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リソース プランニングでプロジェクトを円滑に実行するには

ストレス、ボトルネック、矛盾を避けるための秘訣

トピック一覧

リソース プランニングとは、プロジェクトを完了するために必要なリソース (人材、ソフトウェア、機器、予算など) を決定して、最大限に効率化するためにそれらを割り当てるプロセスです。

チームが、その場でのブレーンストーミング セッションを希望しています。ノート パソコンを抱えて、オフィスの大きな会議室に向かいます。おっと! すでに会議が始まっているようです。

ホールを下ってより小さなスペースに向かいます。そこにもチームが待機しています。彼らは何時間もそこにいたのでしょうか?実際は、移動してきたようです。

それはいいとしましょう。チーム全員が休憩室のテーブルまでゆっくり歩いていきますが、あまりに多くの人が昼食を温めたり、コーヒーをすすったりしています。オフィスを隅々まで回る観光ツアーは続きます。

それがよくある奮闘のように聞こえるなら (賭けてもいいですが、そうです)、それに応じてリソースが計画して管理されていないとどうなるかすでに経験済みです。良くてイライラ。最悪なら? プロジェクトを完全に狂わせかねません。

虫眼鏡と X

リソース プランニングについて

プロジェクト管理におけるリソース プランニングの重要性について、入力します。リソース プランニングではプロジェクトに必要なものを決定するため、これらのアイテムを効率的に確保して割り当てられます。

「リソース」という用語はハード マテリアルを想起させるかもしれませんが、チーム メンバーや現金さえプロジェクト リソースと見なされる点に注意することが重要です。

通常、リソースは次のバケットのいずれかに分類されます。

  • スタッフ
  • 予算
  • ツールとソフトウェア
  • 設備とスペース

プロジェクトの作業を始める前に、ゴール テープを切るためには必ず必要なものがわかるでしょう。次に、それらのリソースを取得できるだけでなく、必要なときに確実に取得できることを保証します。

リソース プランニングの重要性

3 秒間で息を吸い込んでから 3 秒間で吐きます。なぜなら、Atlassian はひどく腹立たしい会議室の例を見直そうとしているからです。

チームがその迅速なコラボレーション セッションに向けて腰を据え、頭脳を結集する準備ができたとき、不可欠なリソース、つまりスペースがありませんでした。作業する準備はできましたが、行くところがありませんでした。

単純だと思われていたことから、思いがけない多くの障害を引き起こしました。リソース プランニングを怠ったときに生じる落とし穴を、いくつか見てみましょう (こんな会議の主幹の足を引っ張るような、理性の影から見え隠れする意地悪さは超えていくべきですね)。

1. 正確なプロジェクト計画を作成する

プロジェクト計画では、プロジェクトを完了するために必要な手順と、それらの各手順がいつ実行されるかを詳細に説明します。利用可能なリソースがわからない場合、これらのマイルストーンは計画できません。

たとえばプロジェクト計画で、今週末までにプレゼンテーション用にグラフィックを完成させる必要があると言っているのに、来月末までグラフィック デザイナーが別のプロジェクトに付きっきりでいることに気づかなかったとしたらどうなるでしょうか?

リソースの可用性を考慮できない場合、プロジェクト計画は不正確であり締め切りは推測に過ぎず、サイコロを転がして必要なものは用意できるだろうと願わざるを得ず、結果的に多くの不要なストレスが溜まります。

2. ボトルネックを回避する

リソースを計画すると、不要な遅延も回避できます。多数の人やプロジェクトが同時に同じリソースを必要としている場合、そのリソースを手に入れることができる保証はありません。

もちろん、一番先に手に入れるかもしれません。入れられないかもしれません。競走に勝てない場合は、プロジェクト全体のタイムラインを先送りする必要があります。

考えてみてください。事前に会議室を予約していれば、オフィスを当てもなく歩き回り、会議スペースをこそこそ覗き見ることはなかったでしょう。そして、生産的なブレーンストーミングにすぐに取り掛かれたはずです。

