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職場の生産性の常識を変える

重要事項に集中して、より多くをこなすには

眼鏡とそれを囲むツールと鉛筆

どこの職場も多忙です。異議を唱える方はないでしょう。受信トレイにはメールがあふれ、カレンダーにはミーティングがぎっしり。憔悴した同僚が職場を駆け回っています。

しかし、チームがそれだけ頑張って、どのようなことを真に達成できますか? 重要な目標に向けて進歩していますか? それとも一日中ただ追い立てられていますか?

職場の生産性向上とは、あらゆる空いた時間により多くのタスクを詰め込むことではありません。そんなことをしても、全員が燃え尽きるだけです。真の職場の生産性とは、誰もが本当に重要な仕事に自らの創造性、インサイト、独自の能力をフル活用できることを意味します。

従業員の個人的な習慣は職場の生産性に大きく関与しますが、それは 1 つの要素にすぎません。それ以外の、生産性を支えるチーム文化を構築することが重要です。

この種の文化の構築に貢献する役割は、マネージャーとしても個人としても果たせます。このガイドでは、それを実現する方法についていくつかのアイデアを提供します。

士気は生産性を高め、生産性も士気を高めます。

職場の生産性とは?

詳細に進む前に、職場の生産性とは何であり何がそうでないかを明確にしましょう。

チームが生産的であることを示す最も重要な兆候は、かなり簡単です。それは、何かを成し遂げる途上にあるということです。それが何でもいいわけではありません。それが最も重要な目標の達成に貢献する必要があります。

生産性のもう 1 つの側面は、その重要な作業を効率的に行うことです。組織に根付いた進捗を阻む悪しき習慣を取り除く必要があります。

このように職場の生産性の定義が自明に見えることに反して、反対のシナリオをいかに頻繁に目にするかを考えてみてください。先ほど触れたメールやミーティングのような小さい処理に圧倒されて、大きな目標を達成するのに苦労しているチームがあります。多忙であることは間違いなくても、このようなチームの生産性は低くなります。

職場の生産性が重要である理由

生産性の高い職場を作り出すことは、組織がビジネスの目標を達成することを確実化するだけではありません。生産性の向上は、健康的で意欲的な職場文化を創出して、組織の発展を長期的に維持する助けにもなります。

ほとんどの方は、士気が生産性を高めることをすでに理解しています。生産性も士気を高めます。繰り返しますが、ここでは職場の生産性とは、有意義なことを達成することであると定義しています。そして結局、それは幸福の重要な成分の 1 つとなります。研究者によると、人は価値観に合った物事を行って最も自分らしくいられると感じるとき、人生に対する満足感が高まるそうです。実際に 10 人中 9 人が、もっと有意義な仕事ができるなら収入が下がってもよいと述べています。

意義を見出して生産性を高めることは、誰もがより有意義な仕事をするために役立ちます。そしてそのことが人の定着につながります。働く人が仕事に対して当事者意識を持って成長する機会を与えられれば、従業員の定着率が高まります

何かを成し遂げる途上にあること。それが何でもいいわけではありません。それが最も重要な目標の達成に貢献する必要があります。

逆もまた然りです。どれだけ多くの従業員が、重要ではなく付随的で退屈なタスクを処理するばかりの毎日に疲れ果て、やる気を失っていることでしょう。

問題は多忙であることではなく、自分の仕事が成果につながっている実感がないことです。自分が何をしているかと疑問が湧いてくるのです。

このような感情を放置すると危険です。皮肉は、仕事による燃え尽きの定義の大部分を占めています。燃え尽き症候群は、従業員の定着率を低下させます。燃え尽きたまま働く人が否定的な意見を広めることで、組織は害を被ります。

労働効率低下の原因

では、多くのチームで生産性が上がらないのはなぜでしょうか? 従業員の仕事の効率が低く、疲弊し、燃え尽きてしまう理由は何でしょう?

割り込み

仕事中には多くの割り込みが発生します。ある推計では、非生産的な割り込みによって、業務時間の半分が失われています。

ご想像のとおり、仕事中の割り込みの多くはテクノロジーによるものです。ある研究では、平均的なナレッジ ワーカーは 6 分ごとにメールなどのコミュニケーション ツールをチェックしています。

けれども、割り込みのすべての責任がテクノロジーにあるわけではありません。現在、多くの方がオープン オフィスで働いています。そして、そのような環境で働く人の 99% が、集中力が妨げられると感じています。そのうちの 40% が、常にまたはしょっちゅう割り込みが発生すると述べています。

どのような原因であれ、集中がわずかに途切れるだけでも想像以上に時間の無駄が発生します。邪魔されてから元の作業に戻るまでに、通常は 23 分以上かかります。

コンテキストの切り替え

午前中は慌ただしくマルチタスクをこなしたとします。午後は状況が落ち着いたので、重要なプロジェクトに取り組むことにしました。しかし、いざ時間を確保できた今、頭が働きません。午前中に複数のタスクを次々と片付けたことで、気力が枯渇してしまったのです

