작업 수용량 계획에 관한 모든 것(+현실성이 있는지 확인해야 하는 이유)
효과적으로 계획하고 팀을 한계까지 밀어붙이지 마세요
모든 리더나 프로젝트 매니저는 팀의 대역폭을 이해하는 것이 거대한 추측 작업처럼 느껴질 수 있다는 것을 알고 있습니다.
요청이 들어오거나 새로운 교차 기능 이니셔티브를 위해 도와달라는 부탁을 받을 때마다 다음과 같은 질문에 직면하게 됩니다. 팀원이 현실적으로 이 일을 완수할 시간이 있습니까? 아니면 요청을 수락하면 모두가 너무 많은 작업에 관여하게 됩니까?
공식 용어에 익숙하실 수도 있지만 이것은 작업 수용량 계획을 세우는 활동입니다.
그렇다면 작업 수용량 계획이란 무엇입니까?
작업 수용량 계획은 프로젝트나 작업에 필요한 시간을 확인하고 팀이 작업을 완료하는 데 사용할 수 있는 여유가 있는지 확인한 다음 효율성을 최대화하도록 작업을 조정하는 과정입니다.
이름에서 알 수 있듯이 프로세스는 작업 수용량과 계획이라는 두 부분으로 나눌 수 있습니다.
먼저 팀의 전반적인 작업 수용량을 파악해야 하며 이것은 업무량이 너무 많아지기 전에 팀에 할당할 수 있는 최대한의 업무량입니다. 그 정보를 알고 있는 상태에서 계획 단계로 넘어갑니다. 계획 단계에서는 작업의 우선 순위를 정하고 예정된 기한까지 작업이 완료되도록 시간을 조정합니다.
예를 들어 팀이 영업 팀을 지원하기 위해 데이터를 가져와서 보고서를 작성해 달라는 요청을 받았다고 가정해 보겠습니다. 어쩌면 지난 2년간의 고객 데이터가 많이 필요할 수도 있습니다.
프로젝트 요청을 검토하고 범위를 파악하고 예상 시간을 할당하여 프로젝트 완료에 걸리는 시간에 대한 기본 사항을 이해할 것입니다. 시작부터 완료까지 약 8시간의 작업이 필요하다고 생각합니다.
그 다음으로는 팀이 실제로 8시간을 할애할 수 있는지 알아내야 합니다.
가장 쉬운 방법은 모든 팀원에게 평소 일주일 동안 하는 모든 일과 주당 시간 형식으로 각 활동에 소요되는 시간을 기록해 달라고 부탁하는 것입니다. 팀원은 캘린더, 받은 편지함, Jira 티켓 등을 참조하여 최대한 현실적으로 파악하고 있는지 확인해야 합니다. 그러면 일주일 동안 일하고 있는 총 시간을 알아낼 수 있습니다.
그 단계부터는 새 프로젝트를 넣을 여유가 있는 부분을 알 수 있습니다. 또한 (업무량 유연성이 가장 높은 팀원을 기준으로) 할당하기에 가장 적합한 인력을 식별하고 프로젝트 처리 기한을 좀 더 현실적으로 정하게 됩니다.
어쩌면 Dennis의 현재 의무는 주당 총 30시간 정도이며 이 요청을 받아들일 수 있는 능력과 전문성이 있지만 월요일이 되어야 보고서 완료가 가능하다고 할 수 있습니다.
작업 수용량 계획이란 팀이 무엇을 만들어낼 수 있는지 낙관적으로 추측하는 것보다 실제로 프로젝트 계획과 기대치를 확립한다는 뜻입니다.
작업 수용량 계획의 실제 모습
작업 수용량 계획 세션을 실행하는 방법에 대한 단계별 안내는 작업 수용량 계획 플레이를 확인하세요. 그런 다음 Confluence에서 사용할 수 있는 이 작업 수용량 계획 템플릿에 세션 결과를 기록하세요. 작업 수용량 계획 문서의 모습은 다음과 같습니다.
