De perfecte projectkick-off
De onmisbare gids voor een goed begin van elk project
Onderwerpen zoeken
Wat is de kick-off van een project? De vergadering voor een projectkick-of is de eerste keer dat het projectteam en eventueel de klant rond de tafel zitten. Deze vergadering is het moment waarop de gezamenlijke doelen en het doel van het project worden bepaald.
Een project beginnen zonder een kick-offvergadering is alsof je op reis gaat zonder dat je weet waar je naartoe gaat. Misschien kom je alsnog langs wat mooie bezienswaardigheden, maar je komt waarschijnlijk vooral verdwaalde reizigers tegen. En aan het eind van je reis staat er bijna niets in je fotoalbum. Een goede kick-offvergadering voor het project vormt de basis voor een fijne en geslaagde projectsamenwerking.
Waarom heeft je een project een kick-off nodig?
De kick-off van het project is de eerste keer dat je teamleden en misschien ook de klant of sponsor elkaar ontmoeten. Dit is dus het perfecte moment om de verwachtingen vast te stellen en een positieve werksfeer te creëren. Meestal vindt de kick-off plaats nadat de laatste hand is gelegd aan de werkverklaring of de projectposter en alle partijen in de startblokken staan.
De kick-off is de uitgelezen kans om het team te oriënteren op het werk dat voor jullie ligt en te beslissen hoe iedereen gaat samenwerken. Dit is ook het moment om jullie gezamenlijke doelen te bepalen en vervolgvergaderingen te plannen. Zo kunnen jullie bespreken hoe de communicatie gaat verlopen, hoe vaak jullie samenkomen, hoe de tijdlijn eruitziet en welke hindernissen jullie moeten overwinnen (en hoe jullie dat gaan doen).
De planning van je kick-offvergadering
Je hebt het al vaker gehoord: een goed begin is het halve werk. Niets is frustrerender dan een vergadering bijwonen van iemand die niet de moeite heeft gedaan om 'm voor te bereiden. Plan de kick-offvergadering van je project goed, zodat alles tot in de puntjes is voorbereid.
Voorbereidend werk
De kick-offvergadering van een project is niet bedoeld om je team te overvallen met een lading informatie. Gebruik een gedeeld document, zoals een Confluence-pagina, als je vantevoren alvast wat achtergrondinformatie wilt delen. Tijdens kick-offvergaderingen moeten het team, alle belanghebbenden en relevante partijen actief worden betrokken.
Maak een agenda voor de vergadering, zodat alles gestroomlijnd en efficiënt verloopt. Maak een lijstje met vragen die je aan je team wilt stellen. (Of nog beter: stuur die vragen vóór de vergadering alvast rond, zodat iedereen tijd genoeg heeft om na te denken.) Denk alvast na over hoe je eventuele vragen van je team zou kunnen beantwoorden.
Structuur van de vergadering
Hoe je je vergaderagenda structureert, verschilt per project. Maar de belangrijkste elementen zijn altijd de 5 W's: wie, wat, waar, wanneer, waarom en tot slot hoe:
- Inleiding
- Wat is de achtergrond van het project
- Waarom wordt het project uitgevoerd
- Wat is de scope van het project
- Wat is het actieplan
- Wie doet wat
- Hoe gaan jullie samenwerken
- Wanneer is het project geslaagd
Zorg ervoor dat je ook vertelt hoe de agenda voor de eerste vergadering met je team eruitziet. Heeft je team nog vragen? Is er iets wat nog niet is besproken?
Wat is het verschil tussen een kick-offvergadering van een project met je team en met klanten of cliënten?
In sommige gevallen gaat het om een intern project, zoals de introductie van een nieuw documentbeheersysteem of het bouwen van een nieuwe ontwerpfunctie. In andere gevallen is het een extern project voor een klant. In beide gevallen heeft de kick-offvergadering dezelfde functie. Tijdens deze vergadering zet je de toon en bepaal je de stijl en visie voor het project als geheel. Je stelt gezamenlijke doelen en bepaalt de taken en tijdlijnen met je projectteam.
Als je voor een klant werkt, geef je tijdens de kick-offvergadering ook wat informatie over het team dat aan het project werkt. Je laat de klant zien in welke fases jullie gaan werken en bespreken hoe jullie zo goed mogelijk kunnen samenwerken, om er met z'n allen een geslaagd project van te maken. Dit is een goed moment om de vaardigheden en het enthousiasme van het team te laten zien. Deze vergadering vormt de basis voor een positieve werkrelatie tussen jou, je team en de klant.
Waaruit bestaat een kick-offvergadering?
Heb je alle voorbereidende taken afgerond en ben je klaar voor een kick-offvergadering met je team? Goed bezig! Elk project is anders, maar we raden je aan om deze onderwerpen te behandelen tijdens de vergadering:
Inleiding
Zorg ervoor dat het ijs wordt gebroken. Je kunt er niet vanuit gaan dat iedereen elkaar al kent. Houd een voorstelrondje: vertel je naam, wat je rol is en welk onderdeel van het project je gaat leveren. Je krijgt een bonuspuntje als je ook nog een leuk grapje kunt verzinnen.
