Carfax e Atlassian
Come eseguire la migrazione con efficienza e visibilità a tutti i livelli
Settore
Tecnologia
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Centreville, Virginia
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Quando il team per la distribuzione di CARFAX è raddoppiato in soli quattro anni, le debolezze della gestione dei progetti hanno raggiunto un punto critico. Effettuando la migrazione ad Atlassian con l'assistenza di Cprime, l'azienda ha trovato una soluzione che ha aiutato l'intera organizzazione a lavorare in modo più veloce e intelligente.
Dal Missouri a Monaco, i consumatori di tutto il mondo dicono: "Mostrami il CARFAX" quando vogliono informazioni sulla storia del veicolo. Dopo tutto, CARFAX è il più grande database del suo genere al mondo. Tuttavia, molti non si rendono conto che l'azienda si è ampliata per offrire prodotti e servizi aggiuntivi come parte della sua missione più ampia: fornire informazioni affidabili che aiutino milioni di persone ad acquistare, essere proprietari e vendere auto usate con maggiore sicurezza.
Per alimentare questa crescita, CARFAX ha aggiunto più di 100 nuovi dipendenti al proprio team di consegna negli ultimi quattro anni, con un aumento di quasi il 50%. Man mano che il team cresceva, aumentava anche la richiesta di un sistema più robusto e integrato per gestire i prodotti e le persone. Usavano 3-6 strumenti diversi, senza alcun collegamento uno con l'altro o mal allineati con i processi di CARFAX.
"Questa moltitudine di strumenti ha comportato una serie di sfide", afferma Aaron Hall, Director of Project Services. "Responsabili dei prodotti e dirigenti non avevano visibilità sulle metriche dell'intero portfolio e questo rendeva più difficile prendere decisioni aziendali consapevoli. Le metriche tecniche e gestionali che avevamo erano inaffidabili. I repository di codice erano dislocati in posizioni diverse, con conseguenti incongruenze e inefficienze. Inoltre, la crescita rapida e la mancanza di governance su strumenti e processi stavano peggiorando esponenzialmente i problemi. Allo stesso tempo, per il Project Management Office era difficile dimostrare valore a causa delle sfide culturali che stava affrontando".
Aaron e il suo team sapevano che era necessario consolidare CARFAX su un'unica piattaforma che collegasse reparti e sistemi. La nuova soluzione doveva anche aggiungere una struttura sufficiente a garantire coerenza, ma non così tanto da ostacolare la produttività o l'adozione. Dopo aver collaborato con la società di consulenza aziendale Agile e tecnologica Cprime, e aver acquisito maggiori informazioni su Atlassian, sapevano di aver trovato il modo ideale per semplificare il loro set di strumenti e raggiungere i loro obiettivi.
Jira fornisce approfondimenti diretti che gli sviluppatori e, salendo lungo la scala gerarchica, la dirigenza possono utilizzare in modo tattico per prendere le decisioni sulle aree in cui investire tempo e risorse.
Aaron Hall
Director of Project Services, Carfax
Mentre raccoglieva suggerimenti sulle piattaforme dal suo team ed esplorava le opzioni alle fiere commerciali, Aaron notò che Atlassian si distingueva dalle altre aziende. "La sua leadership di pensiero era evidente", spiega. "Non si limitava alla creazione di un singolo prodotto e all'aggiunta di altri componenti. Stava esaminando in modo olistico la cultura, la coesione e il modo in cui le persone lavorano".
Sebbene molti membri del team CARFAX sostenessero Atlassian, Aaron voleva essere sicuro che fosse la scelta giusta per loro e, cosa ancora più importante, chiedere aiuto pratico per la strategia e l'implementazione. Ha iniziato a cercare partner di soluzioni e, dopo aver esaminato diverse aziende, è approdato a Cprime. Ricorda: "Aveva le conoscenze per guidarci lungo il percorso, oltre alla cultura, ai servizi e all'approccio necessari per il nostro successo. Ha anche fornito un consulente dedicato in loco per tutta l'implementazione, in modo da non rimanere soli".
Swati Jain, Vice President of Professional Services di Cprime, concorda sul fatto che la partnership è stata una scelta naturale perché CARFAX era alla ricerca di una soluzione, non semplicemente di uno strumento. "Siamo un fornitore di soluzioni", afferma. "Volevamo comprendere appieno le esigenze di CARFAX in modo da poter architettare, progettare e implementare una soluzione che fosse non solo in grado di soddisfare le esigenze di oggi, ma anche scalabile in base alla crescita futura dell'azienda".
Attraverso il dialogo con Cprime, CARFAX ha avuto la certezza che Atlassian fosse la soluzione giusta per il proprio team. Cprime si è poi rimboccata le maniche e si è messa al lavoro, concentrandosi principalmente sulla transizione a Jira poiché era la parte più complessa del progetto.
Il team di consegna di CARFAX utilizzava Mingle come principale strumento di gestione del lavoro. Per effettuare la migrazione a Jira, Cprime ha lavorato a stretto contatto con CARFAX avvalendosi di un processo in tre fasi. Nella prima ha completato una valutazione del progetto e una due diligence, nella seconda ha progettato e implementato la nuova soluzione (server Jira e Confluence, in hosting su AWS) che rispecchiasse i processi esistenti in Mingle e nella terza ha preparato CARFAX per la transizione. Lungo il percorso, Cprime ha facilitato workshop e incontri con decine di team CARFAX per raccogliere i requisiti, creare una strategia di hosting, pianificare e gestire la migrazione, fornire formazione e supportare un'implementazione fluida.
