooit op kantoor zijn geweest.

Soms heb je een demo nodig om je woorden te verduidelijken, vooral als een teamlid op de hoogte is van nieuwe software of een technisch probleem probeert op te lossen. Met het sjabloon voor artikelen over probleemoplossing van Confluence kun je een video delen waarin gebruikers zien wat ze op het scherm te zien krijgen, samen met een lijst met schriftelijke instructies en links naar andere helpdeskbronnen. Twee vliegen (tekst en video) in een klap bevat voldoende informatie om het aantal ondersteuningstickets en een-op-een-hulpsessies met het technische team te verminderen en kan tegelijkertijd medewerkers met verschillende technische bekwaamheidsniveaus te helpen.

Klaar om een strategisch plan of pitch te presenteren aan seniors in je organisatie? Als je drukbezette leidinggevenden, afdelingshoofden en misschien zelfs bestuursleden erbij betrekt, is het makkelijker gezegd dan gedaan om de juiste mensen tegelijk in de kamer te krijgen, zelfs virtueel. Presenteren met het Confluence-sjabloon voor een strategisch plan zorgt ervoor dat alle belanghebbenden betrokken zijn, aangezien ze de details kunnen bekijken wanneer het hen uitkomt. Door een geïntegreerde video-intro of samenvatting toe te voegen, wordt iedereen betrokken en komt je enthousiasme over.

Zorg er wel voor dat je je video's kort en bondig houdt. Bij video's van meer dan twee minuten is een aanzienlijke daling van de betrokkenheid te zien. Je wilt lange vergaderingen niet vervangen door lange, asynchrone video. Het idee is tenslotte om tijd te besparen!

Met Confluence kun je zowat elk soort video aan je workspace toevoegen. Je kunt elk videobestand op je computer uploaden naar je pagina. Als de video online is, plak je gewoon de URL als tekst. Als Smart Link toont de URL automatisch het pictogram van het videoplatform, zodat lezers weten dat de link je bijvoorbeeld naar een YouTube-video stuurt. Als je de Smart Link ongewijzigd laat, wordt de video geopend wanneer erop wordt geklikt. Je kunt ook de video rechtstreeks op je pagina insluiten door in de bewerkingsmodus op de link te klikken en 'Ingesloten weergeven' te selecteren.

Daarnaast biedt Confluence een aantal integraties om het hele proces te vereenvoudigen. De Loom-integratie heeft bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijke Chrome-browserextensie waarmee je video kunt opnemen zonder je Confluence-pagina te verlaten. Andere nuttige integraties zijn onder meer Microsoft Stream voor Confluence en de geavanceerde integratie met YouTube en Vimeo. Er is zelfs een Zoom-plugin voor die momenten waarop vergaderingen onvermijdelijk zijn, maar je toch de opnames wilt bewaren voor het nageslacht (en voor iedereen die er niet bij kon zijn).

Op welke manier je het ook doet, je hebt de mogelijkheid om de grootte en positie van het videoframe in Confluence aan te passen zodat deze werkt met je pagina-indeling.

Met asynchrone video kunnen teamleden op hun eigen voorwaarden en in hun eigen tijd met elkaar communiceren, wat zowel de menselijke connectie als de productieve uitwisseling van kennis bevordert. Het is projectsamenwerking gebaseerd op menselijk begrip, zodat teams overal kunnen innoveren, en dat is precies wat we nu (en eigenlijk altijd) nodig hebben.