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Comment la planification des ressources permet-elle de maintenir le bon déroulement des projets ?

Votre secret pour éviter le stress, les goulots d'étranglement et les conflits

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La planification des ressources consiste à déterminer de quelles ressources (telles que les personnes, les logiciels, l'équipement, le budget) vous avez besoin pour mener à bien un projet, puis à les allouer pour une efficacité maximale.

Votre équipe souhaite faire une session de brainstorming impromptue. Vous attrapez vos ordinateurs portables et vous vous dirigez dans la grande salle de conférence de votre bureau. Oups ! On dirait qu'il y a déjà une réunion.

Vous marchez tête baissée dans le couloir vers un espace plus petit. Une équipe y est également installée. Ils sont là depuis des heures ? On dirait presque qu'ils y ont emménagé.

Bon, d'accord. L'intégralité de votre équipe se dirige vers les tables de la salle de pause, mais il y a trop de personnes qui réchauffent leur déjeuner ou se servent un café. Votre visite de chaque recoin du bureau se poursuit.

Si cette difficulté vous semble familière (et nous sommes prêts à parier que c'est le cas), alors vous savez ce qu'il se passe lorsque les ressources ne sont pas planifiées et gérées en conséquence. Au mieux, c'est frustrant. Et au pire ? Cela peut complètement faire dérailler vos projets.

Loupe avec une croix

Qu'est-ce que la planification des ressources ?

Découvrez l'importance de la planification des ressources en gestion de projet. La planification des ressources implique de déterminer vos besoins pour un projet afin de pouvoir sécuriser et allouer efficacement ces éléments.

Bien que le mot « ressources » puisse faire penser à des matériaux durs, il est important de noter que des éléments tels que les membres de l'équipe et même l'argent sont eux aussi des ressources de projet.

En général, les ressources sont réparties dans l'une des catégories suivantes :

  • Personnes
  • Budget
  • Outils et logiciels
  • Équipement et espace

Avant de commencer à travailler sur un projet, déterminez tout ce dont vous avez besoin pour pouvoir le mener à bien. Ensuite, assurez-vous non seulement de pouvoir obtenir ces ressources, mais également de pouvoir les obtenir au moment opportun.

L'importance de la planification des ressources

Inspirez pendant trois secondes, puis expirez pendant trois secondes, car nous allons reprendre notre exemple exaspérant de la salle de réunion.

Lorsque votre équipe était prête à s'asseoir et à rassembler les idées de tous ses membres pour une session de collaboration rapide, il vous manquait une ressource cruciale : un espace. Vous étiez prêts à travailler, mais vous n'aviez aucun endroit où aller.

Pour une tâche censée être simple, vous avez rencontré votre lot de problèmes. Examinons les pièges dans lesquels vous pouvez tomber lorsque vous négligez la planification des ressources (vous savez, au-delà de votre regard passif-agressif à travers la fenêtre en direction des personnes monopolisant la salle de réunion).

1. Créez des plans de projet précis

Votre plan de projet détaillera les étapes à suivre pour mener à bien un projet, ainsi que la date à laquelle chacune de ces étapes sera réalisée. Ces étapes importantes sont impossibles à planifier si vous ne connaissez pas les ressources disponibles.

Par exemple, que se passe-t-il si votre plan de projet spécifie que les graphiques doivent être terminés pour votre présentation d'ici la fin de cette semaine, mais que nous n'avez pas réalisé que le graphiste est occupé sur un autre projet jusqu'à la fin du mois prochain ?

Lorsque vous ne parvenez pas à tenir compte de la disponibilité des ressources, vos plans de projet sont inexacts, vos échéances ne sont que des suppositions, et vous ajoutez beaucoup de stress inutile en jouant à la roulette russe dans l'espoir d'obtenir ce dont vous avez besoin.

2. Évitez les goulots d'étranglement

Planifier vos ressources vous aide également à éviter les retards inutiles. Lorsque de nombreuses personnes ou de nombreux projets ont besoin de la même ressource en même temps, rien ne garantit que vous serez celui qui l'obtiendra.

Bien sûr, vous pourriez être le premier. Ou pas. Si vous ne gagnez pas cette course, toute la chronologie de votre projet devra être repoussée.

