Handleiding voor Cloud-implementatie
De benodigde resources om een goed plan voor implementatie en verandermanagement te bouwen en uit te voeren
De handleiding van Atlassian voor gebruik en verandermanagement
In deze handleiding bespreken we best practices en tips om de Atlassian Cloud succesvol uit te rollen in je hele organisatie, op grote schaal, zodat je blijvende verandering kunt bewerkstelligen in de manier waarop teams werken en samenwerken. De handleiding behandelt hoe je je visie bepaalt, je kernteam samenstelt, successtatistieken definieert, sponsoring van leidinggevenden veiligstelt, een community van ervaren gebruikers bevordert, een communicatiestrategie ontwerpt en effectieve training en support ontwikkelt.
Waarom verandermanagement belangrijk is voor jouw organisatie
Onze klanten vertrouwen op Atlassian als basis voor bedrijfskritieke processen in al hun organisaties. En terwijl ze digitale transformatie blijven omarmen en flexibele manieren van werken blijven toepassen, nemen velen hun bestaande toolsets over naar Atlassian Cloud om de impact van IT te vergroten door de overheadkosten te verlagen en de infrastructuurkosten te herverdelen, de productiviteit van gebruikers te verhogen en gemoedsrust te genieten dankzij ingebouwde beveiliging en compliance.
Om het rendement van de cloud te realiseren, is het niet voldoende om een abonnement te kopen. Je teams moeten actief gebruikmaken van Atlassian Cloud om hun dagelijkse werk mogelijk te maken. Het succes van je cloudinitiatief hangt af van hoe je teams nieuwe tools gaan adopteren en gebruiken.
Daarom moet je je organisatie klaarmaken voor succes op lange termijn met een effectief plan voor verandermanagement. Van steun van belanghebbenden tot gebruikerstraining, een goed ontworpen plan voor verandermanagement kan een groot verschil maken als het gaat om het voor de eerste keer adopteren van Atlassian-producten, het migreren van gebruikers van onze zelfbeheerd producten naar de cloud of het implementeren van een veranderingsinitiatief. Dus laten we erin duiken.
Blijvende verandering vergt werk
We begrijpen het. We zijn allemaal tot op zekere hoogte vermoeid door veranderingen. Of het nu gaat om een nieuwe tool of nieuw proces dat we moeten volgen, het voelt alsof er altijd iets verandert. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het opstellen van een plan om elke nieuwe wijziging door te voeren bij elk team, niet alleen voor veranderingen in technologie of software. Om de wrijving als gevolg van veranderingen tot een minimum te beperken, helpt het als alle onderdelen in dezelfde richting bewegen. Dat betekent dat de mensen, de processen en de instrumenten allemaal in harmonie moeten samenwerken om verandering te bewerkstelligen en ervoor te zorgen dat deze blijvend is.
Blijvende verandering - echte, systemische, duurzame verandering - wat we 'blijvende adoptie' zullen noemen - vergt werk. Vanuit een technisch oogpunt ben je misschien het grootste deel van je tijd bezig om ervoor te zorgen dat onze producten werken, maar het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat je teams de tools die je implementeert daadwerkelijk gebruiken (en met plezier gebruiken!). Adoptie is meer dan alleen het mogelijk maken van service. Het gaat erom dat je je organisatie klaarmaakt voor succes op lange termijn en om je teams te helpen efficiënter te werken en daardoor betere bedrijfsresultaten te behalen.
Voordelen van een succesvol programma voor adoptie- en verandermanagement
Er zijn veel voordelen verbonden aan een succesvol programma voor adoptie- en verandermanagement. Dit zijn onze drie belangrijkste:
1. Bespaar tijd en geld
Door een plan op te stellen voor adoptie- en verandermanagement als onderdeel van je uitgebreide migratieplan, en door doordacht te zijn bij de implementatie, kun je de verandering duurzaam maken. Zonder een solide plan loop je het risico dat je de uitrol later opnieuw moet uitvoeren als je teams zich niet aanpassen aan de verandering.
