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部門連係チームの構築方法

サイロ化を解消して結果を得るためにコラボレーションを行う、最良の方法

さまざまなチームの人形

部門連係チームとはどのようなものでしょうか? それは、共通の目標を達成するために集まった、さまざまな専門知識を持つ人々のグループです。通常、組織のすべてのレベルの従業員が含まれます。

部門連係チームについて考えるとき、あなたの最初の反応に最も近いシナリオは次のどれですか?

  1. 「アベンジャーズ」のような感じ。全員が独自の卓越した力を結集して、課題を克服します。
  2. うんざり。学校で嫌だったグループ プロジェクトを思い出します (誤解、意見の不一致、先延ばし、非協力的だったあの野郎)...

実は、部門連係チームはどちらに転んでもおかしくありません。チームが適切に機能するとこれらのチームはイノベーションを加速して、メンバーのスキルと仕事の満足度が向上します。

また、うまく機能しない場合はどうでしょうか? 結果を出すことなく、時間とエネルギーを無駄にするだけです (ストレスと敵意の増大があなたの求めているものでない限り)。

では、所属している、あるいは主導している部門連係チームをより適切に機能させるために、あなたはどのように支援できるでしょうか? 完全ガイドを用意しました。

部門連係チームとは

たとえばマーケティング チーム、IT 部門、営業部門など、チームを似た仕事をする人々の集まりだと考えがちです。一方、部門連係チームは、さまざまな専門知識を持つ、組織内の異なる部門に所属する人々の集まりです。

部門連係チームには、習熟度が異なるメンバーが含まれることもあります。特別な意思決定力を持っている場合もあります。たとえば、チームは通常の承認プロセスを経ることなく、CEO に直接プロジェクトの計画を提案できます。

部門連係チームは現在よく話題になりますが、新しいものではありません。保険から自動車製造やテクノロジーまで、さまざまな業界で効果的に使用されています。

さまざまな種類の部門連係チーム

部門連係チームは、さまざまな種類の組織でさまざまな方法で機能します。スタートアップ企業や中小企業は、その規模の性質上、多くの場合は部門連係型になっています。こうした企業は専門チームを持つには規模が十分ではないため、さまざまな専門分野の従業員がほとんどのプロジェクトや意思決定で自動的に協力します。

実際にイノベーションを生み出すのは、多様な知識と経験を持つ人々が協力することです。

大企業では特定のプロジェクトや目標に取り組むための作業グループとして、部門連係チームを設定する場合があります。言い換えると、企業にはまだ専門別に分かれた個別の部門があるということです。しかしそのような構造とは別に、異なる部門の従業員が特定の目的のために部門連係チームに集められます。

ある大企業では、部門連係チームが主要な構造となっています。

部門連係チームを作る理由

部門連係チームは、最新のビジネス環境の課題に取り組みます。現在の環境は極めて急速に変化しているため、生き残るためだけでも継続的なイノベーションが必要です。

私たちは、イノベーションは「孤独な天才」から生まれると考えがちです。しかしながらそのステレオタイプは誤りであり、実際にイノベーションを生み出すのは多様な知識と経験を持つ人々の協力であることが、調査によって示されています。もはや、すべての答えを知っている人はいませんが、賢くコラボレーションすることで答えを引き出せます。

別の理由からも、部門連係チームはビジネスにおいて理に適っています。企業がより速くより効率的に事業を進められるようになって、プロジェクトに新しくフルタイムのチームを採用する前に、プロジェクトを試せます。

部門連係チームでは、現状を疑い、より適切な方法を見つけようとする可能性が高まります。

集団思考の脅威にも抵抗できます。その場の全員の考え方や背景が似通っていると、問題を見過ごしたり古い仮定を無批判に受け入れたりしがちです。部門連係チームでは、現状を疑い、より適切な方法を見つけようとする可能性が高まります。

最後に、部門連係チームはチーム メンバーの育成、採用、定着にも役立ちます。このようなチームでは、結束して互いにコラボレーションしているという感覚が生まれます。従業員は所属部門だけでなく、組織全体とのつながりをより強く感じます。そのようなチームは、従業員を新しい分野の知識に触れさせて、関係構築や問題解決といったスキルを向上する機会さえ与えられます。従業員が学習して成長することで、組織に定着する確率ははるかに高まります。

部門連係チームの課題とは

以上を踏まえた上で、部門連係チームの約 75% が適切に機能していないと知ったら驚くことでしょう。これらのチームでは何が問題なのでしょうか?

