Sjabloon vergadernotulen

Maak voordat je de uitnodigingen verstuurt de agenda voor de vergadering om zeker te weten dat je alle benodigdheden hebt om de vergadering succesvol te laten verlopen voor jou en je aanwezigen. Voeg de datum toe, tag deelnemers en voeg doelen en gesprekspunten toe met eigenaren in de tabel. Voeg eventuele links toe naar informatie die aanwezigen voor en tijdens de vergadering nodig hebben. Laat aanwezigen weten als er voor de vergadering iets gelezen moet worden voor alles dat langer is dan een tweet, zoals contracten en instructiepagina's.

Zodra iemand getagd is op de notulenpagina krijgt deze persoon een melding in Confluence en/of via mail om je aantekeningen door te kijken. Bespaar je de moeite van het zoeken door de notulenpagina toe te voegen aan de uitnodiging voor de vergadering. Als je gehecht bent aan data kun je de statistieken voor een pagina zien, waar je ziet wie het bekeken heeft. Als het verplicht is en iemand heeft het nog niet bekeken, kun je een herinnering sturen.

Als je zelf niet gaat notuleren, wijs dan iemand aan om dit te doen voor discussiepunten, actiepunten en alle keuzes die gemaakt worden. Iedereen is voor jou bijeengekomen, dus het is aan jou om het gesprek in goede banen te leiden door tijd in te plannen voor discussies. Schroom niet om niet-relevante onderwerpen af te kappen om later te bespreken. Zodra alles besproken is, kun je bedenken wat de belangrijkste conclusies zijn, wat de volgende stappen worden en welke deadlines aan actiepunten verbonden worden.

Maak een pagina met het sjabloon voor vergadernotulen en laat Confluence de rest doen. Confluence maakt automatisch een index van alle notulen in de zijbalk voor eenvoudige toegang. Je kunt een bovenliggende pagina in de paginaboom maken en relevante vergaderingspagina's slepen in de volgorde die je wil. Vergeet niet aanwezigen op de hoogte te stellen dat de pagina bestaat, zodat ze hem kunnen raadplegen.