Alles over capaciteitsplanning (en waarom het nodig is om weer terug naar de realiteit te gaan)
Plan effectief en voorkom dat je team tot het uiterste wordt gedreven
Onderwerpen zoeken
Elke leider of projectmanager kent het wel: de beschikbaarheid van je team lijkt soms één groot raadsel.
Telkens wanneer er een verzoek binnenkomt of je wordt gevraagd om een handje te helpen voor een nieuw, functieoverstijgend initiatief, sta je voor dezelfde vraag: heeft je team realistisch gezien de tijd om dit voor elkaar te krijgen? Of zorgt jouw toezegging ervoor dat iedereen in tijdsnood komt?
Of je nu bekend bent met de officiële term of niet, jezelf deze vraag stellen is waar capaciteitsplanning om draait.
Wat is capaciteitsplanning nu precies?
Capaciteitsplanning is het proces waarbij wordt vastgesteld hoeveel uur er nodig is voor een project of taak, waarbij wordt bepaald of je team over de beschikbare tijd beschikt om het project of de taak uit te voeren, om vervolgens dat werk te coördineren voor maximale efficiëntie.
Zoals de naam al aangeeft, kan het proces in twee delen worden opgedeeld: capaciteit en planning.
Eerst moet je een beeld krijgen van de totale capaciteit van je team. Wat is de maximale hoeveelheid werk die je teamleden aankunnen, voordat het te veel wordt. Zodra je die informatie hebt, ga je door naar de planningsfase. Daar geef je prioriteit aan taken en plan je die uren zo in, dat het werk binnen de geplande deadline is voltooid.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je team is gevraagd om gegevens op te vragen en een rapport op te stellen om het salesteam te ondersteunen. Misschien hebben je teamleden een heleboel klantgegevens nodig van de afgelopen twee jaar.
Je bekijkt de projectaanvraag, vormt je een beeld van de scope en maakt inschattingen van de benodigde tijd om een algemeen overzicht te krijgen van hoe lang het gaat duren om het project te voltooien. Van begin tot eind denk je dat er ongeveer acht uur werk voor nodig is.
Vervolgens moet je uitzoeken of je team ook echt acht uur de tijd heeft.
De eenvoudigste manier om dit te doen, is door iedereen in je team te vragen alles op te schrijven wat ze in een doorsnee week doen, samen met inschattingen van hoelang ze aan elke activiteit besteden, in uren per week. Ze moeten onder andere hun agenda's, inboxen en Jira-tickets raadplegen om ervoor te zorgen dat ze zo realistisch mogelijk zijn. Je krijgt dan een totaal aantal uren dat ze momenteel in één week werken.
Van daaruit kun je zien waar er speelruimte is om nieuwe projecten te plaatsen. Je gaat ook de beste teamleden kiezen om taken aan toe te wijzen (op basis van wie de meeste flexibiliteit heeft qua werklast) en een realistischere deadline stellen om het project op de rails te krijgen.
Misschien nemen de huidige verplichtingen van Dennis maar 30 uur per week in beslag en heeft hij de beschikbaarheid en expertise om in dit verzoek te duiken. Maar hij zegt dat hij tot maandag de tijd nodig heeft om het rapport af te maken.
Capaciteitsplanning betekent dat je het projectplan en de verwachtingen baseert op de realiteit, en niet op optimistische inschattingen over wat je team aankan.
Capaciteitsplanning in de praktijk
Bekijk ons spel over capaciteitsplanning voor stapsgewijze instructies voor het organiseren van een capaciteitsplanningssessie. Leg vervolgens de resultaten van je sessie vast in deze sjabloon voor capaciteitsplanning die beschikbaar is voor gebruik in Confluence. Zo ziet je document voor capaciteitsplanning eruit:
Hoe zit het met de andere soorten planningen waar mensen het over hebben?
Verschil tussen capaciteitsplanning en capaciteitsbeheer
Als je begint met capaciteitsplanning, hoor je misschien ook de term capaciteitsbeheer voorbijkomen. Deze term wordt vooral gebruikt door IT-teams en voor IT-projecten, maar komt ook voor in andere sectoren.
Capaciteitsbeheer is een breder concept dat beschrijft hoe een bedrijf in het algemeen in staat is alle beschikbare resources voor een project te overzien en te coördineren.
Je kunt capaciteitsbeheer zien als de verzamelterm en capaciteitsplanning als één onderdeel van het totale capaciteitsbeheerproces. Een beetje zoals sollicitatiegesprekken een onderdeel zijn van je totale wervingsproces.
Verschil tussen capaciteitsplanning en resourceplanning
Misschien ken je ook het woord resourceplanning. Dit is een term die vaak als synoniem wordt gebruikt voor capaciteitsplanning. Maar er is een verschil.
