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Comment créer une culture collaborative

Objectifs d'équipe pour favoriser l'innovation au travail

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De nombreuses organisations discutent beaucoup sur le fait que la collaboration favorise l'innovation. Mais lorsqu'il s'agit de mettre réellement en place des cultures collaboratives, leurs discours ne sont pas suivis par des actes.

Bien sûr, ils organisent une session de brainstorming de temps en temps. Et ils viennent d'acheter un nouveau logiciel de communication. Il est même possible que l'énoncé de leur mission mentionne le terme « collaboration ».

Mais si vous regardez comment cela se passe au quotidien, c'est une tout autre histoire. Les différents services fonctionnent de manière isolée, voire en contradiction les uns avec les autres. Les employés savent où se trouvent les problèmes ou comment les choses pourraient être améliorées, mais ils ne se sentent pas en sécurité pour en parler. Ils savent aussi que ce sont les « rock stars » travaillant en solo et non ceux travaillant en équipe qui sont récompensés.

Une culture collaborative suppose une collaboration régulière et délibérée.

Ce type d'environnement n'est pas propice à l'innovation et personne n'aime venir y travailler. Mais, aujourd'hui, dans notre monde complexe et en constante évolution, si vous ne parvenez pas à exploiter tout le potentiel de votre équipe par le biais de la collaboration, votre organisation risque de se retrouver à la traîne.

Comment faire alors en sorte que votre culture soit plus collaborative ? Cela demande un peu plus que quelques affiches sur le travail d'équipe. Et pourtant, c'est plus facile à réaliser et plus gratifiant qu'il n'y paraît. Ce guide va vous aider à vous lancer. (Promis, nous ne parlerons pas une seule fois d'un « rêve qui devient réalité ».)

Qu'est-ce qu'une culture collaborative ?

La collaboration existe dans la plupart des organisations. Mais toutes les organisations ne partagent pas une culture collaborative. Quelle est donc la différence ?

Une culture collaborative suppose que la collaboration soit régulière et délibérée. Il ne suffit pas que quelqu'un la mette en place pour que la collaboration s'instaure réellement. Elle doit en fait être intégrée dans les processus de travail quotidien et dans les attitudes que chacun adopte à l'égard de son travail.

À la base, une culture de collaboration valorise l'idée que nous sommes meilleurs ensemble. Elle repose sur l'idée que l'intelligence collective est à l'origine des solutions les plus créatives.

Quels sont les avantages d'une culture collaborative ?

Cette quête de solutions créatives amène de nombreuses organisations à chercher des moyens de renforcer leur collaboration. Le terme « innovation » est l'un des mots les plus à la mode de nos jours. Ce sont les entreprises les plus innovantes qui sont le plus appréciées. Mais ce n'est pas seulement une question de popularité. Ne pas innover peut signifier ne pas survivre.

Et nous constatons de plus en plus que la collaboration est l'un des moyens les plus efficaces de créer l'innovation. Une étude a révélé que les entreprises ayant une culture collaborative avaient cinq fois plus de chances d'être performantes.

Ce n'est pas seulement une question de popularité. Ne pas innover peut signifier ne pas survivre.

Une culture collaborative favorise l'innovation, car elle permet aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. Lorsque nous avons le sentiment de participer à un effort collectif, nous sommes plus énergiques, plus productifs et plus flexibles. La collaboration suscite un sentiment de communauté et favorise la participation. Elle nous rend plus heureux et moins stressés.

Pour résumer, les employés qui collaborent sont des employés qui sont impliqués. Et des employés qui sont impliqués sont des employés qui restent. Lorsqu'une organisation est réputée pour sa culture collaborative, cela lui permet non seulement de fidéliser ses employés, mais également de recruter les meilleurs talents.

Quels sont les obstacles à la collaboration au travail ?

Pourquoi nous ne collaborons pas plus si la collaboration est si géniale qu'on le dit ?

Eh bien, certaines personnes n'ont tout simplement pas développé les compétences nécessaires pour contribuer à une culture collaborative. Une enquête a révélé que plus d'un tiers des candidats à un poste n'ont pas réussi à démontrer qu'ils avaient l'esprit d'équipe.

