Close
Logo van de University of Oklahoma
Universiteit van Oklahoma + Atlassian

De overgang als gevolg van [COVID] verliep zo snel ... maar onze bestaande processen met Trello en Dropbox maakten het gemakkelijker om deze herzieningen door te voeren met mijn afgestudeerde studenten en onderwijsassistenten.”

Sector

Hoger onderwijs

Locatie

Norman, Oklahoma

Aantal gebruikers

Meer dan 2500


Hoe professoren aan de Universiteit van Oklahoma productiviteitstechnieken en digitale samenwerkingstools gebruiken om het personeelsbestand van de toekomst te onderwijzen

De verantwoordelijkheden van een hoogleraar reiken verder dan de collegezaal. Professoren werken samen met afgestudeerde studenten, onderwijsassistenten en andere docenten aan het plannen van het curriculum en het leiden van onderzoeksprojecten en schrijven zelfs boeken. Er zijn veel dingen die ze moeten bijhouden, en dat levert een enorme papierwinkel op aan cursussen, rapporten en gegevens.

Toen de COVID-19-pandemie in het voorjaarssemester van 2020 hoogleraren en studenten van hun campussen ontwortelde, was er aanvankelijk minimale begeleiding voor hoe je colleges online kunt voortzetten en met studenten kunt blijven communiceren. Terwijl hun wereld op zijn kop stond, konden professoren en afgestudeerde studenten van de Universiteit van Oklahoma (OU) zich gemakkelijker aanpassen met behulp van onderwijstechnologie en samenwerkingstools in de cloud, waaronder webapplicaties zoals Trello en Dropbox.

De twee digitale samenwerkingstools integreren samen. Universiteiten over de hele wereld gebruiken Trello en Dropbox om hun bestanden betrouwbaar op te slaan en te delen én tegelijkertijd veilige toegang te bieden tot eigen informatie en gegevens.

Dr. Jenel Cavazos, universitair hoofddocent psychologie aan de OU, is een groot voorstander van onderwijstechnologie en productieve manieren van werken. Via de Provost’s Advisory Committee on Learning Technologies en het Information Technology Council van OU is ze een pleitbezorger voor deze tools en productiviteitstechnieken op de campus. Ook moedigt ze andere faculteitsleden aan om deze te omarmen (ze gaf er zelfs seminars over!). In de eerste plaats is Cavazos coördinator Inleidende psychologie en adviseert ze afgestudeerde studenten die psychologielessen aan kleine klassen geven. Naast haar onderzoekswerk is ze verantwoordelijk voor curriculumontwikkeling, het opleiden van docenten en het beheren van het lesaanbod voor ongeveer 1.500 studenten per academiejaar.

Was de impact van een wereldwijde pandemie een enorme verstoring van het onderwijsproces van Dr. Cavazos? In sommige opzichten wel, natuurlijk.

"Mensen houden niet van onzekerheid en lijsten en georganiseerde processen zijn heel belangrijk om een gevoel van controle te hebben", zegt Cavazos.

Gelukkig beperkte het gebruik van Trello en Dropbox de verstoring van de manier waarop ze al haar curricula, onderzoeksprojecten en communicatie binnen de faculteit beheert tot een minimum.

Les geleerd: het gebruik van tools in de cloud om georganiseerd te blijven biedt de academische wereld voordelen en kan professoren redden van een semester vol stress.

Ik vind het geweldig hoe deze tools samenwerken, omdat ze allemaal een ander doel hebben –en ze samen laten werken is essentieel om georganiseerd te blijven.”

Dr. Jenel Cavazos
Associate Professor of Psychology aan de University of Oklahoma

Van schoolbord naar samenwerking

Toen de vloedgolf van veranderingen als gevolg van de pandemie naar universiteitscampussen snelde, moesten docenten en studenten over de hele wereld snel hun koffers pakken, slaapzalen en kantoren verlaten en naar huis gaan.

Alle faculteitsleden van de OU moesten op afstand werken en lesgeven. Maar toen het op een gegeven moment veilig was, kregen ze 30 minuten de tijd om alles wat ze nodig hadden uit hun kantoor te halen. Sindsdien kregen ze slechts beperkte toegang omdat de universiteit een gefaseerde opening had gepland.

"De overgang verliep razendsnel en was heel onverwacht. We moesten veel werk doen om opdrachten en syllabi te veranderen, maar onze bestaande processen met Trello en Dropbox maakten het gemakkelijker om deze herzieningen door te voeren met mijn afgestudeerde studenten en onderwijsassistenten", aldus dr. Cazavos.

