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Des réunions d'équipe que personne ne redoutera

Quelques conseils pour améliorer vos réunions

Personnages en train de travailler sur un calendrier

Nous avons tous fait l'expérience des réunions non productives, qui empiètent sur nos calendriers. nous ennuient et nous empêchent de faire ce que nous avons à faire.

Un sondage a révélé que les professionnels consacrent 21 % de leur temps de travail à des réunions. Pire encore, les mêmes personnes ayant répondu à ce sondage estiment qu'au moins un quart du temps passé en réunion est du temps perdu. Pas étonnant que la plupart d'entre nous se plaignent quand une nouvelle réunion tombe sur nos calendriers déjà bien remplis.

Les réunions d'équipe sont en réalité nécessaires dans le monde du travail. Lorsqu'elles sont correctement planifiées et gérées, elles favorisent les idées, la résolution des problèmes et la réalisation des objectifs.

La question qui se pose alors est la suivante : comment organiser une réunion efficace pour que la magie opère ? Comment s'assurer que cette petite réunion est une utilisation productive du temps de votre équipe et non un gaspillage inutile d'une partie de sa journée de travail ?

Ce guide aborde les éléments à prendre en compte pour tirer le meilleur parti de vos réunions d'équipe (et, au cas où, apporter des croissants ne fait jamais de mal).

Quel est l'objectif des réunions d'équipe ?

Par définition, une réunion d'équipe est un échange programmé au cours duquel les employés discutent d'un sujet particulier ou d'une liste de sujets, idéalement inscrits à un ordre du jour planifié par le responsable de la réunion.

Bien que les réunions aient acquis une réputation épouvantable dans le milieu professionnel moderne, il est généralement admis qu'elles permettent d'avancer bien plus rapidement que les échanges par e-mail et les messages instantanés. Les discussions en face à face sont parfois nécessaires et s'avèrent bien plus productives et efficaces.

C'est là que les réunions d'équipe interviennent. Elles sont pour les employés l'occasion d'accomplir de nombreuses choses, notamment :

  • Planifier les projets et initiatives
  • Faire un brainstorming pour trouver de nouvelles idées
  • Collaborer sur des tâches
  • Anticiper et surmonter les obstacles
  • Améliorer la communication

Une réunion d'équipe est un moment de collaboration. Cette collaboration est une pièce importante du puzzle, tant pour les employeurs que pour les employés. Dans un sondage, 75 % des employeurs ont estimé que le travail d'équipe et la collaboration étaient « très importants ». Pourtant, 39 % des employés ont indiqué que les employés de leur propre organisation ne collaboraient pas suffisamment.

Ces réunions sont l'occasion pour les équipes de travailler en étroite collaboration, et lorsqu'elles sont bien organisées, elles peuvent permettre d'obtenir des résultats significatifs. Dans un autre sondage, 83 % des personnes interrogées estimaient que les réunions d'équipe ont un impact positif sur leurs projets.

Quand est-il utile ou non d'organiser une réunion d'équipe ?

Panneaux directionnels

Nous sommes tous un jour sorti d'une réunion en nous disant : « Un simple mail aurait suffit ! »

Une façon d'éviter cela consiste à vous assurer que votre réunion débouchera sur quelque chose de concret, et non pas d'organiser une réunion seulement parce que vous avez l'impression que c'est nécessaire.

Comment savoir où vous vous situez dans ce contexte ? Utilisez les signes présentés ci-dessous pour évaluer votre propre situation et déterminer si une réunion d'équipe est vraiment nécessaire.

Organisez cette réunion si…

1. Vous avez un objectif clair.

Chaque réunion a besoin d'une mission ou d'un objectif clair, faute de quoi elle s'avère inutile. Qu'espérez-vous obtenir ? Souhaitez-vous résoudre un problème ? Établir un calendrier ? Aborder une difficulté rencontrée ? Faire un brainstorming pour trouver une idée ? Veillez à donner une orientation claire à votre réunion avant de la planifier. Si c'est le cas, foncez !

2. Vous avez créé un ordre du jour.

Une fois que vous avez défini votre objectif, inutile de le garder secret : mettez le reste de l'équipe dans la boucle pour que tous sachent quels sujets seront abordés et quel est l'objectif recherché. Le principal piège lors de l'organisation d'une réunion est de travailler à l'envers. Un créneau est prévu, et ce n'est qu'alors qu'on réfléchit à comment le remplir. Il est plus judicieux de définir d'abord l'ordre du jour, puis de prévoir le créneau nécessaire. Vous avez défini l'ordre du jour de votre réunion ? Planifiez-la !

