Projectposter in de praktijk
Wat heb je nodig?
Extern
Laptops
Tool voor videovergadering
Op locatie
Laptops
Groot scherm of projector
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Wat is een projectposter?
Een projectposter is een tool voor projectplanning waarmee je team kan vaststellen wat het probleem is dat je probeert op te lossen, wat de mogelijke oplossingen zijn en wat het ideale eindresultaat van je project is. Een projectposter is geen tool die je in één keer in kunt vullen. In plaats daarvan is het een document dat dient als een projectoverzicht en dat bijgewerkt moet worden naarmate je voortgang maakt. Neem de naam ‘projectposter’ niet te letterlijk, want je hoeft hem niet aan je muur te hangen. De poster moet echter wel goed zichtbaar zijn en gemakkelijk te vinden zijn om te kunnen raadplegen, net zoals een echte poster.
Het spel spelen
In tegenstelling tot een projectcontract is je projectposter een actief document. Zorg ervoor dat het wordt bijgewerkt terwijl je de probleemgebieden verkent, aannames ter discussie stelt, oplossingen valideert, feedback verzamelt en de koers bijstelt voordat je weer verdergaat.
Spelinstructies
1. Voorbereiding 15 minuten
De poster is opgedeeld in drie delen ter ondersteuning van de ontwikkeling van je project:
Probleemspace – Leg uit waarom het oplossen van dit probleem relevant is voor klanten en voor het bedrijf. Krijg een duidelijk beeld van de doelstellingen van je project en mogelijke oplossingen.
Valideer aannames – Breng risico's en eventueel gebrek aan kennis in kaart. Wat weet je al en wat moet je nog onderzoeken?
Bereid je voor op de uitvoering – visualiseer de oplossing en stel een projectplan op.
Projectposters vul je in de loop van verschillende sessies met je team in, dus geen zorgen: je hoeft niet alles in één keer te doen. Tijdens de eerste sessie ligt de nadruk op het definiëren van het probleem en het stellen van je projectdoelen. Deel deze informatie vervolgens zo snel mogelijk met je projectsponsors om van hen feedback te krijgen. Deze verwerk je in toekomstige sessies naarmate het project zich ontwikkelt.
HOE VERLOOPT ELKE SESSIE?
Plan 60 minuten in met je team.Verzamel en deel vooraf relevante informatie (bijvoorbeeld notities van gebruikerstesten, analyses, feedback van klanten, marktonderzoek enz.).
Begin de eerste sessie door het sjabloon te delen van de projectposter met de instructies. In latere sessies kun je beginnen met een (korte!) terugblik op wat er op de poster is veranderd.
Lees de vragen aan je team voor en zorg ervoor dat iedereen het eens is over elke vraag voordat je naar de volgende gaat. Als je een patstelling bereikt of als teamleden sterk uiteenlopende ideeën hebben, neem dan de tijd om deze te bespreken en tot consensus te komen. Mocht dit niet lukken, geef iemand van het team dan een vervolgopdracht waarvoor meer informatie wordt verzameld en deel deze informatie met het hele team.
Het kan uiteindelijk zo zijn dat de voltijdse projecteigenaar (d.w.z. de projectmanager) of de uitvoerende sponsor de meningsverschillen moet oplossen door simpelweg te beslissen welke weg moet worden ingeslagen.
Als je op afstand werkt met een groot team, overweeg dan om break-outruimtes aan te maken of meerdere kick-offvergaderingen te organiseren met kleinere groepen, zodat iedereen de kans krijgt om bij te dragen en hun stem te laten horen.
Terwijl je elk onderdeel doorneemt, leg je een link naar andere projectmaterialen die uit eerdere spellen voortkomen, zoals DACI, Ervaringsoverzicht, Compromissen verschuiven enz.
Tip van pro's:
Projectposters zijn vooral geschikt wanneer je complexe problemen wilt oplossen of wanneer je een kans met veel onzekerheden wilt aangrijpen. Het heeft daarom niet veel zin om projectposters voor kleine projecten te maken.
2. Probleemspace 5 MIN.
In het onderdeel ‘Probleemspace’ wordt de aanleiding van het project beschreven. Dit onderdeel moet net genoeg details bevatten om ervoor te zorgen dat iemand buiten je team kan begrijpen waarom je dit uit wilt voeren en wat de doelstellingen van je project zijn.
Dit onderdeel heet de ‘Probleemspace’, maar zorg er ook voor dat de mogelijke oplossingen voor het probleem hier worden vastgesteld.
Je gaat je probleemspace waarschijnlijk meerdere keren opnieuw herzien voordat je klaar bent voor de uitvoering. Naarmate feedback door sponsors en belanghebbenden wordt gegeven, ontdekken teams vaak dat ze niet de juiste vragen hebben gesteld of niet aan de behoeften van de klant hebben voldaan. Ze kunnen zich ook realiseren dat de aannames niet helemaal klopten.