Capaciteitsplanning kijkt specifiek naar de resources van je personeel om te bepalen of je over de vaardigheden en beschikbare uren beschikt om aan de vereisten van een project te voldoen. Kan je team bijvoorbeeld redelijkerwijs vóór vrijdag voldoen aan dat verzoek om gegevens?
Resourceplanning daarentegen gaat over de toewijzing van specifieke resources. Of het nu gaat om mensen, budget, software, apparatuur, materiaal, of iets anders.
Het doel is ervoor te zorgen dat je elke specifieke resource op de juiste manier gebruikt om die optimaal te benutten. Kun je bijvoorbeeld enkele wijzigingen aanbrengen in je gegevensdashboard, zodat cijfers sneller worden opgevraagd? Zijn er rapporten die je beter kunt uitstellen om de weg vrij te maken voor een ander rapport? Hoe kun je de impact van die specifieke resource maximaliseren?
De voordelen van capaciteitsplanning
Voor capaciteitsplanning is soms wat oefening nodig, vooral als je gewend bent om meteen ja te zeggen op elk verzoek dat bij je terecht komt. Maar als je deze nieuwe gewoonte aanleert, zijn er talloze voordelen.
1. Voorkom burn-outs binnen het team
Hier is een griezelig percentage: 48% van de werknemers zegt dat ze te veel onredelijke deadlines en te veel werk hebben. Dat is ook logisch. Als er geen inzicht is in hoeveel een team kan bereiken, raken de teamleden uiteindelijk overbelast. Er is tenslotte altijd meer werk te doen.
Als je je de moeite neemt om goed inzicht te krijgen in de daadwerkelijke capaciteit van je team, hoef je ze niet te overweldigen met te veel taken en verantwoordelijkheden. Je kunt je team dan ook ondersteunen bij het beheren van hun tijd, door prioriteit te geven aan de taken die de grootste impact hebben.
2. Stel realistischere deadlines
Je weet inmiddels al dat projecten vaak de deadlines bij lange na niet halen. Geef de schuld aan de planning fallacy, waaruit blijkt dat we allemaal onvermoeide optimisten zijn die enorm onderschatten hoeveel tijd projecten daadwerkelijk in beslag nemen.
Die vooringenomenheid is moeilijk tegen te houden, maar capaciteitsplanning kan een uitkomst bieden. Vooral als je rechtstreeks van je team informatie krijgt over de beschikbaarheid, word je geforceerd om naar de realistische situatie te kijken. Zo kun je deadlines makkelijker beheren op basis van het werk dat je team verricht.
3. Identificeer tekorten aan vaardigheden
Capaciteitsplanning gaat over begrijpen wat voor werk je team kan doen. Dat heeft niet alleen te maken met tijd, maar ook met vaardigheden. Helaas geeft 54% van de werknemers aan nog niet genoeg kennis te hebben om te doen wat ze voor hun huidige werk moeten doen.
Als je de capaciteit van je team evalueert en werkzaamheden vooraf plant, is het makkelijker om te zien of projecten vaardigheden vereisen die je team niet heeft. Misschien heb je voor dat verzoek van het salesteam gegevens nodig die je intern niet hebt.
Als je daar op tijd rekening mee houdt, kun je proactief actie ondernemen. Je kunt dan iemand in je team opleiden, een taak uitbesteden of de scope van het project wijzigen.
De hindernissen van capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning biedt veel voordelen, maar je moet er ook flink je handen voor uit de mouwen steken. We gaan naar een paar veelvoorkomende hindernissen kijken.
1. Bandbreedte is moeilijk te begrijpen
Denk je dat capaciteitsplanning een eenmalige activiteit is? Dan heb je het mis. De bandbreedte van je team verandert voortdurend naarmate projecten veranderen en teamleden vertrekken of wanneer er juist nieuwe mensen bij komen. Bovendien moet je vertrouwen op de eerlijkheid van mensen over hun huidige werklast en beperkingen.
Dat alles maakt het lastig om goed te begrijpen hoeveel capaciteit je team heeft om aan nieuwe projecten te beginnen, vooral als je een team hebt dat bestaat uit mensen die goed presteren en die altijd geloven dat ze meer aankunnen. Hoe vaker je met je team praat over capaciteitsplanning (de meeste teams doen dat wekelijks), hoe eenvoudiger het voor jullie allemaal wordt om realistisch te zijn.
Tijdens deze synchronisatiegesprekken kunnen Advanced Roadmaps van Jira Software voor technische teams en Rapperoten van Jira Work Management voor zakelijke teams helpen om de werklast en capaciteit van teamleden te visualiseren en te begrijpen.
2. Veranderingen brengen je in de war
Je hebt geen glazen bol in je broekzak en zelfs de meest ervaren en goedbedoelde projectmanagers lopen tegen problemen aan. Elk project brengt risico's met zich mee en onvoorziene omstandigheden, van seizoensgebonden zaken tot veranderingen in de sector, kunnen je plannen in gevaar brengen.