Werkverklaring, scope van het project, tijdlijn en deliverables
Van alle zaken die je bespreekt tijdens de kick-offvergadering van het project, is dit een van de belangrijkste. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren en kom je erachter of iedereen wel of niet op één lijn zit.
De werkverklaring die je bij de klant hebt ingediend, beschrijft het werk dat je gaat leveren en wat de deadline is.
De scope van het project bestaat uit een uitgebreide beschrijving van de te leveren projectonderdelen en welke werkzaamheden hier voor nodig zijn.
De tijdlijn van het project is een overzicht van wat er wanneer moet worden geleverd. Je bepaalt zelf hoe gedetailleerd deze tijdlijn moet zijn.
Te leveren producten zijn de daadwerkelijke items die je naar je klant stuurt. Deze staan meestal op de tijdlijn genoteerd.
Voortgang/mijlpalen bijhouden en delen
Bespreek tijdens je kick-offvergadering hoe je de voortgang van het project gaat delen met je belanghebbenden of klant. Je kunt een statusrapport gebruiken om te laten zien hoe het zit met het budget, taken, mijlpalen en de tijdlijn. Het statusrapport moet toegankelijk zijn voor alle belanghebbenden en iedereen die afhankelijk is van het project. Zo is iedereen altijd meteen op de hoogte van de voortgang of eventuele vertragingen. Voor projecten voor klanten is het belangrijk dat je klant weet hoeveel details er in het statusrapport worden opgenomen. Facturering en betalingen verlopen zo een stuk makkelijker.
Tools en methoden
Stel een set tools voor samenwerking samen die je tijdens het project gaat gebruiken en bepaal met je team hoe je ze gaat gebruiken om te communiceren. Hoe ga je je statusrapporten en andere bestanden delen? Zorg dat je deze zaken meteen op één lijn brengt, dan kan het bijna niet meer misgaan met de communicatie. Het is ook handig om ervoor te zorgen dat je team of klant toegang heeft tot alle tools die je gaat gebruiken, zodat iedereen op de hoogte blijft van het project. Een aantal projecttools die je kunt gebruiken:
- Een projectmanagementsysteem om alle taken bij te houden. Bijvoorbeeld Jira, Basecamp of Asana.
- Een systeem om documenten te delen, zodat iedereen (onder wie je klant) toegang heeft tot belangrijke projectdocumenten en -informatie. Voorbeelden zijn Microsoft Docs of Google Docs. Je kunt ook een documentbeheersysteem gebruiken met ingebouwde hiërarchie- en organisatietools, zoals Confluence.
- Een communicatietool, zoals e-mail of Slack, zodat de teams in contact kunnen blijven als er vragen of opmerkingen zijn.
Sommige tools, zoals Atlas, sturen automatisch wekelijkse overzichten over projectstatussen. Zo blijven al je teams up-to-date en wordt communiceren makkelijker. Belanghebbenden worden dan wekelijks op de hoogte gebracht van hoe het werk vordert dankzij een samenvatting per e-mail of via een integratie in Slack en MS Teams.
Voor projecten met klanten zijn er misschien nog andere tools die je nodig hebt voordat je aan de slag kunt gaan. Bijvoorbeeld materialen als logo's, lettertypes, stijlgidsen, sjablonen, databases, inloggegevens (voor CMS, sociale media, analysetools, etc.), toegang tot het intranet van je klant en de juiste gegevens voor facturering.
Risico- en probleembeheer
Bespreek met je team (en met de klant) hoe je samen problemen wilt opsporen en hoe je wilt reageren. Zelfs met de beste planning duiken er soms onverwachte problemen op in een project. Met adequaat risicomanagement voor zowel interne als externe projecten van klanten, zijn jij en je team voortdurend bezig met risico's opsporen, analyseren, prioriteren en beperken. Zo kun je risico's in de kiem smoren en vertragingen en budgetoverschrijdingen voorkomen. Hierbij hoort misschien dat teamleden hun factureerbare uren zorgvuldig bijhouden en op de hoogte blijven van aankomende software-updates of wijzigingen in de technische tools die tijdens het project worden gebruikt.
Het is slim om tijdens de kick-offvergadering aan klanten te vragen hoe zij staan tegenover wijzigingen, bijvoorbeeld wat betreft speelruimte in het budget.
Documentatie van je projectkick-off
Wil je zelf aan de slag gaan met je eigen projectkick-off, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Dan kan een sjabloon voor een projectplan in Confluence je op het goede spoor helpen. Probeer ons gratis projectplansjabloon eens als helpende hand bij het definiëren, beheren en bijhouden van je volgende project. Ook kunnen belanghebbenden zo eenvoudig op de hoogte worden gehouden.