들어본 다른 유형의 계획은 어떻습니까?
작업 수용량 계획과 작업 수용량 관리의 차이점
작업 수용량 계획에 집중하기 시작하면 작업 수용량 관리라는 용어도 듣게 될 수 있습니다. IT 팀 및 프로젝트와 관련하여 가장 자주 사용되지만 다른 업계에서도 사용하는 용어입니다.
작업 수용량 관리는 프로젝트 요구 사항을 충족하기 위해 사용할 수 있는 모든 리소스를 감독하고 조정하는 기업의 전반적인 능력을 설명하는 광범위한 개념입니다.
면접이 전체 채용 과정의 일부인 것과 마찬가지로 작업 수용량 관리는 광범위한 용어이고 작업 수용량 계획은 전체 용량 관리 프로세스의 한 부분이라고 생각하면 됩니다.
작업 수용량 계획과 리소스 계획의 차이점
리소스 계획에 대한 언급도 들을 수 있습니다. 작업 수용량 계획과 혼용하는 경우가 많은 용어지만 차이점이 있습니다.
작업 수용량 계획은 구체적으로 인력을 조사하여 프로젝트 요구 사항을 충족할 수 있는 기술과 시간을 보유하고 있는지 판단합니다. 예를 들어 합리적으로 생각했을 때 팀이 금요일까지 데이터 요청을 처리할 수 있습니까?
반면 리소스 계획은 인력, 예산, 소프트웨어, 장비, 자재 등 특정 리소스를 할당하는 것과 관련이 있습니다.
그 목표는 각각의 특정 리소스를 최대한 이용하기 위해 적절하게 활용하고 있는지 확인하는 것입니다. 예를 들어 수치를 더 효과적으로 가져오기 위해 데이터 대시보드를 변경할 수 있습니까? 이 작업을 위해 여유를 확보하도록 실행을 연기해야 한다는 다른 보고서가 있습니까? 특정한 도구의 영향력을 어떻게 극대화할 수 있습니까?
작업 수용량 계획의 장점
작업 수용량 계획에는 연습이 필요할 수 있으며 특히 요청에 대한 모든 요청에 열정적으로 “예”라고 고개를 끄덕이는 데 익숙하다면 더욱 그렇습니다. 하지만 이런 습관을 들이면 많은 이점이 있습니다.
1. 팀 번아웃 방지
무서운 통계를 알려드리자면 48%의 근로자는 무리한 기한이 너무 많고 할 일이 너무 많다고 답합니다. 팀이 얼마나 달성할 수 있는지 알 수 없다면 결국 과도한 업무가 될 수밖에 없기 때문에 이 통계는 이해할 만합니다. 결국 해야 할 일이 항상 남아 있게 됩니다.
팀의 실제 역량을 철저히 이해하기 위한 조치를 취하면 너무 많은 업무와 책임에 부담을 주지 않고 가장 영향력 있는 업무에 우선 순위를 두어 시간 관리를 지원할 수 있습니다.
2. 더 현실적인 기한 정하기
프로젝트가 일정보다 늦어지는 경향이 있다는 사실은 이미 잘 알고 계실 것입니다. 우리가 프로젝트가 실제로 얼마나 걸릴지 낙관적으로 과소평가한다는 계획 오류 때문입니다.
그런 편견을 극복하기는 어렵지만 작업 수용량 계획이 있으면 도움이 됩니다. 특히 업무 가능 상태에 대한 세부 정보를 팀으로부터 바로 받으면 팀이 실제로 해낼 수 있는 것에 따라 기한 관련 기대치를 관리할 수 있도록 꼭 필요한 현실성 확인을 할 수 있습니다.