2. Schaduw-IT verminderen
Door Atlassian-producten strategisch uit te rollen, krijgen je teams een duidelijk inzicht in hoe en wanneer ze een bepaald Atlassian-product moeten gebruiken voor hun departementale usecases. Als aan hun technologische behoeften wordt voldaan, ze toegang hebben tot geschikt trainingsmateriaal en ze een feedbackkanaal hebben om verbeteringen voor te stellen, zullen ze minder snel geneigd zijn om hun eigen installaties van Atlassian-producten te kopen en te gebruiken of samen te werken buiten door de IT goedgekeurde services. Dat betekent dat je de technische, facturerings- en beveiligingsfrustraties die gepaard gaan met schaduw-IT kunt vermijden.
TIP: als je inzicht wilt krijgen in schaduw-IT, bekijk naar automatische productontdekking, beschikbaar bij een Atlassian Access- of Cloud Enterprise-abonnement. Met automatische productontdekking kunnen organisatiebeheerders ontdekken welke door gebruikers aangemaakte Atlassian Cloud-installaties er binnen hun organisatie bestaan. Ze kunnen ook zien wie de beheerders van deze producten zijn en hoeveel gebruikers zich hebben aangemeld. Beheerders van een organisatie kunnen ook contact opnemen met de eigenaar van de installatie om producten en gegevens te consolideren in de officiële productversie van de organisatie.
3. Verhoog productiviteit
Als je een verandermanagementplan hebt met de juiste trainingsmiddelen en support, kunnen je gebruikers vanaf dag één aan de slag zonder ook maar iets te missen. In plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar nieuwe inloggegevens of het zoeken naar documentatie, kunnen gebruikers zich blijven concentreren op hun belangrijkste zakelijke doelstellingen.
Veelvoorkomende belemmeringen voor succesvolle adoptie
Als de voordelen zo groot zijn, kan het verleidelijk zijn om te denken dat de verandering vanzelf zal plaatsvinden. Enkele van de meest voorkomende belemmeringen voor het succesvol introduceren van nieuwe producten zijn:
- Inertie en algemene weerstand tegen verandering
- Bedrijfsdoelstellingen zijn niet geïntegreerd met IT-doelstellingen
- Onvoldoende sponsoring door belangrijke leiders
- Verwarring (wanneer zijn we wat aan het doen?)
- Onvoldoende communicatie aan gebruikers over wat de voordelen zijn (wat levert het mij op?)
- Te veel tools beschikbaar en geen duidelijke richtlijnen over wanneer je welke tools moet gebruiken
Om bovenstaande voordelen te realiseren en deze veelvoorkomende valkuilen te vermijden, heb je een verandermanagementplan nodig. Je verandermanagementplan zorgt ervoor dat je teams weten wat er verandert, hoe, waarom en wanneer. Ze beschikken ook over de kennis, vaardigheden en middelen die ze nodig hebben om succesvol te zijn. In de rest van deze handleiding worden de aanbevolen stappen beschreven om je voor te bereiden op veranderingen en om je teams klaar te stomen voor succes op lange termijn.
TIP: om je te helpen je digitale transformatie te organiseren en de strategieën voor verandermanagement toe te passen die we in deze handleiding zullen bespreken, raden we je aan ons sjabloon voor een verandermanagementplan te gebruiken. Dit sjabloon is ontworpen om je te begeleiden bij het plannen en uitvoeren van je migratie naar de cloud, en er tegelijkertijd voor te zorgen dat alle relevante belanghebbenden op de hoogte zijn en betrokken worden. Door dit sjabloon te gebruiken en de best practices toe te passen, kun je zorgen voor een soepele transitie naar de cloud en de voordelen van je Atlassian-investering maximaliseren.
Stap 4: Bepaal de scope van de implementatie
Als je migreert vanuit Atlassian Server of Data Center, heb je waarschijnlijk al een migratie-strategie opgesteld die bepaalt hoe je de implementatie voor je teams uitvoert. Als je bijvoorbeeld hebt gekozen voor een migratie-strategie met fasen, dan gebruik je een implementatie met fasen voor de respectievelijke teams die per fase overeenkomt met de migratie. Als je daarentegen een verplaatsingsmigratie uitvoert, kun je ervoor kiezen om één grote implementatie voor alle gebruikers tegelijkertijd uit te voeren.