3. キャパシティを管理する

チームメイトは、プロジェクトに必要な最大かつ最も貴重なリソースです。ほとんどのプロジェクト (特に部門横断型プロジェクト) には、さまざまな同僚、部門、スキルが必要です。

しかし、あなたは彼らがやる気がないのではなく、自分の目の前にもっと仕事が与えられるのを待っているだけだとわかっています。実際、彼らは通常は必要とされており、すでに広範囲に散らばっています。

52% の人は日常的に仕事でストレスがかかっていると言っており、不合理なワークロードはその圧倒感の大きな部分を占めています。リソース プランニングでは人々の時間とエネルギーを事前に管理できるため、誰にも過剰な負荷がかかりません。

4. より多くのプロジェクトを成功させる

それは全員に最大のメリットをもたらします。より多くのプロジェクトに勝つということです。

あるプロジェクト管理研究所 (PMI) のレポートから、リソースの依存関係と課税されたリソースは、プロジェクトの失敗の原因としてよく引用されている 2 つの原因であることがわかりました。それらは、経験の浅いプロジェクト マネージャーやチーム メンバーの先送りといった他の課題よりも上にランクされました。

プロジェクトに必要なもの、必要なタイミング、プロジェクトの実地体験を積む方法を計画することは、あなたとチームがゴール テープをかけて、よりストレスが少なくプロジェクトを成功させる準備を整えていることを意味します。

リソース プランニング プロセス: 必要なときに必要なものを入手する方法

未来は予測できません。このため、リソース プランニングは少し大変になります。プロジェクトに必要なあらゆるものをどのように知ることができるのでしょうか?

そのための方法を、簡単な数式にまとめてあります。リソースを効果的に計画して管理できますので、是非ご使用ください。空の会議スペースを求める実りのない探求は、ここで終わりです。

クリップボードと署名

ステップ 1: 必要なリソースを正確に特定する

プロジェクトを完了するために必要なあらゆるものを揃えたリストの作成から始めます。特に巨大な部門横断型プロジェクトでは、これは大変な場合があります。メモ帳とペンを掴み、明らかに必要なリソースを書き出すことから始めましょう。

簡単なものは外して、プロジェクトのさまざまな段階やセクションについて考えてみてください。たとえば、作成中のウェビナーはコンテンツの概要から始まります。つまり、コンテンツ チームのメンバーと主題のパートナーが必要です。プロジェクトのフェーズを進んでいき、その時点で必要なリソースを書き留めます。

見逃したものがないか心配ですか? 幾人か他のチーム メンバーにリストを確認してもらいます。特に以前に同様のプロジェクトを完了していれば、見過ごしたリソースを列記できるでしょう。

十分なリストが完成したら前述のカテゴリ (人、ソフトウェア、機器、予算) にグループ化することによって、混沌とした状態を秩序立てていきます。

ステップ 2: 入手できるリソースを理解する

必要なものをすべて揃えた洗濯物リストがあります。さて、この質問に回答しなければなりません。何をすでに持っていますか?

超簡単にするつもりですので、2 種類の蛍光ペンのキャップを外してください。すでにアクセス可能なものには緑色、取得する必要があるものにはピンク色を使用しましょう。

緑のリソースから始めます。リストを綿密に確認して、すでに持っているリソースをハイライトします。完了時にウェビナーをホストするように、ビデオ会議ソフトウェアのサブスクリプションを持っているかもしれません。緑色にします。

