Tutto sulla pianificazione della capacità (e perché è il reality check di cui hai bisogno)
Pianifica in modo efficace ed evita di spingere il tuo team al limite
Esplora argomenti
Ogni leader o project manager sa che capire la larghezza di banda del proprio team può sembrare un gioco a incastro.
Ogni volta che arriva una richiesta o ti viene chiesto di dare una mano per una nuova iniziativa interfunzionale, ti trovi di fronte a questa domanda: il tuo team ha veramente il tempo necessario per portare a termine questa iniziativa? Oppure, dire "sì" significherebbe disperdere troppo i collaboratori?
Che tu conosca o meno il termine formale, questo esercizio rappresenta la pianificazione della capacità in azione.
Ok, cos'è la pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità è il processo che consiste nell'identificare quante ore richiederà un progetto o un task, nel determinare se il tuo team ha o meno la larghezza di banda disponibile per completarlo e nel coordinare il lavoro per ottenere la massima efficienza.
Come suggerisce il nome, il processo può essere diviso in due parti: capacità e pianificazione.
In primo luogo, dovrai conoscere la capacità complessiva del tuo team, ovvero la quantità massima di lavoro che puoi riversare su di esso prima di sovraccaricarlo. Una volta che avrai queste informazioni a disposizione, passerai alla fase di pianificazione. È qui che dovrai stabilire le priorità dei task e programmare le ore in modo da completare il lavoro entro la scadenza prevista.
Ad esempio, immagina che al tuo team sia stato chiesto di raccogliere dati e compilare un report per supportare il team di vendita, magari con una serie di analisi sui clienti degli ultimi due anni.
Esaminerai la richiesta di progetto, ti occuperai dell'ambito e assegnerai delle stime temporali per capire quanto tempo ci vorrà per completare il progetto. Dall'inizio alla fine, pensi che richieda circa otto ore di lavoro.
Quindi, devi capire se il tuo team ha effettivamente otto ore da dedicare.
Il modo più semplice per farlo è chiedere a tutti i membri del team di scrivere tutto ciò che fanno in una settimana tipo, oltre a una stima del tempo che dedicano a ciascuna attività espressa in ore settimanali. Dovranno fare riferimento ai loro calendari, alle caselle di posta elettronica, ai ticket Jira e altro ancora per assicurarsi di essere il più realistici possibile. In questo modo otterrai il totale delle ore che lavorano attualmente in una settimana.
Da qui potrai capire dove c'è un margine di manovra per inserire nuovi progetti. Identificherai anche le persone migliori a cui assegnarlo (in base a chi ha la maggiore flessibilità con il carico di lavoro) e fisserai una scadenza più realistica per portare a termine quel progetto.
Forse gli attuali obblighi di Dennis si sommano solo a circa 30 ore a settimana e ha la disponibilità e l'esperienza per soddisfare questa richiesta, ma dice che avrà bisogno di tempo fino a lunedì per finire il report.
La pianificazione delle capacità significa che radicherai il piano e le aspettative del progetto nella realtà, piuttosto che le tue ipotesi ottimistiche su ciò che il tuo team è in grado di svolgere.
Pianificazione della capacità in azione
Per istruzioni dettagliate su come eseguire una sessione di pianificazione della capacità, dai un'occhiata al nostro programma di pianificazione delle capacità. Quindi, documenta i risultati della tua sessione in questo modello di pianificazione delle capacità disponibile per l'uso in Confluence. Ecco come sarà il tuo documento di pianificazione della capacità:
E gli altri tipi di pianificazione di cui ho sentito parlare?
Differenza tra pianificazione della capacità e gestione della capacità
Quando inizi a dedicarti alla pianificazione della capacità, potresti anche sentir parlare di gestione della capacità. Questo termine è usato più frequentemente per quanto riguarda i team e i progetti IT, ma compare anche in altri settori.
La gestione delle capacità è un concetto più ampio che descrive la capacità complessiva di un'azienda di supervisionare e coordinare tutte le risorse disponibili per soddisfare i requisiti di un progetto.
Pensa alla gestione delle capacità come al termine generico e alla pianificazione delle capacità come a un elemento unico del processo complessivo di gestione della capacità, un po' come i colloqui sono una parte del processo complessivo di assunzione.
Differenza tra pianificazione della capacità e pianificazione delle risorse
Potresti anche sentir parlare di pianificazione delle risorse. È un termine che viene spesso usato in modo intercambiabile con la pianificazione delle capacità, ma in realtà c'è una differenza.