Il arrive même que certains employés soient doués pour la collaboration, mais qu'ils hésitent à la pratiquer à leur travail. Cela se produit lorsque les responsables contrôlent tous les faits et gestes au lieu de faire confiance aux employés pour collaborer. Et cela se produit lorsque les employés ne se sentent pas en sécurité pour parler ou exprimer leur désaccord.

Les employés remarquent également lorsque leur organisation aime vanter la collaboration comme une valeur, mais qu'en réalité, elle n'est mise en avant qu'occasionnellement. En d'autres termes, la collaboration est considérée comme quelque chose à appliquer dans des cas particuliers, et non sur une base quotidienne. En outre, elle n'est absolument pas utilisée comme critère d'évaluation et de récompense pour les employés.

Lorsqu'une organisation ne parle pas en interne de ce qui s'est mal passé, elle perd l'occasion d'en tirer des enseignements.

Certaines organisations ont une culture bien ancrée de silos qui se font concurrence au lieu de collaborer et de partager. Les gens accumulent les informations et les connaissances comme une source de pouvoir.

D'autres éprouvent des difficultés à se tenir au courant de tous les nouveaux moyens de travailler et de collaborer. Ils n'aident pas leurs équipes distribuées à établir la confiance et les relations dont elles ont besoin pour collaborer efficacement. Il se peut que les employés ne disposent pas des outils de communication dont ils ont besoin pour collaborer avec des collègues travaillant sur d'autres sites. Ou, au contraire, l'organisation traite les outils comme une panacée : « Nous avons acheté ce nouveau logiciel. Nous travaillons maintenant dans une culture collaborative ! »

Mais c'est bien plus compliqué que cela.

Quelles sont les principales caractéristiques d'une culture collaborative ?

La transparence et le partage de connaissances

Pour commencer, les cultures collaboratives sont des cultures transparentes. Un lieu de travail véritablement collaboratif est un lieu où vous n'essayez pas de savoir ce que les chefs veulent vraiment. Pour travailler ensemble efficacement, votre équipe doit se mettre d'accord sur des objectifs communs et être claire sur la manière de travailler pour les atteindre.

Dans une culture collaborative, les dirigeants partagent librement les actualités et informations, qu'elles soient bonnes ou mauvaises. Lorsque vous ne parlez pas des échecs ou des difficultés, vous créez une atmosphère où les rumeurs circulent et où les employés ont l'impression qu'on ne leur fait pas confiance.

Lorsqu'une organisation ne parle pas en interne de ce qui s'est mal passé, elle perd l'occasion d'en tirer des enseignements. Dans une culture collaborative, le plus important n'est pas que vous ou votre équipe gagniez toujours. Le plus important est que vous tiriez des leçons de chaque situation et que vous amélioriez l'organisation en partageant ce que vous apprenez.

Il est parfois effrayant de partager ce qui ne va pas, mais il arrive également que les employés hésitent à partager ce qui va bien. Une personne ou une équipe peut se montrer possessive à l'égard de ses informations et de ses bonnes pratiques. Elles peuvent craindre de perdre leur avantage sur leurs collègues ou sur d'autres services si elles « dévoilent » leurs secrets.

Mais cela ne fait que nuire à l'organisation. Les cultures collaboratives encouragent la documentation et le partage des bonnes pratiques afin de tirer le meilleur parti de l'expertise de chacun. Elles mettent également à disposition les outils technologiques adéquats pour faciliter ce partage.

Des relations basées sur la confiance

Une organisation qui souhaite devenir plus collaborative ne réussira jamais en disant simplement : « OK, commencez à collaborer davantage. » Cela est particulièrement vrai si les employés ont l'habitude de prendre des décisions ou de trouver des idées par eux-mêmes. La collaboration découle de relations basées sur la confiance. Et ces relations ne sont pas le fruit du hasard. Voici toutefois quelques moyens de les encourager :

  • Espaces collaboratifs. Pour favoriser le développement des relations, votre espace de travail doit inclure des espaces agréables où les employés peuvent travailler ensemble. Ne préféreriez-vous pas collaborer dans un endroit confortable et stimulant plutôt que dans une salle de conférence exiguë et miteuse ?

