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オクラホマ大学 + アトラシアン

コロナウイルス感染症による変化は非常に短期間で起こりました。しかし、Trello と Dropbox を使ったプロセスがあったため、大学院生やティーチング アシスタントとともに簡単に改訂を行えました。

業界

高等教育

場所

オクラホマ州ノーマン

ユーザー数

2,500 以上


オクラホマ大学の教授が生産性向上技術やデジタル コラボレーション ツールを活用して未来の働き手を教育した方法

大学教授の責任は、講堂の外にも広がっています。教授は大学院生、ティーチング アシスタント、他の教員と協力して、カリキュラムを計画し、研究プロジェクトを進め、本の執筆もします。管理しなければならない変動要素が多数あるため、講義、レポート、データの大量の記録が生じます。

2020 年の春学期に、コロナウイルス感染症のパンデミックによって大学のキャンパスから教授と学生が追い出された当初、オンラインで授業を続け、学生とのコミュニケーションを保つ方法に関する指針はほとんどありませんでした。オクラホマ大学 (OU) の教授と大学院生は、教育テクノロジーと TrelloDropbox といった Web ベースのアプリケーションを含むクラウドベースのコラボレーション ツールのおかげで、一変した世界により容易に適応できました。

この 2 つのデジタル コラボレーション ツールは互いに連携しており、世界中の大学が Trello と Dropbox を使用してファイルを確実に保管し、共有しながら、機密情報やデータに安全にアクセスできるようにしています。

OU の心理学の准教授である Jenel Cavazos 博士は、教育テクノロジーと生産的な働き方の強力な推進者です。OU における教育テクノロジーに関する学長の諮問委員会と情報技術評議会を通じて、彼女はこれらのツールと生産性向上技術をキャンパスで提唱し、他の教員にもそれらを導入するよう奨励しています (これらに関するセミナーを開催もしています)。Cavazos 博士の主な仕事は初級心理学のコーディネーターで、小規模の心理学クラスを教える大学院生を指導しています。研究活動に加えて、カリキュラム開発、講師の養成、1 学年あたり約 1,500 人の学生のコース管理も担当しています。

世界的なパンデミックの影響によって、Cavazos 博士の教育プロセスに大規模な混乱が生じたでしょうか? もちろん、ある程度は生じました。

「人間は不確実性を嫌います。ですから、行うことのリストと詳細に決められたプロセスを用意することが、これから何が行われるかわかっていると感じるうえで重要です」と Cavazos 博士は言います。

幸いにも Trello と Dropbox を使用していたおかげで、カリキュラム、研究プロジェクト、教員間のコミュニケーションのすべてを管理するうえでの中断を最小限に抑えられました。

ここから、クラウドベースのツールを使用して業務を整理することは、大学内で有利に働き、教授がストレスだらけの学期を過ごさなくて済むために役立つという教訓が得られました。

これらのツールはそれぞれ目的が異なるので、連携して動作することに満足しています。この連携が、業務を整理するうえで不可欠です。

Jenel Cavazos 博士
オクラホマ大学、心理学准教授

黒板をコラボレーションの場に変える

パンデミックによる変化の大波が大学のキャンパスに押し寄せたとき、世界中の教員と学生は寮の部屋やオフィスの荷物をすばやくまとめて、家に帰らなければなりませんでした。

OU の教員は全員、リモートで研究と教育を行うことを余儀なくされましたが、安全になったある時点で、必要なものをすべて 30 分間でオフィスから持ち出すことが許可されました。それ以来、大学が段階的な解除を計画している間、オフィスには限定的にしか入れませんでした。

「変化は非常に短期間で起こり、まったく予想外でした。課題や講義要綱を変更するために大変な量の作業がありましたが、Trello と Dropbox を使ったプロセスがあったおかげで、大学院生やティーチング アシスタントとともに簡単に改訂を行えました」と、Cazavos 博士は話しています。

Cavazos 博士が講義とプロセスを Trello と Dropbox を使って管理していなかったら、彼女の研究プロジェクト、カリキュラム、学期の計画は物理的な机の上か外付けハード ドライブに取り残されていたでしょう。クラウドベースのツールのおかげで、Cavazos 博士はどこからでも自分の情報にアクセスできたので、自宅からチームとともに仕事を続けられました。

もちろん、リモート授業への突然の移行によって学生の指導の仕方は変わりましたが、授業内容を管理し、大学院生やティーチング アシスタントと協力するための仕組みにはそのような混乱は生じませんでした。OU は小規模の講義はキャンパスに戻すことを計画していますが、大規模な講義の多くは 2020 年の秋にはオンラインに移行します。Cavazos 博士は 1 学期あたり約 1,000 人の学生に初級心理学を教えています。彼女の講義とカリキュラムはすべてオンラインで行われ、他の心理学のクラスの補助もリモートで行われます。

「準備の足りない教授は、授業料を払っている学生に対する敬意が足りないと言っているようなものです。学生に期待することを明確に伝え、課題と試験に詳しい評価を適時に返すことで、学生は自分たちの時間と努力が尊重されていることを知ります」と、Cavazos 博士は説明しています。

授業の準備を整え、完璧に整理するために、Cavazos 博士は教えているコースごとに Trello ボードを設け、そこで大学院生とコラボレーションしています。Trello ボードには、情報リポジトリとプロジェクト トラッカーがあります。これは次のリストに分割されます。

  • 章の改良と課題のアイデア
  • 改訂、プロジェクト、更新
  • クラスの設定
  • 作業中
  • すべて完了! 🎉
オクラホマ大学の Trello カード

