プロジェクト実行のエキスパートになりましょう!
計画を詳細に策定して実現につなげる方法
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プロジェクト実行とは何でしょうか? プロジェクトの実行は、チームの計画したすべてのことを行動に移すプロジェクトのステージです。
プロジェクトを適切に開始するために、チームができるすべてのことを行います。キックオフ ミーティングを開催して主要な担当者全員の認識を合わせ、詳細なタイムラインを詳細に策定してプロジェクト計画について全員とコラボレーションします。
すべてのピースが配置されました。そして、想定外の事態が起こります。
締め切りは何度も破られました。プロジェクト計画は今やルールというよりも提案です。混乱とフラストレーション、無意味なことに時間を浪費したような徒労感に全員が包まれます。
何が問題なのでしょうか? プロジェクト計画立案は優れていますが、プロジェクト実行に重大な欠陥があります。
プロジェクト実行とは?
プロジェクト実行とは、プロジェクト計画で概要を示したあらゆることに対してアクションを実行することを意味します。簡単に言えば、プロジェクトがゴール ラインを通過できるように、(読んで字のごとく) それらの戦略を実行するということです。
プロジェクト実行がプロジェクト実装と呼ばれる場合があります。言い方を変えただけで、同じ意味の別の名前です。
実行は、典型的なプロジェクト ライフサイクルの 3 番目のステップとなり、開始、計画、実行、終了の合計 4 つのステージがあります。
特にすでに難しい作業を行い、プロジェクトを成功させるための基礎を確立している場合は、実行ステージが簡単なものになると思うかもしれません。しかし実際に多くのチームが苦労するのは、この実行ステージになります。
私生活で考えてみてください。予算を立てることは簡単です。実際にはその後に問題が発生します (特に、ピザを注文したくてたまらないが財布の中身が足らないとき)。
実行のギャップについて
実行ギャップは怖いですね。これはそういうことです。
失敗した個人的な予算 (誰にでも経験があります) について考える場合も、計画する予定がないチーム プロジェクトについて考える場合も、実行ギャップ (戦略ギャップと呼ばれることが多い) は、ビジョンと現実の間のずれを表します。
プロジェクトのこれらすべての戦略とよく練られた計画を、どのように策定したか分かりますか? 実際にそれらを実行できずに目標を達成できない場合、それは実行ギャップとなって現れます。
残念ながら、これらのずれはよくあることです。プロジェクト マネージメント協会の 2017 年の専門職パルス調査によると、経営幹部リーダーは戦略イニシアチブのうちの 60% だけが目標を達成していると述べています。
実行のギャップが起こる原因
実行のギャップの潜在的な原因は数多くあります。たとえば、野心的すぎる目標やタイムライン、プロジェクトのビジョンや目標がほとんどまたはまったく明確ではない、主要な担当者の賛同が得られないなどです。
最大の原因の 1 つは、プロジェクトのリソースに関連しています。リソースは、プロジェクトを完了するために必要な準備物です。これらには、特定の部門やチーム メンバー、時間、実際の資材 (ソフトウェア プログラム、会議室など) などがあります。
プロジェクトの計画を策定するとき、前提条件なしに、つまり、あたかも関与する全員にとって、そのプロジェクトが唯一の焦点になるかのように考えるという過ちを犯しがちです。
現実ではそのようにはなりません。プロジェクトは、他の日常的な責任や突発的な作業と一緒に押し込められます。プロジェクトを現実的に計画しないと、想像よりもはるかにリソースが制限されます。
必要なリソースの奪い合いや優先順位付けを余儀なくされて、場合によってはただ待つことになります。これらのボトルネックにより、最初の計画とタイムラインの基盤が揺らぎます。
あるいは、もっとひどい場合はプロジェクトが完全に崩壊します。プロジェクト マネージメント協会の 2018 年の調査によると、プロジェクトの 21% が、リソースの制限や酷使が原因で失敗しています。
ゴール ラインを通過するためのプロジェクト実行の戦略
ギャップを埋めて二度とギャップが発生しないようにする方法が分かれば、非常に有益です。ここでは、チームのプロジェクト実行に必要な支援を与えるために使用できるいくつかの異なる戦略を紹介します。
開始時点からの連携確保
そもそもそれがなぜ起こっているのかを理解できなければ、何かを実行するのは困難です。しかし、プロジェクトのビジネス目標が明確であると感じているのは、プロジェクトに関与する人の 55% だけです。
プロジェクトが開始される前に、全員の認識を合わせる必要があります。プロジェクトの目標と達成するための計画について話し合える、効果的なキックオフ ミーティングから始めます。質問や懸念に積極的に対処できるように、質問のための時間は十分に確保してください。
「私たちは常に参加者が参照できる詳細なプロジェクト計画書を作成している」と考えているかもしれません。自問してみてください。最近、簡単な答えや方向性が知るためだけに長いドキュメントを読みましたか? なかなかしませんよね?
