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La transizione [causata dal COVID] è avvenuta rapidamente, ma i nostri processi Trello e Dropbox esistenti hanno semplificato l'esecuzione delle revisioni con i dottorandi e gli assistenti."
Settore
Istruzione superiore
Località
Norman, Oklahoma
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In che modo i professori dell'Università dell'Oklahoma utilizzano le tecniche per la produttività e gli strumenti per la collaborazione digitale per la formazione della forza lavoro del futuro
Le responsabilità dei professori universitari vanno oltre l'aula in cui si tengono le lezioni. I professori collaborano con dottorandi, assistenti e altri membri della facoltà sulla pianificazione del piano di studi, dei progetti di ricerca principali e persino della stesura di libri. Ci sono moltissimi elementi di cui tenere traccia, che si traducono in una monumentale documentazione cartacea di attività dei corsi, report e dati.
Quando la pandemia di COVID-19 ha sradicato professori e studenti dal campus durante il secondo semestre del 2020, c'erano in un primo momento pochissime istruzioni su come continuare le lezioni online e restare in contatto con gli studenti. I professori e i dottorandi dell'Università dell'Oklahoma (OU) sono stati in grado di adattarsi con più facilità a questa realtà completamente nuova grazie all'aiuto della tecnologia dell'educazione e degli strumenti di collaborazione basati sul cloud, incluse le applicazioni basate sul web come Trello e Dropbox.
I due strumenti di collaborazione digitale si integrano a vicenda e le università di tutto il mondo usano Trello e Dropbox per archiviare e condividere in modo affidabile i file fornendo al contempo accesso sicuro ai dati e alle informazioni proprietari.
La Dott.ssa Jenel Cavazos, Professoressa associata di Psicologia presso l'OU, è una grande sostenitrice della tecnologia dell'educazione e delle modalità produttive di lavoro. Attraverso l'Advisory Committee on Learning Technologies and the Information Technology Council del Rettore presso l'OU, sostiene l'uso di questi strumenti e tecniche di produttività nel campus e ne incoraggia l'adozione da parte degli altri membri della facoltà (ha persino tenuto dei seminari a riguardo!). Innanzitutto, la Dott.ssa Cavazos riveste il ruolo di Introductory Psychology Coordinator e offre consulenza ai dottorandi che insegnano in corsi di psicologia più piccoli. Oltre al lavoro di ricerca, è responsabile dello sviluppo del piano di studi, della formazione dei docenti e della gestione dei corsi per circa 1500 studenti per anno accademico.
Non c'è dubbio che, in qualche modo, l'impatto della pandemia a livello mondiale è stato un elemento di forte disturbo per i processi di insegnamento della Dott.ssa Cavazos.
"Alle persone non piace l'incertezza e poter fare riferimento a elenchi di cose da fare e processi organizzati è importante per avere la sensazione di sapere dove si è diretti", afferma la Dott.ssa Cavazos.
Per fortuna, il modo in cui ha adoperato Trello e Dropbox ha ridotto al minimo le interruzioni della gestione dei piani di studio, dei progetti di ricerca e delle comunicazioni interne della facoltà.
Lezione imparata: l'uso di strumenti basati sul cloud per mantenere l'organizzazione offre molti vantaggi in ambito accademico e può risparmiare ai professori semestri molto stressanti.
Adoro il modo in cui questi strumenti dagli scopi diversi si integrano tra di loro, e utilizzarli in contemporanea è fondamentale per rimanere organizzati."
Dott.ssa Jenel Cavazos
Associate Professor of Psychology presso l'Università dell'Oklahoma
Trasformare la lavagna in un'esperienza di collaborazione
Quando l'ondata dei cambiamenti causati dalla pandemia ha raggiunto i campus universitari, i docenti e gli studenti di tutto il mondo hanno dovuto rapidamente fare le valigie, lasciare le loro stanze e i loro uffici e tornare a casa.
Tutti i docenti dell'OU dovevano lavorare e insegnare da remoto, ma ad un certo punto, quando i contagi hanno iniziato a diminuire, è stata concessa loro mezz'ora di tempo per recarsi al loro ufficio per prendere tutto il necessario. Da quel momento, i docenti hanno avuto accesso limitato agli uffici poiché l'università stava pianificando una riapertura graduale.
"La transizione è avvenuta rapidamente e in modo molto inaspettato. Dovevamo lavorare molto duramente per modificare gli incarichi e i programmi, ma i nostri processi Trello e Dropbox esistenti hanno semplificato l'esecuzione di queste revisioni con i dottorandi e gli assistenti", racconta la Dott.ssa Cavazos.