Imaginez : si vous aviez réservé une salle de conférence, vous n'auriez pas eu besoin d'arpenter le bureau et de regarder de façon maladroite dans les espaces de réunion. Vous auriez pu démarrer directement votre brainstorming productif.

3. Gérez la capacité

Les membres de l'équipe sont la ressource la plus importante et la plus précieuse pour votre projet. La plupart de projets (notamment les projets transverses) nécessitent de faire appel à plusieurs collègues, services et compétences.

Mais vous savez d'expérience que les employés ne se tournent pas les pouces en attendant que du travail supplémentaire atterrisse sur leur bureau. En fait, ils sont généralement très recherchés et trop peu nombreux.

52 % des personnes déclarent être quotidiennement stressées au travail, et les charges de travail déraisonnables jouent un grand rôle dans ce sentiment de dépassement. La planification des ressources vous permet de gérer de façon proactive le temps et l'énergie des employés, de sorte que personne n'est surchargé.

4. Livrez des projets plus réussis

Cela nous amène à l'avantage principal : plus de projets réussis.

Un rapport du Project Management Institute (PMI) a révélé que les dépendances des ressources et les ressources taxées étaient deux des causes couramment citées lors de l'échec d'un projet. Ces causes se classent même avant d'autres problèmes tels que le manque d'expérience des chefs de projet ou la procrastination des membres de l'équipe.

Lorsque vous planifiez ce dont vous avez besoin, à quel moment et comment l'obtenir, votre équipe et vous-même êtes parés pour mener à bien des projets réussis, avec beaucoup moins de stress.

Le processus de planification des ressources : comment obtenir ce dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin

Vous ne pouvez pas prédire l'avenir, ce qui rend la planification des ressources assez compliquée. Comment pouvez-vous savoir tout ce dont votre projet aura besoin ?

Nous résumons cela en une formule simple que vous pouvez utiliser pour planifier et gérer efficacement vos ressources. Votre quête infructueuse d'un espace de réunion disponible s'arrête ici.

Presse-papier avec une signature

Étape 1 : Identifiez les ressources dont vous avez besoin

Lancez-vous en créant une liste de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le projet. Cela peut être particulièrement difficile à faire pour les gigantesques projets transverses. Munissez-vous d'un carnet et d'un stylo et commencez à noter les ressources évidentes.

Une fois les plus faciles écartées, réfléchissez à votre projet en différentes étapes ou sections. Par exemple, le webinaire que vous créez débutera par un aperçu du contenu, ce qui signifie que vous avez besoin d'un membre de l'équipe de contenu ainsi que d'un expert en la matière. Continuez de parcourir les phases de votre projet, en notant les ressources nécessaires à chaque point.

Vous avez peur d'oublier un élément ? Demandez à d'autres membres de l'équipe de réviser votre liste. Surtout s'ils ont déjà terminé des projets similaires, ils pourront identifier toute ressource négligée.

Une fois votre grande liste terminée, canalisez le chaos en regroupant les idées dans les catégories que nous avons mentionnées précédemment : personnes, logiciel, équipement et budget.

Étape 2 : Cernez les ressources à votre disposition

Vous avez votre longue liste répertoriant tout ce dont vous avez besoin. Vous devez à présent répondre à cette question : de quelles ressources disposez-vous déjà ?

Pour rester dans la simplicité, munissez-vous de deux surligneurs de couleur différente. Utilisons la couleur verte pour les éléments auxquels vous avez déjà accès, et la couleur rose pour ce que vous devez obtenir.

Commençons par les ressources vertes. Inspectez votre liste et surlignez les ressources dont vous disposez déjà. Peut-être disposez-vous d'un abonnement à un logiciel de vidéoconférence sur laquelle organiser votre webinaire lorsqu'il sera terminé. Surlignez ce point en vert.

Ensuite ? Faites ressortir les ressources dont vous ne disposez pas grâce à votre surligneur rose. Vous n'avez pas de graphiste pour créer les diapositives de votre présentation.

Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les éléments de votre liste soient verts ou roses.