Als Cavazos haar lessen en processen niet had opgezet met Trello en Dropbox, zouden haar onderzoeksprojecten, curricula en plannen voor het semester ontoegankelijk zijn gebleven op haar fysieke desktop of externe harde schijf. Dankzij deze cloudtools kon Cavazos vanuit huis blijven werken én samenwerken met haar team, doordat ze overal toegang had tot haar informatie.

Natuurlijk veranderde de plotselinge verschuiving naar leren op afstand de manier waarop ze studenten doceert, maar haar systemen voor het beheren van leergangen en de samenwerking met afgestudeerde studenten en onderwijsassistenten leden daar niet onder. OU plant een terugkeer naar de campus voor enkele kleinere leergangen, maar veel van de grotere leergangen zullen in het najaar van 2020 online plaatsvinden. Aangezien Cavazos Introduction to Psychology doceert aan bijna 1.000 studenten per semester, zullen haar lezingen en curricula allemaal virtueel worden georganiseerd. Ook haar hulp bij andere lessen psychologie zal op afstand plaatsvinden.

"Ik heb het gevoel dat een onvoorbereide professor een gebrek aan respect communiceert voor de studenten die hij of zij doceert. Door duidelijk verwachtingen te communiceren en gedetailleerde, tijdige feedback te geven op opdrachten en examens, leren studenten dat hun tijd en moeite worden gewaardeerd", legt Cavazos uit.

Om hypergeorganiseerd en voorbereid te blijven, heeft Cavazos een Trello-bord opgezet voor elke leergang die ze geeft en waaraan ze samenwerkt met haar afgestudeerde studenten. Het Trello-bord is een combinatie van een informatierepository en een projecttracker. Het is onderverdeeld in de volgende lijsten:

  • Hoofdstukverbeteringen en opdrachtideeën
  • Herzieningen, projecten en updates
  • Lesopzet
  • In uitvoering
  • Alles voltooid! 🎉
Trello-kaarten van de University of Oklahoma

Voorheen gebruikten we Microsoft Word om projecten en details bij te houden, maar dat bood niet de organisatorische functies en flexibele workflows die Trello en Dropbox bieden. Ik vind het geweldig hoe deze tools samenwerken ... en ze samen laten werken is essentieel om georganiseerd te blijven”

Dr. Jenel Cavazos
Associate Professor of Psychology aan de University of Oklahoma

Cavazos communiceert en werkt samen met haar afgestudeerde studenten in Trello-kaarten op het bord om taken toe te wijzen, ideeën vast te leggen, de voortgang van de leergang bij te houden en feedback en mogelijkheden voor verbetering te benoemen.

Dankzij de Power-Up van Dropbox in Trello kunnen Cavazos en haar teamleden naadloos toegang krijgen tot en samenwerken aan curriculumdetails, checklists en rapporten wanneer ze die nodig hebben. Alle updates op de Trello-borden worden ook weergegeven in de activiteitsfeed voor Dropbox-bestanden.

Omdat Cavazos niet alleen de coördinatie van haar lessen beheert, maar ook de andere secties van de Inleiding tot Psychologie, zijn er het hele jaar door veel details, taken en mensen die moeten worden bijgehouden.

Onder de lijst 'Class Setup' maakt ze gebruik van Trello's Advanced Checklist-functie om gedetailleerde takenlijsten te maken van alles wat zij en haar team van afgestudeerde studenten en onderwijsassistenten aan het begin van elk semester moeten bereiken. Binnen de kaart en op de checklist krijgen alle taken een eigenaar en een vervaldatum toegewezen. Zij en haar team kunnen met een blik op de kaarten en checklists bepalen wie wat doet en wanneer. Deze kaarten vormen het centrale deel waar Cavazos en haar team samenwerken om de klus te klaren.

Functie 'Advanced Checklist'

Er worden ook labels gebruikt op kaarten om de primaire eigenaar van het project aan te duiden en het type les dat ze plannen –online of face-to-face. Ze gebruikt daarnaast Card Covers om op overzichtsniveau context te geven aan projecten en taken.