以前は、Microsoft Word を使用してプロジェクトと詳細を管理していましたが、Trello と Dropbox に備わっている編成機能や柔軟なワークフローがありませんでした。これらのツールが連携して動作することに満足しています。この連携が、物事を整理するうえで不可欠です。

Jenel Cavazos 博士
オクラホマ大学、心理学准教授

Cavazos 博士は、タスクの割り当て、アイデアの捕捉、コースの進捗状況の確認、評価と改善の機会の指摘を行うために、ボードの Trello カードで大学院生とやり取りしながらコラボレーションしています。

Trello の Dropbox Power-Up を使用することで、Cavazos 博士と彼女のチームの全員がカリキュラムの詳細、チェックリスト、レポートにいつでも必要なときに円滑にアクセスしてコラボレーションできるようになりました。Trello ボードに加えられたすべての更新は Dropbox ファイルのアクティビティ フィードにも表示されます。

Cavazos 博士は自分のクラスだけでなく、他の初級心理学講座の調整も担当しているので、年間を通じて多数の詳細、タスク、人を管理しなければなりません。

「クラスの設定」リストでは、Trello の高度なチェックリスト機能を使用して、各学期の始めに彼女が大学院生とティーチング アシスタントのチームと一緒に達成しなければならない事柄すべてをリストした詳細な To-Do リストを作成しています。カード内とチェックリストで、すべてのタスクに所有者と期限が割り当てられます。彼女とチームはカードとチェックリストを一目見れば、誰が何をいつまでに行うのかを把握できます。これらのカードは Cavazos 博士とチームが協力して仕事をやり遂げるための中心的な場所となっています。

高度なチェックリスト機能

ラベルも、プロジェクトの主な所有者と計画しているクラスのタイプ (オンラインまたは対面) を指定するためにカードで使用されます。さらに、概要ビューでプロジェクトとタスクの情報を示すためのカード カバーも使用しています。

課題やコースの評価から講義要綱、研究資料まで、すべての Trello カードはフォルダーとファイルを使って Dropbox に接続されます。Cavazos 博士は、OU の初級心理学の Dropbox インスタンスを使用して、自分のすべてのコースと研究の情報を格納しています。Dropbox のファイルは直感的にわかりやすく構造化されているため、特定の Trello カードに保存されているこれらの情報を簡単に認識でき、2 つのツールを途切れなく使用できます。

Trello では、Dropbox ファイルは鮮やかなグラフィックのサムネイルとして表示されるため、クリックしなくても内容を特定しやすく、一目見るだけで情報や進捗を確認できます。

オクラホマ大学の Dropbox ファイル

「以前は、Microsoft Word を使用してプロジェクトと詳細を管理していましたが、Trello と Dropbox に備わっている編成機能や柔軟なワークフローがありませんでした。これらのツールはそれぞれ目的が異なるので、連携して動作することに満足しています。この連携が、物事を整理するうえで不可欠です」と、Cavazos 博士は話しています。

一から始めるのは過去の習慣

大学関係者でない人は皆、教授や講師は夏休み中日光浴をして過ごしていると想像するかもしれません。しかし、その夢のような想像は真実とはまるでかけ離れています。

仕事に終わりはありません。プロジェクトすべてが重くのしかかっていても、Trello と Dropbox があれば前進していると感じられ、一から作り直すことなく次のステップへ進めます。

Jenel Cavazos 博士
オクラホマ大学、心理学准教授

Cavazos 博士はこう説明します。「仕事に終わりはありません。講義が完成することはなく、常に改善の余地があります。研究に必要なこと、大学の雑務、多数のコースを抱えていても、それらを整理して管理するためのツールとプロセスがあれば達成感を得られます。プロジェクトすべてが重くのしかかっていても、Trello と Dropbox があれば前進していると感じられ、一から作り直すことなく次のステップへ進めます」

Cavazos 博士はアジャイル手法の要素を自分の指導方法に応用しています。彼女は大学院生に、学生に意見とコースを改善する方法を聞くように奨励しています。

「準備、講義の進め方、課題を採点して返す時間の速さ (475 人の学生のクラスにしては素晴らしい速さ)、コース管理全体について、学生から何度も好意的な評価を受け取っています。このような事務的な要素が、学生の学習体験を高めます」

彼女とチームは学生からこれらのデータを収集したら、Dropbox に情報と分析内容を記録して、Trello カードに添付します。そうすれば、次の学期の講義要綱とカリキュラムを作る際に参照できます。

この仕組みを利用して、Cavazos 博士は大学院生とティーチング アシスタントのチームとともに、前の学期に何が効果的で、何が問題だったかについて同じ情報を共有できます。次の学期が始まる前にようやく休暇を取る頃には、彼らはメモやチェックリストをすぐに参照して、実地で学んだこれらの内容を適用できます。

Trello と Dropbox を使用すればどこからでも教育が可能

Cavazos 博士の Dropbox でのファイル管理と Trello での共同ワークフローは、デジタル コラボレーションの夢です。彼女の授業計画の 1 ページを利用して、世界中の教授や教育者が講義、研究プロジェクト、教育の多数の変動要素すべてを 1 か所で適切に整理できます。Trello と Dropbox は、教育者にとって、キャンパスで講義を行う場合でも、快適な自宅から行う場合でも、講義内容を整理し、コラボレーションして、生産性を維持するための完璧なデジタル ツール コンビとなります。

オンラインでの生産性を高め、コラボレーションを促進するためにこれらのアプローチを採用する大学教授と教育者は、特にリモート学習が拡大を続ける現在、高い成果を上げられるでしょう。

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