3. Vous savez exactement qui inviter.

Il n'y a rien de pire que d'être forcé d'assister à une réunion sur un sujet avec lequel on n'a rien à voir. Savoir quels points vous souhaitez aborder vous permet de savoir qui doit participer à la réunion ; c'est une autre raison pour laquelle planifier l'ordre du jour est utile. Si vous savez exactement qui mérite un siège à cette table, vous avez probablement une très bonne connaissance de tous les autres détails pratiques. Planifier l'heure de la réunion est donc justifié.

Renoncez à cette réunion si…

1. Vous ne faites que partager des informations.

Vous avez simplement besoin d'informer les autres de l'avancement du projet ou de faire savoir à tout le monde que vous avez changé le menu de l'équipe pour sa sortie pour des pizzas plutôt que des tacos ? Vous souhaitez faire un suivi rapide ou donner des informations factuelles sans que cela ne nécessite une discussion par la suite ? C'est précisément ce à quoi servent les e-mails ou les plateformes de messagerie instantanée. Cela évite d'avoir à réunir toute l'équipe et permettra également à chacun d'avoir un support auquel se référer par la suite en cas d'oubli. Les assemblées générales et les réunions de direction font partie des quelques exceptions à cette règle.

2. Vous organisez une réunion juste pour organiser une réunion.

Cela peut paraître plus qu'évident lorsqu'on le lit, mais cela arrive bien plus souvent qu'on ne le pense, en particulier en ce qui concerne les réunions récurrentes. Ces créneaux réguliers sur le calendrier ont tendance à se transformer en de parfaites sessions de rattrapage ou de suivi plutôt qu'être l'occasion d'avoir des conversations productives. Par conséquent, si une réunion récurrente figure sur le calendrier de votre équipe, assurez-vous régulièrement qu'elle en vaut vraiment la peine.


3. Vous n'êtes pas totalement préparé.

Documents de référence, briefs créatifs, présentation : vous ne disposez pas de tous les documents nécessaires ? Vous n'avez pas finalisé les éléments à l'ordre du jour pour les partager avec votre équipe ? Dans ce cas, il est trop tôt pour organiser cette réunion. Vous pouvez bien sûr finaliser tout ceci une fois la réunion fixée, mais cela prend souvent plus de temps que prévu, et il serait dommage qu'il vous manque encore la moitié des éléments nécessaires à l'approche de la réunion.

Comment effectuer une réunion d'équipe qui fait avancer les choses ?

Porte-bloc avec liste

Vous avez donc un objectif, un programme et votre liste d'invités, et vous êtes sûr que votre réunion est indispensable. Mais comment pouvez-vous vous assurer que tout se passe bien ? Vous devez mettre ces stratégies en place.

1. Articulez-la autour de votre ordre du jour

Désolées d'insister lourdement sur ce point, mais vous saisissez probablement désormais l'importance de définir un ordre du jour précis pour une réunion d'équipe productive. Il est toutefois estimé que dans 63 % des cas, aucun ordre du jour n'est prévu pour une réunion.

Ne faites pas partie de ces gens-là. Un ordre du jour est étonnamment simple à définir (et en vaut bien la peine). Dans sa forme la plus basique, il s'agit d'un court énoncé regroupant les éléments suivants :

  • La date et l'heure de la réunion
  • L'objectif de la réunion
  • Les services ou personnes présentes
  • Les sujets à aborder
  • La personne en charge d'orienter les discussions sur chaque sujet
  • Le temps alloué pour discuter de chaque sujet

Et c'est vraiment tout ce dont vous avez besoin. Partager ces informations en amont de la réunion apportera une structure plus que nécessaire (ainsi qu'une gestion du temps) à votre réunion.

2. Envoyez les documents de référence en amont

Le temps de réunion est précieux et ne doit pas être perdu, mais cela arrive malheureusement très facilement, en particulier lorsque les 10 premières minutes sont consacrées à informer tout le monde des sujets qui seront abordés.

Épargnez-vous cela en partageant l'ordre du jour et tout autre document de référence (brief créatif, calendrier, présentation, graphique, ou encore rapports) avec tous les participants au moins un jour ouvré avant la date de la réunion.

