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Comment constituer une équipe transverse

Les meilleures méthodes de décloisonnement et de collaboration pour obtenir des résultats

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Personnages de différentes équipes

Qu'est-ce qu'une équipe transverse ? Une équipe transverse est un groupe de personnes aux compétences diverses qui se réunissent pour atteindre un objectif commun. Elle comprend généralement des employés de tous les niveaux d'une organisation.

Lorsque vous pensez aux équipes transverses, lequel de ces scénarios correspond le mieux à votre première réaction ?

  1. Ce sont des équipes de super-héros ! Tout le monde réunit ses super pouvoirs uniques pour relever un défi.
  2. Horreur ! Vous avez des flashbacks de ces projets de groupe que vous détestiez à l'école : malentendus, désaccords, procrastination, et ce type qui était toujours en retard…

La vérité est que les équipes transverses peuvent prendre ces deux directions. Lorsqu'elles fonctionnent bien, ces équipes accélèrent l'innovation et améliorent les compétences et la satisfaction professionnelle de leurs membres.

Mais si ce n'est pas le cas ? Il n'y a rien de pire que de perdre du temps et de l'énergie sans obtenir de résultats (à moins que vous ne cherchiez à accroître le stress et l'animosité).

Comment faire en sorte que l'équipe transverse dont vous faites partie, ou que vous dirigez, soit plus fonctionnelle ? Ce guide complet est là pour vous aider.

Qu'est-ce qu'une équipe transverse ?

Les équipes sont généralement considérées comme des groupes de personnes aux tâches similaires : l'équipe marketing, le service informatique, la division commerciale. Une équipe transverse, cependant, regroupe des personnes possédant différents types d'expertises ou issues de différents services d'une organisation.

Une équipe transverse peut inclure des personnes dont l'ancienneté varie. Elle peut également avoir un pouvoir décisionnel particulier. En effet, elle peut par exemple directement présenter son plan pour un projet au PDG au lieu de suivre la procédure d'approbation habituelle.

Si les équipes transverses sont aujourd'hui une tendance majeure, elles ne sont pas pour autant nouvelles. Ce procédé a été utilisé avec succès dans différents secteurs, des assurances à l'automobile en passant par les technologies.

Les différents types d'équipes transverses

Les équipes transverses fonctionnent de différentes manières en fonction du type d'organisation. Les start-ups et les petites entreprises sont souvent transverses du fait de leur taille. Elles ne sont pas assez grandes pour avoir des équipes spécialisées. Les employés de différents domaines de compétence collaborent donc automatiquement sur la plupart des projets ou des décisions.

Ce qui crée réellement l'innovation est le fait de réunir des personnes aux connaissances et aux expériences diverses.

Les grandes entreprises peuvent mettre en place une équipe transverse en tant que groupe de travail pour s'atteler à un projet ou atteindre un objectif précis. En d'autres termes, elles possèdent toujours des services individuels spécialisés. Mais indépendamment de cette structure, les employés de différents services se réunissent au sein d'une équipe transverse dans un but précis.

Dans d'autres grandes entreprises, les équipes transverses constituent la structure principale.

Pourquoi créer une équipe transverse ?

Elles relèvent les défis de l'environnement professionnel moderne. Les choses évoluant relativement vite, il est nécessaire d'innover en permanence pour survivre.

Nous avons tendance à penser que l'innovation vient de « génies isolés ». Les études démystifient toutefois ce stéréotype et nous montrent que ce qui crée réellement l'innovation est le fait de réunir des personnes aux connaissances et aux expériences diverses. Personne n'a plus toutes les réponses, c'est la collaboration intelligente qui les fait naître.

Les équipes transverses ont également un sens pour l'entreprise à d'autres égards. Elles peuvent lui permettre d'agir plus rapidement et plus efficacement, et même de donner à un nouveau projet une « période d'essai » avant d'embaucher une nouvelle équipe à temps plein.

Une équipe transverse est plus susceptible de contester le statu quo et de trouver de meilleures solutions.

Elles permettent également de combattre le fléau qu'est le conformisme. Quand tout le monde dans la pièce pense la même chose ou est issu du même milieu, il est facile de faire fi des problèmes ou de raisonner selon de vieilles hypothèses sans jamais les remettre en cause. Une équipe transverse est plus susceptible de contester le statu quo et de trouver de meilleures solutions.