部門連係チームには、曖昧または定義が不明確なミッションが課せられることがあります。チームには、どの程度の期間で目標を達成しなければならないか、費用はいくらかけられるかといった主要なパラメーターが与えられていない (または迅速に決定できない) ことがあります。明確な目標と目標達成までの道筋が決まっていなければ、チームは前に進めません。

部門連係チームが軌道を外れるもう 1 つの大きな原因は、メンバーの優先事項や責務が対立することです。メンバーはチームの目標ではなく、自分自身または所属部門の利益を重視します。

部門連係チームが脱線する原因となる人的な課題は、他にもあります。チームに習熟度の異なるメンバーがいる場合、力関係が厄介な問題となります。

そして、部門連係チームは、部門のチームにも属しているメンバーにとっては余分な仕事であるという単純な事実があります。これは、特にチームの中に能力が劣るメンバーがいる場合に、ストレスやプレッシャー、不満の原因となります。

しかし、チームがプロフェッショナルらしく効率的に動いていても、行動を起こすための権限がなく、組織のリーダーからの承認や決定を待たなければならない場合、結局は非効率的になることがあります。

明確さに基づく部門連係チームの生産性向上

それでは、部門連係チームを混乱と対立の中で行き詰まるチームではなく、イノベーションを起こすチームにする方法を見ていきましょう。

最初にチームに必要なのは大いなる明確さです。このチームの具体的な目標は何ですか? 具体的に何を成功とするかについて、全員の認識を合わせる必要があります。もちろんこれは、どのようなチームでも重要です。しかし部門連係チームでは、各メンバーが異なる考え方と前提に基づいて動くことが多いため、これがさらに重要になります。部門連係チームは、部門のチームのように共通の言語を共有していない場合があります。

チーム メンバーは、反対意見であっても安心して発言できる必要があります。

大きな目標とは別に、目標達成までのマイルストーンを設定します。チームのメンバーは、通常、毎日顔を合わせてコミュニケーションするわけではないので、マイルストーンによって、現在行われていることと、次に行われることをメンバーがより明確に把握できるようになります。

ここで、OKR と呼ばれる目標設定フレームワークについて簡単に説明します。これは、目標と主な成果 (Objectives and Key Results) の略です。Atlassian では OKR を使用することで、連携、柔軟性、責任、集中が改善されることに気が付きました。部門連係チームの目標設定でこのフレームワークを試す場合は、OKR の完全ガイドを確認してください。

チームが直面している実際的な制限についての話し合いには、目標設定ほど気乗りしないかもしれませんが、同じくらい必要なことです。全員が予算と締め切りを知っていれば、より効率的に作業できます。

これらの議論は、新しい部門連係チームの発足時点で行う必要があります。その一方で、すでにあるチームを軌道に戻すためにこのような議論を行っても遅すぎるということはありません。

部門連係チームの参加者

チームの目標が明らかになれば、誰をチームに参加させるべきかを決定できます。考慮すべき基準には、次のようなものがあります。

  • どのような専門知識が必要ですか? 組織内の誰が、その専門知識を提供できますか?
  • 特定のスキルに加えて、チーム メンバーは貴重な貢献者となるための個人的な資質も備えている必要があります。過去に部門連係型コラボレーションの経験がありますか? 個々に作業して提案や意思決定を行えますか?
  • より政治的な調整も忘れてはなりません。チームがプロジェクトの立ち上げや意思決定に集中的に取り組む場合、関係者は誰ですか? 各関係者グループの代表が、チームに参加している必要があります。

リーダーの選択

部門連係チームにはリーダーは不可欠ではありませんが、いればはるかに有益です。では、誰がリーダーになるべきでしょうか?