Alle Trello-kaarten zijn verbonden met Dropbox met mappen en bestanden, variërend van opdrachten en lesevaluaties tot syllabi en onderzoeksdocumentatie. Cavazos gebruikt een 'OU Intro Psychology'-exemplaar in Dropbox om al haar leergangen en onderzoeksinformatie te huisvesten. Dankzij de intuïtief gestructureerde bestanden in Dropbox kan ze gemakkelijk deze informatie op bepaalde Trello-kaarten herkennen en naadloos werken tussen de twee tools.

De Dropbox-bestanden worden in Trello weergegeven als uitgebreide miniaturen, zodat informatie gemakkelijk herkenbaar is zonder dat je er doorheen hoeft te klikken, zolang er maar een snelle blik nodig is voor context of controle van de voortgang.

Dropbox-bestanden van de University of Oklahoma

"Voorheen gebruikten we Microsoft Word om deze projecten en details bij te houden, maar dat bood niet de organisatorische functies en flexibele workflows die Trello en Dropbox bieden. Ik vind het geweldig hoe deze tools samenwerken, omdat ze allemaal een ander doel hebben en ze samen laten werken is essentieel om georganiseerd te blijven", aldus Cavazos.

Vanaf nul beginnen is verleden tijd

Iedereen buiten de academische wereld kan zich voorstellen dat professoren en leraren zich tijdens de zomervakantie in de zon koesteren. Dat droombeeld is echter allesbehalve waar.

Het werk is nooit voorbij. Zelfs als al deze projecten op me drukken, geven Trello en Dropbox me het gevoel dat ik vooruitgang boek en de volgende stappen zet zonder het wiel opnieuw uit te vinden.”

Dr. Jenel Cavazos
Associate Professor of Psychology aan de University of Oklahoma

"Het werk is nooit af", legt Cavazos uit. "Onze lessen zijn nooit af, en we kunnen ze altijd beter maken. Met al die onderzoekseisen, diensten en vele leergangen geeft het hebben van tools en een organisatieproces een gevoel van volledigheid. Zelfs als al deze projecten op me drukken, geven Trello en Dropbox me het gevoel dat ik vooruitgang boek en de volgende stappen zet zonder het wiel opnieuw uit te vinden."

Cavazos past aspecten van de agile-methodologie toe op haar lesstijl. Ze moedigt haar afgestudeerde studenten aan om studenten te vragen om feedback en om manieren om de cursussen te verbeteren.

"Ik heb herhaaldelijk positieve feedback van studenten ontvangen over de voorbereiding, presentatie van de colleges, de snelheid waarmee ze opdrachten nakijken (indrukwekkend in groepen van 475 studenten) en algemeen beheer van de leergang. Deze organisatorische componenten verbeteren de leerervaring voor de studenten."

Zodra zij en haar team deze gegevens van studenten hebben verzameld, registreren ze de informatie en inzichten in Dropbox en voegen ze die toe aan Trello-kaarten, zodat ze iets hebben om te raadplegen bij het samenstellen van de syllabi en curricula van het volgende semester.

Met dit systeem hebben Cavazos en haar team van afgestudeerde studenten en onderwijsassistenten dezelfde context voor wat in het voorgaande semester wel werkte en wat niet. Wanneer ze ten slotte een pauze nemen voordat een nieuw semester begint, kunnen ze gemakkelijk hun notities en checklists raadplegen om deze leerpunten toe te passen.

Leer overal mee met Trello en Dropbox

Het bestandsbeheer van Cavazos in Dropbox en de synergische workflows in Trello zijn een droom voor digitale samenwerking. Door haar lesplan te volgen, kunnen professoren en docenten over de hele wereld de vele dynamische cursussen, onderzoeksprojecten en lessen beter op één plek organiseren. Trello en Dropbox vormen de perfecte digitale tools voor docenten voor ordening, samenwerking en productiviteit –of ze nu lesgeven op de campus of vanuit het comfort van hun huis.

Hoogleraren en docenten die deze benaderingen van online productiviteit en samenwerking omarmen, plukken de vruchten van leren op afstand –vooral omdat dat concept blijft groeien.

Volgend verhaal
Invision-logo
Invision

Verspreid, maar toch verbonden

De volgende stap zetten

Ontmoet je team waar het ook maar is in de cloud met de Trello en Dropbox.

De volgende stap zetten
Logo Trello

Neem contact op met een Trello Enterprise-vertegenwoordiger

Til de samenwerking binnen je organisatie naar nieuwe hoogten met Trello Enterprise. Neem vandaag nog contact op met ons team en ontvang een rondleiding op maat van Trello Enterprise.

Meer informatie