Enfin, ces équipes peuvent contribuer au développement, à l'engagement et à la fidélisation de leurs membres. Elles favorisent un sentiment de cohésion et de collaboration. Les employés se sentent davantage impliqués dans l'organisation au niveau global, plutôt que dans leur seul service. Les équipes transverses sont également l'occasion pour les employés d'acquérir des connaissances dans de nouveaux domaines et de développer des compétences telles que l'établissement de relations et la résolution de problèmes. Les employés qui apprennent et s'épanouissent sont beaucoup plus susceptibles de rester dans l'organisation.

Quels sont les défis des équipes transverses ?

Cela étant, vous pourriez être surpris d'apprendre que 75 % des équipes transverses présentent des dysfonctionnements. En cause,

la mission confiée à l'équipe transverse, qui se révèle parfois floue. Les paramètres clés (tels que les délais ou le budget dont elle dispose pour le projet) ne lui sont parfois pas communiqués, ou sont déterminés trop tard. Sans objectif clair et sans feuille de route pour y parvenir, l'équipe se retrouve coincée.

Les conflits de priorités ou d'obligations entre les membres de l'équipe sont également l'une des principales raisons pour lesquelles les équipes transverses dévient de leur trajectoire. Les membres se concentrent sur leurs propres intérêts ou ceux de leur service plutôt que sur l'objectif de l'équipe.

D'autres problèmes liés au personnel peuvent également faire dérailler les équipes transverses. Les différences hiérarchiques au sein des équipes créent une dynamique des pouvoirs qui peut rendre les choses délicates.

Il y a également le simple fait que les équipes transverses représentent un travail supplémentaire pour les employés qui font également partie d'une équipe au niveau de leur service. Cela génère du stress, de la pression et de la frustration, surtout si certains membres de l'équipe sont en difficulté.

Même les équipes qui travaillent efficacement et de manière professionnelle peuvent s'avérer inefficaces si elles n'ont pas l'autorité nécessaire pour agir et sont ainsi soumises à l'approbation ou aux décisions des dirigeants de l'organisation.

La clarté, le point de départ des équipes transverses productives

Découvrons à présent comment faire de votre équipe transverse une équipe innovante, qui ne s'enlise pas dans la confusion et les conflits.

La première chose dont votre équipe a besoin est une grande dose de clarté. Quels sont les objectifs exacts de cette équipe ? Tout le monde doit être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la réussite du projet. C'est essentiel pour n'importe quelle équipe, bien sûr, mais cela est d'autant plus vital pour les équipes transverses que leurs membres ont souvent des mentalités et des raisonnements différents. Il se peut que ces personnes ne partagent pas le langage commun d'une équipe dont les membres travaillent dans le même service.

Les membres de l'équipe doivent se sentir libres de s'exprimer, même lorsqu'ils sont en désaccord.

Outre l'objectif principal, définissez les étapes importantes qui jalonneront le projet. Puisque les membres de l'équipe ne se voient probablement pas ou ne communiquent probablement pas tous les jours, cela leur donne une idée plus précise de la situation actuelle et de la suite des événements.

Abordons rapidement le framework de définition d'objectif, appelé OKR. OKR est l'acronyme utilisé pour « objectifs et résultats clés » (Objectives and Key Results en anglais). Chez Atlassian, nous avons constaté que l'utilisation des OKR permet une harmonisation, une flexibilité, une responsabilité et une concentration accrues. Si vous souhaitez essayer ce framework pour définir des objectifs pour votre équipe transverse, consultez notre guide complet sur les OKR.

Aborder les limites pratiques auxquelles votre équipe est confrontée n'est pas tout à fait aussi motivant que définir des objectifs, mais est tout aussi nécessaire. Vous serez plus efficaces lorsque tout le monde connaîtra votre budget et vos échéances.

Ces discussions doivent avoir lieu lors de la création de l'équipe transverse. Cela dit, il n'est jamais trop tard pour avoir ces éléments et remettre une équipe déjà constituée sur la bonne voie.

Qui inclure dans votre équipe transverse ?

Lorsque vous connaissez les objectifs de votre équipe, vous pouvez déterminer qui devrait en faire partie. Voici quelques critères à prendre en considération :

  • De quels types d'expertises avez-vous besoin ? Quelles sont les personnes au sein de votre organisation qui pourraient apporter ces expertises ?
  • Outre leurs compétences spécifiques, les membres de l'équipe doivent également posséder les qualités personnelles qui leur permettront de contribuer efficacement au projet. Ces personnes ont-elles une expérience des collaborations transverses ? Sont-elles capables de travailler de façon autonome et de formuler des recommandations ou de prendre des décisions ?
  • N'oubliez pas les aspects pratiques plus politiques. Si votre équipe se concentre sur le lancement d'un projet ou la prise de décision, qui sont les parties prenantes ? Chaque groupe de parties prenantes doit être représenté au sein de votre équipe.

