意義を実感できるチーム ミーティング
時間をかける価値のあるミーティングにするためのヒント
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ミーティングに関する不満は誰もが耳にします。非生産的だ。カレンダーがミーティングで埋め尽くされる。退屈だ。本来取り組むべき仕事の時間を奪っている。
それでも、ある調査によれば、プロフェッショナルは勤務時間の 21% をミーティングに費やしていることが分かっています。さらに問題なのは、その同じ回答者が、ミーティングの時間の 4 分の 1 以上が完全な無駄だったと考えていることです。すでに予定でいっぱいのカレンダーに新たなミーティングの予定が追加されるのを見て、多くの人がうんざりするのも無理はありません。
しかし実際には、チーム ミーティングは仕事に必要なものです。適切に計画して管理すれば、チームがアイデアを出して問題を解決し、目標を達成することを後押しできます。
そこで次のような問いが生じます。効果的なミーティングを行って、実際に魔法を起こすにはどうすればよいでしょうか? この集まりを、ただかしこまって勤務時間を浪費する行為の繰り返しにせず、チームの時間を生産的に使うには、どうすればよいでしょうか?
このガイドでは、チーム ミーティングから最大の価値を引き出すために知っておく必要がある事柄を紹介します (念を入れる場合は、おやつを用意してもいいでしょう)。
チーム ミーティングが必要なときと不要なとき
ミーティングを終えて「メールで済んだのに!」と思った経験は、誰にでもあるでしょう。
開催するミーティングに対する苦情を避ける 1 つの方法は、話す必要があるような気がするからではなく、本当にカレンダーに予定を入れる準備が整っていることを確認することです。
そのことはどうすればわかるのでしょうか? 次に示す指標を使用して自分の状況を診断し、チーム ミーティングが本当に必要かどうかを判断してください。
ミーティングをスケジュールするケース
1.明確な目標がある。
すべてのミーティングには明確なミッションまたは目標が必要です。そうでなければ、わざわざ集まる意味はありません。何を達成しようとしていますか? 問題を解決することですか? タイムラインの計画ですか? 課題について話し合うことですか? アイデアのブレーンストーミングですか? カレンダーにミーティングの予定を入れる前に、明確な成果物を示せるかどうかを確認してください。できるのであれば、予定を入れてください。
2. アジェンダを作成している。
ミッションが定まったら、隠していてはなりません。何について話し合って何を達成しようとしているのかをチームの他のメンバーと共有します。ミーティングの主催者が犯す最大の過ち、逆から考えることです。まずミーティングの枠を押さえてから、内容を考えようとします。そうではなく、最初にアジェンダを計画してから、それに合わせてミーティングの時間を予約するほうが賢明です。アジェンダは準備できていますか? ミーティングをスケジュールしてください。
3. 誰を招待する必要があるか明確にわかっている。
自分にまったく関係のないミーティングに参加しなければならないことほど、最悪なことはありません。これが、アジェンダを事前に決めておくと役立つもう 1 つの理由です。話し合う内容が分かっていれば、誰を招待する必要があるのかも自ずとわかります。ミーティングに参加する意義がある人が明確にわかっているのであれば、おそらくはその他の重要な事柄もすべて明確に理解しているでしょう。ミーティングの時間をスケジュールして構いません。
ミーティングをスキップするケース
1. 情報を共有するだけである。
必要なのは、プロジェクトのアップデートや、チームでの外食のメニューをピザからタコスに変えたことを全員に伝えることだけですか? 現在行っている議論にはつながらないような、簡単なアップデートや事実ベースの情報の報告ですか? それなら、メールかインスタント メッセージング プラットフォームで十分です。そのほうが全員を集めるよりずっと速いですし、チーム メンバーは忘れたときに見返せます。このルールにはいくつかの例外があります。全社や役員のミーティングなどです。
2. ミーティングを主催するためだけに主催する。
文章で読むと痛いほど明確かもしれませんが、これは思ったよりも頻繁に起こっています。特に、定期ミーティングや繰り返し行われるミーティングで生じます。カレンダーのこのような定期的な予定は、生産的な話し合いではなく、形だけの進捗報告セッションや現状の共有になってしまいます。チームのカレンダーに定期ミーティングが設定されていたら、頻繁に再評価して本当に時間をかける価値があるのかを確認してください。
3. 準備が万全ではない。