TIP: als je meer dan 1000 gebruikers migreert, kun je contact opnemen met ons voor advies over de aanpak van je migratie. Je migratie-strategie is belangrijke input die je nodig hebt voordat je begint met het plannen van een implementatie.
Eén grote implementatie
Eén grote implementatie is GROOT, omdat je in één keer voor je hele organisatie tegelijkertijd implementeert. Deze handeling kan onderdeel zijn van een bredere digitale transformatie, een werkwijzeninitiatief of mogelijk een leiderschapsverandering met een organisatiebreed mandaat. Over het algemeen vereist één grote implementatie meer voorbereiding en coördinatie en minder mogelijkheden om te leren en aanpassingen te doen tijdens de implementatie. Daarom zien we dat meer organisaties geleidelijk implementeren.
Implementatie met fasen
Bij een implementatie met fasen wordt per afdeling geïmplementeerd. Je kunt ervoor kiezen om voor een aantal afdelingen tegelijkertijd te implementeren, maar je implementeert niet voor elk team tegelijkertijd zoals bij één grote implementatie. Dit is de meest gebruikelijke aanpak waar onze klanten voor kiezen. Veel klanten hebben voor sommige afdelingen succesvol geïmplementeerd, waarbij ze meestal begonnen met slechts één of twee proefteams en vervolgens de opgedane kennis van de eerste implementatie gebruikten voor de volgende fase van de implementatie.
Afdelingen prioriteren
Als je ervoor kiest om geleidelijk te implementeren, moet je de afdeling(en) waarvoor je de verandering als eerste implementeert prioriteren. Een patroon dat we hebben opgemerkt is dat veel bedrijven implementeren voor afdelingen die regelmatig met elkaar samenwerken zodat alle gebruikers tegelijkertijd dezelfde tools gebruiken en teams samen kunnen werken om de nieuwe processen te normaliseren. Hierdoor kun je later ook gemakkelijker usecases prioriteren (beschreven in stap 5). Daarnaast kun je overwegen om te implementeren voor teams of afdelingen die bekend staan als open voor veranderingen, zodat je aan het begin minder weerstand tegen verandering ervaart.
Welke aanpak je ook kiest, zorg ervoor dat je rekening houdt met de volgende veranderingsformule:
- Voor wie heeft deze verandering gevolgen? (Mensen)
- Welke gevolgen heeft deze verandering voor hen? Wat gaat er veranderen? (Proces)
- Welke hulpmiddelen worden er gebruikt? (Hulpmiddelen)
Als je hebt vastgesteld wie, op welke manier en wat er bij de verandering betrokken is, dan is het tijd om te beslissen wanneer de verandering plaats gaat vinden. Hierbij zien we geen standaard tijdlijn. Sommige implementaties kunnen namelijk weken duren en andere maanden. De tijdlijnen zullen verschillen, afhankelijk van de scope van je implementatie, de middelen van het projectteam en andere concurrerende prioriteiten in je organisatie. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met andere geplande veranderingen, zodat je kunt bepalen of dit het juiste moment is voor de implementatie of dat je door te wachten van een betere kans gebruik kunt maken waarbij de implementatie centraal kan staan.
Stap 6: Stel je trainings- en ondersteuningsplan op
Nu je usecases hebt vastgesteld en weet van welke producten je teams gebruik moeten maken voor elke usecase, is het tijd om te bepalen hoe je je teams gaat trainen om de tools te gebruiken. Vergeet naast de gebruikerstraining niet om rekening te houden met hoe je je IT-afdeling gaat trainen om de tools te kunnen ondersteunen.
Houd er rekening mee dat iedereen op een andere manier leert en informatie opneemt. Sommigen doen dat door te lezen, anderen door mee te kijken en anderen door naar nieuwe informatie te horen. Probeer bij het opstellen van veelgestelde vragen niet alleen tekst toe te voegen, maar ook schermafbeeldingen, GIF’s en/of video’s met uitleg over de verschillen die gebruikers kunnen verwachten.