De cette façon, chacun a le temps de prendre connaissance des points essentiels de la réunion et pourra ainsi préparer des questions pertinentes et apporter des suggestions.

3. Ne laissez rien au hasard

Quels sont les pièges à éviter ? Les sujets divers et digressions qui n'ont aucun rapport avec l'objectif de la réunion. Est-il vraiment nécessaire de débattre maintenant de la prononciation du nom de ce client ?

Couvrez ce piège avant que toute l'équipe ne tombe dedans. Au lieu d'entamer une discussion, indiquez à l'équipe que vous prenez note du point soulevé et que vous y reviendrez par la suite.

Cette méthode est parfois appelée en anglais la méthode « parking lot » (ou « méthode de stationnement ») : un sujet est temporairement mis de côté afin de suivre le fil conducteur (clin d'œil) de la réunion qu'est l'ordre du jour.

4. Interdisez les écrans

Pour qu'une réunion soit productive, chacun doit être concentré et engagé. Il est impossible d'y parvenir si tous les participants sont en même temps rivés sur leur écran, répondent à des e-mails ou font le tour de leur Instagram.

À moins qu'ils n'aient besoin de leurs appareils pour la discussion ou pour toute activité que vous avez planifiée, demandez-leur de les laisser à leur bureau. Vous pouvez même envisager de prévoir à cet effet un collecteur en dehors de la salle de réunion pour rappeler la nouvelle règle. De cette façon, chacun reste concentré sur l'essentiel : la discussion.

5. Gardez un œil sur votre montre

Pour commencer, il est crucial de respecter le créneau prévu pour la réunion. Cela montre non seulement que vous respectez les horaires de chacun, mais vous permettra également de faire en sorte que chaque minute compte. Voyez les choses de cette façon : une réunion de 30 minutes qui commence avec 5 minutes de retard, c'est déjà 17 % de temps perdu. Dommage !

Au-delà des horaires de la réunion, il est facile de perdre la notion du temps lorsque la discussion bat son plein. Si inscrire un horaire à l'ordre du jour est indéniablement utile, il convient toutefois de garder un œil sur votre montre pour respecter le temps imparti.

Cela vous semble impossible ? Désignez une personne en charge de la gestion du temps au début de la réunion pour vous signifier que vous vous approchez de la fin le moment venu.

6. Faites une synthèse et partagez-la

L'ordre du jour est important, mais le résumé de votre réunion l'est tout autant. À la fin de la réunion, récapitulez les points clés dans un document ou un e-mail que vous enverrez à tous les participants, ainsi qu'à toute autre personne qui pourrait avoir besoin d'être informée. Le résumé de votre réunion doit comprendre les éléments suivants :

  • De brèves notes sur les sujets abordés
  • Les éléments d'action à prendre en compte et les personnes auxquelles ils sont assignés (ainsi que les dates limites correspondantes)
  • Tout élément placé en « parking lot » et qui sera abordé par la suite

Le fait de mettre tout cela par écrit permet de s'assurer que chacun sait précisément quelles sont les étapes suivantes et que les points abordés et les actions convenues sont clairs pour tous. Le résumé de la réunion est également un support auquel vous pourrez vous référer lors de la réunion suivante pour vous assurer que rien n'est oublié.

Les réunions d'équipe doivent être des moments utiles

La perspective d'une nouvelle réunion pourrait susciter un mécontentement au sein de votre équipe (et soyons honnêtes, même pour vous). Bien qu'elles aient une mauvaise réputation dans le cadre professionnel, les réunions peuvent cependant s'avérer précieuses et, pourquoi pas, agréables.

Pour résumer, commencez par déterminer si la réunion est réellement nécessaire avant de prendre le temps de quelqu'un. Procédez ensuite selon les étapes suivantes :

  • Articulez-la autour de l'ordre du jour
  • Envoyez les documents de référence en amont
  • Ne laissez rien au hasard
  • Interdisez les écrans
  • Gardez un œil sur votre montre
  • Faites une synthèse et partagez-la

Cochez ces cases et vous serez en bonne voie pour que les « Pfff… » deviennent des « Faisons ça ! ». Qui sait, ces réunions pourraient même devenir des moments très attendus par votre équipe (surtout si vous apportez des croissants).

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