キャパシティ計画について (およびそれが実態調査として必要になる理由)

1. 処理能力を把握することは困難

キャパシティ計画は 1 回限りのアクティビティでしょうか? そうではありません。チームの処理能力は、プロジェクトの変化やチーム メンバーの出入りに伴って常に進化します。さらに、現在の作業負荷や限界を正直に申告しているかどうかは、本人にしか把握できません。

このようなことから、新しい仕事やリクエストに取り組むキャパシティがチームにどの程度あるかを明確に把握することが、難しくなります。特に、常により多くのことに対処できると信じている成績優秀者揃いのチームについては、特に当てはまります。キャパシティ計画についてチームと話す頻度を高める (ほとんどのチームは毎週実施します) ことで、全員が現実的になることが容易になります。

技術チーム向けの Jira Software の Advanced Roadmaps やビジネス チーム向けの Jira Work Management のレポートは、この同期呼び出し中にチーム メンバーの作業負荷とキャパシティを可視化して理解するのに役立ちます。

2. 変化によって軌道から外れる可能性

未来を知る便利な方法はありません。非常に経験豊富で善意のプロジェクト マネージャーでさえ、障害は避けられません。すべてのプロジェクトにはリスクが付き物です。季節性から業界の変化に至るまで、予期せぬ状況によって計画が妨害されます。

これらの妨害の可能性をすべて考慮するように努める必要があるため、キャパシティ計画は必ずしも簡単ではありません。計画に余裕 (1 日か 2 日であっても) を持たせることは、トラブルがあっても予定どおり進めるようにする助けになります。

3. 難しい交渉の発生

キャパシティ計画にコミットすると、それまで社内で何でも引き受けてきたチームも断る場面が必要になってきます。

繰り返します。キャパシティ計画は、特定した情報を使用して作業を行う場合にのみ役立ちます。そのため、処理能力の不足によるプロジェクトの停止、想定の調整または縮小、締め切りの延長などが発生します。引き受けてやらないよりも、断るほうが常にうまくいきます。

1. 過去のプロジェクトから学ぶ

振り返ってその教訓から学ぶ意欲がある限り、経験は優れた教師となります。チームがプロジェクトを完了したら、単に離脱して先に進むことはしないでください。事後分析を開催して、全体の状況を振り返ります。キャパシティに無理があった箇所には、特に注意を払ってください。

何がその課題につながったか? プロジェクトのスコープは拡大したか? チーム メンバーは自分の空き状況を過大評価したか? 根本原因を特定して、同じことが起こらないようにする方法を特定します。

2. チームと正直に会話する

チームが提供できる処理能力を最も正確に把握できるのは、チーム メンバー自身です。実際に作業するのはメンバーです。ですから、その作業負荷と自ら引き受けられると考える追加のプロジェクトについて、率直に会話する必要があります。

繰り返します。キャパシティは絶えず進化するため、このような会話は繰り返す必要があります。通常のチーム ミーティングの数分を割いて全員の現在の担当作業について話し合い、既存の作業負荷と責務に関する最新情報を入手します。これらの会話を役割と責任テンプレートに文書化すると、新しい四半期やプロジェクトの開始時、または今後のキャパシティの確認時に再び参照するのに役立ちます。

3. 必要な詳細を事前に入手する

チームのキャパシティを把握することには大きな意義がありますが、計画の部分も大切です。作業を適切に計画するには、その作業を完了するために何が必要であるかを明確に理解する必要があります。

残念ながら、プロジェクトの 52% でスコープからの逸脱が発生しています。プロジェクトの要件が膨らんで当初の想定を超えると、チームの作業量が急速に過剰になる可能性があります。

新しいプロジェクトのリクエストを受け取ったら、慎重に質問してリクエストに伴う入出力を確実に把握します。また概要書やフォームを作成して、他のチームがリクエストを発行する場合に記入を求められます。これにより、必要な詳細を事前に確認できます。Jira Work Management のドラッグアンドドロップ フォーム ビルダーを使用してこれらを作成し、簡単な作業リクエストを追跡します。

最後に、細部まで徹底的に理解していると思っても、遅延や不測の事態に対処するための時間を見込んでください。すべては計画できませんがその少しの余裕を確保することで、予期せぬ事態が発生してもチームを限界まで追い込むことを回避できます。