De meeste gebruikers besteden de meeste tijd binnen het product om Jira-issues en/of Confluence-pagina’s aan te maken en te bewerken, en we raden je daarom aan om je te richten op het helpen van gebruikers om met veranderingen aan deze meest voorkomende taken om te gaan. Je kunt gebruikers verwijzen naar onze product-overzichten om snel verschillen tussen zelfbeheerd en in de cloud te benadrukken voor: Jira Software, Confluence en Jira Service Management.
Na de initiële training hebben je teams waarschijnlijk vragen en hebben ze voortdurende ondersteuning nodig. Je kunt een Teams- of Slack-kanaal aanmaken waar mensen hulp kunnen krijgen en vragen kunnen stellen. Je Champions-community is dan nuttig, omdat zij kunnen helpen bij het bewaken van het kanaal naast je IT-supportteam.
TIP: Het creëren van een trainingsprogramma kan veel tijd kosten en je weet misschien niet precies wat hierin opgenomen moet worden. Bekijk allereerst deze handleiding die we hiervoor hebben gecreëerd. Deze bevat belangrijke veranderingen die voorafgaand aan de lancering behandeld moeten worden en biedt informatie over onderwerpen waarover wij vaak vragen krijgen van gebruikers.
Champions identificeren
Geweldig, je hebt interesse om een Champions-community samen te stellen! Maar hoe identificeer je de juiste mensen voor deze taak? Hoewel je misschien al een aantal potentiële Champions in gedachten hebt, is het een goed idee om deze oefening uit te voeren om er zeker van te zijn dat je niemand over het hoofd ziet. Dit is vooral belangrijk als je Champions wilt werven voor specifieke afdelingen waar je misschien niet veel persoonlijke contacten hebt. Hier kunnen auditlogs je bij helpen.
Auditlogs volgen activiteiten die plaatsvinden in een product en kunnen je helpen je Champions te identificeren, te beginnen met je power users. Gebruik Auditlogs om te zoeken naar gebruikers die regelmatig belangrijke acties uitvoeren in het product, zoals inloggen op hun account, een Jira-issue aanmaken of een Confluence-pagina bewerken:
Instellingen, > Systeem > Auditlog
TIP: bekijk onze ondersteuningsdocumentatie voor meer informatie over auditactiviteiten in Jira-toepassingen en in Confluence Cloud.
Organisaties met meerdere Atlassian-producten kunnen soortgelijke zoekopdrachten uitvoeren met behulp van auditlogs voor de hele organisatie, waarin gegevens van alle cloudproducten in één weergave worden weergegeven. Ga vanaf jouw organisatie op admin.atlassian.com naar Beveiliging > Monitoring > Auditlog om te zoeken naar belangrijke acties in het product, zoals:
Ingelogd op account
Een Jira-issue aangemaakt
Confluence-pagina bewerkt
OPMERKING: om toegang te krijgen tot auditlogs voor de hele organisatie, heb je een actief abonnement op Atlassian Access nodig, dat bij alle Enterprise-abonnementen is inbegrepen of apart kan worden gekocht. Het bijhouden van door gebruikers aangemaakte activiteiten met auditlogs voor de hele organisatie is exclusief beschikbaar bij Enterprise-abonnementen.
1. Verandering = Mensen + Proces + Hulpmiddelen
Mensen staan centraal. Veel veranderingsinitiatieven mislukken omdat ze zich alleen richten op processen of hulpmiddelen en het menselijke element negeren. Het is belangrijk om te overwegen welke invloed deze verandering zal hebben op teams en hoe de impact kan verschillen per rol, anciënniteit of afdeling. Zorg ervoor dat je voor elk teamlid het 'Wat zit er voor mij in' verwoordt. Elke werknemer moet investeren en begrijpen hoe deze verandering zal helpen om het dagelijks leven beter te maken.
2. Adoptie is een doorlopend proces, niet een moment in de tijd
Zodra je op verzenden klikt in je e-mails om de wijziging aan te kondigen, is je werk nog maar net begonnen. Het zal even duren voordat mensen de verandering erkennen, accepteren en zich eraan aanpassen. Houd hier rekening mee bij het opstellen van je communicatieplan — het kan zijn dat je meerdere communicatierondes moet uitvoeren om de wijziging door te voeren. En de technologie die je implementeert zal in de loop van de tijd ook veranderen. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte blijven van het laatste nieuws.