Se la Dott.ssa Cavazos non avesse configurato tutte le lezioni e i processi su Trello e Dropbox, i suoi progetti di ricerca, i piani di studi e i programmi del semestre sarebbero rimasti chiusi in un cassetto della sua scrivania o in un disco rigido esterno. Questi strumenti basati sul cloud hanno consentito alla Dott.ssa Cavazos di continuare a lavorare da casa con il suo team, dal momento che poteva accedere alle informazioni da qualsiasi posizione.
Naturalmente, il suo metodo di insegnamento è cambiato con l'improvviso passaggio alla didattica a distanza, ma i suoi sistemi di gestione dei corsi e di collaborazione con i dottorandi e gli assistenti non hanno subito gli stessi disagi. Per l'autunno del 2020, l'OU prevede il ritorno al campus per alcuni corsi più piccoli, mentre molti di quelli più frequentati si terranno online. Dal momento che la Dott.ssa Cavazos insegna Introduzione alla Psicologia a quasi 1000 studenti a semestre, le sue lezioni e i suoi corsi di studio si terranno online da remoto, così come i suoi interventi di consulenza per gli altri corsi di psicologia.
"Credo che un insegnante impreparato dimostri di mancare di rispetto agli studenti a cui dovrebbe insegnare. Se invece si comunicano chiaramente le aspettative e si forniscono feedback dettagliati e puntuali su compiti ed esami, gli studenti imparano che il loro tempo e i loro sforzi hanno un valore", spiega la Dott.ssa Cavazos.
Per mantenere il massimo dell'organizzazione e della preparazione, la Dott.ssa Cavazos ha configurato una bacheca Trello per ogni corso in cui insegna e con cui collabora con i dottorandi. La bacheca Trello è una combinazione tra un repository di informazioni e uno strumento di monitoraggio dei progetti. È suddivisa nelle liste seguenti:
- Chapter Improvements and Assignment Ideas (Miglioramenti dei capitoli e idee sui compiti)
- Revisions, Projects, and Updates (Revisioni, progetti e aggiornamenti)
- Class Setup (Organizzazione del corso)
- Working On It (Lavori in corso)
- All Finished! (Fine!) 🎉
In precedenza, utilizzavamo Microsoft Word per tenere traccia di progetti e dettagli, ma questo strumento non disponeva delle funzioni organizzative e dei flussi di lavoro flessibili forniti da Trello e Dropbox. Adoro il modo in cui questi strumenti si integrano tra di loro, e utilizzarli in contemporanea è fondamentale per rimanere organizzati"
Dott.ssa Jenel Cavazos
Associate Professor of Psychology presso l'Università dell'Oklahoma
La Dott.ssa Cavazos comunica e collabora con i suoi dottorandi tramite le schede di Trello sulla bacheca per assegnare task, acquisire idee, verificare l'avanzamento del corso e fornire feedback e spunti di miglioramento.
Tramite il Power-Up Dropbox in Trello, la Dott.ssa Cavazos e tutti i membri del suo team possono accedere e collaborare ai dettagli del piano di studi, alle checklist e ai report ogni volta che vogliono. Gli aggiornamenti apportati alle bacheche Trello sono visualizzati anche nel feed attività del file Dropbox.
Dal momento che gestisce il coordinamento non soltanto dei suoi corsi, ma anche delle altre sezioni di introduzione alla psicologia, nel corso di tutto l'anno la Dott.ssa Cavazos deve tenere traccia di numerosi dettagli, task e persone.
Nella lista "Organizzazione del corso" usa la funzione Checklist avanzata di Trello per creare liste delle cose da fare dettagliate per tutte le attività che lei e i suoi dottorandi devono completare all'inizio di ogni semestre. All'interno della scheda e nella checklist, a tutti i task sono assegnati un responsabile e una data di scadenza. Lei e il suo team possono dare un'occhiata alle schede e alle checklist per individuare chi sta facendo cosa ed entro quando. Queste schede diventano il punto centrale della collaborazione tra la Dott.ssa Cavazos e il suo team per il completamento del lavoro.
Sulle schede vengono inoltre utilizzate delle etichette per indicare il responsabile principale del progetto e il tipo di lezione pianificata: online o in presenza. Utilizza inoltre le copertine delle schede per aggiungere contesto a progetti e task nella vista di alto livello.