Hoe meer feedback je kunt krijgen over je probleemspace, hoe beter. Vraag belanghebbenden, leidinggevenden en iedereen die volgens jou goede inzichten heeft om rechtstreeks in het Confluence-document van je projectposter opmerkingen achter te laten. Op deze manier verzamel je al hun ideeën op één plek en heb je een schriftelijk verslag dat je kunt raadplegen naarmate je voortgang maakt.
Maak je geen zorgen. Het is normaal als je het probleemonderdeel van je projectposter regelmatig bijwerkt en verandert. Je kunt gewoon terugkeren naar dit onderdeel van de projectposter en de vragen nog eens doornemen. (Dit kun je, wanneer dit ook maar nodig is, steeds opnieuw doen.) Ook veranderen de mogelijke oplossingen die je team bedenkt waarschijnlijk naarmate je aan je centrale probleem werkt.
3. Validatie 20 MIN.
Het definiëren van de probleemspace dwingt je om aannames te doen die gevalideerd moeten worden, zodat je team en sponsors vertrouwen hebben in je oplossing. In eerste instantie komt dit onderdeel van de poster neer op het maken van een takenlijst. Naarmate het project vordert en je je bevindingen erin vastlegt, ontstaat een overzicht van je validatie-inspanningen en de informatie die je hebt verzameld.
Met behulp van je onderzoek bevestig (of ontkracht) je de mogelijke oplossing en het relatieve belang ervan voordat je verder gaat. Als dat niet lukt, dan moet je misschien de probleemspace opnieuw bekijken of meer mogelijke oplossingen bedenken. Laat je niet ontmoedigen, want bij gigantische projecten duurt het soms weken of zelfs maanden om dit voor elkaar te krijgen.
Werk dit onderdeel in de loop van je onderzoek bij door gevonden samenvattingen en links naar ondersteunde documentatie op te slaan.
4. Klaar om te beginnen 15 minuten
Wanneer je de projectposter voor het eerst maakt, dan is dit onderdeel leeg. Je moet het zelf invullen wanneer je besluit welke oplossingen je wilt gebruiken, welk ideaalbeeld je wilt nastreven en wat je nodig hebt om het te kunnen leveren.
In dit onderdeel concentreer je je op je projectplan. Door meerdere teamleden met verschillende vaardigheden in de beginfase te betrekken, zorg je ervoor dat je alle aspecten van wat je gaat leveren vastlegt, waardoor belangrijk gedeeld inzicht ontstaat.
Zorg ervoor dat je voltooide (of bijna voltooide) projectposter op een centrale plek wordt bewaard en dat iedereen in je team deze gemakkelijk kan raadplegen tijdens het werk. Dit document is de leidraad voor je project, dus zorg ervoor dat iedereen het kan bekijken!
Tip:
Deel na de sessie je geleerde lessen met zoveel mogelijk leeftijdsgenoten, collega's en vrienden. Vraag ook wat zij hebben geleerd. Het is een geschenk waar we steeds opnieuw van profiteren!
BIJVOORBEELD...
Bekijk hier een projectposter dat het Confluence-team heeft gemaakt.
Opvolgen
Als de projectposter aan het einde van de sessie nog niet af is, plan dan met je team een vervolgsessie om er verder aan te werken. Kom ook samen met je team nadat je belangrijke feedback van belanghebbenden hebt ontvangen. Afhankelijk van de omvang van je project, het aantal projectdoelen dat je hebt opgesteld of het aantal belanghebbenden dat feedback moet geven aan je team, moet je mogelijk meerdere vervolgsessies inplannen. Dat is prima. Het is belangrijker om goed aan het werk te gaan dan om alles snel af te ronden.
Variaties
Managementteams 10 MIN.
Je lost bredere problemen op met grotere projectdoelen en langere tijdsbestekken. Als je eenmaal een aanpak hebt vastgesteld, zijn er daarnaast meer mensen betrokken bij de uitvoering. Doordat je uitzoekt welke problemen je prioriteit geeft om op te lossen, zijn leiderschapsprojectposters strategisch of visionair, in tegenstelling tot de meer tactische posters die een projectteam zou kunnen opstellen. Probeer alles hier meer ‘in context van het grote geheel’ te houden om te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
Voer dit spel uit als onderdeel van een jaarlijkse planning, eventueel zelfs extern. Reken er anderhalf tot twee uur voor. Laat iedereen individueel een deel van het onderzoek vooraf doen, zodat je tijdens de sessie de projectposter verder kunt uitwerken. Deel je poster, als strategiedocument voor twaalf maanden, met de hele organisatie.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze maandelijkse nieuwsbrief.