3. 기술 부족 파악
작업 수용량 계획은 팀이 어떤 일을 할 수 있는지 이해하는 것으로, 시간과만 관련이 있는 것이 아니라 기술과도 관련이 있습니다. 하지만 54%의 직원은 현재 직무를 수행하기 위해 알아야 할 모든 것을 아직 알지 못한다고 보고합니다.
팀의 작업 수용량을 미리 평가하고 작업을 계획하면 프로젝트에 팀이 갖추지 않은 기술이 필요한지 쉽게 파악할 수 있습니다. 어쩌면 영업 팀에서 한 요청에는 사내에 없는 빅 데이터 칩이 필요할 수도 있습니다.
이것을 미리 고려하면 팀원 교육, 업무 아웃소싱, 프로젝트 범위 변경과 같이 사전 조치를 취할 수 있습니다.
작업 수용량 계획의 어려움
작업 수용량 계획에는 많은 이점이 있지만 많은 노력도 필요합니다. 극복해야 할 일반적인 장애물 몇 가지를 설명해 드리겠습니다.
1. 대역폭을 이해하기 어려움
작업 수용량 계획은 일회성 활동이라고 생각하십니까? 꼭 그렇지는 않습니다. 프로젝트가 변하고 팀원이 이탈하거나 합류함에 따라 팀의 대역폭은 항상 변합니다. 게다가 현재의 업무량과 한계에 대한 팀원들의 정직성에 의지해야 합니다.
이 모든 요인으로 인해 팀이 새로운 업무와 요청을 처리할 수 있는 작업 수용량이 어느 정도인지 확실하게 파악하기가 어려우며 특히 자신이 항상 더 많은 일을 처리할 수 있다고 믿는 성취도가 높은 팀원들로 구성된 팀이라면 더욱 그렇습니다. 작업 수용량 계획에 대해 팀과 더 자주 이야기할수록(대부분의 팀은 매주 이야기함) 현실성을 갖추기가 더 쉬워집니다.
정보를 공유하는 회의에서 기술 팀을 위한 Jira Software의 Advanced Roadmaps와 비즈니스 팀을 위한 Jira Work Management의 보고서를 이용하면 팀원의 작업량과 작업 수용량을 시각화하고 파악할 수 있습니다.
2. 변화로 인한 경로 이탈
미래를 알려주는 수정 구슬은 없으며 가장 경험이 많고 좋은 의도를 가진 프로젝트 매니저라도 언젠가는 난관에 부딪힐 것입니다. 모든 프로젝트에는 위험이 따르며 계절적 변동부터 업계의 변화까지 예상치 못한 상황이 발생하면 계획에 큰 영향을 미칠 것입니다.
잠재적인 차질을 모두 고려해야 하는 경우 작업 수용량 계획이 항상 그렇게 간단하지는 않습니다. 여유 있게 계획을 세우면(하루나 이틀 정도라도) 일이 경로를 벗어나는 일 없이 나아갈 수 있습니다.
3. 때때로 어려운 대화에 참여 필요
여러분의 팀이 이전에 회사 내에서 항상 “예”라고 답하는 팀이었다면 작업 수용량 계획을 따르는 경우 “아니요”라고 말해야 할 때도 있습니다.
작업 수용량 계획은 식별한 정보로 무언가를 할 때만 유용하다는 사실을 기억하세요. 여기에는 대역폭 부족으로 프로젝트를 거절하고 기대치를 조정하거나 줄이고 기한을 앞당기는 일이 포함될 수 있습니다. 제공하기로 약속하고 지키지 않는 것보다는 요청을 거절하는 것이 항상 낫습니다.
작업 수용량 계획 모범 사례
작업 수용량 계획에는 다소 시행 착오가 걸리지만 올바른 방향으로 시작할 수 있는 몇 가지 팁이 있습니다.
1. 과거 프로젝트로부터 배우기
교훈을 되돌아보고 배울 의지가 있다면 경험은 훌륭한 스승입니다. 팀이 프로젝트를 완료하면 곧바로 다음 프로젝트로 넘어가지 마세요. 작업 수용량이 부족했던 부분에 세심하게 주의를 기울여서 사후 검토를 통해 상황이 어떻게 진행되었는지 토론해 보세요.