次は? 持ってないリソースをピンクの蛍光ペンで取り出します。プレゼンテーション スライドを作成するグラフィック デザイナーはいません。

リストのすべての項目緑色かピンク色になるまで繰り返します。

ステップ 3: 必要なリソースを集める

ピンク色のリソースを詳しく見てみましょう。これらはプロジェクトに必要ですが、まだアクセスできません。

最もまとまりのないチームでもリソースを引き込む必要があるため、そのリソースを実際に体験する方法を理解するチャンスです。

ウェビナー スライドを作成する社内のグラフィック デザイナーがいないことはご存じでしょう。その仕事を代理店やフリーランサーに外部委託しますか?Canva のような無料のツールを使って最善を尽くしますか? これらのニーズそれぞれに記入する方法について具体的な情報を得て、リストに解決策を書き出します。

ステップ 4: リソースの依存関係をまとめる

緑色のリソースに注意を向ける時間です。犯しやすい最大の誤りの 1 つは、「いや、持っているからもう大丈夫」と考えることです。

頑張ってプロジェクトを進めているのはあなただけではありません。リソースの有無を超えて、それらの可用性を理解する必要があります。これは、リソースを現実的にプロジェクトに割り当てるのに役立ちます。

リソースの可用性は必ずしも明らかではありません。それらを把握するには、次のことを行う必要があります。

  • 未来のキャパシティを把握するために、必要なチーム メンバーと会話しましょう (コンテンツ チームが来月までウェビナーの概要をまとめられないなど)。
  • 同じリソースを使用する他の部門と連絡して、すでにリソースを申請しているかどうか、またいつ申請したかを把握します (今月は営業チームが情報ビデオのためにビデオ会議ソフトウェアを使用しているが、次にあなたがそのソフトウェアを使用できる、など)。
  • プロジェクトのスコープを把握して将来のリソースのニーズを予測すると、バッファに構築できます (プロジェクトの最後の最後にウェビナーのランディング ページを作成するためにウェブ開発チームが必要だが、今すぐスケジュールを進めなければならないなど)。

何かをマスターするのと同じように、多少の実験と試行錯誤は付きものです。しかしリソースを計画しようとしたという事実でも、あなたとあなたのプロジェクトの障害が少なくなることを意味します。

ステップ 5: プロジェクト計画を作成する

全体像とすべての情報が得られたら、リソースへの現実的なアクセスに関するプロジェクト計画を作成できます。最適なプロジェクト計画は、リソースを既存の計画に絞り込もうとするのではなく、リソースを中心に作成することを覚えておいてください。

パズルのピースを動かす必要があります。ビデオ会議ソフトウェアが来月まで利用できないことがわかっている場合は、それまで (早い段階で) 実際にウェビナーをホストできないことがわかります。

プロジェクト計画の手順を綿密に計画しながら、各手順の下にその部分で必要なリソースをリストします。また、他のユーザーがあなたの後にそのリソースを使用する計画を立てられるように、そのリソースをいつ使い終わるかを指定しておくと便利です。

ソフトウェアはリソース プランニングにどう役立つか

上記のリソース プランニングへの、結構な手作業によるアプローチの概要を説明しました。うまくいきますから安心してください。

しかし、リソースの特定、割り当て、最大化となると、必ずしもあなたや蛍光ペンである必要はありません。ソフトウェアは次のことに役立ちます。

  • 組織全体でプロジェクトを視覚化する
  • リソース間の重複を特定する
  • プロジェクト計画とリソース要件をリアルタイムに調整する
  • チーム メンバーのワークロードと帯域幅を管理する
  • データとレポートにアクセスして、今後のプロジェクト計画とリソース要件を形作る

スプレッドシート、ソフトウェア、信頼できるメモ帳のいずれを選ぶかは、あなた次第です。しかし、リソース プランニング ソフトウェアは多くの利点を提供する (そして、煩わしいわかりにくさを減らせる) ことにご留意ください。

複数のドキュメント
以下も参照してください

キャパシティ計画テンプレート

見積もりや優先度決定からあて推量を排除します。

プロジェクト計画テンプレート

次のプロジェクトに向けたマイルストーンの定義、スコープ、計画を設定します。

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