プロジェクト ポスターを作成することをお勧めします。このポスターは、プロジェクトが解決すべき問題と、スコープや潜在的な知識のギャップの概要を示すコラボレーティブなドキュメントです。プロジェクト ポスターは、プロジェクトの進行に伴って随時進化させられるドキュメントです。
つまり、プロジェクト実行を成功させるために、学びと進歩を反映して計画を変更できます。状況の変化は常に発生するため、柔軟に対応する必要があります。
プロジェクトのハンドオフの計画
部門横断型のプロジェクトを計画する場合に、チーム間でプロジェクトを移動することは容易であると仮定することは簡単です。リレー競走でのバトンのシームレスな受け渡しを想像してみてください (「ロッキー」や「炎のランナー」のサウンドトラックが頭で流れてくるかもしれません)。
残念ながら、現実は想像よりもはるかに複雑です。実際にプロジェクトを別のチームに引き継ぐときになると、あちこちでつまずきが発生して進行が滞る場合があります。
これは、他のチームをプロジェクトに単に投入しても、すぐには戦力にならないからです。これを念頭に置いて、タイムラインを計画するときには、ハンドオフのために時間的余裕を見込むことが賢明です。これにより、新たに参加するチームが状況を把握する時間を確保できます。
プロジェクト ステータスのアップデートや変更などの通知先に他のすべてのチームを含めて、引き継ぎが発生したときに白紙状態で参加しなくて済むようにします。Confluence には、これを支援するプロジェクト管理テンプレートが用意されています。
ドミノ効果への留意
プロジェクトを前提条件なしに計画する過ちについての説明を覚えていますか? プロジェクトは限られたリソースに依存するため、奪い合いが起こることを心に留めておく必要があります。
そのため、計画ステージでタスクやリソースの依存関係を特定して、プロセスとタイムラインでそれらをすぐに考慮できるようにする必要があります。
たとえば、他のいくつかの先行タスクが完了するまで完了できないプロジェクトのステップはありますか? これはタスクの依存関係です。会社のデータ サイエンティストはスケジュールの空きが非常に限られていて、その作業量に振り回されていませんか? これは、考慮すべき重要なリソースの依存関係です。
これらのことを事前に考慮して計画すると、よりシームレスなプロジェクトを実行するのに役立ちます。特に、プロジェクトが失敗する一般的な原因は次のとおりです。
- リソース予測が不十分 (23%)
- 限られたリソース (20%)
- タスクの依存関係 (11%)
また CPM (クリティカル パス法) を使用して、タイムラインが現実的であることも確認できます。これは困難な仕事のように聞こえますが、実際には簡単です。
基本的には、プロジェクト内の依存タスクの最も長い行を特定する必要があります。これらはドミノの列のように考えてください。このクリティカル パスで遅延が発生すると、プロジェクト全体が遅れます。これは、どの部分に余裕があってどの部分はスケジュールにできるだけ沿って進める必要があるかを把握するのに役立ちます。
定期的な進捗確認
プロジェクト計画を詳細に策定してチームと共有したら、すべてがうまくいくと予想されます。プロジェクトの円滑な進行に必要なのは、それだけですから。
そうではありませんね。プロジェクトを成功させるには、進捗を頻繁に監視して、必要に応じて軌道修正する必要があります。カレンダー上にプロジェクト キックオフ ミーティングや最終確認会議が必要なだけではなく、定期的な確認もスケジュールする必要があります。
これらのミーティングでは、課題に取り組んで混乱を解消し、プロジェクトが正しい方向に進むように促し続けられます。また、全員が話を聞いてもらっている価値ある貢献者のように感じられるように、プロジェクトの進め方に関するフィードバックをチームに依頼できます。
プロジェクトの開始時にシグナルと指標を設定した場合 (強くお勧めします)、これらのミーティングは進捗を徹底的に評価する機会にもなります。
プロジェクトを成功に導くために
慎重なプロジェクト計画立案のすべてが無駄だったいう無力感は、誰も味わいたくはありません。
幸い、それを避ける方法があります。ここまでに概要を説明したプロジェクト実行戦略を使用することで、精一杯の努力にもかかわらずチームが陥る可能性のある落とし穴だらけの計画に、エネルギーを注がなくても済みます。
これらの新しいヒントを適用した後でも、それは学びのプロセスであることを忘れないでください。次のプロジェクトを完璧に実行できないかもしれませんが、大丈夫です。新しいプロジェクトに取り組むたびに、あなたは進歩し続けるでしょう。そしてやがて、あなたとそのチームは、無駄のない素晴らしいプロジェクト実行マシンになるでしょう。