Choix d'un dirigeant

Votre équipe transverse n'a pas besoin d'avoir un responsable, mais elle fonctionnera beaucoup mieux si vous en désignez un. Qui cette personne doit-elle être ?

Le responsable d'une équipe transverse doit être en mesure d'orienter les discussions, de déléguer et de responsabiliser les autres membres, même si certains ont un niveau hiérarchique supérieur au sein de l'entreprise. En d'autres termes, la question est la suivante : cette personne est-elle capable d'amener les autres à faire des choses, même si elle ne dispose pas pour cela de l'autorité officielle nécessaire ? Est-elle capable de recourir à l'influence et à la persuasion pour guider les autres ?

Définition des règles de base d'une équipe transverse

Une fois le responsable d'équipe désigné, cette personne doit tout d'abord travailler avec le reste de l'équipe à établir des règles de base pour savoir comment procéder. Encore une fois, il s'agit de quelque chose d'absolument essentiel lors du lancement d'une équipe, mais il n'est jamais trop tard pour le faire pour une équipe déjà constituée.

Tout d'abord, soyez très clair sur ce qui est attendu de chacun. Chaque membre doit faire sa part du travail pour que personne ne se sente surchargé.

En plus d'attentes claires quant aux contributions, votre équipe doit également avoir une idée précise du comportement attendu de chacun. Les membres de l'équipe doivent se sentir libres de s'exprimer, même lorsqu'ils sont en désaccord. Les équipes transverses ont pour but d'identifier les meilleures solutions en rassemblant des personnes aux parcours et aux opinions variés, et exploiter ces différences est pour cela nécessaire.

Enfin, le processus décisionnel au sein de votre équipe doit être clair pour chacun. Tous les membres ont-ils leur mot à dire sur tous les sujets ? Dans quel cas le responsable d'équipe peut-il agir unilatéralement ?

Une autre étape fondamentale pour la réussite d'une équipe transverse consiste à choisir les bons outils de communication. Vous ne vous verrez probablement pas tous les jours, et vous utiliserez donc beaucoup ces outils. Si certaines personnes se trouvent à des endroits différents, vos outils de communication seront le principal moyen de collaboration. Réfléchissez à cela de façon créative. Par exemple, un blog partagé peut être une bonne alternative à de nombreux échanges par e-mail.

Outre vos canaux de communication, vous pourriez avoir besoin d'autres outils et ressources. Posez-vous les questions suivantes :

  • Tous les membres de l'équipe disposent-ils du matériel et des logiciels nécessaires pour collaborer ?
  • Avez-vous besoin d'un espace physique ou virtuel pour stocker les ressources et le matériel nécessaires à votre travail ? Tous les membres de l'équipe ont-ils accès à cet espace ?
  • Si des réunions physiques sont organisées, où auront-elles lieu ?

Réunions pour les équipes transverses

Notez d'ailleurs que les réunions peuvent être à double tranchant pour les équipes transverses. Les sujets à aborder sont souvent nombreux, tandis le temps dont vous disposez est limité. Comment faire en sorte que chaque instant compte ?

Les mêmes recommandations qui rendent les réunions d'équipe régulières plus productives et moins épuisantes s'appliquent également aux équipes transverses. Il est particulièrement important de définir un ordre du jour clair avant chaque réunion et de s'assurer que chacun puisse en prendre connaissance.

Il est aussi essentiel de veiller à ce que les éléments d'action au cours des réunions soient effectivement pris en compte. Comment vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la répartition des tâches ? Comment effectuer le suivi ?

Une équipe transverse toujours sur la bonne voie

Que vous aidiez à constituer une équipe transverse ou que vous gériez une équipe existante, nous espérons que cet article vous aura apporté un sentiment de clarté et la dynamique nécessaire. Voici quelques actions que vous pouvez mettre en place pour que cela s'inscrive dans la durée :

  • Évaluez régulièrement l'avancement de votre équipe. C'est là que les objectifs bien définis interviennent. Avez-vous franchi les étapes importantes définies ? Utilisez le contrôle de santé de l'équipe pour approfondir la question.
  • Restez souple. Si vous ne parvenez pas à franchir ces étapes importantes, que devriez-vous faire différemment ? Il se peut également que vous deviez faire face à d'autres changements de plans. Par exemple, le PDG peut revoir les délais accordés, ou des licenciements inattendus pourraient venir réduire les effectifs de votre équipe.
  • Souvenez-vous : vous n'êtes pas seul. Confluence propose des ressources pour vous permettre de relever les défis inhérents aux équipes transverses, de la définition des objectifs aux réunions en passant par la prise de décision.
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