部門連係チームのリーダーは、議論を導いて他のメンバーに作業を委任し、責任を課せる必要があります。たとえ会社の階層でリーダーよりも職位の高いチーム メンバーがいても、そのようにできる必要があります。言い換えると、相手に作業を指示するための正式な権限を持っていなくても、指示できますか? 影響力と説得力を使って、他の人を導けますか?

部門連係チームの基本原則の設定

任命されたリーダーが最初に行うべきことの 1 つは、チームのメンバーと仕事の進め方に関する基本原則を設定することです。これも、チームを立ち上げるときに行うと非常に有益ですが、すでにあるチームで行っても遅すぎるということはありません。

まず、全員の期待される成果を非常に明確に定義します。すべてのメンバーが自分の担当分を受け持って、作業負荷が高すぎると感じる人がいないようにします。

期待される貢献を明確にすることに加えて、チームの全員がどのように振る舞うべきかについても明確に規定する必要があります。チーム メンバーは、反対意見であっても安心して発言できる必要があります。部門連係チームの本質は、多様な人々を集めてより良い解決策を見い出すことにあります。しかし違いを効果的に活用できなければ、そのような解決策は見つけられません。

最後に、全員がチームでの意思決定方法について明確に理解している必要があります。全員がすべての決定に関与しますか? チーム リーダーが単独で決定できるのは、どのような場合ですか?

成功する部門連係チームを築くためのもう 1 つの基本ステップは、適切なコミュニケーション ツールを選ぶことです。多くの場合、チームのメンバーは毎日は顔を合わせないため、このようなツールを多用することになります。またメンバーのいる場所が異なる場合は、コミュニケーション ツールが主なコラボレーションの方法となります。ここでクリエイティブに考えてください。たとえば、大量のメールを送信する代わりに、共有のブログを使ったほうがチームにとっては便利でしょう。

コミュニケーション チャネルに加えて、他のツールやリソースが必要になることもあります。次のような質問を考えてみてください。

  • 共同作業に必要なハードウェアとソフトウェアは、チームの全員に行き渡っていますか?
  • 作業用のリソースや資料を保管するための物理的または仮想的なスペースが必要ですか? チームの全員がこのスペースにアクセスできますか?
  • チームが実際に会ってミーティングを行う場合の場所はどこですか?

部門連係チームのミーティング

ミーティングと言えば、ミーティングが部門連係チームの命運を左右する可能性があります。話し合うことはたくさんあるのに、一堂に会せるのは非常に短い時間です。一瞬でも無駄にしないためには、どうすればよいでしょうか?

定期的なチーム ミーティングの生産性を高めて憂鬱でないものにするためのガイドラインを、部門連係チームでも利用できます。各ミーティングの前に明確なアジェンダを設定して、全員がそれにアクセスできるようにすることが特に重要です。

ミーティングで話し合ったアクション項目が実際に実行されたことの確認も不可欠です。誰が何を行うのかについて、全員の認識が合っていることを確認するにはどうすればよいでしょうか? 追跡とフォローアップをどのように行いますか?

部門連係チームの機能維持

新しい部門連係チームの構築または既存のチームの調整のいずれを支援する場合でも、この記事から明確さと勢いについて新たな意味を学んでいただければ幸いです。明確さと勢いを維持するために、次のことが役立ちます。

  • チームの進捗を定期的にモニタリングします。ここで、明確に定義した目標が役立ちます。設定したマイルストーンを達成していますか? 問題の核心に迫るために、チーム ヘルス モニターを使ってみてください。
  • 順応性を保ちます。マイルストーンを達成していない場合は、何を変えればよいでしょうか? 他にも、計画が変更されて対応が必要になる場合があります。たとえば、CEO が締め切りを変更することや、チーム メンバーの何人かが予期しない解雇の対象になることがあるかもしれません。
  • 自分 1 人で行う必要はないことを思い出してくださいConfluence には、目標設定からミーティング意思決定まで、部門連係チームの課題への対処に役立つリソースが用意されています。
以下も参照してください

意思決定ログテンプレート

プロジェクトの重要な決定を記録して共有します。

推奨ツール
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Confluence は、ミーティング議事録を文書化したりプロジェクト計画でコラボレーションしたりできる、チームのワークスペースです。

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