Als je rekening wilt houden met al die mogelijke tegenslagen, is capaciteitsplanning zo makkelijk nog niet. Als je buffers toevoegt aan je planning (zelfs al is het maar een dag of twee extra), kun je eventuele klappen makkelijker opvangen, zonder dat de hele planning ontspoort.
3. Je moet moeilijke gesprekken voeren
Als je team gewend is om de rol van jaknikker aan te nemen, betekent capaciteitsplanning dat jullie mensen vaker nee moeten gaan verkopen.
Onthoud dat capaciteitsplanning alleen nuttig is, als je ook écht iets doet met de informatie die je verzamelt. Dat kan betekenen dat projecten worden afgewezen vanwege een gebrek aan capaciteit, dat verwachtingen worden aangepast of verlaagd, of dat deadlines worden verplaatst. Het is altijd beter om nee te zeggen dan om ja te zeggen, en dan je belofte niet te houden.
Best practices voor capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning vergt wat oefening (en wat vallen en opstaan), maar hier zijn een paar tips om je op weg te helpen.
1. Leer van vorige projecten
Ervaring is de beste leermeester, op voorwaarde dat je bereid bent om terug te kijken en van die lessen te leren. Wanneer je team een project voltooit, vergeet het dan niet meteen. Organiseer een postmortem om te bespreken hoe het ging en let daarbij goed op situaties waarin problemen ontstonden met de capaciteit.
Wat leidde tot dat ene probleem? Is de scope van het project groter geworden? Hebben teamleden hun capaciteit te ruim ingeschat? Stel de hoofdoorzaak vast en identificeer manieren waarop je in de toekomst dezelfde situatie kunt vermijden.
2. Voer eerlijke gesprekken met je team
Je teamleden weten als de beste hoeveel capaciteit er beschikbaar is in je team. Zij zijn degenen op de werkvloer, dus het is slim om openhartige gesprekken te voeren over hun werkdruk en welke andere projecten ze denken te kunnen aannemen.
Vergeet niet dat de capaciteit voortdurend verandert en dus regelmatig moet worden besproken. Besteed een paar minuten van je gebruikelijke teamvergadering om te bespreken waar iedereen momenteel aan werkt, zodat je de laatste stand van zaken hebt over hun huidige werklast en verplichtingen. Het documenteren van deze gesprekken op het sjabloon Rollen en verantwoordelijkheden is handig om naar terug te grijpen aan het begin van nieuwe kwartalen, projecten of toekomstige capaciteitscontroles.
3. Verkrijg vooraf de nodige informatie
Hoewel de capaciteit van je team begrijpen een groot deel van de puzzel is, mag je het planningsgedeelte niet vergeten. Om al dat werk goed te kunnen plannen, moet je goed begrijpen wat er nodig is om het werk te voltooien.
Helaas is er bij 52% van de projecten sprake van scope-creep. Als de vereisten van een project groter zijn dan oorspronkelijk werd verwacht, kan je team al snel overbelast raken.
Als er een nieuwe projectaanvraag op je bureau ligt, stel dan doordachte vragen om er zeker van te zijn dat je precies weet wat er gevraagd wordt. Je kunt ook een samenvatting of formulier maken dat andere teams moeten invullen om een aanvraag in te dienen. Zo heb je vooraf meteen de nodige gegevens. Gebruik de drag-and-drop formulierbouwer van Jira Work Management om deze te maken en eenvoudige werkaanvragen bij te houden.
Denk je dat je elk detail helemaal begrijpt? Plan dan alsnog wat extra tijd in voor vertragingen en onvoorziene gebeurtenissen. Je kunt niet alles plannen, maar met een kleine buffer wordt je team niet tot het uiterste belast, zelfs niet als er iets onverwachts gebeurt.
Stop met gissen en begin met plannen
Als er een nieuw project op tafel ligt, is het makkelijk om in de val te lopen: je gaat akkoord met de vereisten en de aanvraag, en daarna bedenk je je hoe je team het gaat uitvoeren.
Gebruik capaciteitsplanning om van beneden naar boven te werken, zodat je in minder tijd méér kunt bereiken. Begin met een realistisch beeld te krijgen van hoeveel je team kan bereiken en plan dan van daaruit je werk.
Als je het giswerk over de capaciteit van je team achterwege laat, kun je effectief prioriteiten stellen voor projecten, realistischere verwachtingen en deadlines stellen en de motivatie van je team behouden. En dat alles terwijl je iedereen een hoop stress en frustratie bespaart.
Maak dit proces nog soepeler door Jira Work Management-sjablonen voor zakelijke teams te gebruiken om projecten te plannen, Jira Software voor technische teams en het sjabloon voor capaciteitsplanning in Confluence om werk voor alle teams aan te maken en te organiseren. Plan ze!