La pianificazione delle capacità esamina specificamente le risorse umane per determinare se disponi delle competenze e delle ore disponibili per soddisfare i requisiti di un progetto. Ad esempio, il tuo team può soddisfare ragionevolmente quella richiesta di dati entro venerdì?
La pianificazione delle risorse riguarda invece l'allocazione di risorse specifiche, che si tratti di persone, budget, software, attrezzature, materiali e altro ancora.
L'obiettivo è assicurarti che tu stia utilizzando in modo appropriato ogni particolare risorsa per sfruttarla al meglio. Ad esempio, potresti apportare alcune modifiche al dashboard dei dati per estrarre quei numeri in modo più efficiente? Ci sono altri report che dovresti posticipare per dedicarti a questo? Come puoi massimizzare l'impatto di quel particolare strumento?
I vantaggi della pianificazione della capacità
La pianificazione della capacità può richiedere un po' di pratica, soprattutto se sei abituato ad annuire con entusiasmo a ogni richiesta che ti arriva. Tuttavia, prendere questa abitudine offre numerosi vantaggi.
1. Evita il burnout del team
Ecco una statistica spaventosa: il 48% dei dipendenti afferma di avere troppe scadenze irragionevoli e troppo lavoro da fare. Ha senso: se non c'è visibilità su quanto un team può realizzare, è inevitabile che finisca per sovraccaricarsi. Dopotutto, c'è sempre più lavoro da fare.
Adottare delle misure per comprendere a fondo le effettive capacità del team significa non sovraccaricarlo con troppi task e responsabilità e supportarlo nella gestione del tempo dando priorità al lavoro di maggiore impatto.
2. Stabilisci scadenze più realistiche
Sai già che i progetti tendono a superare i tempi previsti. Colpa della cosiddetta "fallacia della pianificazione", secondo la quale siamo tutti degli eterni ottimisti che sottovalutano enormemente la durata dei progetti.
Questo pregiudizio è difficile da combattere, ma la pianificazione delle capacità può aiutare. Soprattutto se ricevi i dettagli sulla disponibilità direttamente dal tuo team, otterrai un necessario controllo della realtà in modo da poter gestire le aspettative di scadenza in base a ciò che il tuo team può effettivamente produrre.
3. Identifica le carenze di competenze
La pianificazione delle capacità consiste nel capire quale lavoro può svolgere il tuo team. Questo non riguarda solo il tempo, ma anche le competenze. Sfortunatamente, il 54% dei dipendenti riferisce di non sapere già tutto ciò che gli serve sapere per svolgere il proprio lavoro attuale.
Valutando la capacità del tuo team e pianificando il lavoro in anticipo, è più facile capire se i progetti richiedono competenze che il tuo team non ha. Forse quella richiesta del team di vendita richiede alcune risorse di big data che tu non possiedi internamente.
La valutazione anticipata ti permette di intraprendere azioni proattive, come la formazione di qualcuno del tuo team, l'esternalizzazione di un task o la modifica dell'ambito del progetto.
Le sfide della pianificazione della capacità
La pianificazione della capacità offre numerosi vantaggi, ma richiede anche un po' di olio di gomito. Esaminiamo alcuni degli ostacoli più comuni che dovrai superare.
1. È difficile capire la larghezza di banda
Pensi che la pianificazione delle capacità sia un'attività una tantum? Pensaci bene. L'ampiezza di banda del tuo team è in continua evoluzione, in quanto i progetti cambiano e i membri del team lasciano o entrano a far parte dei ranghi. Inoltre, devi fare affidamento sull'onestà delle persone riguardo ai loro attuali carichi di lavoro e ai loro limiti.
Tutto ciò rende difficile avere un'idea precisa della capacità che ha il tuo team di affrontare nuovi lavori e richieste, soprattutto se è composto da persone ambiziose che credono sempre di poter fare di più. Confrontarsi spesso con il team riguardo alla pianificazione della capacità (ad esempio una volta alla settimana, come fa la maggior parte dei team) rende più facile avere una visione realistica della situazione.
Durante queste chiamate di sincronizzazione, le Advanced Roadmaps di Jira Software per i team tecnici o i report di Jira Work Management per i team aziendali possono aiutare a visualizzare e comprendere il carico di lavoro e la capacità dei membri del team.
2. I cambiamenti ti porteranno fuori strada
Non hai la sfera di cristallo a portata di mano e anche i project manager più esperti e con le migliori intenzioni avranno qualche intoppo. Ogni progetto comporta dei rischi e gli imprevisti - dalla stagionalità ai cambiamenti del settore - possono mettere a soqquadro i tuoi piani.