TIP: als je al een IT- of Manieren van werken-nieuwsbrief, een aanwezigheid op het intranet of een Slack-/MS Teams-kanaal hebt, overweeg dan om maandelijkse tips en trucs, highlights van nieuwe functies en opleidingsmogelijkheden toe te voegen.
3. Ontmoet gebruikers waar ze zijn
Laat gebruikers zien hoe ze de nieuwe producten kunnen integreren in hun huidige workflows en geef duidelijk aan wat ze zullen vervangen (proces en/of technologie). Als je gebruikssituaties voor doelwitten en je communicatieplan opstelt, moet je daar rekening mee houden. Door de nieuwe tools en/of processen te koppelen aan bestaande workflows, zal de verandering voor teams minder ontmoedigend lijken. Het belangrijkste is dat je tijdens het hele proces empathisch bent.
TIP: door te laten zien hoe nieuwe Atlassian-tools zoals Jira Software kunnen worden geïntegreerd met de bestaande tools en systemen van je team, zoals Slack, zal de verandering minder ingrijpend lijken en zullen teams beter begrijpen hoe de nieuwe tools in hun dagelijkse workflows passen en deze verbeteren. Meer informatie over integraties vind je hier.
4. Management geeft het goede voorbeeld
Bij het plannen van je implementatie kan het helpen om senior leidinggevenden en leiders in te schakelen om de verandering te ondersteunen, zodat de verandering breder door de organisatie wordt geaccepteerd. Overweeg om, naast je officiële hoofdsponsor(en), nog een groep senior leiders de verandering verder te laten onderschrijven. Het kan zo simpel zijn als de aankondiging doorsturen naar hun afdelingen om te laten zien dat ze het eens zijn en je steunen. We raden ook aan om speciaal voor hogere leiders een trainingssessie te organiseren, zodat ze kunnen leren welke invloed hun teams zullen hebben.
5. Bouw in een vroeg stadium je Champions-community op
Door je Champions-community vroeg op te bouwen, kun je hun enthousiasme en expertise gebruiken om te beginnen met het gebruik binnen hun organisaties, wat kan helpen om de implementatie te versnellen. Een manier om dit te doen is door een vroege pilot of preview naar Champions te sturen en ze eerst hun teams te laten inwerken, zodat je een idee krijgt van wat werkt en wat je moet aanpassen voor een bredere implementatie.
6. Maak het leuk
Als het gepast is, probeer het dan leuk te maken — maak teams enthousiast voor de verandering en nieuwe tools. Een paar ideeën om implementatie in spelvorm te laten verlopen:
- Concurrentie tussen afdelingen op het gebied van gebruik
- Oproep voor de meest creatieve use-case
- Vermeld usecase/succes in een maandelijkse nieuwsbrief
7. Laten zien is beter dan vertellen
Als je nieuwe gebruikers aan het inwerken bent, is het altijd beter om dingen te laten zien in plaats van te vertellen. Als je je trainingsplan opstelt, bedenk dan hoe je verder kunt gaan dan massacommunicatie en begin de waarde van de nieuwe tools aan te tonen. Houd rekening met het volgende:
- Organiseer trainingssessies tijdens de lunch voor gebruikers om aan de slag te gaan met de producten.
- Overweeg afdelingsspecifieke trainingssessies om gebruikers te trainen over hun specifieke use-cases (bonuspunten als je Champions ze organiseren!).
- Neem deze sessies op, zodat ze in de toekomst opnieuw kunnen worden bekeken en opnieuw kunnen worden gebruikt voor nieuwe werknemers zodra ze zich bij je organisatie aansluiten.
8. Je feedback-loop is essentieel
Vergeet dit niet: zorg ervoor dat je tijdens je implementatieplan je feedback-loop definieert, inclusief het proces voor het verzamelen van feedback (Champions, Slack-/MS Teams-kanaal, enquête, servicedesk-ticket, enz.). Een goede feedback-loop houdt je dicht bij je gebruikers en helpt je om cursussen aan te passen waar nodig en geeft je inzicht in hoe de tools worden gebruikt en welke bedrijfsresultaten als resultaat zijn behaald.