Intégrer des vidéos sur la page pour stimuler la collaboration et l'engagement

Ce n'est pas pour rien que vous êtes tombé dans le terrier de YouTube et que vous en êtes ressorti deux heures plus tard : la vidéo en streaming est un véritable divertissement. Alors, pourquoi ne pas en faire profiter votre entreprise ? Lorsqu'une même page comprend à la fois du texte et une vidéo sur un même sujet, 59 % des cadres supérieurs choisissent la vidéo.

Bien entendu, il reste encore des situations où la visioconférence est nécessaire : une session de brainstorming créatif, un entretien d'embauche ou une évaluation des performances, par exemple. Toute conversation nécessitant des échanges doit se faire en temps réel, soit en personne, soit sur une plateforme comme Zoom. En revanche, il est souvent possible de ne pas organiser de réunion et d'envoyer plutôt un document, un texte ou un e-mail. Et il existe de nombreuses situations intermédiaires. L'intégration de la vidéo asynchrone présente alors plusieurs avantages par rapport à la visioconférence ou aux communications par écrit. Cette solution permet de :

• consulter la vidéo quand bon vous semble, ce qui est particulièrement utile pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires ;
• montrer, plutôt que de raconter, avec une démo enregistrée en direct par exemple ;
• disposer d'une référence à laquelle les membres de l'équipe peuvent se référer à tout moment (et de la mettre en pause, d'avancer rapidement et de revenir en arrière pour progresser à leur propre rythme) ;
• donner la possibilité aux cadres très sollicités de s'adresser aux équipes de l'organisation sans surcharger leur emploi du temps ni devoir se répéter dans de multiples réunions.

Et ses contextes d'utilisation sont très nombreux.

Voici quelques situations où il est possible de réduire le nombre de réunions virtuelles ou en personne, tout en utilisant la vidéo pour conserver l'aspect humain.

Lorsque les membres de l'équipe mettent par écrit tous les progrès qu'ils ont réalisés au cours des 90 derniers jours, la profusion de détails peut sembler décourageante. Lancez-vous et rassemblez tout cela dans le modèle Confluence de rapport d'activité, puis donnez vie à ce rapport et partagez votre enthousiasme avec un aperçu général à l'aide d'une vidéo intégrée. Les parties prenantes reçoivent un bref résumé en vidéo et les informations détaillées sous forme de texte. Ainsi, personne en Asie-Pacifique n'a besoin de rester debout une partie de la nuit pour assister à une réunion. De plus, vous vous assurez que les informations clés sont diffusées avec la même clarté que lors d'une présentation en personne.

Les nouveaux employés méritent un accueil chaleureux, mais un appel vidéo du PDG à chacun d'entre eux n'est tout simplement pas possible. Ils peuvent également avoir besoin d'une présentation de la part d'une personne bien informée sur un certain sujet. Commencez par énumérer vos instructions d'intégration dans le modèle Confluence de plan sur 90 jours, puis ajoutez des messages vidéo selon vos besoins. Il peut s'agir d'un message d'accueil de la part du fondateur ou d'une explication de la mutuelle par un spécialiste des avantages sociaux, tout ce qui ajoute une touche personnelle afin que les employés ressentent un réel lien avec l'organisation, même s'ils n'ont jamais mis les pieds au bureau.

Parfois, une démo est indispensable pour que vos propos soient parfaitement clairs, notamment lorsqu'un membre de l'équipe a besoin d'apprendre à maîtriser un nouveau logiciel ou qu'il tente de résoudre un problème technique. Le modèle Confluence d'article de dépannage vous permet de partager une vidéo montrant aux utilisateurs ce qu'ils doivent avoir sur leur écran, ainsi qu'une liste d'instructions écrites et des liens vers d'autres ressources du centre d'assistance. Le mélange de texte et de vidéo devrait fournir suffisamment de détails pour réduire le nombre de tickets de support et de sessions d'aide individuelles avec l'équipe technique, tout en aidant les employés de différents niveaux à réaliser des prouesses techniques.

Vous êtes prêt à présenter un plan stratégique ou à argumenter en faveur de la solution auprès de votre organisation ? Lorsqu'il s'agit de faire participer des cadres, des chefs de service et peut-être même des membres du conseil d'administration très sollicités, réussir à réunir les bonnes personnes dans la même pièce au même moment est plus facile à dire qu'à faire, même de manière virtuelle. La présentation du Modèle Confluence de plan stratégique garantit que toutes les parties prenantes sont impliquées, car elles peuvent consulter les informations au moment qui leur convient. L'ajout d'une introduction ou d'un résumé sous la forme d'une vidéo intégrée permet de mobiliser tout le monde et de garantir la transmission de votre enthousiasme.

Assurez-vous simplement que vos vidéos sont courtes et pertinentes. Les vidéos de plus de deux minutes entraînent une baisse significative de l'engagement. Vous ne voulez pas remplacer les longues réunions par de longues vidéos asynchrones. L'idée c'est de gagner du temps, après tout !

Confluence vous permet d'ajouter à peu près n'importe quel type de vidéo à votre espace de travail. Quelle que soit la vidéo présente sur votre ordinateur, vous pouvez importer le fichier sur votre page. Si la vidéo est en ligne, il vous suffit de coller l'URL sous forme de texte. En tant que Smart Link, l'URL affichera automatiquement l'icône de la plateforme vidéo, informant ainsi les lecteurs que le lien mènera, par exemple, à une vidéo YouTube. Si vous laissez le Smart Link tel quel, la vidéo s'ouvrira dès vous cliquerez dessus. Vous pouvez aussi intégrer la vidéo directement dans votre page en cliquant sur le lien en mode édition et en sélectionnant « Display embed » (Intégrer à l'affichage).

En outre, Confluence propose un certain nombre d'intégrations permettant de simplifier l'ensemble du processus. Par exemple, l'intégration Loom dispose d'une extension de navigateur Chrome facile à utiliser qui vous permet d'enregistrer des vidéos sans quitter votre page Confluence. D'autres intégrations utiles incluent Microsoft Stream for Confluence et Advanced YouTube and Vimeo Integration. Il existe même un plug-in Zoom lorsque les réunions sont inévitables, mais que vous souhaitez sauvegarder les enregistrements pour la postérité (et pour tous ceux qui n'ont pas pu y assister).

Quelle que soit la méthode utilisée, vous aurez la possibilité d'ajuster la taille et le positionnement du cadre vidéo dans Confluence afin de l'adapter à votre mise en page.

La vidéo asynchrone permet aux membres de l'équipe d'interagir selon leurs propres règles et selon leur temps libre, favorisant à la fois les relations humaines et le partage productif de connaissances. Il s'agit d'une collaboration de projet ancrée dans la compréhension humaine, qui permet aux équipes d'innover où qu'elles se trouvent, ce qui est exactement ce dont nous avons besoin en ce moment (et pour longtemps).