Di conseguenza, Aaron e la collega Alison Clough, che ha gestito la transizione a Jira, affermano che il lancio è stato ancora più facile del previsto. "È stato un non evento", afferma con orgoglio Aaron. "Non basato sulla fortuna, ma sulla disponibilità di una piattaforma eccezionale e sul coinvolgimento elevato degli stakeholder, che hanno partecipato attivamente al processo, non semplicemente ricevuto l'istruzione di utilizzare il prodotto".
Nei mesi successivi al passaggio ad Atlassian, CARFAX ha ampiamente raggiunto tutti i risultati sperati. Dai miglioramenti tattici quotidiani (come l'aumento dell'efficienza e una migliore gestione dei backlog) alla crescita organizzativa strategica (come la creazione di trasparenza e visibilità in tutta l'azienda), Aaron descrive il cambiamento come "sismico".
Alison concorda, affermando che il loro team ora utilizza Jira sistematicamente. "Jira è il fulcro di ciò che facciamo, è lo strumento che utilizziamo per svolgere il lavoro", spiega. "La cosa ancora più bella è il fatto che gli sviluppatori non sanno nemmeno che stanno abilitando decisioni di gestione chiave. Jira fornisce approfondimenti diretti che gli sviluppatori e, salendo lungo la scala gerarchica, la dirigenza possono utilizzare in modo tattico per prendere le decisioni sulle aree in cui investire tempo e risorse".
Aaron aggiunge che i dirigenti CARFAX non solo si affidano ai dati Atlassian per ottenere approfondimenti strategici sulla produttività del team, ma possono anche vedere i dati in tempo reale. "I dirigenti non hanno mai effettuato l'accesso al nostro vecchio sistema. Ora invece vogliono sedersi con me ed esaminare Jira in modo da poter vedere cosa accade in tempo reale e applicare filtri che ci consentono di visualizzare problemi specifici che non avremmo mai notato prima".
Nonostante un aumento del 300% degli utenti, il tempo di inattività della piattaforma è diminuito del 79%, offrendo un risparmio di oltre 2.000 ore di produttività all'anno.
L'ampia adozione degli strumenti Atlassian è diversa da qualsiasi cosa CARFAX abbia mai conosciuto, grazie al sostegno interno, al coinvolgimento degli stakeholder in ogni fase, alla comunicazione proattiva durante l'intero processo e alla formazione pratica.
Sebbene un enorme incremento di utilizzo come questo causi in genere problemi di prestazioni del sistema, Swati sottolinea come, nel caso di CARFAX, sia avvenuto esattamente il contrario grazie all'aiuto prestato da Cprime nella creazione di un'infrastruttura stabile. Nonostante un aumento del 300% degli utenti, il tempo di inattività della piattaforma è diminuito del 79%, offrendo un risparmio di oltre 2.000 ore di produttività all'anno.
Con team più contenti, più efficienti e più informati, CARFAX ha registrato una crescita dei ricavi a due cifre e quasi il 90% di soddisfazione dei clienti per la maggior parte dei prodotti, ponendo al contempo solide basi per la scalabilità futura.
Grazie alla preziosa assistenza di Cprime, CARFAX ha completato con successo la migrazione ad Atlassian e ha registrato miglioramenti a livello aziendale. Da una maggiore efficienza di sviluppo per l'ingegneria, ad aggiornamenti e scalabilità più regolari senza interruzioni per l'IT, ad analisi coerenti e in tempo reale per l'alta dirigenza, il personale di tutta l'organizzazione può lavorare in modo più veloce e intelligente che mai.
Questi miglioramenti non solo hanno fatto la differenza nel lavoro quotidiano dei dipendenti, ma hanno anche contribuito a rafforzare il valore del Project Management Office nell'ambito di una più ampia attenzione alla competenza e alle capacità del team. "Ci stiamo orientando verso un modello più di tipo hub and spoke che prevede l'integrazione dei nostri team di prodotto e tecnologia all'interno del business", spiega Aaron. "I leader aziendali di CARFAX si rivolgono al nostro team per trovare persone in grado di colmare il divario tra tecnologia e gestione. Le soluzioni di Atlassian ci aiutano a farlo". Il lavoro del team gli è valso persino la nomina come PMO dell'anno da parte di PMnetwork.
Per Aaron e Alison, è in questo ambito che Atlassian ha avuto il maggiore impatto: abbattere le barriere tra i team e avere accesso a dati in tempo reale a livello di portfolio per un processo decisionale più intelligente. "La profondità delle funzionalità di Atlassian e l'ampiezza delle funzioni aziendali sono state superiori alle altre", afferma Aaron. "Ma per me, le più grandi vittorie sono state la trasparenza e la visibilità"
Mettici alla prova.
VSCO, l'app di fotografia che ha adottato il modello con sottoscrizione, ha trovato la formula segreta per la trasparenza, l'efficienza e il lavoro di squadra.
La rete di volontari, membri del personale, dottori e ricercatori aveva urgente bisogno di un sistema più efficiente che la aiutasse a restare connessa, monitorare i progetti e collaborare su una cura per il cancro.