Waarschijnlijk heb je wel eens vastgezeten in een eindeloze herhaling van opties die je met je team verkent, terwijl het maken van een eindbeslissing onbereikbaar lijkt. Met deze sjabloon is het eind eindelijk in zicht. Voorkom de herhalingen en leg in plaats daarvan iedere richting die je team heeft overwogen vast, met daarbij de voor- en nadelen, om later terug te kunnen lezen. Je voorkomt ook dat je in analyses blijft hangen door iemand de verantwoordelijkheid te geven om te zorgen dat de keuze gemaakt wordt en een enkele goedkeurder aan te wijzen die de uiteindelijke knoop door moet hakken. De sjabloon biedt bovendien ruimte voor updates over de status van de beslissing, zodat alle belangrijke betrokkenen weten welke mijlpaal je gaat bereiken en voort kunnen bouwen op dezelfde basis.
Wat betekent DACI? DACI staat voor Driver (Aanjager), Approver (Goedkeurder), Contributors (Deelnemers), en Informed (Geïnformeerde). Daardoor kun je de verwachtingen voor elk teamlid duidelijk vaststellen.
Het DACI: Besluitdocumentatie-sjabloon gebruiken
Stap 1. Alleen de feiten
Je ziet dat het sjabloon begint met een diagram waar je het hoogste niveau van informatie in kunt vullen, zoals beslissingsstatus, impact, betrokken partijen, deadline en resultaat. Deze informatie klinkt logisch, maar neem toch even de tijd om alles te bespreken met je belanghebbenden, vooral de bestuurders, goedkeurders en de bijdragers. Het is belangrijk dat zij zich goed bewust zijn van hun verantwoordelijkheid en rol in het beslissingsproces voor dit project, anders is het net of je tegen muren praat. Zorg ook dat je deze mensen op de hoogte houdt van de impact van het project, zodat jullie allemaal hetzelfde beeld hebben van prioriteit en de investering van hulpbronnen.
Stap 2. Geef context
Geef in het gedeelde Achtergrond met een paar zinnetjes een korte uitleg over wat de overwegingen zijn en welke beslissing genomen moeten worden. Bespreek kort hoe belangrijk de beslissing is en waar deze invloed op zal hebben.
Met Confluence kun je diagrammen en grafieken insluiten, om belangrijke datapunten te illustreren die van invloed zijn op de keuzes die jij en je team maken. Toon je Google-sheet of Excel-document meteen op de pagina om alle aspecten van je beslissing op één plek te hebben.
Stap 3. Schrijf je opties op
Alle sjabloononderdelen zijn belangrijk, maar het gedeelte Overwogen opties is waar de kern van de zaak te vinden is. Zodra je ten minste drie mogelijkheden voor je project hebt bedacht kun je met dit gedeelte beginnen. Misschien heb je een brainstormsessie gehad, aantekeningen gemaakt en vormt deze sjabloon je definitieve documentatie. Misschien heb je een online gesprek gevoerd op een andere Confluence-pagina of in Slack. Of heb je de leiding genomen en zelf een paar opties bedacht om met de rest van de groep te delen. (Voor meer informatie over beslissingen nemen ga je naar Confluence Team Central.) Hoe je dit punt ook hebt bereikt, het belangrijkste is dat je al die ideeën hier vastlegt.
Denk na over de voor- en nadelen van iedere optie en schrijf die ook op. Denk bij de kosten niet alleen aan financiën maar ook aan de nodige resources (teamleden, tijd, externe leveranciers, materialen, etc.) voor iedere optie. De sjabloon heeft eenvoudige kleurcodering voor hoge, gemiddelde en lage kosten, maar als je meer categorieën nodig hebt, hé: het is een sjabloon! Pas aan wat je wil aanpassen.
Stap 4: Actiepunten
Wat heb je nog meer nodig om verder te gaan? In het gedeelte Actiepunten kun je opschrijven wat jij en je team verder moeten weten, doen of beantwoorden voordat jullie dit gedeelte van het project kunnen afronden. Vergeet niet @ mention te gebruiken voor de namen van de teamleden die de leiding over ieder actiepunt hebben.
Stap 5. Resultaat
Confluence-pagina's leven. Dat betekent dat je ze zo vaak als nodig kunt bewerken terwijl je project zich ontwikkelt. In dit laatste gedeelte registreer je wat je uiteindelijke keuze was. Mogelijk moet je eerst aan de slag met alles in het gedeelte Actiepunten en moet je hier later terugkomen. Misschien heb je een live-meeting om deze keuze te bespreken en bepaal je het resultaat dan meteen. In ieder geval is het belangrijk om het hier te registreren zodat iedereen binnen je bedrijf kan vinden waar het team deze conclusies op gebaseerd heeft.
Atlassian is een softwarebedrijf dat producten voor softwareontwikkelaars, projectmanagers en contentbeheer ontwikkelt.