Quando devi cercare di tenere conto di tutti questi potenziali contrattempi, la pianificazione della capacità non è sempre così semplice. Pianificare un cuscinetto (anche se si tratta solo di un giorno o due in più) ti aiuterà a far fronte agli imprevisti, senza che le cose vadano fuori controllo.
3. Dovrai affrontare delle conversazioni difficili
Se in passato il tuo team è stato il team del "sì" all'interno della tua azienda, impegnarsi nella pianificazione della capacità significherà anche dire "no".
Ricorda che la pianificazione della capacità è utile solo se fai qualcosa con le informazioni identificate. Questo può comportare il rifiuto di progetti per mancanza di banda, l'adeguamento o la riduzione delle aspettative e l'allungamento delle scadenze. È sempre meglio dire di no piuttosto che dire di sì e non soddisfare una richiesta.
Best practice per la pianificazione della capacità
La pianificazione della capacità richiede un po' di pratica (e un po' di tentativi ed errori), ma ecco alcuni suggerimenti per iniziare sulla strada giusta.
1. Impara dai progetti precedenti
L'esperienza è una grande maestra, a patto che tu intenda guardarti indietro e imparare da quelle lezioni. Quando il tuo team completa un progetto, non lavartene le mani e passa oltre. Organizza un'autopsia per discutere di come sono andate le cose, prestando particolare attenzione ai punti in cui la capacità è stata limitata.
Cosa ha portato a quel problema? L'ambito del progetto si è ampliato? I membri del team hanno sopravvalutato la loro disponibilità? Individua la causa principale e individua i modi per evitare lo stesso destino in futuro.
2. Discuti onestamente con il tuo team
Nessuno meglio degli stessi membri del team può sapere quanta larghezza di banda ha a disposizione. Sono loro quelli che hanno i piedi per terra, quindi dovresti avviare delle conversazioni sincere sui loro carichi di lavoro e sui progetti aggiuntivi che pensano di poter realizzare.
Ricorda che la capacità è in continua evoluzione, quindi questa deve essere una conversazione ricorrente. Dedica qualche minuto della normale riunione del tuo team a discutere di ciò che è attualmente in gioco per tutti, in modo da avere a disposizione informazioni aggiornate sui carichi di lavoro e sugli obblighi esistenti. Documentare queste conversazioni nel modello Ruoli e responsabilità è utile per avere un riferimento all'inizio di nuovi trimestri, progetti o futuri controlli di capacità.
3. Ottieni i dettagli necessari in anticipo
Sebbene la comprensione delle capacità del tuo team sia una parte importante del puzzle, non dimenticare la parte di pianificazione dell'equazione. Per pianificare con successo il lavoro, devi avere una solida comprensione di ciò che è necessario per completarlo.
Sfortunatamente, il 52% dei progetti è soggetto a scope creep. Quando i requisiti di un progetto vanno oltre le previsioni iniziali, il tuo team può trovarsi rapidamente in una situazione di sovraccarico.
Quando ricevi una richiesta di un nuovo progetto, poni domande accurate per assicurarti di capire bene in cosa consiste il lavoro. Puoi anche creare un brief o un modulo che gli altri team devono compilare per presentare una richiesta, in modo da avere i dettagli necessari in anticipo. Usa il generatore di moduli drag-and-drop di Jira Work Management per crearli e tenere traccia di richieste di lavoro semplici.
Infine, anche se pensi di aver compreso a fondo ogni minimo dettaglio, tieni conto di eventuali ritardi e imprevisti. Non si può pianificare tutto, ma avere un po' di margine di sicurezza assicura che il tuo team non sia costretto a fare i conti con i propri limiti, anche se si verifica un imprevisto.
Smetti di tirare a indovinare e inizia a pianificare
Quando c'è un nuovo progetto in ballo, è facile cadere in questa trappola: accetti i requisiti e la richiesta, e poi pensi a come il tuo team potrà realizzarlo.
Per lavorare in modo più intelligente, non più difficile, usa la pianificazione delle capacità per lavorare a ritroso. Inizia a capire quanto il tuo team è in grado di realizzare e poi pianifica tutto il tuo lavoro partendo da lì.
Evitando il temuto gioco di indovinelli sulla larghezza di banda del tuo team, sarai in grado di dare priorità ai progetti, di stabilire aspettative e scadenze più realistiche e di preservare il morale del tuo team, risparmiando a tutti stress e frustrazioni.
Rendi questo processo ancora più fluido utilizzando i modelli di Jira Work Management per i team aziendali quando devi pianificare i progetti, Jira Software per i team tecnici e il modello di pianificazione della capacità in Confluence per creare e organizzare il lavoro tra tutti i team. Buona pianificazione!