クリエイティブ ブリーフやスライド資料など、要点を伝えるのに必要な参考資料は完全に準備できていますか? アジェンダを策定して、発表できるようになっていますか? できていないのであれば、そのミーティングを予約するには早すぎます。もちろん時間を決めてから、空いた時間を使って資料をまとめられるかもしれません。しかし多くの場合、資料をまとめるのには予想よりも時間がかかります。必要な資料の半分が用意できていない状態で、ミーティングを開催したくはないでしょう。
物事を達成するチーム ミーティングの実施方法
さて、目標、アジェンダ、招待リストが明確になって、ミーティングが必須であることが確実になりました。それでは、どのようにしたら円滑に実施できるでしょうか? 次に示す戦略を実践に移します。
1. アジェンダを中心にまとめる。
何度も同じことを言いたくはありませんが、チーム ミーティングを成功させるためには、アジェンダが重要であることをそろそろ理解いただけたと思います。しかし報告によると、63% のミーティングではアジェンダが事前に決められていません。
この数字に加担しないでください。アジェンダをまとめるのは驚くほど簡単です (そして、時間をかける価値があります)。最も基本的な形式では、次の項目を簡単に書き出します。
- ミーティングの日時
- ミーティングの目標
- 参加する部門または人
- 話し合うトピック
- 各トピックの議論をリードする人
- 各トピックに割り当てる時間
必要なのはこれだけです。これらの項目を決めて話し合いの前に共有しておくだけで、ミーティングに必要な構成 (それから、言うまでもなく時間管理) がもたらされます。
2. 関係書類を事前に送付する。
貴重なミーティングの時間を少しでも無駄にしたくなくても、そうなりがちです。特に、最初に 10 分間かけて、これから話し合う内容を全員に説明するような場合です。
予定されたミーティングの少なくとも 1 稼働日前までには、参加者全員にアジェンダを伝えてその他の参考資料 (クリエイティブ ブリーフ、タイムライン、スライド資料、グラフ、レポートなど) を配っておくことで、この時間を省けます。
このようにすると、ミーティングの要点を確認して理解する時間が確保されるため、全員が最善の質問と提案を準備してミーティングに出席できます。
3. 本筋から逸れないようにする。
ミーティングが脱線する原因にはどのようなものがありますか? ミーティングの目標とは関係ない、本筋から逸れたトピックや余談です。クライアントの苗字の発音方法は、本当に今議論すべきことでしょうか?
チームの全員がその落とし穴にはまって出てこられなくなる前に、穴を塞いでください。そのまま会話を進めるのではなく、懸念事項はメモしておくので後で別に時間を取って検討できるとチームに伝えます。
これは、「パーキング ロット (駐車場)」と呼ばれる手法です。アジェンダを運転して前に進める間、そのトピックを一時的に置いておくからです。
4. 画面は見ないというルールを設定する。
ミーティングの生産性を高めるには、全員が集中して真剣に取り組む必要があります。参加者全員がメールの返信や Instagram の閲覧のために画面を見てばかりでは、これは不可能です。
議論や計画しているアクティビティのためにデバイスが必要でない限り、参加者には自分のデバイスを机に置いてくるように言います。新しいルールを周知させるために、ミーティング ルームの外に回収箱を設置することを検討するのもよいでしょう。こうすれば、最も重要なこと、つまり話し合いに全員が集中できます。
5. 時間を確認する。
まず、ミーティングを時間どおりに開始して終了することが極めて重要です。これは参加者全員のスケジュールを尊重していることを示すだけでなく、与えられた時間を最大限に活用することでもあります。このように考えてみてください。30 分のミーティングの開始が 5 分遅れると、ミーティングの時間の 17% をすでに失ったことになります。大変な損失です。
ただし、開始時間と終了時間の他にも、議論が白熱した場合は時間の感覚を失いやすくなります。アジェンダで時間配分を決めておくことはもちろん役立ちますが、実際に時計を見ながらその計画どおりに進める必要があります。
議論をリードしながら時間は見れないと思われるかもしれません。ミーティングの始めにタイムキーパーを決めて、配分された時間の終わりに近付いたらそっと伝えてもらうようにします。
6. 要約して共有する。
アジェンダと同じくらいミーティングの要約も重要です。話し合いの後で要点を文書またはメールにまとめて、ミーティングの参加者全員 (およびその他の情報を伝える必要がある人) に送ります。ミーティングの要約には、次の内容が含まれている必要があります。
- 取り上げたトピックの簡単な説明
- アクション アイテムとその担当者 (期限付きで!)
- 後で再度取り上げる「パーキング ロット」項目
以上の内容をすべて文書にまとめて、全員が次のステップを明確に理解し、話し合った内容や実行に合意した事柄すべてについて疑問がないようにします。要約を次回のミーティングで参照して、取りこぼしがないことを確認するための記録としても使用できます。