왜 그 이슈로 이어졌습니까? 프로젝트 범위가 확장되었습니까? 팀원이 업무 가능 상태를 과대평가했습니까? 근본 원인을 정확히 짚어내고 앞으로 되풀이하지 않을 방법을 찾으세요.
2. 팀원과의 솔직한 대화
팀의 가능한 대역폭에 대해서는 팀원들 자신이 가장 잘 알고 있습니다. 실제 업무를 하는 것은 팀원이므로 이들의 업무량과 어떤 추가 프로젝트를 진행할 수 있을지에 대해 솔직한 대화를 나누어야 합니다.
작업 수용량은 계속 진화하므로 반복해서 대화해야 한다는 점을 기억하세요. 정기 팀 미팅에서 잠시 시간을 갖고 각 팀원의 현재 상황을 나누며 모든 팀원의 기존 업무량 및 책임에 대한 업데이트된 정보를 파악합니다. 역할 및 책임 템플릿에 이 대화를 문서화하면 새 분기, 프로젝트 또는 향후 작업 수용량을 확인할 때 다시 참조할 수 있습니다.
3. 필요한 세부 정보를 먼저 받기
팀의 작업 수용량을 이해하는 것도 퍼즐의 큰 부분이기는 하지만 그 방정식의 계획이라는 부분도 잊지 마세요. 작업을 성공적으로 계획하려면 완료에 필요한 것이 무엇인지 확실하게 이해해야 합니다.
하지만 52%의 프로젝트는 범위 초과를 경험합니다. 프로젝트의 요구 사항이 원래 예상했던 것 이상으로 증가하면 팀이 금방 과도한 부담을 받을 수 있습니다.
다른 곳에서 새 프로젝트 요청이 오면 요청의 내용을 자세히 파악하기 위해 신중하게 질문해 보세요. 다른 팀이 요청을 제출할 때 작성해야 하는 개요 또는 양식을 만들어 필요한 세부 사항을 미리 파악할 수 있습니다. Jira Work Management의 끌어서 놓기 방식의 양식 작성기를 사용하여 양식을 만들고 간단한 작업 요청을 추적하세요.
마지막으로, 모든 세부 사항을 완전히 이해한다고 생각하더라도 지연되고 우발적인 상황에 대비할 시간을 내야 합니다. 모든 것을 계획할 수는 없지만 여유가 조금이라도 있으면 예상치 못한 일이 발생하더라도 팀을 한계까지 밀어붙일 필요가 없습니다.
추측은 그만, 계획 시작하기
새 프로젝트가 제시되면 다음과 같은 함정에 쉽게 빠져들게 됩니다. 요구 사항과 요청에 동의하고 나서 팀이 어떻게 그것을 실현할 것인지 알아낸다는 함정입니다.
더 열심히가 아니라 더 스마트하게 일하려면 작업 수용량 계획을 세워서 그 반대의 순서로 진행하세요. 먼저 팀이 얼마나 달성할 수 있는지 현실적으로 파악한 다음 거기서부터 모든 작업을 계획하세요.
팀의 대역폭에 대해 두려움이 따르는 추측을 피하면 프로젝트 우선 순위를 효과적으로 정하고 더 현실적인 기대치와 기한을 정하고 팀의 사기를 유지하는 동시에 모두의 스트레스와 좌절을 줄일 수 있습니다.
비즈니스 팀에서 Jira Work Management 템플릿을 사용하여 프로젝트를 계획하고, 기술 팀에서는 Jira Software를 사용하며, Confluence에서 작업 수용량 계획 템플릿으로 모든 팀의 작업을 만들고 체계화하면 이 프로세스를 더욱 원활하게 진행할 수 있습니다. 즐겁게 계획하세요!