非効率的なコミュニケーション

ナレッジ ワーカーがおそらく最も不満に感じる 2 つのトピック、つまりメールとミーティングについて考えましょう。多くの職場はメールに過度に依存していて、他のチャネルがより効果的であってもメールでコミュニケーションします。ある調査で、労働者が受信ボックスの処理に 1 日 5 時間という膨大な時間を費やしていることが判明しました。

さらにそのようなメールには、度重なるミーティングの合間を縫って対処する必要があるのです。ナレッジ ワーカーは、毎週まる 1 日をミーティングとその準備で失っています。マネージャーの場合はその数字がさらに高くなります。さらに、シニア マネージャーを対象とした調査では、ほとんどのミーティングは非生産的で、より重要な仕事に使えたはずの時間が奪われているという不満の声が幅広く集まりました。

中身の濃い仕事による、より生産性の高い職場作り

ここまでの情報から、職場の生産性について問題意識を新たにしていただけたかと思います。何かが変わる必要があることはお分かりでしょう。では、どこから着手したらよいでしょうか?

その問いに答えるために、先ほど示した生産性の定義に戻りましょう。つまり、チームの最重要目標を効率的に達成することです。

最も重要な仕事は、おそらく最も要求が厳しく、しかし満足をもたらす仕事でもあります。その仕事にはより多くの思考と集中、インサイトが要求されます。

この概念は仕事への集中力として知られています。これは著述家でジョージタウン大学の教授であるカル・ニューポートの造語です。その定義によると、仕事への集中力は「気を散らすことなく認知的に要求の厳しいタスクに集中する能力であり、複雑な情報を迅速に把握し、より短い時間でより良い結果を生み出せる」スキルです。

仕事への集中力により、より多く、より迅速に、最も重要な目標を達成できます。

仕事への集中力のための余裕の確保

チームの生産性を高めることで、仕事への集中力のための余裕が生まれます。そのための戦略を次に示します。

テクノロジーに一定の制約を設ける

チーム メンバーがハイテクに集中を妨げられないように支援します。たとえば、チーム全員がメールを使用しない時間 (すべての稼働日の最初の 1 時間、週に 1 日の午後など) を設定できます。

1 人の時間を作る

次のステップは、オープン オフィスで起きる人によるあらゆる割り込みを最小化することです。生産性の専門家で著述家である マウラ・ネヴェル・トーマス (Maura Nevel Thomas) は、次のことを推奨しています。

  • 「ヘッドホンをしている人には邪魔をしない」など、チームのルールを設定します。
  • オフィス内により静かでプライベートな領域を確保します。
  • チーム メンバーの在宅勤務を許可します。

メールとの付き合い方を改善する

トーマスは、全員に返信、Cc、Bcc を使用する (およびしない) 場合に関するルールを設定することを推奨しています。これで全員が受信するメールの量が減るはずです。

また、コラボレーティブ ワークスペース ツールの Confluence を使用すると、メールの量の削減に役立ちます。Confluence でコンテンツを一箇所にまとめて整理することで、チーム メンバーが互いにドキュメントのアップデートをメールで通知する必要がなくなります。また、メールで改訂版とコメントを送るのではなく、チーム メンバーが共同でページを編集できます。

ミーティングを変革する

Confluence の機能を活用して、ミーティングをより生産的にできます。たとえば、ミーティング議事録テンプレートを使用すると、ミーティングの前にはアジェンダ、ミーティングの後にはアクション項目に関して、全員の認識を確実に合わせられます。

ミーティングの生産性を高めるための戦略には、他に次のようなものがあります。

実行の準備が整いました

チームが仕事への集中力に割く時間が増えると、短期的な生産性が高まるだけでなく、長期にわたる生産性の向上の基盤も築かれます。

仕事への集中力により、より多く、より迅速に、最も重要な目標を達成できます。従業員がマルチタスクに誇りを持って人手が足りている環境に慣れている方にとって、このことは直感に反するかもしれません。しかし、このことは本当です。一度に 1 つのことに集中することで、実際にチームの効率を高められます。

仕事への集中力を強調することには、他のメリットもあります。ミーティングやメールに追われる毎日ではできない方法で、チーム メンバーの能力を引き出せます。その結果、従業員はスキルや知識を高められます。意味のある結果を達成して、学び成長することによる充実感が得られます。これにより士気が高まって、燃え尽き症候群や離職率が減少します。

ここでご説明した変化は、チームの大きな転換点となるかもしれません。最初は少し不安に感じるかもしれません。けれども、仕事への集中力によって得られる生産性の向上は、チームが経験する成長の痛みに見合う価値があります。

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