Tutte le schede Trello sono connesse a Dropbox tramite cartelle e file, dalle valutazioni dei compiti e del corso, fino ai programmi e alla documentazione di ricerca. La Dott.ssa Cavazos usa un'istanza Dropbox denominata OU Intro Psychology per racchiudere tutte le informazioni sui corsi e sulla ricerca. Grazie all'intuitiva struttura dei file di Dropbox, può individuare con facilità le informazioni su determinate schede Trello e lavorare senza interruzioni spostandosi da uno strumento all'altro.
In Trello i file di Dropbox sono visualizzati sotto forma di miniature dettagliate, in modo che le informazioni siano facilmente identificabili senza dovervi cliccare sopra, a condizione che si voglia solo dare una rapida occhiata per farsi un'idea del contesto o per verificare l'avanzamento.
"In precedenza, utilizzavamo Microsoft Word per tenere traccia di questi progetti e dettagli, ma questo strumento non disponeva delle funzioni organizzative e dei flussi di lavoro flessibili forniti da Trello e Dropbox. Adoro il modo in cui questi strumenti dagli scopi diversi si integrano tra di loro, e utilizzarli in contemporanea è fondamentale per rimanere organizzati," afferma la Dott.ssa Cavazos.
Iniziare da zero è una pratica del passato
Chiunque non appartenga all'ambiente accademico potrebbe immaginarsi professori e assistenti che prendono il sole durante le vacanze estive. Questa immagine da sogno non potrebbe essere più lontana dalla realtà.
Il lavoro non finisce mai. Anche se tutti questi progetti pesano sulle mie spalle, con Trello e Dropbox ho la sensazione di fare passi avanti e posso passare alle fasi successive senza dover partire da zero."
Dott.ssa Jenel Cavazos
Associate Professor of Psychology presso l'Università dell'Oklahoma
"Il lavoro non finisce mai", spiega la Dott.ssa Cavazos. "I nostri corsi non si concludono mai e c'è sempre margine di miglioramento. Con i requisiti di ricerca, il lavoro di assistenza e numerosi corsi, poter disporre di strumenti e di un processo organizzativo trasmette una sensazione di compimento. Anche se tutti questi progetti pesano sulle mie spalle, con Trello e Dropbox ho la sensazione di fare passi avanti e posso passare alle fasi successive senza dover partire da zero".
La Dott.ssa Cavazos applica gli aspetti della metodologia Agile al suo metodo di insegnamento. Incoraggia i suoi dottorandi a chiedere il feedback degli studenti su come migliorare i corsi.
"Ho più volte ricevuto feedback positivi dagli studenti relativamente alla preparazione, alla presentazione delle lezioni, alla tempestività dell'invio dei compiti corretti (aspetto notevole, visto che parliamo di classi composte da 475 studenti) e per la gestione generale del corso. Questi componenti organizzativi migliorano l'esperienza di apprendimento per gli studenti".
Dopo aver raccolto questi dati dagli studenti, lei e il suo team possono registrare queste informazioni e dettagli in Dropbox e allegarli alle schede Trello per potervi fare riferimento durante la creazione dei programmi e del piano di studi del semestre successivo.
Grazie a questo sistema, la Dott.ssa Cavazos e il suo team di dottorandi e assistenti possono fare riferimento allo stesso contesto per individuare cosa ha funzionato e cosa no durante il semestre precedente. Quando finalmente si prendono una pausa prima dell'inizio del nuovo semestre, possono semplicemente consultare le note e le checklist per mettere in pratica ciò che hanno imparato.
Istruire da qualsiasi posizione con Trello e Dropbox
La gestione dei file in Dropbox e i flussi di lavoro sinergici di Trello utilizzati dalla Dott.ssa Cavazos sono il massimo della collaborazione digitale. Prendendo ad esempio il suo programma delle lezioni, i professori e gli insegnanti di tutto il mondo possono organizzare meglio tutti gli elementi dei corsi e dei progetti di ricerca e insegnare da un'unica posizione. Trello e Dropbox sono la coppia di strumenti digitali perfetta per supportare gli insegnanti a organizzare, collaborare e mantenere la produttività, sia che insegnino in presenza o dalla comodità delle loro case.
I professori universitari e gli insegnanti che adottano questi approcci alla collaborazione e alla produttività online raccoglieranno i frutti dell'apprendimento da remoto, soprattutto visto il fatto che si tratta di una modalità sempre più in espansione.
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