Étape 3 : Rassemblez les ressources dont vous avez besoin

Examinons de plus près les ressources roses. Il s'agit des choses dont vous avez besoin pour votre projet, mais auxquelles vous n'avez pas encore accès.

Même les équipes les plus décousues doivent rassembler des ressources, le moment est donc venu de définir comment vous aller les trouver.

Vous savez que vous n'avez pas de graphiste interne pour créer les diapositives de votre webinaire. Allez-vous externaliser ce travail à une agence ou à un graphiste indépendant ? Allez-vous utiliser un outil comme Canva pour faire de votre mieux ? Soyez précis quant à la manière dont vous comblerez chacun de ces besoins et écrivez la solution sur votre liste.

Étape 4 : Présentez les dépendances des ressources

Le moment est venu de porter notre attention sur les ressources vertes. L'une des plus grandes erreurs que vous pouvez faire est de vous dire « Oh nous disposons de cette ressource, nous sommes donc parés. »

Vous n'êtes pas la seule personne à turbiner sur des projets, et vous devez penser au-delà des ressources en elles-mêmes et vous demander si elles sont disponibles. Cela vous permettra de les assigner de manière réaliste à votre projet.

La disponibilité des ressources n'est pas toujours évidente. Pour la déterminer, vous devrez :

  • discuter avec les membres de l'équipe nécessaires pour comprendre leurs capacités à venir (p. ex., l'équipe de contenu ne peut pas réaliser l'aperçu de votre webinaire avant le mois prochain) ;
  • tisser des liens avec les autres services qui utilisent les mêmes ressources pour découvrir s'ils ont déjà réservé une ressource et à quelle date (p. ex., l'équipe commerciale utilise le logiciel de vidéoconférence ce mois-ci pour des vidéos informatives, mais vous pouvez l'utiliser ensuite) ;
  • Comprendre votre périmètre de projet et planifier les besoins de ressources futurs afin de pouvoir créer une zone tampon (p. ex., vous aurez besoin de l'équipe de développement web afin de créer une page de destination pour le webinaire à la toute fin de votre projet, mais vous devriez vous renseigner sur son planning dès à présent).

Comme pour tout art, vous allez expérimenter, faire des essais et des erreurs. Mais rien qu'en essayant de planifier vos ressources, vous allez réduire les problèmes pour votre projet et votre équipe.

Étape 5 : Créez votre plan de projet

Maintenant que vous disposez d'un aperçu complet et de toutes les informations, vous pouvez concevoir votre plan de projet autour d'un accès réaliste aux ressources. N'oubliez pas que les meilleurs plans de projet sont conçus autour de vos ressources, alors n'essayez pas de les incorporer dans un plan existant.

Vous allez devoir déplacer des pièces du puzzle. Si vous savez que le logiciel de vidéoconférence n'est pas disponible avant le mois prochain, alors vous savez que vous ne pouvez pas organiser votre webinaire avant cette date (au plus tôt).

À mesure que vous cartographiez les étapes de votre plan de projet, listez les ressources nécessaires pour cette partie sous chaque étape. Spécifier la date de fin d'utilisation de cette ressource est également utile, car les autres personnes pourront planifier une utilisation ultérieure à la vôtre.

Comment les logiciels peuvent-ils vous aider à planifier les ressources ?

Plus haut, nous avons présenté une approche manuelle de la planification des ressources. Pas d'inquiétude, cette approche fonctionne bien.

Cependant, quand il s'agit d'identifier, d'allouer et de maximiser les ressources, vous ne devez pas rester seul avec vos surligneurs. Les logiciels peuvent vous aider à :

  • visualiser les projets au sein de l'organisation ;
  • identifier les chevauchements entre les ressources ;
  • ajuster les plans de projet et les besoins de ressources en temps réel ;
  • gérer la charge de travail et la capacité des membres de l'équipe ;
  • accéder aux données et aux rapports pour façonner les plans de projets futurs et les besoins de ressources.

Que vous préfériez une feuille de calcul, un logiciel ou un fidèle bloc-notes, c'est vous qui voyez. Mais soyez conscient que les logiciels de planification de ressources offrent de nombreux avantages (et peuvent vous éviter une fichue crampe à la main).

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