プロジェクト キックオフを成功させる

事前作業

プロジェクト キックオフ ミーティングは「情報放送」であってはなりません。背景情報を事前に共有する必要がある場合は、Confluence ページなどの共有ドキュメントで行います。プロジェクト キックオフ ミーティングには、チーム、関係者、プロジェクトによって作業が影響を受けるすべての人を積極的に参加させる必要があります。

ミーティングを合理的かつ効率的に行うためにミーティングのアジェンダを設定して、チームに質問したい質問のリストを作成してみてください (ミーティングの前にこれらの質問を送って、チーム メンバーが答えについてゆっくり考えられるようにするとさらに良いでしょう) チームから質問されると思われる内容に基づいて、回答を準備します。

ミーティングの構成

ミーティングの議題をどのように構成するかはプロジェクトによって異なりますが、重要な要素として 5 W (誰が、何を、どこで、いつ、なぜ、どのように) を含める必要があります。

• 概要
• プロジェクトの背景は何か
• なぜこのプロジェクトを実施するのか
• プロジェクトのスコープは何か
• 行動計画は何か
• 誰が何を行うのか
• どのように協力していくか
• どのようなことを成功と見なすか

また、チームとのキックオフ ミーティングのアジェンダの内容、質問や議論されていないことがあるかどうかについても含めるようにしてください。

チームとのプロジェクト キックオフ ミーティングと、顧客やクライアントとのプロジェクト キックオフ ミーティングの違い

開始しようとしているプロジェクトが、新しいドキュメント管理システムのロールアウトや新しい設計機能の構築など、内部プロジェクトの場合もあります。あるいは、クライアントや顧客のための外部プロジェクトを開始しようとしている場合もあります。どちらの場合も、最初のキックオフ ミーティングの基本的な機能は同じです。これは、プロジェクト全体のトーン、スタイル、ビジョンを設定して、プロジェクト チームと共通の目標、タスク、タイムラインを確認するためのミーティングです。

クライアントのための作業の場合、プロジェクト キックオフ ミーティングには、プロジェクトに参加するチームの紹介、プロジェクトの各ステージについてクライアントへの説明、プロジェクトを成功させるためにどのように効果的に協力するかについての合意などが含まれます。これは、チームがプロジェクトの内容をしっかり把握し、プロジェクトに対する理解と熱意を示し、クライアントとの積極的な協力関係の基盤を築く機会となります。

キックオフ ミーティングに関与するもの

これで事前計画が完了して、チームとのプロジェクト キックオフ ミーティングを開始する準備が整いました。概要をしっかり整理できましたね。プロジェクトはそれぞれ異なりますが、ミーティングには次のトピックの内容を含めることをお勧めします。

概要

ミーティングを開始します。全員がお互いを知っていると思い込まないでください。プロジェクトにおける自分の役割と遂行する業務について、全員に自己紹介してもらいましょう。楽しい簡単なアイスブレーカーを用意できれば、なお良いでしょう。

作業範囲記述書、プロジェクトのスコープ、タイムライン、成果物

プロジェクト キックオフ ミーティングで話し合うことの中で、これが特に重要な部分の 1 つです。これにより、プロジェクトに何が関与するのか、全員の認識が合わせられるかどうかが決まります。

クライアントに提出した作業範囲記述書には、遂行する作業とその締め切りが記載されています。

プロジェクトのスコープには、プロジェクトの成果物とその遂行に必要な作業の詳細な説明が含まれています。

プロジェクトのタイムラインは、完了予定作業と期限の概要です。これは、プロジェクトで必要な場合は詳細に記載できます。

成果物は、顧客やクライアントに納品する実際の物であり、通常はタイムラインに記載されます。

進捗/マイルストーンの追跡とそれらの伝達

キックオフ ミーティングで、関係者やクライアントと進捗の共有方法の基準を決めます。ステータス レポートを使用して、プロジェクトが予算、タスク、マイルストーン、タイムラインをどのように追跡しているかを示せます。進捗 (または遅延) を全員が把握できるように、ステータス レポートはすべての関係者と、プロジェクトによって作業が影響を受ける可能性のあるすべての人が利用可能である必要があります。クライアント プロジェクトの場合、請求と支払いを容易にするために、クライアントがステータス レポートで受け取る詳細のレベルに同意することが重要です。

ツールと方法

プロジェクトで使用する一連のコラボレーション ツールをまとめて、これらのツールを使用してどのようにコミュニケーションするかをチームで決めます。ステータス レポートやその他のファイルをどのように共有しますか? こうしたことを早期に調整することは、プロジェクトのコミュニケーションを合理化するのに役立ちます。また、チームやクライアントが、プロジェクトに関する情報を常に入手するために使用することにしたツールにアクセスできるようにすることにも役立ちます。次のようなプロジェクト ツールを使用できます。

• 進行中の項目を追跡する作業管理システム。たとえば、Jira、Basecamp、Asana などがあります。
• 共有ドキュメント システム。全員 (クライアントを含む) が、重要なプロジェクト ドキュメントや情報にアクセスできるようにします。たとえば、Microsoft Docs、Google ドキュメントなどがあります。また Confluence などの、階層や組織ツールを組み込んだドキュメント管理システムも使用できます。
• メールや Slack などのコミュニケーション ツール。これによって、チームは発生した質問やニーズについて連絡を取り合えます。
  部門横断型のプロジェクトでチーム間のコミュニケーションを容易に行うために、Atlas のようなツールはプロジェクト ステータスの週次ダイジェストを自動化する機能を備えています。これによって、関係者はメール ダイジェストまたは Slack や MS Teams との統合を通じて、週ごとの業務の進捗状況を確認できます。

クライアントのための作業では、開始する前に他のツールにアクセスする必要がある場合があります。ロゴ、フォント、スタイル ガイド、テンプレート、データベース、ログイン (CMS、SNS、分析機能などへのログイン)、クライアントのイントラネットへのアクセス、請求の正しい詳細など、設計資産と考えてください。

リスクと課題の管理

チーム (およびクライアント) と、どのように課題を特定して対応するかについてコミュニケーションします。最良の計画を立てても、プロジェクトには予期しないことが起こるものです。社内外の両方で、クライアント プロジェクトのプロジェクト リスク管理を適切に実施することで、あなたとそのチームが期限を守って予算内でプロジェクトを遂行することを妨げる可能性のあるリスクを、継続的に特定、分析、優先順位付け、軽減できます。これには、チーム メンバーが請求可能な稼働時間を注視して、今後のソフトウェア アップデートやプロジェクト中に使用する技術ツールの変更を常に把握することが含まれます。

また、クライアントのキックオフ ミーティングで、予算の余地などに関する変更にどのように対処するかについて尋ねるのもよいでしょう。