    Vous pouvez également voir si vous pouvez apporter des changements à votre espace physique afin de réunir des personnes ayant des domaines d'expertise différents. Rencontrer par hasard un collègue dans la cuisine ou sur la terrasse peut susciter des conversations qui mènent à la collaboration. L'exemple le plus connu est probablement le siège de Pixar. (Vous pouvez aussi essayer de collaborer de manière transversale et plus formelle. Consultez notre guide sur les équipes transverses pour en savoir plus sur la manière de procéder.)

La collaboration découle de relations basées sur la confiance. 

  • Les bons outils. Les membres d'une équipe n'ont pas besoin de se trouver dans le même espace pour collaborer efficacement. Avec les bons outils, les employés de différents sites peuvent communiquer plus facilement, établir des relations et devenir des collaborateurs de confiance. Par exemple, Confluence permet à tous les membres de l'équipe d'accéder plus facilement aux informations, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
  • Des stratégies collaboratives. Le simple fait d'acheter des outils n'est toutefois pas la panacée en matière de collaboration. Vous avez besoin d'une stratégie de collaboration virtuelle qui réponde aux besoins de votre équipe. Les possibilités de se montrer très créatif sont nombreuses. Par exemple, un blog interne peut aider vos employés sur différents sites à se connaître et à partager leurs connaissances.
  • Des réunions en personne. Même si les membres de votre équipe distribuée adorent vos outils de collaboration virtuelle, il est important de leur donner l'occasion de passer du temps ensemble en personne. Vous pouvez, par exemple, assister ensemble à une conférence ou demander à des travailleurs à distance de venir régulièrement au bureau.

Des dirigeants qui montrent l'exemple

Outre la promotion de la transparence et le développement des relations, les dirigeants ont un autre rôle important à jouer dans l'instauration d'une culture collaborative.

Pour que la collaboration s'impose réellement comme une valeur organisationnelle, les dirigeants doivent devenir des modèles de collaboration. Les membres de leur équipe sont (espérons-le !) attentifs à ce qu'ils disent sur la collaboration. Mais ils font encore plus attention à ce qu'ils font.

Alors, que doivent faire les dirigeants ?

  • Mettre en pratique ce qu'ils préconisent. Les dirigeants ne peuvent pas dire aux employés d'utiliser un nouvel outil de communication ou un framework collaboratif, puis l'ignorer eux-mêmes. Les membres d'une équipe ont besoin de voir les dirigeants les utiliser.
  • Ne pas faire cavalier seul. Les dirigeants peuvent également nuire à une culture collaborative s'ils font semblant de vouloir travailler ensemble mais qu'ils se comportent eux-mêmes comme des loups solitaires. Pour certains dirigeants, il peut être humiliant d'admettre qu'ils n'ont pas toutes les réponses, de rechercher d'autres opinions et d'écouter réellement ces opinions divergentes. Mais au final, c'est ce qui les rend meilleurs, eux et leurs équipes.
  • Faire preuve de respect. Lorsque les dirigeants font preuve de vulnérabilité, ils montrent à quel point ils respectent les contributions des membres de leur équipe. Les employés ont besoin de davantage de respect. Cela crée le genre d'atmosphère où chacun veut donner le meilleur de lui-même.
  • Donner aux employés les moyens de collaborer. Cela signifie qu'il faut cesser de faire de la microgestion et laisser une plus grande marge de manœuvre aux membres de l'équipe. Vous devez intégrer la collaboration dans les processus d'équipe, par exemple en prévoyant dans les calendriers la possibilité pour d'autres personnes de vérifier les projets. Et cela signifie qu'il faut transmettre aux employés les compétences dont ils ont besoin pour collaborer, grâce à un accompagnement quotidien et même à une formation spéciale.
  • Récompenser le travail d'équipe. Pour conclure, les dirigeants qui souhaitent renforcer la culture collaborative doivent examiner les comportements qu'ils encouragent réellement. Si vous parlez beaucoup de collaboration, mais que vous félicitez et promouvez les employés qui sont plus individualistes, le reste de l'équipe va s'en rendre compte.

Faites les premiers pas vers une culture collaborative

L'instauration d'une culture collaborative peut être un processus long et complexe. Par où commencer ? Renforcez la transparence de votre organisation en rassemblant les informations importantes à un seul et même endroit et en les rendant facilement accessibles. Vous pouvez également en savoir plus sur les moyens que propose Confluence pour accélérer la communication et la collaboration.

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